Meningkatkan Komunikasi Pelanggan

10 Cara Agar Konsisten Meningkatkan Komunikasi dengan Pelanggan

Untuk bertahan di pasar yang kompetitif, salah satu faktor penting adalah meningkatkan komunikasi dengan pelanggan Anda. Tentunya banyak cara yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan ini, salah satunya dengan melihat tren terbaru yang berhubungan dengan komunikasi pelanggan.

Jangan takut untuk mengikuti tren, beberapa tren bisa jadi berdampak positif bagi perkembangan perusahan Anda. Asal Anda memahami bahwa tantangan utama pada komunikasi pelanggan yakni terletak pada komunikasi yang tepat dengan pelanggan Anda.

Dewasa ini internet juga telah meningkatkan layanan komunikasi pelanggan dengan begitu masif, dan perkembangan teknologi pun telah membuka peluang baru bagi setiap pelaku bisnis dalam menjangkau pelanggannya secara proaktif.

Apa itu komunikasi pelanggan dan keterkaitannya dengan CRM?

Komunikasi pelanggan adalah langkah yang senantiasa dilakukan oleh pelaku usaha melalui tim yang telah ditetapkan. Tentunya perusahaan melakukan ini untuk menjalin koneksi dengan konsumen melalui ragam cara yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan konsumen masing-masing. Tujuan fundamental dalam komunikasi adalah membuat pelanggan Anda senang dengan perusahaan Anda dan senantiasa kembali membeli produk yang Anda tawarkan.

Awal mulanya komunikasi pelanggan masih bersifat tradisional. Layanan ini dijalankan dengan sederhana melalui metode person to person. Semua proses dilakukan tanpa metode khusus, hingga kemudian Customer Relation Management (CRM) muncul dan mengurus proses hubungan pelanggan melampaui bisnis secara keseluruhan.

Munculnya CRM disebutkan berasal dari persepsi yang penuh perhatian oleh pelaku bisnis, di mana unit bisnis lebih diminta untuk memanifestasikan ide dari “produk simpatik” menjadi “pelanggan simpatik”. Sebagaimana yang dituliskan oleh Peter Drucker, seorang penulis dan konsultan manajemen terkenal, bahwa bisnis sejati dalam setiap perusahaan adalah membuat dan mempertahankan pelanggan yang telah ada.

Pada akhirnya perspektif bisnis pun semakin berubah dan CRM muncul menjadi kebutuhan utama bagi pelaku bisnis. Ditambah lagi terintegrasinya CRM dengan software berbasis cloud, perusahaan akhirnya memiliki gambaran yang penuh dengan informasi canggih untuk meraup keuntungan serta meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan, dengan sisi lain dapat mengurangi pengeluaran terhadap investasi dan biaya bisnis.

Kenapa meningkatkan komunikasi pelanggan itu penting?

Ada 4 hal yang dapat Anda jadikan patokan kenapa meningkat komunikasi pelanggan menjadi hal yang sangat penting.

Di antaranya adalah sebagai berikut:

#1 Meningkatkan penjualan: Komunikasi pelanggan menawarkan kesempatan besar bagi Anda untuk meningkatkan penjualan atau kesuksesan dalam menawarkan produk terbaru kepada pelanggan Anda. Jika bisa membuat pelanggan Anda menjadi pelanggan simpatik, maka dengan mudah Anda akan melakukan penjualan ulang atau peningkatan penjualan kepada pelanggan Anda.

#2 Meningkatkan loyalitas pelanggan: Komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan pada umumnya akan berbuah kepercayaan. Ketika kepercayaan telah Anda dapatkan, tentunya pelanggan akan dengan senang hati untuk membeli produk yang Anda tawarkan.

#3 Brand awareness: Meningkatkan komunikasi pelanggan dengan baik akan membuat pelanggan selalu ingat dengan produk yang Anda tawarkan. Bahkan tidak menutup kemungkinan pelanggan akan menjadi marketing spesial bagi Anda.

Dengan senang hati, dari mulut ke mulut pelanggan akan berbicara tentang produk Anda, tanpa harus mengeluarkan biaya sepeserpun.

