Team Management Semakin Efektif di Tahun 2023 dengan 5 Tips Ini

Melakukan serangkaian aksi untuk mendapatkan team management atau manajemen tim yang efektif sudah menjadi sebuah kewajiban bagi seorang team manager manapun. Untuk melakukan hal ini sudah pakem hukumnya kalau sebuah tim harus mengunakan sebuah solusi software komunikasi dan kolaborasi tim. 

Gartner pernah merilis sebuah siaran press terkait salah satu survei mereka yang bertajuk “Digital Worker Experience Survey”. Survei ini yang menunjukkan kalau, di tahun 2021, kurang lebih ada 79% pekerja yang telah menggunakan solusi software semacam ini. Untuk informasi, survei ini menggunakan 10.800 pekerja dari wilayah AS, Eropa, dan Asia-Pasifik sebagai respondennya.

Christopher Trueman, principal research analyst dari Gartner, menambahkan kalau sekarang ini, software yang hanya menyediakan solusi messaging antar karyawan harus segera berbenah dengan, setidaknya, menambahkan fitur kolaborasi. Lebih baik lagi jika beberapa fitur penunjang kerja jarak jauh juga bisa disematkan.

Semua hal ini “dilakukan” demi mencapai sebuah manajemen team yang efektif. Lantas, apa definisi dari team management dan apakah ada tips tambahan dalam mencapai hal ini? 

Apa itu team management?

Manajemen tim adalah kemampuan seorang manajer tim untuk melaksanakan dan mengkoordinasikan tim mereka supaya bisa melaksanakan tugas dan mencapai tujuan mereka bersama. 

Anda kemungkinan besar tahu Michael Jordan, kan? Seorang legenda NBA ini punya quote memorable terkait hal ini. “Talent wins games, but teamwork and intelligence win championships”, adalah quote yang cukup mengimplikasikan betapa pentingnya kualitas teamwork untuk sebuah tim dalam meraih “kejuaraan.” Karena itu, sebisa mungkin Anda harus memanfaatkan kemampuan dari tim Anda secara kolektif. Seperti layaknya sebuah pepatah yang bilang “jika kamu mau berangkat cepat, berangkatlah sendiri. Jika kamu mau berangkat lebih jauj, berangkatlah bersama-sama.”

Untuk bisa mengelola atau memimpin tim secara efektif, kita perlu tahu apa saja ciri-cirinya. 

Setiap manajer pasti punya versi mereka masing-masing dalam hal ini. Namun, setidaknya, ada 3 hal wajib yang bisa menjadi aspek penentu.

Team management yang baik adalah ketika setiap anggota tim memiliki atau mendapatkan:

• Pemahaman yang jelas tentang tanggung jawab mereka sendiri
• Keinginan untuk mencapai tujuan tim dan organisasi
• Check-in reguler oleh manajer dan supervisor

Beberapa tips tentang team management yang dapat Anda lakukan: 

1. Berkomunikasilah secara jelas dan transparan

Miskomunikasi adalah hal manusiawi yang pasti akan terjadi di tim Anda. Semua orang benci ini. Karena itu, Anda sebaiknya harus berkomunikasi dengan tim secra jelas dan, kalau memang sesuai konteks, transparan.

Komunikasi efektif itu juga tentang memastikan semua nggota tim mengerti terkait tugas, deadline, dan goal mereka. Untuk membantu hal ini, Anda bisa menggunakan fitur project management yang sudah disematkan ke dalam software kolaborasi tim.

Misalnya, Ada assignment terkait pembuatan konten. Tentu, berbagai tahapan mulai dari brainstorming, pitching, pra produksi, pasca produksi dan pengambilan gambar akan terjadi. Dari semua tahapan ini, semua anggota tim harus tahu siapa yang bertanggung jawab di setiap tahapannya. 

Fitur project management akan memudahkan seluruh tim untuk memantau progress dari semua tahapan itu. Semuanya akan bersifat transparan, jadi jika ada anggota tim yang menemukan kesulitan, anggota lainnya bisa aware dan memberikan bantuan.

