Cara Mengukur Kinerja Karyawan Dengan Menggunakan HCM Software

Mengukur kinerja karyawan adalah cara yang dilakukan perusahaan untuk mendapatkan wawasan berharga tentang kelebihan dan kelemahan karyawan. Mengukur kinerja karyawan umumnya dilakukan secara berkala melalui evaluasi yang disesuaikan dengan sasaran dan juga strategi yang telah dicanangkan perusahaan sedari awal.

Di era sekarang, mengukur kinerja karyawan bisa dikatakan menjadi lebih mudah dan sederhana. Tim HR bisa menggunakan Human Capital Management (HCM) software untuk melakukan penilaian tersebut menjadi lebih mudah. HCM software ini merupakan perangkat lunak yang telah mencakup HRIS dan juga pengembangan SDM di masa depan.

Langkah awal dalam mengukur kinerja karyawan

Ada tiga pertanyaan mendasar yang bisa Anda ajukan sedari awal untuk mengukur kinerja karyawan.:

1. Apakah karyawan Anda menghasilkan kinerja yang efektif dalam menjalankan pekerjaan mereka?
2. Apakah karyawan tersebut memanfaatkan sumber daya yang diberikan dengan baik?
3. Apakah karyawan Anda memiliki tindakan nyata dalam memperbaiki dirinya dan juga mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan tempat dia bekerja?

Untuk menjawab pertanyaan di atas banyak cara yang bisa Anda gunakan, akan tetapi untuk menyederhanakannya Anda dapat menggunakan HCM software yang umumnya dilengkapi dengan modul seperti Talent Management.

Dalam modul Talent Management, nantinya Anda akan akan diarahkan kepada bagian bernama Performance and Goals Management. Ini adalah bagian dari HCM software yang mendukung penuh perusahaan dalam meraih sasaran kerja menuju kesuksesan.

Namun, langkah ini butuh penyelarasan yang lebih kuat melalui kinerja masing-masing karyawan. Dengan ini, semua orang diarahkan untuk mencapai sasaran yang sama. Sebuah sasaran yang bermuara kepada langkah dan dukungan untuk memajukan perusahaan secara bersama-sama.

Pada dasarnya, Performance and Goals Management dalam aplikasi HCM software terdiri beberapa paket dengan fungsinya masing-masing. Fungsinya ini berjalan beriringan untuk mempermudah cara Anda dalam menguku kinerja karyawan.

Di antara paket itu sendiri adalah: Goal Management, Competencies, Performance Management, Calibration, dan 360 Degree Reviews.

1. Goal Management

Goals Management adalah bagian dari HCM software yang berfungsi meningkatkan penyelarasan tujuan dalam perusahaan. Dengan ini Anda diarahkan untuk memberikan visibilitas yang lebih besar terhadap tujuan strategis yang telah dicanangkan perusahaan. Kemudian, dengan ini Anda juga dapat menetapkan tujuan yang lebih terukur dan mudah dijelaskan kepada setiap karyawan.

Dasar utama dari ini adalah agar Anda tetap dapat menjaga tujuan perusahaan berjalan pada rel yang diinginkan. Sehingga ketika perusahaan berisiko keluar dari jalur yang ditentukan, maka Anda dapat mengambil tindakan cepat untuk mengarahkannya kembali menuju langkah yang stabil.

Dengan Goals Management Anda juga dapat meningkatkan keterlibatan karyawan melalui tindakan yang lebih besar. Goals Management akan memberi pemahaman secara jelas kepada karyawan, khususnya tentang bagaimana kinerja mereka sangat berpengaruh terhadap perkembangan perusahaan ke depannya.

Paket ini merupakan rangkaian yang telah terintegrasi di dalam HCM software. Ini akan mengurus beberapa hal seperti perekrutan karyawan, hingga cara mengukur (penilaian) kinerja karyawan. Dalam Goal Management Anda akan diarahkan untuk membuat Goal Plan (rencana sasaran). Goal Plan ini sendiri akan digunakan oleh karyawan maupun manajer perusahaan untuk membuat rencana kerja dan melacak pencapaian dari kinerja. Sejauh mana progress yang telah dicapai dalam meraih sasaran tersebut.

Goal Plan bisa diatur ke dalam beberapa kategori yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan ini, setiap karyawan bisa memilih untuk menjadikan tujuan mereka terbuka dengan tampilan publik atau menjadi bentuk yang lebih pribadi.

