ERP System: Solusi Tepat untuk Mengoptimalkan Bisnis Anda

ERP system merupakan sistem informasi yang ditujukan bagi perusahaan guna menggabungkan dan mengotomatiskan proses bisnisnya. ERP system manfaatnya sangat besar dalam mengelola aktivitas perusahaan yang sedang berkembang. 

Setiap aspek perusahaan, mulai dari penjualan, persediaan, keuangan, akuntansi, pembelian, produksi, hingga sumber daya manusia harus terintegrasi untuk memastikan efisiensi dalam proses bisnis.

Pada awalnya, ERP fokus pada otomatisasi fungsi back-office seperti akuntansi, keuangan, pembelian, pergudangan, logistik produksi, perawatan, penjualan, distribusi, dan manajemen karyawan. 

Namun, seiring waktu, fungsi front-office seperti CRM (Customer Relationship Management) dan SRM (Supplier Relationship Management) juga dimasukkan ke dalam ERP. Teknologi internet memungkinkan perusahaan untuk berkolaborasi dengan berbagai pihak.

Dengan berbagai komponen tersebut, ERP dapat menjadi solusi yang komprehensif untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi yang terintegrasi.

Pengertian ERP System

ERP system adalah sekumpulan modul yang mencakup produksi, penjualan, akuntansi, aset, sumber daya manusia, dan lain-lain. 

Dengan menggunakan ERP, Anda dapat meningkatkan efisiensi dalam mengelola sumber daya perusahaan seperti bahan mentah untuk manufaktur atau jam kerja staf untuk departemen sumber daya manusia.

Namun, sebelum adanya ERP, perusahaan menggunakan sistem bernama MRP atau material resources planning. Perangkat lunak MRP mulai berkembang pada akhir tahun 1960-an. Kemudian, ERP modern mulai muncul pada tahun 1990-an, menjadi perangkat lunak yang mampu mengintegrasikan operasi bisnis sehari-hari.

Saat ini, ERP tidak hanya digunakan oleh perusahaan manufaktur, tetapi juga oleh berbagai industri lain seperti jasa, ritel, otomotif, konstruksi, pertambangan, pertanian, dan banyak lagi.

ERP system memberikan banyak manfaat bagi manajemen bisnis secara keseluruhan dengan menyediakan kecerdasan, visibilitas, analitik, dan efisiensi di setiap fungsi bisnis. Ini memberikan bisnis Anda sumber data yang dapat diandalkan dan memungkinkan digitalisasi untuk mengungguli pesaing.

Baca Juga: Software SAP: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya dalam Perusahaan

Keuntungan Memiliki ERP System

Penerapan sistem ERP memberikan sejumlah keuntungan signifikan bagi perusahaan. Berikut beberapa di antaranya:

Meningkatkan Efisiensi Perusahaan

Sebelumnya, tim Anda mungkin sering mengalami kesulitan dalam menemukan dokumen penjualan karena ruangan dipenuhi dengan tumpukan kertas dan kesalahan perhitungan sering terjadi. Proses produksi barang juga menjadi panjang karena masih mengandalkan operasi manual.

Dengan adopsi ERP system, Anda dan tim dapat menyederhanakan proses bisnis, mengurangi input data yang berulang, dan otomatisasi perhitungan, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia. Dampaknya adalah operasional sehari-hari menjadi lebih efisien, dan staf dapat lebih produktif.

Integrasi yang Mudah

Keunggulan utama ERP adalah keberadaan database terpusat. Saat saya dan tim menggunakan ERP, kami dapat mengakses data yang terkait dari berbagai divisi karena semuanya tersimpan dalam satu sistem.

Dengan demikian, tidak perlu menunggu satu sama lain untuk mendapatkan data yang diperlukan. Konsistensi dan akurasi data terjamin karena semuanya berasal dari sumber yang sama, memudahkan proses analisis.

Komunikasi dan koordinasi di antara tim dan individu di perusahaan meningkat karena dapat berkolaborasi secara efektif dalam satu sistem yang terintegrasi.

Menyediakan Data Real Time

Ketika penjualan mengalami penurunan atau terjadi kehilangan stok barang, Anda dan tim dapat merespons dan mengambil keputusan dengan lebih cepat karena data yang terdapat dalam ERP bersifat real-time.

Keuntungan dari data real-time ini adalah Anda tidak perlu menunggu hingga akhir bulan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan dan data terkait lainnya yang berkaitan dengan bisnis Anda.

