6 Tipe Meeting Produktif yang Wajib Anda Ketahui

Kapan pertama kali Anda ikut sebuah meeting? Berdasarkan pengalaman pribadi, pertama kali saya ikut meeting itu saat masih mengenyam pendidikan di Universitas. Tentu, bagi saya yang pertama kali ikut “rapat formal”, saya sangat excited. Bahkan, saya sampai browsing tipe meeting apa yang biasanya diadakan di Universitas dan bagaimana cara mengajukan ide yang sopan, saat itu agendanya adalah membahas tema ospek jurusan. 

Meeting dijadwalkan berlangsung pukul 19:00 malam, sayangnya meeting ternyata baru dimulai puul 20:45. Suasana meeting berlangsung seru, banyak jokes dilempar oleh senior maupun yang lain, termasuk acara makan-makan. Pembahasan agenda utama terjadi hanya 45 menit, sisanya adalah acara “bebas”. Apakah saya merasa senang dengan meeting pertama kali ini? Saya benar-benar merasa senang.

Apakah itu hal yang buruk? Tentu, iya.

Meeting atau rapat itu harus efektif dan dan juga efisien. Bayangkan, Anda mau membahas satu permasalahan. Sudah ketemu jawabannya, tapi perlu waktu sekitar 5 jam untuk menemukan jawaban tersebuat via meeting. Hal ini sangat tidak baik, iya kalau memang lagi membahas permasalahan negara dan rakyat, lah kalau cuma membahas tema ospek jurusan. 

Sebuah artikel lama, sekitar tahun 2017an, dari Harvard Business Review juga menyampaikan hal yang senada. Dari 182 senior manajer, 71% diantaranya bilang kalau meeting itu “unproductive and inefficient.” Sesungguhnya, meeting atau rapat itu tetap merupakan hal yang penting. Namun, itu semua tergantung dari tipe meeting dan juga persiapannya. 

Tipe Meeting yang Wajib Anda Ikuti

David Chaudron, seorang organizational psychologist sekaligus managing partner dari sebuah firma konsultan Organized Change, 

Berbagi wawasan untuk kita semua terkait tipe meeting mana saja yang Anda perlukan demi memaksimalkan produktivitas.

Pertama) Onboarding Meeting

Onboarding dilakukan jika ada seorang karyawan yang baru gabung di perusahaan Anda. Meeting ini bertujuan untuk memperkenalkan karyawan baru tersebut ke berbagai hal terkait perusahaan barunya. Beberapa isinya meliputi, memperkenalkan struktur organisasi, budaya dan lingkungan kerja, visi dan misi, peraturan dan kebijakan, ekspektasi, tanggung jawab kerja, workload, tim mana yang akan bertanggung jawab atas dirinya dan sebagainya.

Tidak hanya saat ada karyawan baru, karyawan lama yang harus pindah tim atau pindah ke cabang kantor lainpun harus diberikan meeting tipe onboarding ini. Intinya, agar orang baru ini bisa menyesuaikan atau adaptasi diri serta paham dengan gambaran besar dari perannya.

Menurut David Chaudron, tipe meeting onboarding ini bisa memberi sinyal kepada karyawan baru bahwa perusahaan benar-benar peduli terhadap mereka dan berinvestasi untuk memastikan mereka mendapat proses transisi yang lancar ke tempat kerja atau posisi baru ini.” 

Kedua) Onboarding Meeting Lanjutan

Oh, jadi onboarding meeting itu beberapa kali ya? Iya.

Untuk mempercepat adaptasi si karyawan baru sebaiknya dilakukan beberapa kali onboarding meeting. Berikut ini ada beberapa contoh yang bisa Anda lakukan.

Meeting dengan timnya: pada hari pertama karyawan baru Anda resmi bergabung, jadwalkan meeting empat mata dengan anggota tim, termasuk manajer atau team leader-nya.