2. Tentukan visi yang jelas dan patuhi

Hypercontext, dalam salah satu surveinya, menyampaikan kalau 70% manajer tim akan melakukan meeting one-on-one dengan anggota tim mereka untuk berdiskusi atau memahami kesulitan apa yang mereka hadapi dan bagaimana solusinya. Mereka melakukan ini supaya anggota tim mereka bisa kembali ke kinerja optimal mereka sehingga visi (dan misi) tim bisa segera tercapai.

Apakah ini hanya terjadi di anggota tim? TIdak, manajer timpun kadang bisa juga “side-tracked” terhadap visi tim karena harus menyelesaikan tugas yang lain.

Karena itu, kembali ke tips pertama di atas, transparansi progress suatu tugas itu penting. Pastikan semua anggota tim, termasuk manajer, untuk saling cek progress supaya visi tim bisa tercapai.

3. Dukung kolaborasi tim

ADP Research Institute, dalam studinya yang berjudul “Global Study of Engagement: The Technical Report,” menuliskan kalau, ternyata, seorang pekerja yang masuk ke dalam sebuah tim yang baik akan merasa engaged 2,3 kali lebih besar dengan pekerjaannya, daripada pekerja yang tidak mendapatkan hal tersebut. 

Salah satu ciri tim yang baik adalah tim yang bisa memanfaatkan teknologi untuk mengerjakan alur kerja semua anggota timnya. 85% milenial dan 79% gen Z setuju dengan pernyataan ini. Mereka ingin semua alur kerja mereka bisa ter-cover teknologi, termasuk mengenai kolaborasi dan interaksi antar anggota tim. 

4. Delegasikan tugas dengan tim secara bijak

Seorang manajer tim diharapkan untuk memberikan tugas kepada anggota timnya berdasarkan keterampilan, pengalaman, dan kompetensi. Manajer tim harus percaya bahwa setiap anggota tim dapat menyelesaikan tugas yang diberikan tepat waktu.

Idealnya, setiap anggota tim harus memiliki beban kerja yang adil antara satu sama lain. Namun, terkadang, hal ini juga harus dipertimbangkan berdasarkan berbagai faktor lain, misalnya ada salah satu anggota tim yang sakit, maka pemberian tugas harus lebih diatur lagi.

5. Berikan feedback dan recognition yang konstruktif

Sesi feedback yang konstruktif akan memberikan wawasan tentang area yang perlu ditingkatkan, baik untuk karyawan maupun manajer itu sendiri. Hal ini memberi anggota tim dan manajer tim kejelasan tentang “apa peran mereka dan ke mana mereka menuju.” Saat karyawan memberikan umpan balik, dengarkan apa yang mereka katakan dan jika memungkinkan, segera tindak lanjuti. 

Proses follow-up yang muncul dari sesi ini dapat membantu karyawan, manajer, dan keseluruhan tim bekerja lebih baik sehingga bisa membangun kepercayaan satu sama lain. 

Aspek yang tak kalah penting dari sesi feedback adalah recognition.

Sebuah apresiasi atas upaya dan pencapaian anggota tim akan berdampak signifikan pada moral anggota tim, sebailiknya, kurangnya apresiasi dapat menyebabkan burnout dan mungkin akan less engaged dengan pekerjaannya.

O.C. Tanner Institute bilang kalau karyawan yang tidak mendapat apresiasi atau pengakuan akan mengalami kemungkinan burnout sebesar 45%. Persentase yang cukup besar ini harus Anda waspadai. Biasanya, setelah burnout, karyawan akan quiet quitting. Setelah itu, mereka akan mengajukan surat resign. 

Team management yang efektif membantu seluruh perusahaan berjalan lebih lancar

Manajemen tim yang efektif sangat penting untuk kesuksesan tim dan organisasi.

Seorang manajer tim yang hebat dalam bidang fundamental, seperti bisa menetapkan visi tim, mendelegasikan tugas ke anggota tim secara bijak, dan memberikan feedback dan recognition akan lebih mungkin mendapatkan anggota tim yang hebat pula. Hal ini tentu akan sangat membantu dalam upaya mencapai goal dari perusahaan secara keseluruhan.

Anggota tim Anda mungkin berbakat, tetapi team management yang efektiflah yang akan mengarahkan mereka ke jalan yang benar menuju kesuksesan. Jadi, mulai dapatkan team management yang efektif dari sini.