Efisiensi Biaya

Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli perangkat lunak atau sistem terpisah untuk setiap divisi di perusahaan karena sistem ERP dapat digunakan oleh hampir semua divisi. Hal ini tentu akan mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk pembelian perangkat lunak.

Proses kerja yang lebih efisien, terutama di lini produksi dan distribusi, dengan proses yang telah diotomatisasi dan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik, membuktikan bahwa ERP dapat membantu perusahaan Anda menghemat biaya operasional.

Bila Anda memilih Weefer Indonesia dan SAP S/4HANA sebagai ERP terpercaya Anda, tentu akan lebih hemat biaya dengan paket khusus dari Weefer Indonesia.

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

memantau semua proses bisnis. Ketika persediaan barang mulai menipis, Anda dapat segera melakukan pengisian ulang, sehingga pelanggan selalu puas berbelanja di toko Anda karena barang selalu tersedia.

Anda harus berhati-hati agar pelanggan tidak beralih ke pesaing karena Anda gagal memenuhi permintaan pembelian mereka. 

Daftar pelanggan yang terdapat dalam database juga dapat dimanfaatkan untuk membangun hubungan yang baik dengan mereka. 

Misalnya, dengan memberikan pesan atau hadiah spesial dan personal saat perusahaan atau toko Anda membuka cabang baru, memberikan hadiah saat hari raya, atau event lainnya. Pendekatan-pendekatan seperti itu dapat membuat pelanggan menjadi setia dan bahagia dengan bisnis Anda.

Kepatuhan pada Peraturan yang Berlaku

ERP system membantu Anda dan tim memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar yang berlaku di industri Anda. Contohnya, transaksi penjualan yang memerlukan pemotongan PPN dapat diinput dan diotomatisasi dalam sistem ERP.

Selain itu, ERP juga membantu dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan berbagai proses bisnis.

Skalabilitas

ERP system dirancang untuk dapat berkembang sejalan dengan pertumbuhan bisnis. Saat bisnis Anda berkembang, sistem ERP mampu mengelola volume data yang semakin besar, jumlah pengguna yang bertambah, dan kompleksitas bisnis yang meningkat.

Hal yang sama berlaku untuk SAP S/4HANA. Ketika Anda memilih untuk memodifikasi fitur di dalamnya untuk kebutuhan saat ini, Anda tetap dapat menggunakan modifikasi tersebut di masa mendatang. Bahkan, Anda dapat melakukan modifikasi tambahan sesuai kebutuhan yang mungkin muncul di masa mendatang.

Keamanan

Setelah membaca mengenai integrasi data dan kolaborasi dalam sistem ERP, mungkin Anda mempertanyakan keamanan data. Bagaimana jika data tersebut hanya boleh diakses oleh divisi atau level tertentu di perusahaan?

Tidak perlu khawatir, sistem ERP yang baik menyediakan fitur hak akses dan persetujuan bagi pengguna sehingga data sensitif tetap aman. Dalam SAP S/4HANA, Anda dapat menentukan peran dan persetujuan bagi pengguna terkait fitur tertentu, sehingga tidak semua pengguna dapat mengakses data yang bukan menjadi tanggung jawab mereka.

Baca Juga: ERP Adalah Solusi Terbaik untuk Mengelola Proses Bisnis Anda Secara Efektif

Contoh ERP System

SAP S/4HANA

SAP S/4HANA adalah platform Enterprise Resource Planning (ERP) yang dikembangkan oleh SAP SE. Ini adalah versi terbaru dari produk SAP ERP yang terkenal, dirancang untuk menghadirkan kecepatan, inovasi, dan kemudahan penggunaan dalam mengelola proses bisnis yang kompleks.

Berikut adalah beberapa keunggulan SAP S/4HANA:

1. Database In-Memory

Salah satu fitur utama SAP S/4HANA adalah penggunaan database in-memory, yang memungkinkan pengolahan data secara langsung dalam memori komputer, meningkatkan kecepatan analisis dan pemrosesan data secara signifikan.

2. Real-Time Analytics

SAP S/4HANA menyediakan kemampuan analisis real-time yang memungkinkan pengguna untuk mendapatkan wawasan instan dari data bisnis mereka. Ini membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.

3. Simplifikasi

SAP S/4HANA menyederhanakan proses bisnis dengan mengurangi jumlah tabel dan indeks, serta menyatukan fungsi-fungsi yang terpisah menjadi satu entitas. Ini mempercepat proses bisnis dan mengurangi kompleksitas dalam administrasi sistem.

