Eisenhower

Cara Mudah Memprioritaskan Pekerjaan Anda

Ditulis oleh Amruth pada 14 Juli 2017
Source: Freshdesk Blog

Jika hari-hari anda seperti kami, hal pertama yang akan dilihat saat bekerja adalah inbox yang penuh dengan email yang belum dibaca. Dan jika anda seperti kami, mungkin anda akan bertanya-tanya apa maksud dari semua ini dan bersiap untuk melihat semua pesan terbaru tersebut. Kita pernah merasakannya dan tidak tahu harus memulai darimana.

Tidak semua permasalahan dibuat sama, namun terpulang kepada anda bagaimana cara menanganinya. Hal ini membutuhkan perintah yang masuk akal dan memastikan bahwa waktu anda digunakan sebaik mungkin. Disinilah Matriks Eisenhower muncul.

Matriks Eisenhower

Matriks ini sebenarnya sangat sederhana dimana isu diambil dan dimasukkan ke salah satu dari empat kuadran yang terdapat di box. Untuk melakukan hal ini, anda harus mengevaluasi isu dimana A adalah yang mendesak, dan B adalah yang penting. Presiden Amerika Serikat Dwight D. Eisenhower pernah mengatakan “saya memiliki dua jenis masalah, yaitu mendesak dan penting. Yang mendesak tidaklah penting, dan yang penting tidaklah mendesak.” metode time management adalah atribut untuk kutipan ini dan merupakan cara yang sangat baik untuk memahami posisi prioritas isu yang ada. Contohnya, di hari kerja, dan ini adalah kerjaan anda :

“Grey area” dari customer support

Jika anda berada di tim support, masalah tidak selamanya hitam dan putih. Seperti di kota yang terbakar dan anda adalah pemadam kebakarannya. Bagaimana cara menentukan daerah mana yang harus dipadamkan terlebih dahulu? Setiap isu memiliki beberapa faktor yang menentukan tingkat prioritas mereka, dan definisi dari mendesak dan penting juga bervariasi di seluruh bisnis. Namun, bisa diperkecil menjadi 4 variasi utama yaitu :

  • Channel yang di pakai
  • Nilai pelanggan
  • Suasana hati pelanggan
  • Dampak dari situasi

Masalah rumit kedepannya adalah dampak dari situasi dan sangat sulit untuk di prediksi. Contohnya, jika layanan anda mengalami pemadaman listrik, akan berdampak besar tanpa disadari. Atau, anda memberlakukan kebijakan 30-days return, untuk itu sangat diprioritaskan. Dampak potensial yang ditimbulkan dari situasi tersebut hanya bisa dinilai dari sisi tujuan perusahaan anda.

Namun, mari lupakan outlier tersebut. Pemadaman listrik bukanlah sesuatu yang sering terjadi. Dan anda juga tidak mungkin ketinggalan 30-days windows setiap harinya. Namun selalu ada segudang masalah kecil dan besar yang membutuhkan perhatian khusus setiap harinya. Bagaimana anda memprioritaskan mereka?

Jika mereka mengirimkan anda email, tidak masalah bagi mereka untuk menunggu balasan. Namun, di sosial media, mereka membutuhkan balasan yang cepat dan di live chat, mereka menginginkan respon sesegera mungkin.

Jadi, jika  SLA anda diatur dengan sesuatu yang berhubungan dengan 24 jam untuk email, 4 jam untuk sosial media, dan 15 menit untuk chat, anda bisa melihat channel yang dipilih pelanggan dan menjawab pertanyaan mendesak disana. Untuk pertanyaan penting, lihat isu yang dilaporkan, berapa banyak orang yang di pengaruhi, dan seberapa besar kerusakannya ? menjawab pertanyaan ini membantu anda untuk menilai tiket dan memutuskan ke box mana tiket tersebut.

 

Sekarang, setelah dua tiket ini atau lebih masuk ke dalam box yang sama, anda bisa menggunakan mood pelanggan untuk menilai prioritas kedepan.

Produktifitas tidaklah “one-size-fits-all”. Penggunaan waktu anda tidaklah sama untuk semuanya. Namun mengetahui dimana harus memulai dalah langkah pertama. Jika anda sudah mengkategorikan isu berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya, anda bisa menyelesaikannya dan memutuskan siapa yang harus diperhatikan berikutnya. Jika meningkatkan performa kerja anda, pasti akan menyelesaikan lebih banyak dengan jumlah waktu yang sama

Lebih dari bantuan profesional

Matiks ini akan membantu anda tidak hanya tiket, namun juga membantu menentukan prioritas secara langsung. Jika memiliki grafik yang menyediakan daftar prioritas yang biasa dilihat, anda juga bisa berada tetap dijalur yang anda inginkan setelah waktu tertentu. Selain itu, bisa juga memotivasi diri seperti “tahun baru = aku yang baru”.

 

Kami berharap, anda memiliki ide untuk memulai darimana setelah duduk dan akan menyelesaikan tumpukan pekerjaan yang ada. Agar lebih mudah memvisualisasikan support workload anda, silahkan download questioner ini dan mulai menetapkan isu yang ingin di selesaikan. Jika hal ini bekerja untuk seorang Presiden di Amerika Serikat, pasti ada sesuatu kan? Selain itu, ceritakan kepada kami bagaimana cara memprioritaskan pekerjaan anda. Rumah yang terbakar atau ada anak kucing terjebak di pohon, manakah yang harus di selamatkan duluan? Jangan lupa berkomentar di bawah!