#4 Memberi dukungan: Komunikasi yang baik akan menghasilkan customer experience yang positif juga. Dengan meningkatkan komunikasi pelanggan, tentunya ini akan membuat pelanggan untuk senantiasa kembali menggunakan produk Anda.

Mempertahankan pelanggan yang ada, lebih hemat daripada mencari pelanggan baru. Pada dasarnya harus ada keseimbangan dalam hal ini.

10 tips yang dapat Anda terapkan dalam meningkatkan komunikasi pelanggan

Komunikasi yang baik tidak hanya sekadar menyampaikan informasi tentang sebuah produk, akan tetapi juga memperhatikan emosional dan kebutuhan pelanggan. Tentunya komunikasi ini juga mampu memberi muatan yang positif dari setiap percakapan yang Anda lakukan.

Berikut 10 tips yang dapat Anda terapkan:

#1 Menyediakan dukungan pada banyak saluran untuk meningkatkan layanan pelanggan

Ragam metode dan jenis saluran untuk komunikasi pelanggan telah banyak tersedia dewasa ini. Anda tidak bisa lagi bertahan pada satu jenis saluran semata, hal terbaik adalah menyediakan saluran yang akan memudahkan Anda dalam meningkatkan komunikasi pelanggan.

Cara terbaik untuk konsisten dalam meningkatkan layanan pelanggan adalah dengan memilih dukungan omnichannel. Dengan omnichannel Anda dapat menggunakan satu jenis tampilan khusus yang dapat mengakses setiap jenis layanan pelanggan yang Anda miliki.

#2 Terapkan jenis personal komunikasi

Pastinya setiap pelanggan tidak mengharapkan diperlakukan sama seperti konsumen lainnya. Cobalah untuk memanggil mereka dengan tambahan nama mereka di belakangnya.

Keakraban adalah cara yang ampuh dalam meningkatkan komunikasi pelanggan secara lebih emosional. Buat kesan yang hangat dan ciptakan suasana seolah-olah mereka sangat dihargai.

#3 Selalu cari target pelanggan yang tepat

Metode penargetan audiens atau pelanggan kini semakin dipermudah. Anda dapat menggunakan aplikasi seperti Google Analytic atau wawasan halaman bisnis pada Facebook untuk menentukan target pasar yang tepat.

Selain itu Anda juga bisa melihat data CCM atau CRM untuk mengelompokkan basis pelanggan dan menargetkan pesan yang dapat dipersonalisasi kepada pelanggan Anda.

#4 Tetapkan waktu tunggu agar harapan pelanggan untuk mendapatkan tanggapan tetap menyala

Setiap pelanggan tentunya akan mematikan telepon atau left out dari live chat Anda jika mendapatkan tanggap yang lama. Tentunya Anda paham tujuan mereka menghubungi adalah untuk mendapatkan tanggapan akan masalah yang mereka hadapi.

Oleh karena itu, tanggapi pelanggan Anda dengan cepat, dan jika ada penundaan tetapkanlah waktu tunggu kepada mereka. Untuk memudahkan, Anda dapat menggunakan automatic answer system atau chatbots.

Saat panggilan terhubung kembali, sapalah pelanggan Anda dan jangan sungkan untuk meminta maaf karena telah membuat mereka menunggu, atau ucapkan terima kasih karena telah menunggu.

#5 Selalu beri pembaruan terhadap persoalan yang dihadapi pelanggan Anda

Setiap pelanggan pasti benci menunggu, dan akan lebih benci lagi ketika tidak ada tanggapan terbaru yang didapatkan mengenai permasalah mereka. Tugas Anda di sini adalah menampung permasalahan dan menyelesaikannya. Jika telah atau belum selesai, tetap kabari mereka info terbaru tentang persoalan tersebut.

Setidaknya dengan hal ini membuktikan bahwa Anda masih sedang mengerjakannya.

#6 Gunakan percakapan yang dapat membuka obrolan berkelanjutan

Pada dasarnya memang terdapat aturan komunikasi untuk memberi jawaban singkat dan sederhana kepada pelanggan Anda. Namun jika jawaban yang Anda berikan kepada pelanggan hanya “Ya” atau “Tidak” tentunya ini akan menutup peluang penjualan lebih lanjut atau kesempatan untuk mengenal brand dan keterlibatan pelanggan lebih mendalam.

