WTalk #7: 5 Langkah Efektif untuk Merancang Tunjangan Karyawan

“Great Resignation 2021 tidak hanya terjadi karena pandemi. Fenomena ini sebenarnya sudah ada sejak tahun 2010. Banyak faktornya mulai dari early retirement, reshuffle organisasi, rendahnya gaji, workload berlebih, kekerasan fisik atau verbal sampai dengan tidak adanya tunjangan karyawan dalam bentuk apapun” — Harvard Business Review, The Great Resignation Didn’t Start with the Pandemic.

Berangkat dari pernyataan di atas, WTalk seri ke-7 kali ini akan membahas topik tentang bagaimana merancang tunjangan karyawan agar mereka tidak keluar dari perusahaan. Di sisi lain, tunjangan karyawan yang berkualitas juga akan menarik banyak talent berkualitas di luar sana. 

Di Indonesia, para pemberi kerja diharuskan untuk memberikan, setidaknya, jaminan kesehatan ke pekerjanya. Untuk tunjangan yang lain, mereka bersifat sukarela. Di sinilah, para pemberi kerja akan merancang tunjangan karyawan apa yang paling cocok untuk diterapkan dalam perusahaannya. 

Untuk informasi, program tunjangan karyawan atau tunjangan financial ini mempunyai beberapa bentuk. Beberapa contoh tunjangan adalah asuransi kesehatan untuk keluarga pekerja, asuransi kecelakaan kerja. asuransi pekerja yang kehilangan nyawa, dana pensiun, tunjangan pendidikan, dan masih ada beberapa lagi lainnya. 

Dalam acara diskusi santai ini, kami menghadirkan beberapa narasumber dari beberapa perusahaan Indonesia. Apa saja yang poin penting yang didapat dalam diskusi ini, mari kita simak bersama.

Tantangan yang Sedang Dihadapi Perusahaan 

Sharing pertama dimulai oleh Bapak Fadil Aprinda, Talent Development dari Bank Syariah Indonesia. Untuk informasi, Bank Syariah Indonesia ini adalah hasil merger dari 3 bank syariah milik Indonesia. Ketiga bank tersebut adalah Bank BRI Syariah, Bank Syariah Mandiri, dan Bank BNI Syariah.

Proses merger benar-benar selesai pada tanggal 1 Februari 2021 kemarin. Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi Pak Fadil adalah bagaimana melakukan “harmonisasi” semua talent termasuk policynya dari ketiga bank tersebut. Ingat, proses yang terjadi adalah proses merger, bukan akuisisi. Sehingga, akan ada “3 kepala besar” yang harus dibimbing agar selaras dan sejalan. Kalau misal akuisisi kan cenderung harus “mengikuti” siapa yang mengakuisisi.

Ibu Desi Andriani dari PT JULO Teknologi Finansial memberikan informasi tentang sulitnya mencari karyawan yang loyal. Turnover tinggi ini diatasi oleh Bu Desi dengan cara meningkatkan employee engagement. Salah satu caranya adalah dengan mengadakan event-event team building dan makan-makan bersama.

Selanjutnya, Ibu Melati Sekar, HR dan GA manager dari Legit Group, memberikan informasi kalau saat ini dia sedang menghadapi beberapa talent terbaiknya di“hijack” atau diambil oleh perusahaan rival. Untuk itu, Bu Melati menjadikan tunjangan atau benefit karyawan sebagai alat ‘pertahanan’.

Hal yang serupa juga disampaikan oleh Bapak Ergy Ghulam. Pak Ergy adalah HR Specialist dari Stockbit dan Bibit Indonesia. Mempertahankan dan menarik talent adalah tantangan yang sedang dihadapi. Untuk itu, dia mencoba menambah benefit dengan cara menawarkan produk sendiri ke karyawan plus memberikan mereka pengetahuan tentang financial.

Hal yang berbeda disampaikan oleh Bapak Achmad Febrasna dari PT ESSA Panca Amara Utama. Saat ini dia menghadapi tantangan seputar membangun kultur baru. Mengapa demikian? Karena saat ini perusahaannya barusan rebranding dan hire beberapa ekspatriat. Jelas, beberapa ekspatriat dan pekerja lokal ini kulturnya tidak sama. Dan, inilah hal yang sampai sekarang pun masih dirancang solusinya oleh Pak Achmad.

Langkah-Langkah untuk Merancang Tunjangan Karyawan

Dengan berbagai tantangan tersebut, para narasumber, setidaknya, harus come up with suatu langkah untuk merancang tunjangan karyawan agar mereka mau bertahan. Atau, mungkin, bisa menarik talent baru nantinya. Ibu Meilinda, HR Manager dari Weefer Indonesia, memberikan saran untuk narasumber.