Master Admin

Categories:

Freshdesk

Tags:

Freshdesk tips

Share on:

To the top

Related Posts

5 Tantangan IT Project Management dan Cara Menghadapinya

Dalam konteks IT, Anda pasti sering kali menemukan istilah IT Project Management. Lah, kata “project” ini itu merupakan suatu tugas yang dilakukan tidak berulang, tapi memiliki “konten” dan durasi yang panjang. Beberapa contohnya adalah seperti mengembangkan software baru, bangun website, merombak sistem infrastruktur IT perusahaan dan lainnya. Terkadang, kita masih sering tertukar dengan istilah lainnya [...]

Pentingnya Teknologi Cloud dalam Upaya Transformasi Digital

Tumbuh atau bertahan tidaknya sebuah perusahaan itu sangat bergantung pada kepuasan dari pelanggan atau kliennya. Di era digital saat ini, pernyataan tersebut semakin kuat adanya. Hal ini dikarenakan pelanggan yang tidak hanya menginginkan kualitas baik pada produk atau layanannya saja, melainkan juga ingin semuanya bisa dilakukan dengan cepat. Karena itu, Anda sangat perlu menerapkan atau [...]

20 Tips Customer Service untuk Layanan Pelanggan Lebih Hebat di 2024

Meningkatkan kualitas layanan pelanggan adalah salah satu cara terbaik yang bisa bisnis Anda lakukan dalam mempertahankan pelanggannya. Emang sepenting itukah mempertahankan pelanggan? Jelas penting sekali, coba Anda bayangkan seperti ini, growth pelanggan baru Anda setiap bulannya naik, Anda merasa “Wah, sukses ya ternyata.” Namun, di sisi sebaliknya, pelanggan lama Anda satu persatu menghilang karena pelayanan [...]

Apa Itu Incident Management ? Dan Apa Pentingnya untuk Perusahaan Anda?

Pengertian Incident Management Incident Management adalah sebuah upaya (yang biasanya terdiri dari beberapa fase proses) untuk merespons gangguan suatu layanan yang disebabkan oleh beberapa hal seperti pemadaman listrik, masalah operasional, masalah perangkat keras atau lunak dan semacamnya. Oh… berarti sama dengan disaster recovery ya? Maaf, dua hal ini memang kelihatan mirip tapi sebenarnya berbeda. Incident [...]

Cara Efektif Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Menurut Para Expert (Versi 2024)

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif saat ini, retensi dan kepuasan pelanggan menjadi sangat penting bagi keberhasilan jangka panjang bisnis mana pun. Perusahaan yang memprioritaskan faktor-faktor ini sering kali mengalami peningkatan profitabilitas, peningkatan loyalitas merek, dan advokasi pelanggan yang lebih baik. Namun, meningkatkan tingkat kepuasan dan retensi pelanggan dapat menjadi tugas yang tidak mudah. Berdasarkan [...]

Recent Posts

Mengenal Lebih Dekat Profesi Surveyor: Tugas, Kualifikasi, Hingga Besaran Gaji

Pernahkah Anda mendengar mengenai profesi surveyor? Profesi satu ini sangat erat dengan pekerjaan di lingkup proyek atau di bidang teknik seperti arsitektur, teknik sipil, dan bidang sejenis lainnya. Namun, seiring perkembangan zaman, profesi satu ini pun ikut berkembang dan tidak hanya berkecimpung di bidang proyek saja. Untuk mengenal lebih dekat mengenai profesi satu ini, dari [...]

Jangan Bingung! Simak Pengertian dan Tips Membuat Jobdesk yang Baik!

Pernahkan Anda mendengar istilah job desc, jobdesk, atau job description? Ya, ketiganya mempunyai pengertian yang sama. Job description jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti deskripsi pekerjaan. Benar, job description memang berisi deskripsi dari suatu pekerjaan. Namun, deskripsi yang seperti apa dan bagaimana cara menyusunnya?  Sebuah deskripsi pekerjaan tentunya tidak bisa ditulis secara sembarangan, [...]

Apa itu Account Officer? Tugas, Tanggung Jawab, Skill dan Tantangan yang Dihadapi

Dalam dunia bisnis terutama bidang keuangan, peran seorang Account Officer memiliki peran krusial dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan dan memastikan pelanggan mendapatkan layanan terbaik.  Sebagai seorang Account Officer atau AO, tugasnya tidak hanya sebatas mengelola akun klien, tetapi juga membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka.  Dalam artikel ini, kami akan membahas [...]

Mengenal Pangkat dan Tugas Golongan PNS yang Ada di Indonesia

PNS adalah singkatan dari Pegawai Negeri Sipil, yang merupakan istilah yang digunakan di Indonesia untuk merujuk kepada pegawai pemerintah. Golongan PNS adalah warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi kualifikasi tertentu, telah diangkat, dan memiliki nomor identifikasi pegawai nasional.  PNS merupakan bagian dari Aparatur Sipil Negara (ASN), yang merupakan layanan sipil Indonesia. Mereka bertanggung jawab [...]

Hindari Kesalahan-Kesalahan Umum dalam Membuat Company Profile yang Baik

Company profile atau biasa disingkat compro menjadi salah satu aspek penting guna memperkenalkan perusahaan Anda. Dengan memiliki instrument bisnis satu ini, maka lebih mudah bagi pihak luar atau stakeholder untuk mengenali usaha Anda. Di sini, kami akan memberikan ulasan mengenai apa itu compro, apa fungsinya bagi perusahaan dan bagaimana cara membuat compro yang sangat merepresentasikan [...]