Untuk meningkatkan komunikasi pelanggan Anda, selalu gunakan jawaban yang membuka peluang percakapan berkelanjutan.

#7 Selalu bersikap sabar dan tenang saat berkomunikasi dengan pelanggan

Sebagai sales pasti Anda akan bertemu dengan ragam jenis pelanggan setiap harinya. Beberapa mungkin datang dengan sopan dan sebagiannya berbeda. Terlepas dari prilaku atau sifat pelanggan yang Anda temui, tetaplah tenang dan sabar.

#8 Jangkau pelanggan secara proaktif

Cara tradisional biasanya menempatkan pelanggan sebagai orang yang akan mencari perusahaan Anda untuk menyelesaikan permasalahan mereka. Akan tetapi di era sekarang, Anda dituntut untuk lebih aktif dalam menjangkau pelanggan. Bahkan secara proaktif Anda dapat membantunya sebelum mereka meminta bantuan Anda.

#9 Menawarkan up-selling dan cross-selling

Ketika Anda konsisten meningkatkan komunikasi dengan pelanggan, tentunya Anda dapat menawarkan atau mengarahkan mereka untuk meningkatan pembelian.

Anda dapat melakukan up-selling dan cross-selling di tahap ini, karena hubungan yang telah terjalin sebelumnya tentu akan memudahkan Anda dalam merekomendasikan pembelian secara personal kepada pelanggan Anda.

#10 Aktif mendengarkan dan jangan menginterupsi

Dengarkan pelanggan Anda sebaik mungkin. Pahami masalah dan kebutuhan mereka. Oleh karena itu Anda butuh waktu untuk mendengarkannya secara aktif sebelum menganalisa persoalan.

Jangan menjadi pendengar menyebalkan yang setiap saat menyela, lalu tiba-tiba tanpa memahami permasalahan langsung memberikan solusi. Tentunya yang akan terjadi malah sebaliknya, pelanggan Anda jengah lalu pergi.

Baca Juga: Panduan Menggunakan Template Pesan pada WhatsApp Business

Komunikasi yang baik dengan pelanggan tentunya akan menghasilkan pengalaman pelanggan yang baik juga. Untuk mempermudah Anda dalam menerapkan ini, Anda dapat menggunakan bantuan teknologi seperti: Software Live Chat, Chatbots, Messaging, Customer Survey and Review, atau Helpdesk.

Tertarik untuk mengetahuinya lebih lanjut? Langsung komunikasikan dengan tim kami melalui link di bawah ini.

Sign Up for Free
Master Admin

Categories:

Freshdesk

Tags:

CRM Freshdesk Helpdesk Komunikasi Pelanggan tips

Share on:

To the top

Related Posts

5 Tantangan IT Project Management dan Cara Menghadapinya

Dalam konteks IT, Anda pasti sering kali menemukan istilah IT Project Management. Lah, kata “project” ini itu merupakan suatu tugas yang dilakukan tidak berulang, tapi memiliki “konten” dan durasi yang panjang. Beberapa contohnya adalah seperti mengembangkan software baru, bangun website, merombak sistem infrastruktur IT perusahaan dan lainnya. Terkadang, kita masih sering tertukar dengan istilah lainnya [...]

Pentingnya Teknologi Cloud dalam Upaya Transformasi Digital

Tumbuh atau bertahan tidaknya sebuah perusahaan itu sangat bergantung pada kepuasan dari pelanggan atau kliennya. Di era digital saat ini, pernyataan tersebut semakin kuat adanya. Hal ini dikarenakan pelanggan yang tidak hanya menginginkan kualitas baik pada produk atau layanannya saja, melainkan juga ingin semuanya bisa dilakukan dengan cepat. Karena itu, Anda sangat perlu menerapkan atau [...]