Praktikkan Workflow: Jadwalkan meeting di mana karyawan baru Anda akan mencoba mengenal lebih dalam software dan hardware yang akan digunakan untuk bekerja. Termasuk, membahas tentang akun dan dan identitas pribadi saat berada di lingkungan kerja.

Fasilitas: Jadwalkan meeting lagi untuk membahas hal-hal terkait kepegawaian, pelatihan, fasilitas kantor, dan lain sebagainya.

Ketiga) Brainstorming Meeting

Hampir semua bisnis berjalan berdasarkan sebuah ide. Jika bisnis Anda ingin tetap agile, maka aliran ide harus tetap mengalir. Karena itu, brainstorming meeting adalah sebuah kewajiban. 

Brainstorming meeting dirancang untuk menghasilkan ide berkualitas dalam waktu yang cenderung singkat. Di tipe meeting ini, menurut David Chaudron, fokusnya adalah pada ide dan solusi dulu, bukan langsung tiba-tiba ke hasil akhir.

Anda harus membuat kondisi meeting di mana para anggota timnya bisa merasa aman ketika menyampaikan ide atau gagasan. Rasa aman inilah yang tidak semua bisnis bisa lakukan terhadap karyawannya. Siapapun yang sedang membaca kalimat ini, tolong perhatikan betul poin ini. 

Ketika Anda bisa menciptakan rasa aman untuk speak up, maka ide brilianpun mungkin saja akan hadir untuk memecahkan suatu masalah. 

Keempat) Kickoff Meetings

Jika Anda akan memulai proyek, event atau inisiatif bisnis baru, maka Anda perlu mengadakan meeting bersama tim dulu sebelumnya. 

Meeting ini diperlukan karena beberapa hal, salah satu contohnya adalah setiap anggota tim harus menyelaraskan pikiran dan hati mereka terhadap proyek baru ini. Hal ini dilakukan agar mereka semua bisa menyesuaikan diri denga baik dan mereka tahu betul apa peran mereka dalam proyek baru ini. 

Meeting ini juga bisa digunakan untuk recheck segala kebutuhan proyek, kelancaran hardware dan software dan partner pihak ketiga. Dan, yang terakhir, bisa juga menjadi momen di mana semua anggota tim akan saling memberi semangat dan doa demi kelancaran berlangsungnya proyek.

Kelima) Feedback Meeting

Meeting awal sudah dilakukan, dan pastinya harus ada meeting akhir di mana semuanya akan memberi feedback atau evaluasi.

Meeting feedback ini merupakan kesempatan seluruh anggota tim untuk berkumpul dan berdiskusi terkait berjalannya proyek atau event. Semua anggota sebaiknya berbagi cerita tentang apa yang sudah berjalan dengan baik dan apa yang sebaiknya bisa ditingkatkan lagi. Sebisa mungkin, berikan feedback yang objektif, jangan sampai Anda langsung “menyerang” secara personal. 

Di sisi lain, untuk Anda yang merasa kurang maksimal kinerjanya, jangan patah semangat dan jadi sakit hati. Coba dengarkan semua evaluasinya, kemudian gunakan hal tersebut untuk memperbaiki diri supaya menjadi lebih baik lagi. 

Keenam) Meeting Anggaran dan Keuangan

Pembahasan anggaran dan keuangan merupakan hal yang krusial dalam meeting manapun. Karena itu, tipe meeting ini harus dilakukan secara berkala dan memiliki akuntabilitas yang dapat dipertanggungjawabkan. 

Ada beberapa hal yang harus dijelaskan dalam meeting ini, beberapa contohnya meliputi:

• Berapa maksimal anggaran yang dikeluarkan?
• Tujuan dan kegunaannya apakah sudah tepat sasaran?
• Return  apa yang Anda harapkan dari proyek atau acara ini?
• Siapa organizer dari proyek ini? 
• Bagaimana dengan kondisi pihak ketiga?
• Apakah semua ini bisa dipertanggungjawabkan jika terjadi sesuatu?

