Template Pesan WhatsApp

Panduan Menggunakan Template Pesan pada WhatsApp Business

Mengintegrasikan Freshchat dan WhatsApp, akan memudahkan Anda dalam mengurus layanan konsumen saat pelanggan meminta bantuan Anda. Bahkan saat Anda sedang berlibur atau berakhir pekan, melalui WhatsApp Business Anda tetap bisa membalas pesan pelanggan menggunakan template pesan yang tersedia.

Template pesan ini sendiri merupakan fitur format pesan khusus yang dapat Anda gunakan untuk mengirimkan notifikasi atau pesan layanan pelanggan kepada konsumen Anda, melalui notifikasi yang akan mereka terima. Adanya template pesan ini akan mempermudah Anda dalam menjangkau pelanggan secara proaktif. Bahkan WhatsApp seakan-akan memberi Anda bom waktu selama 24 jam untuk mengatasi keluhan pelanggan.

Terkesan tidak sehat memang, akan tetapi hal ini akan membuat Anda dan pelanggan dapat menjalin komunikasi secara proaktif. Berikut beberapa panduan yang akan Anda dapatkan saat menggunakan template pesan WhatsApp Business:

Proactive messaging 101

Proactive message atau pesan yang lebih proaktif dalam WhatsApp Business ini terdiri dari satu set template Highly Structured Message (HSM). Templat pesan ini dapat dikirim beberapa kali ke pelanggan berdasarkan action yang sering mereka lakukan di situs atau aplikasi yang Anda gunakan.

Adanya ini tentu akan memudahkan bisnis Anda dalam menggunakan ragam bahasa yang tersedia di template WhatsApp, dan memungkinkan Anda mengirimnya kepada pelanggan secara bersamaan, sesuai dengan bahasa asli pelanggan Anda masing-masing.

Dalam hal ini WhatsApp hanya akan menyetujui template yang bernilai tinggi bagi pelanggan Anda, yang telah disesuaikan dengan action mereka. Oleh karena itu, untuk pesan berupa promosi atau penjualan tidak akan diizinkan oleh WhatsApp.

Persetujuan template pesan WhatsApp

#1 Pembuatan template

Ketika akan menyetujuinya template, WhatsApp akan melakukan pemeriksaan pesan secara menyeluruh terhadap template pesan Anda, oleh karena itu akan ada beberapa aturan yang harus Anda ikuti, sesuai dengan standar di bawah ini:

#1 WhatsApp membatasi karakter sebanyak 1024 karakter. Anda hanya diizinkan untuk menggunakan huruf, angka dan emoji semata. Anda tidak dapat menggunakan tab, new enter atau lebih dari empat spasi berturut-turut.

#2 Untuk menggunakan variabel atau placeholder bernomor, Anda harus menggunakan placeholder {{#}}. Hashtag (#) ini mewakili indeks variabel.

#3 Anda harus menggunakan 2 tanda kurung kurawal {{brace}} untuk membungkus variabel.

#4 Nama template hanya boleh berisi karakter alfanumerik dengan huruf kecil, dengan satu-satunya karakter yang diperbolehkan adalah underscore (_). Berikut contohnya: delivery_update1 (atau) payment_update2.

#5 Pesan hanya dapat berisi format yang telah ditentukan oleh WhatsApp sebagaimana gambar di bawah ini.

Template Pesan WhatsApp

#Tips 1

Saat akan memberi nama pada template pesan WhatsApp, Anda disarankan untuk memberikan nama spesifik seperti “delivery_update1” dari pada nama generic seperti “template1”.

Berikut contoh yang dapat Anda lihat sebelum membuat konsep template pesan untuk WhatsApp Business Anda sendiri:

#1 Account updates (Pembaruan akun)
Hai {{1}}, akun Anda telah diisi ulang dengan {{2}} paket. Untuk faktur, silakan kunjungi {{3}}.

#2 Payment updates (Pembaruan pembayaran)
Hai {{1}}, pembayaran Anda {{2}} telah diterima. Untuk detail lebih lanjut, silakan kunjungi {{3}}

#3 Personal finance updates (Pembaruan keuangan pribadi)
Hai {{1}}, rekening tabungan Anda telah dikreditkan dengan {{2}}. Silakan klik di sini {{3}} untuk menemukan pernyataan Anda yang telah diperbarui.

#4 Shipping or delivery updates (Pengiriman atau pembaruan pengiriman)
Hai {{1}}, pesanan Anda {{2}} telah dilakukan. Silakan klik di sini {{3}} untuk melacak pesanan Anda. <gambar terlampir>

#5 Issue resolution notification (Pemberitahuan terhadap resolusi masalah)
Hai {{1}}, sepertinya kami melewatkan obrolan Anda selama akhir pekan. Untuk melanjutkan percakapan balas dengan “Ya” atau Hai {{1}}, kami telah memiliki pembaruan tentang masalah Anda yang berkaitan dengan {{2}}. Untuk memperbaiki masalah ini harap balas dengan “FIX”.

