Mengenal Lebih Dekat 6 Modul di Sistem ERP dan Fungsinya (Ada Success Stories-nya)

Sistem Enterprise Resource Planning atau perencanaan sumber daya perusahaan telah menjadi sistem penting bagi mayoritas bisnis selama beberapa dekade terakhir. Mengapa hal ini bisa terjadi? Salah satu alasannya adalah sistem ini bisa mengotomatisasikan sejumlah proses bisnis penting dan juga berfungsi sebagai database yang bisa diakses bersama untuk kebutuhan informasi terkait keuangan dan operasional perusahaan. Terdapat beberapa modul di sistem ERP dan fungsinya yang akan membantu Anda dalam melakukan sejumlah proses bisnis, mulai dari akuntansi, supply chain, hingga pengelolaan sumber daya manusia.

Sistem ERP memungkinkan semua karyawan (yang memang memiliki izin) untuk mengakses informasi yang mereka perlukan guna menjawab “pertanyaan penting” tentang kinerja mereka saat ini. Tidak hanya itu, sejumlah sistem ERP juga memiliki kemampuan cerdas untuk melakukan prediktabilitas atau forecasting terkait risiko, revenue, maupun jika ada area target yang perlu ditingkatkan kinerjanya. Sumber informasi terpusat di sistem ERP ini dapat meningkatkan ketepatan akurasi dan konsistensi data, sehingga proses pengambilan keputusan dapat terjadi dengan lebih baik dan tepat.

Sejumlah Modul di Sistem ERP dan Fungsinya

Ada beberapa modul di sistem ERP dan fungsinya ini yang sebaiknya Anda ketahui. Nah, sebelum masuk ke bagian list-nya kami akan memberikan beberapa fakta terkait modul ERP ini.

Tahukah Anda kalau industri manufaktur merupakan industri terbanyak yang menerapkan sistem ERP. Berdasarkan survei dari SelectHub ERP Buying Trends, 47% pengguna ERP adalah industri manufaktur. Hal ini mungkin sudah dapat diprediksi karena memang awal dari ERP itu memang berfungsi untuk memudahkan proses bisnisnya industri manufaktur.

Gartner pertama kali mengucapkan istilah ERP itu di tahun 90-an. Di situ, ERP hanya memiliki 1 modul, Manufacturing Resource Planning. 

ERP semakin berkembang sampai detik ini. Sekarang, berdasarkan survei yang sama, modul yang paling critical untuk sebuah ERP berada pada modul accounting. Pembukuan besar atau general ledger dan pengelolaan utang piutang perusahaan menjadi 2 hal yang tidak boleh ada kesalahan sama sekali.

Oke, itulah beberapa fakta terkait hal ini. Sekarang mari kita lanjutkan pada, apa saja modul sistem ERP dan fungsinya yang perlu Anda ketahui. 

• Modul Finance dan Akuntansi

Modul finance dan akuntansi, arguably, menjadi salah satu modul sistem ERP yang terpenting. Modul ini memiliki kemampuan untuk memahami kondisi keuangan perusahaan, mengelola beberapa hal terkait proses keuangan perusahaan, sekaligus juga bisa memberikan sejumlah prediksi keuangan yang akan datang. Jelas, fungsi utama yang wajib ada dalam modul ini adalah pemantauan aspek hutang piutang perusahaan dan kemampuan pengelolaan buku besar akuntansi atau general ledger. Tidak hanya itu, modul ini juga bisa menyimpan sejumlah catatan/dokumen penting, seperti neraca, tanda terima pembayaran, dan laporan pajak.

Kemampuan otomatisasi tugas juga hadir dalam modul ini. Tasks seperti penagihan ke klien, pembayaran vendor, cash management, dan beberapa lainnya dapat membantu tim finance dan akuntansi dalam mengefisiensikan pekerjaannya. Sejumlah data penting terkait keuangan perusahaan juga tersedia untuk diakses oleh tim yang memiliki izin. Nah, data-data ini juga berperan membantu tim analis keuangan dalam menyusun laporan penting, seperti laporan profit and loss, dan laporan untuk Board of Directors.