20 Tips Customer Service untuk Layanan Pelanggan Lebih Hebat di 2024

Meningkatkan kualitas layanan pelanggan adalah salah satu cara terbaik yang bisa bisnis Anda lakukan dalam mempertahankan pelanggannya. Emang sepenting itukah mempertahankan pelanggan? Jelas penting sekali, coba Anda bayangkan seperti ini, growth pelanggan baru Anda setiap bulannya naik, Anda merasa “Wah, sukses ya ternyata.” Namun, di sisi sebaliknya, pelanggan lama Anda satu persatu menghilang karena pelayanan [...]

Apa Itu Incident Management ? Dan Apa Pentingnya untuk Perusahaan Anda?

Pengertian Incident Management Incident Management adalah sebuah upaya (yang biasanya terdiri dari beberapa fase proses) untuk merespons gangguan suatu layanan yang disebabkan oleh beberapa hal seperti pemadaman listrik, masalah operasional, masalah perangkat keras atau lunak dan semacamnya. Oh… berarti sama dengan disaster recovery ya? Maaf, dua hal ini memang kelihatan mirip tapi sebenarnya berbeda. Incident [...]

Cara Efektif Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Menurut Para Expert (Versi 2024)

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif saat ini, retensi dan kepuasan pelanggan menjadi sangat penting bagi keberhasilan jangka panjang bisnis mana pun. Perusahaan yang memprioritaskan faktor-faktor ini sering kali mengalami peningkatan profitabilitas, peningkatan loyalitas merek, dan advokasi pelanggan yang lebih baik. Namun, meningkatkan tingkat kepuasan dan retensi pelanggan dapat menjadi tugas yang tidak mudah. Berdasarkan [...]

Recent Posts

Mengenal Lebih Dekat Profesi Surveyor: Tugas, Kualifikasi, Hingga Besaran Gaji

Pernahkah Anda mendengar mengenai profesi surveyor? Profesi satu ini sangat erat dengan pekerjaan di lingkup proyek atau di bidang teknik seperti arsitektur, teknik sipil, dan bidang sejenis lainnya. Namun, seiring perkembangan zaman, profesi satu ini pun ikut berkembang dan tidak hanya berkecimpung di bidang proyek saja. Untuk mengenal lebih dekat mengenai profesi satu ini, dari [...]

Jangan Bingung! Simak Pengertian dan Tips Membuat Jobdesk yang Baik!

Pernahkan Anda mendengar istilah job desc, jobdesk, atau job description? Ya, ketiganya mempunyai pengertian yang sama. Job description jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti deskripsi pekerjaan. Benar, job description memang berisi deskripsi dari suatu pekerjaan. Namun, deskripsi yang seperti apa dan bagaimana cara menyusunnya?  Sebuah deskripsi pekerjaan tentunya tidak bisa ditulis secara sembarangan, [...]

Apa itu Account Officer? Tugas, Tanggung Jawab, Skill dan Tantangan yang Dihadapi

Dalam dunia bisnis terutama bidang keuangan, peran seorang Account Officer memiliki peran krusial dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan dan memastikan pelanggan mendapatkan layanan terbaik.  Sebagai seorang Account Officer atau AO, tugasnya tidak hanya sebatas mengelola akun klien, tetapi juga membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka.  Dalam artikel ini, kami akan membahas [...]

Mengenal Pangkat dan Tugas Golongan PNS yang Ada di Indonesia

PNS adalah singkatan dari Pegawai Negeri Sipil, yang merupakan istilah yang digunakan di Indonesia untuk merujuk kepada pegawai pemerintah. Golongan PNS adalah warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi kualifikasi tertentu, telah diangkat, dan memiliki nomor identifikasi pegawai nasional.  PNS merupakan bagian dari Aparatur Sipil Negara (ASN), yang merupakan layanan sipil Indonesia. Mereka bertanggung jawab [...]

Hindari Kesalahan-Kesalahan Umum dalam Membuat Company Profile yang Baik

Company profile atau biasa disingkat compro menjadi salah satu aspek penting guna memperkenalkan perusahaan Anda. Dengan memiliki instrument bisnis satu ini, maka lebih mudah bagi pihak luar atau stakeholder untuk mengenali usaha Anda. Di sini, kami akan memberikan ulasan mengenai apa itu compro, apa fungsinya bagi perusahaan dan bagaimana cara membuat compro yang sangat merepresentasikan [...]