#6 Appointment notification (Pemberitahuan janji temu)
Hai {{1}}, janji temu Anda telah terdaftar untuk {{2}}. Untuk menemukan detail lebih lanjut, silakan klik {{3}}. PFA sebuah dokumen yang berisi rincian janji 👇

#7 Alert notifications (Mengingatkan pemberitahuan)
Hai {{1}}, sepertinya akun Anda login di {{2}} dari {{3}}. Klik di sini {{4}} untuk mengulas ini.

#8 Auto reply (Jawaban otomatis)
Hai {{1}}, terima kasih atas pesan Anda. Salah satu perwakilan kami akan membantu Anda segera dalam beberapa menit ke depan.

#Tips 2

Lebih baik menggunakan teks yang sesuai dengan variabel sebelum mengklarifikasi apa yang akan Anda masukkan ke dalam template.

#2 Mengirimkan template pesan WhatsApp untuk persetujuan

Setelah selesai menyusun template pesan WhatsApp, sembari menunggu persetujuan Anda dapat memulai mengatur Application Programming Interface (API), dengan melihat dokumentasi API yang telah tersedia seperti yang terdapat pada laman Freshworks.

Untuk melihat dokumentasi API yang telah tersedia, klik di sini.

Sementara itu jeda tunggu yang dibutuhkan untuk proses persetujuan template pada umumnya akan memakan waktu selama 1-2 hari pemrosesan.

#3 Penolakan template pesan WhatsApp

Template pesan yang telah kita siapkan secermat mungkin, terkadang bisa saja ditolak oleh WhatsApp karena alasan khusus.

Berikut beberapa alasan kenapa template pesan Anda bisa ditolak oleh WhatsApp:

#1 Berisi konten promosi

Template Pesan WhatsApp

#2 Pemformatan yang salah

WhatsApp akan menolak template pesan yang menggunakan ejaan yang salah, atau tanda kurung kurawal yang kurang, atau tanda kurung yang salah dan parameter yang membingungkan.

Mendapatkan opt-in eksplisit dari pelanggan

WhatsApp telah disesuaikan dengan aturan General Data Protection Regulation (GDPR), di mana bisnis akan mendapatkan opt-in pelanggan secara eksplisit di luar WhatsApp. Hal ini tentunya akan membuat bisnis Anda dapat mengirimi pesan secara lebih proaktif kepada pelanggan.

Ada beberapa metode yang bisa Anda terapkan:

#1 Menggunakan checkbox di website/aplikasi yang Anda gunakan selama proses transaksi

#2 Hyperlink dengan menggunakan email signature

#3 Hyperlink dengan short message service (SMS)

#4 Opsi menggunakan Interactive Voice Response (IVR)

#5 QR Code

Template Pesan WhatsApp

Mengirim pesan proaktif pada WhatsApp dengan menggunakan Freshchat

Anda dapat mengirim pesan secara proaktif dengan menggunakan perangkat interface seperti Freshchat setelah transaksi penjualan atau melakukan transaksi tambahan/dukungan.

Berikut beberapa hal yang perlu Anda lakukan:

#1 Pasang aplikasi marketplace perpesanan secara proaktif

#2 Ketik nomor penerima

#3 Pilih jenis pesan proaktif

#4 Kelompokkan masing-masing penerima

#5 Pilih bahasa penerima, kemudian kirim

Cukup sederhana, bukan?

from Freshsales

Adakah biaya yang dikeluarkan?

Selain adanya penetapan biaya dari layanan bisnis yang Anda gunakan, misalnya seperti Freshworks. WhatsApp kini juga telah memonetisasi layanan olah pesan mereka.

Dalam hal ini, WhatsApp akan menagih biaya setiap saat bisnis Anda mengirimkan pesan proaktif kepada pelanggan, tentunya berdasarkan volume pesan dan juga negara tujuan.

Untuk detail tabel harga Anda dapat membacanya lebih lanjut pada link ini: List Price Schedule.

Baca Juga: Pentingnya Penerapan Protokol Kesehatan untuk Kantor New Normal

Jika Anda tertarik untuk membuat template pesan WhatsApp, hal utama yang terlebih dahulu Anda lakukan adalah menjalankan aplikasi API WhatsApp business. Untuk memudahkan Anda dalam mendapatkannya terutama langsung mengintegrasikannya dengan Freshchat, langsung hubungi tim kami pada link di bawah ini.

Sign Up for Free

Sumber: Freshchat

Master Admin

Categories:

Freshchat

Tags:

Freshchat freshworks WhatsApp Business

Share on:

To the top

Related Posts

Freshworks Mendapatkan Penghargaan sebagai SaaS dengan Value for Price Terbaik

Dalam iklim ekonomi global yang semakin penuh tantangan dan ketidakpastian saat ini, hampir semua pemimpin perusahaan sedang menghadapi tantangan yang kompleks. Menurut insight dari freshworks, para pemimpin ini “dipaksa” untuk memangkas biaya sebanyak mungkin atas nama efisiensi dan di saat yang sama juga mereka masih harus memikirkan bagaimana caranya berinvestasi kepada bidang tertentu agar perusahaan [...]