Semua peserta meeting harus mendapat atau berada di pikiran yang sama, setelah selesainya meeting anggaran seperti ini.

Kurangi atau Hindari 2 Tipe Meeting Ini

Meeting tanpa Persiapan

“Seringkali orang akan menjadwalkan rapat tetapi tidak jelas [tentang] apa yang ingin mereka dapatkan darinya,” kata Baker. Menjadwalkan rapat tanpa agenda atau harapan yang jelas adalah cara yang pasti untuk membuang waktu Anda dan orang lain.

Mengadakan meeting tanpa agenda, guideline, atau ekspektasi yang jelas itu tidak baik karena akan sama-sama membuang waktu.

Jika Anda ingin mengadakan rapat tim yang efektif, Anda perlu tahu persis apa yang akan Anda bahas selama meeting dan apa hasil yang ingin Anda dapatkan dari meeting itu. Misalnya, jika agenda meeting adalah membahas ide untuk product launch, maka Anda aebaiknya harus mempersiapkan dulu:

• Daftar 10 ide produk potensial teratas
• Daftar hasil riset untuk masing-masing ide produk tersebut (dan siapa dalam tim yang bertanggung jawab atas riset itu)
• Durasi waktu riset ide produk

Memaksa Meeting In-person 

Iya benar, meeting in-person juga bisa produktif, tapi keyataannya, banyak meeting itu sebenarnya tidak perlu harus in-person.

Daripada memaksa melakukan meeting fisik, coba Anda cari cara untuk melakukan meeting secara virtual. Hemat biaya, hemat tenaga, seluruh meeting dapat direkam secara praktis adalah beberapa contoh kelebihan dari meeting ini.

Tetapkan agenda, guideline, dan ekspektasi yang jelas untuk rapat—dan pastikan semua orang telah membacanya

Apa poin pembahasan utama dari meeting ini? Apa yang Anda rencanakan untuk didiskusikan nanti? Apakah ada suatu props yang perlu dipersiapkan? Apakah semuanya bisa hadir tepat waktu? Jika semuanya sudah siap maka meetingpun akan berjalan dengan efektif dan efisien

Tentukan hasil atau ekspektasi apa yang Anda inginkan 

Apakah Anda ingin mengumpulkan ide? Apakah Anda perlu mendapatkan persutujuan anggaran? Apakah Anda perlu tambahan tim untuk mengerjakan proyek ini? Intinya, Anda harus sangat jelas dengan apa tujuan dari suatu meeting itu. Pastikan jangan menutup meeting jika hasilnya belum didapatkan, kecuali jika ada hal darurat.

Tentukan langkah selanjutnya yang jelas 

Setelah meeting, segera share rekaman meeting dan ringkasannya. Kemudian, jelaskan lagi secra baik tentang apa langkah selanjutnya dan siapa yang akan bertanggung jawab. Hal ini dilakukan agar semua tim semakin paham dengan apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.

Temukan media yang tepat untuk rapat Anda 

Sekali lagi, jika memang tidak perlu in-person, maka jangan memaksa untuk in-person. Mulai sekarang, Anda harus berpikir secara efektif dan efisien. Kalau memang meeting in-person-nya tidak perlu, maka lakukan meeting virtual. Begitu juga masalah korespondensi surat atau dokumen.

Kalau memang bisa dilakukan secara digital, maka lakukanlah secara digital. Jika ada perangkat lunak yang menyediakan kemampuan kolaborasi all-in-one antar anggota tim secara terjangkau, maka gunakanlah perangkat lunak tersebut. Sayangnya, untuk poin terakhir ini jarang ada solusinya. 

Setidaknya, itulah yang Anda pikirkan sebelumnya karena kali ini solusi yang bisa menjawab masalah itu. Anda ingin tahu lebih lanjut tentang solusi ini? Silakan klik banner di bawah ini dan dapatkan informasi selengkapnya. Terima kasih dan semoga bisa membantu.