Success Story: Ocean Network Express

Perusahaan yang bergerak di bidang pengangkutan dan pelayaran peti kemas asal Jepang ini telah menggunakan modul finance dari sistem ERP. Mereka menggunakan modul ini untuk memusatkan proses dan laporan finance secara digital di satu tempat. Manfaat yang didapatkan oleh ONE dari modul ini adalah lebih cepatnya proses financial close serta pembuatan laporannya. Anda bisa simak kisah lengkapnya di sini.

• Modul Procurement 

Modul pengadaan barang atau procurement membantu perusahaan/organisasi dalam “mengamankan” bahan atau produk yang dibutuhkan untuk memproduksi dan/atau menjual barang dan jasa. Anda dapat menyimpan daftar approved vendors dalam modul ini dan “mengikat” vendor tersebut supaya tetap memasok suatu item tertentu. Modul ini dapat mengotomatisasikan proses permintaan penawaran harga, sekaligus tetap memantau dan menganalisis penawaran harga yang masuk.

Setelah perusahaan menerima penawaran tersebut, modul procurement, selanjutnya, membantu untuk mempersiapkan dan mengirimkan pesanan pembelian. Nah, contohnya, jika item yang dibutuhkan sudah sampai di gudang, maka status inventaris perusahaan akan otomatis bertambah di sistem.

Success Story: Comix

Perusahaan yang bergerak di bidang B2B office supplies asal China ini telah menggunakan modul procurement dari sistem ERP. Manfaat yang didapat dari hal ini adalah meningkatnya efisiensi karena berhasil mengotomatisasi  proses PO pelanggan dengan pihak supply chain. Meskipun SKU dari office supplies-nya itu sangat banyak secara kuantitas dan varietas, semuanya dapat terotomatisasi. Anda dapat membaca kisahnya di sini. 

•  Modul Manufacturing

Sampai sini, Anda pasti sudah mulai tahu, kalau dulunya di industri manufaktur itu sistem ERP berperan penting dalam mengoptimalkan perencanaan kebutuhan material. Nah, saat ini, modul manufacturing di ERP semakin berkembang, dan bahkan memiliki fitur Manufacturing Execution System. Fitur ini membantu Anda dalam merencanakan dan mengeksekusi produksi. Di fase merencanakan, sistem akan memastikan kalau semua kebutuhan untuk produksi sudah dipenuhi atau belum, misalnya apakah semua bahan mentah/baku sudah cukup, apakah semua mesin produksi berjalan optimal, dan apakah kapasitas mesin masih ada.

Di fase produksi, Anda dapat memantau sejumlah hal juga, seperti waktu rata-rata yang diperlukan untuk memproduksi suatu barang, ada berapa barang yang masih proses maupun sudah jadi, dan juga membandingkan supply yang ada dengan perkiraan demand di masa depan.

• Modul Sales 

Modul ini dapat membantu Sales Rep dalam melacak komunikasi mereka dengan prospek maupun pelanggan. Di modul Sales ini, para representatives juga dapat memanfaatkan berbagai macam insights berbasiskan data terkait prospek/pelanggan. Hal ini dilakukan guna meningkatkan persentase keberhasilan mendapatkan pelanggan baru. 

Tidak hanya itu, di modul ini juga terdapat fitur lain, seperti order management misalnya. Nah, fitur ini punya fungsi untuk melacak pesanan dari awal sampai dengan aman sampai ke tangan pelanggan. Status pesanan dari gudang, berjalan ke toko ritel atau pusat distribusi, kemudian jalan lagi menggunakan jasa ekspedisi ke lokasi pelanggan, semuanya bisa dipantau.

Success Story: The Tile Shop

Perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan batu alam dan keramik asal Amerika Serikat ini menggunakan modul Sales di sistem ERP-nya. Meningkatnya interaksi penjualan, membantu tim sales melayani pelanggan dengan lebih baik dengan akses ke data pelanggan, detail pesanan, dan informasi ketersediaan produk secara real-time, dan kemampuan untuk memantau status dari item yang dibeli pelanggan adalah sejumlah manfaat yang didapatkan perusahaan ini. Anda dapat membaca kisahnya di sini.

