Cara Mudah Mengukur Kinerja Tim Sales Menggunakan Freshsales

Untuk membuat keputusan bisnis yang penting, Anda harus memiliki cara khusus atau dalam arti lain mengandalkan sejumlah data yang mampu mengukur kinerja tim sales terkait dengan efektifitas penjualan.

Data-data tersebut umumnya dikenal dengan matrik penjualan. Matrik ini bisa dijadikan tolok-ukur keberhasilan tim sales yang Anda pimpin. Selain itu, matrik penjualan juga berfungsi untuk memastikan agar tim sales melangkah di jalur yang sesuai dengan standardisasi perusahaan.

Oleh karena itu, jika Key Performance Indicators (KPIs) adalah nilai terukur yang menunjukkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis, maka matrik penjualan berada di sisi lain untuk mengukur kinerja tim sales Anda. Dua hal ini tentunya saling dibutuhkan oleh perusahaan.

Cara mengukur kinerja tim sales dengan matrik penjualan

Sebagaimana yang dijelaskan di atas, matrik penjualan biasanya digunakan untuk mengukur kinerja tim sales. Dengan matrik ini, Anda dapat mengetahui sejauh mana perkembangan tim sales yang Anda miliki.

Tentunya ada beberapa langkah atau cara yang dapat Anda terapkan untuk mengukur kinerja tim sales perusahaan dengan matrik penjualan, di antaranya adalah:

1. Sales performance metrics (Matrik kinerja penjualan)

Mengukur kinerja tim sales melalui siklus penjualan rata-rata (Average sale cycle)

Siklus penjualan rata-rata pada umumnya mengacu pada jumlah hari yang dibutuhkan tim sales untuk mengkonversi prospek menjadi pelanggan yang berbayar. Berikut langkah singkat dalam menghitung matrik ini:

Secara umum, siklus penjualan rata-rata ini bergantung kepada kompleksitas proses penjualan. Ini bisa jadi dipengaruhi target industri, harga produk dan layanan, atau ukuran pelanggan potensial Anda.

Meski demikian, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membangun kepercayaan pelanggan dan menekan lamanya siklus penjualan rata-rata. Misalnya, Anda dapat menampilkan testimoni yang kredibel di situs web. Pun Anda juga dapat menampilkan studi kasus pelanggan dengan ukuran dan tantangan perusahaan yang serupa, atau menawarkan jaminan uang kembali untuk produk Anda.

Tingkat kesuksesan transaksi rata-rata (Average win rate)

Tingkat kemenangan rata-rata atau dikenal juga dengan tingkat kesuksesan transaksi (average win rate) adalah persentase transaksi valid yang berhasil ditutup oleh tim penjualan dalam periode tertentu.

Dalam artia lain, takaran pengukurannya ditentukan dengan istilah seperti yang tepat dalam gambar di bawah ini, yang jika dialihbahasakan menjadi: Peluang Menang (dibagi dengan) Peluang Menang (ditambah) Peluang Kalah. Untuk rumus bisa Anda pahami seperti di bawah ini:

Ukuran transaksi rata-rata (Average deal size)

Ini adalah penghitungan matrik penjualan di mana untuk menghitung total pendapatan yang dicapai dalam periode tertentu, misalnya sebulan sekali, per-kuartal, atau skala tahunan lalu dibagi dengan jumlah peluang yang berhasil dimenangkan dan ditutup dalam skala waktu tersebut.

Ukuran transaksi rata-rata ini juga merujuk pada jumlah rata-rata yang telah dibayar oleh pelanggan saat mereka mendaftar untuk menggunakan produk atau layanan yang Anda tawarkan. Berikut langkah dalam mengukur transaksi rata-rata:

Hal ini sangat mudah dalam penentuannya. Semakin besar ukuran transaksi rata-rata, semakin baik juga laba yang didapatkan oleh perusahaan.

Mengukur kinerja tim sales melalui rasio konversi peluang (Opportunity conversion rate)

Matrik ini bertujuan untuk mengevaluasi seberapa mahir tim Anda dalam mengubah prospek menjadi peluang. Dengan ini, Anda dapat mengukur kinerja karyawan melalui rasio konversi peluang berdasarkan pembagian number of opportunities dan number of leads dengan keterangan lebih lanjut seperti berikut ini:

Mengukur kinerja tim sales per rep

Untuk mengidentifikasi dan mengukur kinerja tim sales Anda dalam penjualan per perwakilan perusahaan cukup dengan menambahkan sejumlah pendapatan yang dihasilkan oleh setiap perwakilan untuk perusahaan Anda.

