8 Tips Manajemen Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Semua manusia pasti setuju kalau waktu adalah salah satu hal paling penting yang tidak ternilai harganya. Diri kita itu bisa didefinisikan berdasarkan bagaimana kita menggunakan waktu kita. Sangat wajar sekali jika kita ingin memanfaatkan waktu sebaik mungkin, sehingga kita sering mencari tahu informasi terkait apa saja tips manajemen waktu yang baik.  

Sayangnya waktu dan produktif ini memiliki hubungan yang kurang selaras. Semakin banyak waktu Anda gunakan bukan berarti Anda semakin produktif. Setidaknya, itulah yang dikatakan oleh sebuah riset dari vouchercloud. 1.989 pekerja yang tersebar di UK mengaku kalau mereka hanya bisa produktif selama 3 jam. Sisa jamnya mereka pakai untuk:

Scroll Social Media 47%

Membaca Berita Terkini 45%

Berdiskusi dengan kolega 38%

Coffee Break 31%

Smoking Break 28%

Texting 27%

…

Dan daftarnya masih panjang. Tentunya, banyak variabel yang memengaruhi hal ini, mulai dari jenis pekerjaan, letak geografis, budaya kantor dan lainnya. Jadi, take it with a grain of salt ya.

Seorang profesor psikologi dari Florida State University, Karl Ericsson, pernah melakukan sebuah penelitian terkait ini. Hasilnya menunjukkan kalau pekerja hanya bisa fokus produktif selama 4-5 jam saja. Sisa jam kerjanya pasti akan digunakan untuk hal lainnya. 

Jadi, apakah ada tips manajemen waktu supaya kita bisa lebih produktif, hmm… setidaknya selama 5 jam mungkin?

Tips Manajemen Waktu yang Mungkin Bisa Anda Lakukan

Berbicara tentang jam kerja produktif, tahukah Anda perusahaan mana yang pertama kali mengampanyekan gerakan 8 jam kerja? Jawabannya adalah Ford Motor Company. 

Namun, jauh sebelum itu, sekitar abad ke 19, Robert Owen, seorang aktivis sosial dari Wales, sudah memperjuangkan hak 8 jam kerja sehari ini. Sebelumnya, di zaman revolusi industri, hampir semua pekerja pabrik itu bekerja selama 12-16 jam. Sayangnya, gerakan 8 jam kerja ini menemui banyak rintangan dari berbagai pihak. Sampai pada tahun 1847, akhirnya, sebuah kebijakanpun dikeluarkan oleh parlemen Inggris. The Factories Act disahkan oleh parlemen dan akhirnya pekerja mendapatkan hak untuk bekerja selama 10 jam. 

Meskipun belum mencapai target 8 jamnya Robert Owen, gerakan ini benar-benar menjadi fondasi dari perjuangan hak-hak pekerja selanjutnya. Oh dan salah satu slogan terkenalnya adalah “Eight hours labour, eight hours recreation, eight hours rest.”

Kembali ke Ford, pada tahun 1914 perusahaan ini benar-benar menerapkan peraturan 8 jam kerja kepada semua pekerja sekaligus mencoba untuk menaikkan gaji semua pekerjanya, hasilnya tingkat produktivitaspun bisa meningkat.

Oke, karena itu, mungkin Anda bisa mencoba beberapa tips manajemen waktu dari Bernard Marr ini.

#1)  Kelola fokus Anda, bukan waktunya

Menyusun “rundown” agenda Anda dengan berbagai kegiatan produktif adalah sesuatu hal yang sangat doable. Anda tahu apa hal yang jauh lebih sulit? Yang lebih sulit adalah mempertahankan fokus Anda saat mengerjakan kegiatan-kegiatan produktif tersebut.

Karena itu, lebih baik Anda menulis to-do-list sederhana saja, kemudian alihkan perhatian ke bagaimana Anda bisa mengelola fokus atau atensi terhadap kegiatan yang ada di to-do-list itu. Kapan otak kreatif Anda berjalan optimal? Kapan tubuh Anda bersemangat? Kapan Anda harus berhenti dulu untuk mengumpulkan fokus? Tugas mana yang menjadi prioritas dan tugas mana yang bisa dikerjakan nanti? Coba jawab semua pertanyaan ini dan susun ulang lagi agenda Anda.

Sebisa mungkin belajarlah cara bagaimana Anda bisa kembali fokus atau bahasa kerennya get into the zone. Fokus itu susah, distraksi sekecil apapun bisa merusak alur berpikir Anda. Jadi, sebagai tips tambahan, jauhkan barang-barang yang dapat memicu distraksi seperti notifikasi smartphone.