4. User Experience yang Lebih Baik

Antarmuka pengguna SAP Fiori yang modern dan intuitif memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengelola data dengan lebih mudah, baik melalui desktop maupun perangkat mobile.

5. Integrasi yang Kuat

SAP S/4HANA terintegrasi secara baik dengan berbagai aplikasi SAP lainnya, seperti SAP SuccessFactors (untuk manajemen sumber daya manusia), SAP Ariba (untuk manajemen rantai pasokan), dan lain-lain. Ini memungkinkan aliran data yang mulus di seluruh organisasi.

6. Cloud-First Approach

SAP S/4HANA hadir dengan pendekatan cloud-first, yang berarti dapat diakses dan diimplementasikan di cloud untuk fleksibilitas yang lebih besar dalam pengelolaan dan skalabilitas.

7. Advanced Capabilities

SAP S/4HANA menawarkan berbagai kemampuan canggih seperti Internet of Things (IoT), machine learning, analisis prediktif, dan blockchain. Ini membantu perusahaan untuk menghadapi tantangan bisnis modern dan memanfaatkan peluang inovasi.

8. Agility and Adaptability

SAP S/4HANA dirancang untuk memberikan fleksibilitas dan adaptabilitas yang tinggi, sehingga perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan sistem mereka dengan perubahan dalam lingkungan bisnis.

Dengan berbagai keunggulan ini, SAP S/4HANA menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses bisnis mereka dengan teknologi yang terdepan.

Intacct

Intacct adalah sebuah aplikasi manajemen keuangan berbasis cloud yang ditujukan untuk usaha kecil hingga menengah yang membutuhkan solusi untuk operasi sehari-hari mereka. 

Fitur Intacct yang dapat mengotomatisasi proses keuangan yang vital untuk mengurangi ketergantungan pada spreadsheet, dan memberikan visibilitas yang lebih besar terhadap kinerja bisnis Anda secara real-time.

Anda dapat menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dengan mengkonfigurasi alur kerja, tata letak layar, dan preferensi tanpa perlu melibatkan pengkodean yang rumit. 

Dengan keandalan dan fitur akuntansi yang luas, Intacct diakui oleh AICPA sebagai penyedia aplikasi keuangan utama untuk para CPA.

Platform keuangan yang canggih ini memungkinkan Anda untuk menambahkan modul untuk manajemen multi-entitas, akuntansi proyek, manajemen waktu dan biaya, manajemen kontrak, penagihan langganan, penjualan dan pajak penggunaan, layanan pengiriman cek, dan manajemen persediaan barang. 

Intacct adalah solusi keuangan serbaguna yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas tim, dan kemajuan bisnis Anda.

Brightpearl

Brightpearl adalah platform manajemen ritel multi-channel yang menangani seluruh proses bisnis terkait pesanan, inventaris, pelanggan, akuntansi, dan pelaporan dalam satu sistem terpadu.

Dengan kemampuan Brightpearl dalam mengelola berbagai tugas dan aktivitas bisnis ritel dalam satu sistem yang handal, para pengecer multi-channel dapat mempercepat pertumbuhan dan memaksimalkan keuntungan. 

Platform ini menyediakan alat untuk melaporkan data real-time tentang persediaan barang, arus kas, profitabilitas berdasarkan SKU dan channel, serta perilaku pembelian pelanggan.

Analisis yang disediakan oleh Brightpearl memberikan wawasan penting tentang operasi bisnis inti, sementara integrasinya dengan platform e-commerce terkemuka memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengakses berbagai channel baru untuk mengembangkan bisnis mereka. 

Dengan akuntansi dan pelaporan yang terintegrasi dengan baik, solusi ini memberikan informasi yang mendalam hingga ke tingkat pelanggan, SKU, dan channel.

Kesimpulan

ERP system merupakan sekumpulan modul yang mencakup produksi, penjualan, akuntansi, aset, sumber daya manusia, dan fungsi lainnya. 

Berbagai fungsi dalam sistem ERP ini dapat diterapkan di perusahaan dan membantu mencapai tujuan perusahaan. Cara kerja sistem ERP ini juga dapat dipelajari dan memfasilitasi proses keuangan perusahaan.

Meskipun memerlukan investasi yang signifikan, namun jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh untuk operasional bisnis, penggunaan perangkat lunak ERP seperti SAP S/4HANA adalah pilihan terbaik untuk mengoptimalkan proses tersebut.