Manfaat Aplikasi Chatbot yang Akan Mentransformasi Bisnis dan Pelanggan Anda

Dewasa ini mayoritas pelanggan itu semakin “tidak sabaran” jika harus menunggu respons dari Anda. Misalnya, pelanggan menanyakan pertanyaan ke toko lewat app e-commerce semacam “hei ini ready kah?”. Selang beberapa menit pasti dia akan cek app-nya itu lagi untuk ngecek apakah si seller sudah respon apa belum. Tidak cuma di bagian sales saja ya yang [...]

Bagaimana Cara Kerja Chatbot AI? Begini Penjelasan Singkatnya

Apa Definisi dari Chatbot AI? Dalam tingkatan paling sederhananya Chatbot dapat didefinisikan sebagai sebuah program yang dikembangkan untuk melakukan diskusi/percakapan dengan manusia. Nantinya, setiap pengguna dari program ini dapat mengajukan semacam pertanyaan atau pernyataan kepada “bot” tersebut. Kemudian, si bot ini tadi akan memberikan output jawaban atau tindakan yang sesuai. Hal semacam ini memungkinkan terjadinya [...]

6 Fitur Chat bot yang Membuat Bot Anda Unggul dari Kompetitor

Dulunya, ketika chat bot pertama kali dikembangkan untuk membantu bagian customer support, teknologi tersebut hanya bisa menjalankan perintah yang berbasis aturan atau biasa disebut dengan rule-based. Karena hanya berdasarkan aturan, maka chatbot ini terkesan kaku dan memberikan pelayanan yang kurang optimal kepada pelanggan.  Sekarang, chatbot sudah mulai berkembang ke arah yang lebih cerdas. Nah, sebelum [...]

4 Sistem Chatbot Terbaik untuk Melayani Kebutuhan Pelanggan Anda

Apakah Anda pernah kaget saat tiba-tiba sebuah pop-up percakapan muncul ketika Anda sedang akses sebuah website? Biasanya, pop-up ini muncul di sebelah kanan bawah dan kadang juga diiringi oleh suara notifikasi dan beberapa baris sapaan ke Anda. Iya, benar itu adalah yang selama ini dikenal sebagai fitur widget dengan chatbot. Solusi perangkat lunak chatbot, saat [...]

Recent Posts

Jangan Bingung! Simak Pengertian dan Tips Membuat Jobdesk yang Baik!

Pernahkan Anda mendengar istilah job desc, jobdesk, atau job description? Ya, ketiganya mempunyai pengertian yang sama. Job description jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti deskripsi pekerjaan. Benar, job description memang berisi deskripsi dari suatu pekerjaan. Namun, deskripsi yang seperti apa dan bagaimana cara menyusunnya?  Sebuah deskripsi pekerjaan tentunya tidak bisa ditulis secara sembarangan, [...]

Apa itu Account Officer? Tugas, Tanggung Jawab, Skill dan Tantangan yang Dihadapi

Dalam dunia bisnis terutama bidang keuangan, peran seorang Account Officer memiliki peran krusial dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan dan memastikan pelanggan mendapatkan layanan terbaik.  Sebagai seorang Account Officer atau AO, tugasnya tidak hanya sebatas mengelola akun klien, tetapi juga membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka.  Dalam artikel ini, kami akan membahas [...]

Mengenal Pangkat dan Tugas Golongan PNS yang Ada di Indonesia

PNS adalah singkatan dari Pegawai Negeri Sipil, yang merupakan istilah yang digunakan di Indonesia untuk merujuk kepada pegawai pemerintah. Golongan PNS adalah warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi kualifikasi tertentu, telah diangkat, dan memiliki nomor identifikasi pegawai nasional.  PNS merupakan bagian dari Aparatur Sipil Negara (ASN), yang merupakan layanan sipil Indonesia. Mereka bertanggung jawab [...]

Hindari Kesalahan-Kesalahan Umum dalam Membuat Company Profile yang Baik

Company profile atau biasa disingkat compro menjadi salah satu aspek penting guna memperkenalkan perusahaan Anda. Dengan memiliki instrument bisnis satu ini, maka lebih mudah bagi pihak luar atau stakeholder untuk mengenali usaha Anda. Di sini, kami akan memberikan ulasan mengenai apa itu compro, apa fungsinya bagi perusahaan dan bagaimana cara membuat compro yang sangat merepresentasikan [...]

Mengenal Tugas dan Tantangan SPV dalam Perusahaan

SPV adalah singkatan dari Supervisor. Dalam dunia kerja, supervisor adalah seseorang yang memiliki kuasa dan wewenang untuk memerintahkan bawahannya serta mengawasi jalannya pekerjaan di bawahannya. Tidak hanya menjadi seorang atasan yang mendelegasikan pekerjaan ke bawahan. Posisi SPV menjadi krusial untuk sebuah perusahaan. Di sini akan dibahas lebih jauh mengenai role SPV dalam sebuah perusahaan. Pengertian [...]