#2) Review hari Anda

Luangkan beberapa menit di penghujung hari untuk mereview bagaimana Anda menjalani hari tersebut. Coba jawab beberapa pertanyaan seperti, Apakah Anda menyelesaikan semua yang ada di daftar agenda Anda? Kapan Anda merasa sudah lelah untuk berpikir kreatif, sore harikah? Kapan Anda merasa bersemangat untuk mencari ide? Apakah Anda bisa menghindari distraksi? Dalam 8 jam itu, berapa jam yang bisa Anda alokasikan ke pekerjaan dan alokasikan ke sosialisasi? 

Dengan meninjau kembali hari Anda, Anda pasti dapat merencanakan hari berikutnya dengan lebih baik. “Oh, berarti aku harus ikut rapat brainstorming di jam ini”, “Oh tugas basic mengisi laporan ini bisa aku kerjakan sore saja”, dan berbagai wawasan tentang diri Anda lainnya bisa Anda jadikan acuan dalam merancang to-do-list.

#3) Belajar memprioritaskan pekerjaan

Masih ada hubungannya dengan tips sebelumnya, Anda harus tentukan prioritas di dalam to-do-list Anda. Berbagai macam metode bisa Anda lakukan di sini, namun yang paling sederhana menurut Bernard Marr adalah metode pembagian tugas berdasarkan ABC. Tugas A adalah tugas yang wajib dikerjakan secepatnya. Tugas B adalah tugas wajib yang berada di bawah prioritas tugas A, begitu juga dengan tugas C (Anda bisa tambahkan abjad selanjutnya jika perlu).

Kalau memungkinkan atur juga batas waktu untuk setiap tugas. Kemudian, Anda harus benar-benar mematuhi jendela waktu tersebut. Jendela waktunya harus benar-benar realistis karena ini mengacu ke kemampuan Anda dan juga tim.  

#4) Belajar mengatakan tidak. 

Mengatakan tidak – dengan sopan tapi tetap tegas – adalah sebuah bentuk seni, dan jika Anda bisa menguasainya, Anda akan merasa lebih dapat mengontrol waktu Anda. Iya setuju ini adalah hal yang susah. Apalagi kerjaan tambahannya benar-benar keluar dari jobdesc Anda. Namun, jika Anda tidak mencoba melakukan hal ini, Anda tidak akan bisa berkinerja dengan optimal. 

#5) Kurangi meeting jika memang tidak perlu

Meeting masih menjadi kegiatan yang penting. Namun, tidak semua meeting perlu dilakukan. Atau kalau memang harus meeting, Anda harus pastikan kalau meeting itu benar-benar efektif. 

#6) Hindari multitasking

Multitasking dapat menyebabkan sesuatu hal yang membahayakan, menurut American Psychological Association. Daripada multitasking, lebih baik Anda benar-benar switch task kemudian selesaikan sampai selesai.

#7) Rapikan semuanya

Anda bisa mulai dengan merapikan file-file Anda yang ada di workspace dan PC Anda. Kemudian, rapikan juga workspace Anda senyaman mungkin. Buang benda-benda yang tidak perlu di sekitar Anda agar workspace Anda semakin minimalis dan jauh dari distraksi. 

Bukan tanpa sebab, karena menurut artikel dari National Geographic, jika lingkungan kerja Anda terlalu banyak mengandung “kekacauan visual dan auditori”, maka hal ini akan memengaruhi kognisi dan kesehatan mental Anda. 

#8) Gunakan aplikasi secara efektif

Berbagai aplikasi perangkat lunak muncul akhir-akhir ini, apalagi dengan semakin populernya kecerdasan buatan. Namun, ada satu jenis aplikasi software yang harus benar-benar Anda perhatikan, software kolaborasi. Tim insight McKinsey, 2020 kemarin, meriis sebuah artikel yang  memperkirakan bahwa software kolaborasi akan memfasilitasi peningkatan produktivitas hingga 30%.  

Tips Manajemen Waktu, Semuanya, Dimulai dari Anda

Setiap orang punya preferensinya masing-masing. Semua tips ini mungkin tidak 100% cocok dengan Anda, tapi setidaknya Anda bisa coba-coba dulu dan akhirnya bisa menemukan tips manajemen waktu mana yang paling sesuai dengan Anda.

Oke, tugas pertama Anda adalah mulai merancang to-do-list buat minggu depan. Prioritaskan tugas berdasarkan kegentingannya dan lakukan review terus-menerus. Gunakan beberapa software untuk membantu Anda, terutama sebuah software kolaborasi all-in-one yang punya fitur file sharing, file storage, messaging, video call, calender, dan lainnya Tidak perlu langsung pilih yang mahal, pilih dulu saja yang punya paket gratis atau freemium.

Ingat, manajemen waktu adalah sebuah keterampilan. Anda pasti perlu untuk mengasah hal ini supaya Anda bisa lebih produktif kedepannya. Untuk Anda yang ingin mengenal lebih lanjut tentang berbagai solusi software produktivitas, silakan berdsikusi dengan kami lewat banner di bawah ini. Semoga Anda bisa terbantu dan terima kasih.