Dengan ini Anda juga dapat memberi penghargaan terhadap sales representatif dengan kinerja terbaik, dan juga Anda bisa memberi solusi terbaik kepada sales representatif yang mengalami kesulitan dalam meningkatkan kinerja mereka.

Mengukur kinerja tim sales melalui penjualan berdasarkan wilayah (Sales by region)

Jika Anda memiliki perusahaan multinasional, maka Anda dapat mengukur kinerja tim sales dengan cara ini. Misalnya seperti mengawasi penjualan per-wilayah masing-masing cabang perusahaan.

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki kinerja yang kuat dalam perwakilan setiap wilayah atau negara tempat mereka berada. Namun, dengan ini Anda juga bisa melihat kapasitas atau kemampuan daya beli dari setiap wilayah sehingga Anda dapat lebih berfokus menempatkan sumber daya terbaik.

2. Sales productivity metrics (Matrik produktivitas penjualan)

Matrik produktivitas penjualan merupakan matrik yang bisa Anda gunakan untuk melacak efisiensi tim penjualan. Ini adalah bagian dari cara mengukur kinerja tim sales dengan tujuan utama untuk meningkatkan produktivitas tim penjualan Anda.

Matrik ini akan memungkinkan perwakilan Anda untuk memenuhi kuota (target) penjualan mereka dalam waktu yang singkat. Matrik produktivitas penjualan ini sendiri terdiri dari: Persentase waktu yang dihabiskan untuk mencari prospek, mencari pelanggan via telepon, persentase waktu yang dihabiskan untuk seorang admin, persentase waktu yang dihabiskan untuk membuat proposal penjualan, pengukuran waktu respons (Lead response time), dan pengukuran penyambungan waktu tarif (Attempt to connect rate).

Dalam hal ini, untuk tiga matrik pertama di atas bisa dikatakan mudah, karena bisa diukur dengan software Customer Relationship Management (CRM). Idealnya dalam hal ini tim sales Anda dapat menghabiskan waktu kerja mereka untuk fokus pada penjualan dengan sedikit waktu mengurus konten dan persoalan tugas administratif lainnya.

Jadi, untuk ini pastikan tim sales Anda memiliki akses yang relevan, seperti platform CRM yang tepat dan dapat mengotomatiskan data entri yang terkadang memakan waktu lama dalam prosesnya.

3. Time to action metrics (Waktu untuk bertindak)

Waktu untuk bertindak mengacu pada jumlah waktu yang dihabiskan perwakilan untuk meneliti akun dan kontak sebelum panggilan dilakukan. Statistik mengatakan bahwa 78% prospek pada akhirnya membeli sebuah produk atau jasa dari vendor yang mampu menjawab pertanyaan mereka dengan cepat. Dalam artian ini juga memberikan tanggapan solusi terbaik terhadap permasalahan yang dialami oleh konsumen.

4. Attempt to connect rate metrics (Tingkat keterhubungan dengan target)

Tingkat percobaan untuk menghubungi prospek dalam hal ini bisa Anda hitung melalui rumus sebagai berikut:

• Total koneksi atau panggilan yang telah dicoba.
• Tanggapan yang terjalin via email atau email terkirim.

Karena itu, jika tim sales Anda jarang menghubungi prospek (tingkat panggilan rendah) bisa jadi mereka jarang berbicara dengan target (prospek) mereka, atau memang kualitas target yang disasar tidak sesuai pasar.

Pun, Anda bisa mempertimbangkan metode pendekatan lain, misalnya coba ambil sudut pandang berbeda saat mendekati prospek. Selain itu, kolaborasi dengan tim pemasaran juga hal yang bagus untuk menghasilkan prospek yang berkualitas.

5. Sales activity metrics (Matrik aktivitas penjualan)

Matrik ini digunakan sebagai cara untuk mengukur kinerja tim sales dalam hal yang berhubungan untuk melacak kinerja (aktivitas) yang dilakukan oleh tim sales setiap harinya.

Secara keseluruhan matrik ini terdiri dari:

• Berapa jumlah panggilan yang dilakukan tim sales setiap harinya.
• Berapa banyak email yang dikirim oleh sales setiap harinya.
• Total jumlah percakapan dan interaksi di media sosial.
• Jumlah pertemuan yang dijadwalkan dan terealisasi.
• Jumlah proposal yang diajukan.