• Modul Supply Chain Management dan Logistik

Modul ini dapat melacak setiap status pergerakan pasokan barang di seluruh rantai pasokan, mulai dari sub-suppliers, suppliers, produsen, distributor, grosir hingga konsumen. Jika misalnya ada barang yang diretur, modul ini juga bisa mendeteksinya dan mencari tahu siapa supplier yang bertanggung jawab atas hal ini. 

Supaya mendapatkan hasil yang maksimal, modul ini sebaiknya berintegrasi dengan modul lainnya juga seperti modul procurement, manufaktur, dan order management. 

Success Story: Coca Cola HBC

Coca Cola HBC adalah perusahaan yang memiliki peran sebagai partner kemasan botol semua produk minuman dari The Coca Cola Company. Perusahaan ini menggunakan kemampuan transport management dan logistik sistem dari ERP. Dengan kemampuan itu, mereka dapat menyederhanakan dan mengotomatisasikan sejumlah proses panjang, salah satunya adalah delivery confirmation sekaligus proof-of-delivery-nya. Silakan baca cerita lengkapnya di sini. 

• Modul Service 

Modul ini membantu Anda menghadirkan layanan/dukungan yang andal dan personal sesuai kebutuhan pelanggan, seperti namanya. Field Service Management adalah kemampuan yang mungkin Anda akan butuhkan. Modul ini bisa melacak setiap agen atau teknisi yang sedang memberikan layanan ke pelanggan, mengatur timesheet mereka, budget/alat yang diperlukan, dan lainnya. Kemudian, modul ini juga dapat menyiapkan dan mengirimkan tagihan langsung ke pelanggan jika memang pelanggan sudah sepakat dengan penyelesaian layanannya.

Success Story: Swisscom AG

Perusahaan asal Swiss yang bergerak di bidang telekomunikasi dan digital tv ini menggunakan modul field service management. Dengan modul ini, mereka dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas teknisi di lapangan dalam memasang atau memperbaiki layanan telekomunikasi.  Anda bisa baca selengkapnya di sini.

—

Masih ada lagi beberapa modul di sistem ERP dan fungsinya yang ada sekarang ini, seperti modul penelitian dan pengembangan, sumber daya manusia, dan manajemen aset. Semua modul ini diciptakan untuk memusatkan dan mengelola sejumlah proses bisnis yang ada di perusahaan atau organisasi Anda.

Jadi, Mana Modul di Sistem ERP dan Fungsinya Ini yang Sesuai dengan Kebutuhan Bisnis Anda?

Semua kegunaan modul ERP ini bergantung pada bagaimana kebutuhan dan model bisnis Anda. Namun, untuk akhir-akhir ini, modul finance dan akuntansi lah yang mungkin Anda butuhkan sekarang juga. Wajib hukumnya bagi setiap perusahaan untuk melakukan pemantauan kondisi keuangannya. Berbagai tugas akuntansi dasar juga bisa dilakukan di modul ini. Berikutnya, Anda bisa memikirkan tentang modul supply chain, order management, dan manufaktur. 

Memilih dan menerapkan sistem ERP dulunya merupakan hal menakutkan bagi perusahaan, bahkan cenderung menjadi beban sekali. Namun, saat ini, dengan sistem ERP berbasis cloud, semuanya sudah berubah menjadi jauh lebih baik. Mengapa? Selain karena kemampuan integrasi yang lebih kuat, penerapan sistem ERP sekarang sudah bisa didampingi oleh partner regional resmi dari provider ERP-nya. Weefer Indonesia menjadi salah satu Gold Partner SAP di Indonesia yang dalam kesempatan kali ini membawa sebuah inisiasi bernama SAP GROW. Di sini, Anda akan benar-benar mendapatkan pendampingan dari pihak partner regional dan dari SAP langsung guna menentukan modul di sistem ERP mana yang paling sesuai untuk kebutuhan. 

Mari berkonsultasi bersama kami dan semoga dapat membantu.