Encourage karyawan untuk bicara jika mereka memang sedang menghadapi masalah finansial. Di sisi lain, teman-teman yang bekerja di sektor HR sebaiknya mau membantu mencari solusi atas permasalahan finansial karyawan tersebut. Hal ini dilakukan untuk menghindari penurunan produktivitas dalam operasional perusahaan.

Kemudian, urusan gaji pun, kalau memungkinakan berikan mereka akses kapanpun. Istilah yang sedang banyak dibicarakan adalah EWA atau Early Wage Access. Jadi, karyawan bisa withdraw gaji mereka tanpa menunggu akhir bulan. Sehingga, mereka tidak harus berpaling menggunakan pinjaman online illegal untuk memenuhi kebutuhan.

Bapak Agus Mulyono, Co-founder KINI Indonesia, menambahkan beberapa hal. Saat ini, beberapa perusahaan global sudah mulai mengimplementasikan EWA. Menurut Forbes, Harvard Kennedy School pernah melakukan study yang menghasilkan kalau perusahaan yang menggunakan EWA bisa mengurangi turnover sebanyak 19%.

Kemudian, Bu Meilinda dan Pak Agus memberikan langkah-langkah yang sebaiknya dilakukan saat akan merancang tunjangan untuk karyawan. Langkah-langkah tersebut adalah:

Langkah 1: Identifikasi Tujuan Tunjangan dan Budget Perusahaan

Faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, budget, lokasi perusahaan, latar belakang karyawan, dan lainnya harus dipertimbangkan dalam proses identifikasi ini. Ingat, objective dari pemberian tunjangan tidak bersifat statis. Tujuan pemberian tunjangan harus dievaluasi dan direvisi seiring berjalannya waktu agar bisa sesuai dengan kebutuhan karyawan.

Langkah 2: Riset, Riset dan Riset

Setelah Anda yakin bahwa perusahaan Anda bisa mengadakan tunjangan, sekarang saatnya research. Anda harus riset beberapa hal seperti, persepsi employer dan stakeholders terhadap kebutuhan tunjangan karyawan, tunjangan kompetitor seperti apa, regulasi pajak serta urusan legalitas di lokasi tersebut, survei kebutuhan karyawan dan lainnya. 

Langkah 3: Mulai Rumuskan atau Merancang Tunjangan Karyawan dan Jawab Beberapa Pertanyaan Ini

Setelah 2 langkah di atas sudah dilakukan, maka sekarang saatnya merumuskan benefit plan untuk karyawan.

Langkah ketiga ini sangat complex. Banyak hal yang harus dikonsiderasi lagi. Ada beberapa pertanyaan yang mungkin harus Anda layangkan saat proses perumusan. 

Bagaimana kalau tunjangan ini disalahgunakan atau tidak dihargai oleh karyawan? Administrative costs buat tunjangan ini itu berapa? Apakah kita harus pakai layanan third-party untuk mengelola tunjangan ini? Apakah kita bisa mempertahankan tunjangan ini selamanya, atau ini hanya jangka pendek? Bagaimana cara kita untuk cari tahu siapa karyawan yang eligible dengan tunjangan ini? Dan beberapa pertanyaan lainnya. 

Langkah 4: Komunikasikan Syarat dan Ketentuan dari Tunjangan Ini ke Karyawan

Pemahaman karyawan tentang syarat dan ketentuan tunjangan sangat penting. Berikan pemahaman ke mereka mulai dari untuk siapa tunjangan ini, sampai kapan tunjangannya, dan apa syaratnya. 

Beberapa narasumber di atas menyebutkan kalau ada karyawan yang terlilit hutang pinjaman online ilegal dan memang memengaruhi kinerja, karyawan tersebut bisa dibantu. Namun, harus ada semacam assessment untuk karyawan tersebut. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa dia punya tagihan karena memang benar-benar butuh untuk masalah darurat.

Langkah 5: Evaluasi Berkala Tunjangan Tersebut 

Meninjau program tunjangan secara berkala merupakan langkah penting lainnya dalam proses manajemen tunjangan. Program tunjangan harus dinilai secara teratur untuk menentukan apakah program tersebut masih memenuhi tujuan organisasi dan kebutuhan karyawan atau tidak. Perubahan dalam iklim global, geopolitik, bisnis, teknologi, ekonomi, lingkungan, dan demografi tenaga kerja semuanya menciptakan dinamika yang pasti nantinya akan memengaruhi bentuk tunjangan.

Oke, uraian di atas inilah adalah sekilas dari isi diskusi kali ini. Jika Anda ingin yang lebih lengkap, silakan simak versi videonya di bawah ini. Untuk Anda yang ingin bergabung dalam diskusi seperti ini silakan klik banner paling bawah untuk mulai mendaftar. Terima kasih dan semoga bermanfaat.