Selain Goal Plan, Anda juga akan mendapatkan beberapa fitur lainnya seperti: Goal Template Main Concept, Goal Library Main Concept, Group Goal Main Concept, Team Goal Feature, Initiatives Feature, Cascades and Linking Goals, Decisions Checklist, dan lain-lain.

2. Competencies

Dalam sesi ini, konsep utama Competencies (kompetensi) adalah untuk mempelajari cara mengukur kinerja karyawan melalui kompetensi dan kemahiran yang mereka miliki. Secara literal kompetensi merupakan kemampuan dasar yang harus dimiliki karyawan untuk mendukung kesuksesan.

Kompetensi ini harus terukur dan diamati dalam setiap kinerja individu. Kompetensi memiliki peranan sentral pada proses yang dilakukan, terutama untuk mengukur kinerja masing-masing karyawan.

Dalam HCM software, kompetensi dimanfaatkan untuk mengukur kinerja karyawan dengan evaluasi utama pada seberapa baikkah karyawan memenuhi perannya sesuai dengan tugas atau pekerjaan yang telah diberikan.

Beberapa konsens lain dalam submodule ini terdiri dari sejumlah bagian, di antaranya yakni: Competencies Library, Core Competencies, Job Families Main Concept, Job Roles, dan Job Codes.

3. Performance Management

Performance management secara fundamental telah mengubah cara perusahaan mengukur kinerja karyawan. Selain menyederhanakan proses yang secara tradisional rumit dan tidak konsisten, Performance management dapat membuat Anda lebih terbuka dalam mengukur kontribusi individu yang ada.

Pengukuran kinerja ini bisa dikatakan sangat akurat, jelas dan objektif. Sehingga, Anda dapat memutuskan dengan mudah mana karyawan yang layak dipertahankan, mana yang tepat diberi penghargaan, atau mungkin butuh pengembangan ke depannya.

Dalam beberapa sesi di Performance management, karyawan dan manajer bisa menggunakan form Performance review untuk meninjau ulang dan mengevaluasi kinerja karyawan dalam mencapai target, nilai inti, dan kompetensi pekerjaan tertentu yang dibutuhkan.

Selain itu, Anda juga akan mendapatkan Performance form yang mana terdiri dari beberapa komponen yang harus diisi, di antaranya adalah: Form title, Form workflow, dan Form sections. Contohnya: Tinjauan kinerja (title), Review tahunan 2019 (workflow), Tinjauan kinerja TA 2020 (sections).

Dengan Performance management Anda dapat melakukan proses peninjauan kinerja melalui evaluasi akhir tahun. Penilaian ini dimulai dengan evaluasi diri karyawan secara personal dengan menggunakan Performance form reviews, di mana hal yang harus diisi adalah sebagai berikut:

• Pembaharuan setiap goals status dan komentar perbaikan yang telah diberikan.
• Penilaian pada bidang kompetensi dan pengembangan.

Setelah form tersebut selesai diisi, kemudian karyawan diminta untuk mengirimkan formulir tersebut agar bisa dinilai oleh manajer atau pihak yang berkepentingan lainnya. Kemudian, langkah selanjutnya bisa dilanjutkan dengan pertemuan antara manajer dan karyawan untuk melakukan evaluasi secara langsung.

4. Calibration

Pada umumnya Calibration (Kalibrasi) dalam HCM software adalah tools yang menciptakan transparansi nilai. Akan tetapi, lebih daripada itu kalibrasi juga sangat efektif dalam memproses bakat karyawan terutama kinerja, kompensasi, dan suksesi.

Secara definisi kalibrasi adalah pengaturan atau koreksi tingkat dasar yang dilakukan dengan standar ukuran yang tidak bisa diubah. Kalibrasi dalam HCM software digunakan untuk meninjau dan memastikan kinerja yang adil, dengan kompensasi dan peningkatan bakat bagi seluruh karyawan.

Pada akhirnya kalibrasi akan membawa Anda pada langkah untuk menemukan, menghargai, dan mengembangkan karyawan dengan kinerja profesional.

Kenapa perusahaan membutuhkan ini ada dalam HCM software? Mari kita lihat dari skenario sederhana, di mana tinjauan kerja tidak dilakukan secara objektif sehingga menyebabkan dampak negatif. Tidak akuratnya tinjauan karyawan membuat perusahaan mudah mendapati resiko terburuk seperti mengangkat jabatan bagi karyawan yang tidak tepat.