Hal lainnya, jangan membuat kesalahan dengan berasumsi bahwa matrik ini tidak sepenting matrik “tingkat tinggi”. Matrik ini merupakan indikator utama yang dapat mendekripsikan dan memengaruhi hasil akhir tim sales Anda.

6. Sales pipeline metrics (Matrik saluran penjualan)

Selaras dengan matrik aktivitas penjualan, matrik saluran penjualan juga digunakan untuk melacak apa yang dilakukan oleh tim sales Anda setiap harinya. Matrik ini sendiri terdiri dari: Berapa banyak total peluang terbuka yang dimiliki sales, berapa banyak total peluang tertutup, berapa banyak nilai peluang total, rasio prospek pemasaran ke prospek berkualitas, dan kebocoran corong penjualan (sales pipeline leakage).

Total peluang terbuka dan total peluang tertutup

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah melacak total peluang terbuka dan total peluang tertutup yang dimiliki oleh tim sales Anda. Hal ini dibutuhkan untuk melihat sudut pandang pencapaian dari beberapa perspektif seperti: per-kuartal, bulan, per-tim dan juga individu.

Sangat penting untuk mencapai keseimbangan dalam matrik ini. Karena itu, jika Anda tidak terlalu memiliki banyak peluang terbuka, bisa saja ini menjadi bentuk bahwa tim sales Anda sedang berjuang untuk mengatasi volume yang ditentukan, atau memang mereka tidak seproduktif yang dipikirkan.

Pun, bentuk lain dari sedikitnya peluang terbuka ini bisa diartikan bahwa tim pemasaran tidak menyalurkan cukup banyak prospek kepada tim penjualan. Sehingga, dengan matrik ini Anda dapat mengkaji di mana letak kesalahan yang terjadi. Tentu saja pada akhirnya Anda bisa menjadikan ini rujukan atau proses perbaikan menuju langkah yang diinginkan.

Total opportunity value (Nilai peluang total)

Selain melihat jumlah peluang terbuka dan tertutup, Anda juga harus memperhatikan nilai peluang total yang dimiliki. Jika Anda memperhatikan bahwa nilai peluang terbuka tinggi, akan tetapi nilai peluang total rendah, maka bekerjasamalah dengan tim pemasaran untuk menghasilkan prospek dari sektor yang lebih besar.

Rasio prospek pemasaran ke prospek peluang berkualitas (MLQ)

Jika tim penjualan dan pemasaran Anda selaras, maka seharusnya Anda tidak memiliki masalah dengan rasio ini. Namun hal lainnya, jika rasio yang Anda miliki rendah itu menunjukkan bahwa perusahaan Anda membuang-buang uang untuk pemasaran dan periklanan.

Kenapa bisa dikatakan menghambur-hamburkan uang? Hal ini dikarenakan sebagian besar prospek yang Anda miliki tidak dapat dikonversi ke tingkat lebih lanjutnya. Jadi, untuk itu pastikan Anda bisa menjaga rasio prospek pemasaran menjadi tinggi.

Berikut langkah sederhana atau cara mengukur kinerja tim sales Anda dengan rasion ini:

Matrik untuk menganalisis kebocoran corong penjualan (Sales pipeline leakage)

Matrik sales pipeline leakage atau kebocoran corong penjualan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi di mana prospek dan potensial prospek bisa ke luar dari corong penjualan Anda.

Dengan ini Anda bisa mengidentifikasikan titik kebocoran terbesar dan penyebab hal ini bisa terjadi. Lalu, lihat di mana peluang kemenangan terbesar Anda di setiap salurkan, dan mulailah untuk mengasah kinerja di tingkat peluang terkecil dari saluran yang Anda punya.

Pada dasarnya, jika terdapat banyak prospek ke luar dari saat panggilan menuju demo, maka bisa jadi ada yang salah dengan cara tim sales Anda. Bisa jadi saat mengarahkan prospek menuju tahap selanjutnya, atau memang promosi yang dilakukan tidak meyakinkan.

7. Sales funnel metrics (Matrik corong penjualan)

Sales funnel metrics pada dasarnya dapat membantu Anda mengawasi secara besar gambaran penjualan. Matrik ini juga untuk memastikan agar Anda tidak menghadapi hambatan apa pun pada setiap corong penjualan.

Matrik ini di antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut:

Lead velocity rate (Tingkat pertumbuhan prospek)

Cara mengukur kinerja tim sales dengan matrik ini pada dasarnya mengacu pada pertumbuhan bulanan yang terjadi pada prospek potensial yang Anda miliki. Dengan ini Anda dapat mengukur seberapa banyak prospek yang telah Anda arahkan untuk dikonversi menjadi pelanggan.