Kalibrasi di sini berperan dalam mengarahkan perusahaan untuk melakukan penilaian secara adil. Di mana, dalam hal ini agar karyawan dengan kinerja yang bagus tidak memilih pergi karena alasan tidak dihargai oleh perusahaan. Kalibrasi berperan dalam meminimalisir hal ini
agar berjalan menuju arah yang lebih baik.

5. 360 Degree Reviews

Ini merupakan bagian di mana setiap karyawan mendapatkan tinjauan yang lebih seimbang akan kinerja mereka. 360 degree reviews (ulasan 360 derajat) akan memberikan penilaian kinerja yang jauh lebih seimbang, di mana setiap karyawan bisa mendapatkan feedback untuk memahami kinerja mereka. Submodule ini bagian yang terintegrasi langsung dalam Performance and Goals Management.

Bagian ini bisa Anda gunakan sebagai survey untuk mengidentifikasi titik ketidakpahaman seorang karyawan, dan langkah lainnya yang dapat memacu perkembangan mereka menjadi lebih baik ke depannya. Ulasan 360 derajat ini akan menciptakan wawasan kritis bagi manajer dan juga karyawan dalam mengembangkan perusahaan secara bersama-sama ke depannya.

Ulasan 360 derajat ini juga mencakup alur proses yang kuat untuk memastikan setiap ulasan menuju orang yang tepat. Dengan ini setiap karyawan bisa mendominasikan orang tertentu untuk dimintai feedback atas kinerjanya selama ini.

Dengan HCM Software Anda juga bisa membuat objective and key result (OKR) menjadi lebih mudah

Dewasa ini, hampir setiap perusahaan telah mengadopsi teknologi mutakhir abad ke-21. Dari 2005 hingga 2015, telah banyak perusahaan mulai berinvestasi untuk kebutuhan teknologi informasi mereka. Peningkatan investasi di bidang IT ini merangkak dari 25% (2005) menuju 37% (2015).

Sementara itu, berdasarkan data penelitian dari Society of Information Management (2018) rata-rata perusahaan mengeluarkan dana mereka untuk kebutuhan IT sedari 2007 ke 2017 yakni sebanyak 4.76%. Dari data yang dikumpulkan tersebut, bisa dikatakan bahwa banyak perusahaan percaya IT dapat memberikan kontribusi positif terhadap perkembangan perusahaan ke depannya.

Namun, untuk berhasil di tengah perkembangan dunia digital yang semakin pesat, Anda harus menemukan kembali cara untuk merencanakan dan menyelaraskan tujuan. Salah satu langkahnya adalah melalui objective key result (OKR).

Kendati begitu, masih banyak orang yang gagal dalam menjalankan proses ini untuk pertama kalinya. Atau, mari kita katakan OKR bisa menjadi bagian dari perubahan budaya kerja yang besar, namun seringkali perusahaan membuat kesalahan berulang kali dalam menerapkannya.

HCM software di sini akan membantu Anda dalam merangkai OKR yang tepat bagi perusahaan. Misalnya, untuk menetapkan transparansi tujuan dan keterlacakan yang sangat penting dalam OKR, hal ini telah difasilitasi secara langsung di dalam modul Performance and Goals Management, serta turunan yang terdapat di dalamnya.

Konsep kalibrasi (calibration) misalnya menciptakan nilai transparansi di dalam langkah mengukur kinerja karyawan. Hal ini sangat penting dalam OKR, terutama untuk memastikan keterbukaan dalam penilaian. Selain itu, dalam menentukan tujuan (goals) pada OKR, tentunya penting menetapkan Goals Plan untuk memudahkan Anda dalam memprosesnya. Sudah barang tentu, HCM software turut memfasilitasi Anda untuk menetapkan ini.

Mengukur kinerja karyawan dengan menggunakan HCM software tentu akan sangat memengaruhi kinerja perusahaan, artinya peninjauan kinerja adalah hal yang penting untuk mendorong kesuksesan yang berkelanjutan. Menggunakan HCM software tentu akan memudahkan Anda dalam menjalankan hal ini. Sehingga mempermudah cara Anda dalam mengukur kinerja karyawan.

Tertarik untuk memahaminya lebih lanjut? Langsung klik link di bawah ini dan konsultasikan segera bersama tim profesional kami