Matrik ini juga digunakan untuk mengukur pertumbuhan dan pendapatan dari penjualan secara real-time. Jadi, jika Anda memiliki tingkat kecepatan prospek yang tinggi, maka Anda dapat berharap untuk mendapatkan pendapatan penjualan yang tinggi untuk berapa bulan ke depan.

Opportunity count across stages (Perhitungan peluang dari seluruh tahapan)

Sesuai dengan namanya, matrik ini menghitung semua jumlah peluang dari seluruh tahapan yang ada. Dengan ini Anda dapat memastikan bahwa Anda telah memiliki keseimbangan prospek yang baik pada setiap pipe line yang Anda miliki.

Time spent on each stage (Waktu yang dihabiskan untuk setiap tahapan)

Secara intuitif, sangat masuk akal ketika Anda mencoba untuk meminimalkan waktu yang dihabiskan tim sales di setiap tahapan mereka. Sehingga, dengan ini Anda dapat menekan siklus penjualan rata-rata.

Oleh karena itu, selalu ingatkan tim sales Anda untuk berhati-hati dalam menjalankan langkah ini. Ingatkan mereka untuk tidak terlalu terburu-buru mengarahkan prospek ke tahap berikutnya jika memang prosepek belum siap melanjutkan.

Ingat, tidak ada orang yang suka cara yang terlalu dipaksakan atau terkesan agresif, apa lagi dalam mengarahkan prospek ke arah selanjutnya. Jangan biarkan hal itu menjadi bumerang.

Sales velocity (Kecepatan penjualan)

Sales velocity atau matrik kecepatan penjualan ini adalah ukuran dari seberapa banyak pendapatan yang Anda harapkan dari pelanggan Anda selama periode tertentu. Berikut contoh dari cara yang mudah untuk mengukur kinerja tim sales Anda dengan menggunakan matrik ini:

Sederhananya sebagai berikut, jika kecepatan penjualan Anda sebesar Rp50 juta, ini berarti perusahaan Anda menghasilkan pendapatan harian sebesar Rp50 juta perhari. Untuk meningkatkan kecepatan penjualan, maka Anda dapat mengerjakan setiap komponen yang digunakan untuk menghitung rumus seperti di atas.

Cara termudah adalah meningkatkan jumlah peluang, ukuran transaksi, tingkat kemenangan, atau mengurangi siklus penjualan rata-rata Anda.

Ragam sales matrik lainnya

Selain matrik di atas, tentunya masih banyak sales matrik lainnya yang bisa Anda manfaatkan sebagai cara untuk mengukur kinerja tim sales, di antaranya adalah:

1. Inside sales metrics (Matrik penjualan di dalam). Matrik ini umumnya ditangani dari jarak jauh melalui telepon atau dengan email. Jika perusahaan Anda bergerak di industri B2B, Teknologi, atau Software-as-a-service (SaaS) maka Anda akan memiliki tim sales yang terlibat dalam penjualan internal. Matrik ini akan sangat bermanfaat bagi Anda untuk mengukur kinerja karyawan.

2. Outbound sales metrics (Matrik penjualan keluar). Pada dasarnya tidak ada hal yang membedakan antara Inside dan Outbound sales metrics ini, jika ada itu hanya lebih kepada fokus utamannya. Outbound sales lebih berfokus secara khusus pada panggilan telepon, email, janji temu, dan peluang.

3. Field sales metrics atau matrik penjualan lapangan. Matrik ini melibatkan perwakilan penjualan yang mengunjungi prospek dan menjual jasa/produk secara langsung. Jika perusahaan Anda turut menerapkan sistem penjualan lapangan, maka matrik ini penting untuk Anda gunakan sebagai cara untuk mengukur kinerja tim sales.

Cara mengukur kinerja tim sales tidak hanya sebatas dengan menggunakan matrik di atas, selain itu masih ada matrik lainnya seperti SaaS sales metrics. Matrik ini secara khusus dapat diterapkan pada perusahaan SaaS dengan penjabarannya perhitungan yang juga berbeda-beda.

Ingin tahu lebih dalam lagi cara mengukur kinerja tim sales dengan menggunakan ragam matrik di atas? Untuk lebih mudahnya Anda dapat menggunakan produk berupa Freshsales. Software CRM ini akan memudahkan Anda dalam mengukur kinerja karyawan dengan menggunakan setiap matrik yang dibutuhkan.

Klik langsung link di bawah ini dan konfirmasi segera bersama tim profesional kami.