HRIS Cloud vs On-Premise: Mana yang Cocok untuk Pabrik?

HRIS cloud atau on-premise untuk pabrik Anda? Dua kondisi memutuskan hampir semuanya: apakah ada kewajiban menyimpan data di server sendiri, dan apakah tim IT sanggup menjaga server sepanjang waktu, termasuk shift malam. Hal ketiga adalah berapa lama payroll boleh tertunda. Jarang ada yang menanyakannya sebelum membeli, padahal angka itulah yang menunjukkan apakah sebuah model cukup andal untuk pabrik Anda.

Banyak artikel berhenti di kesimpulan “cloud lebih modern” atau “on-premise lebih aman”. Keduanya terlalu sederhana. Data dan identitas pengguna tetap menjadi tanggung jawab perusahaan di semua model. Selain itu, salah satu alasan yang dipakai sebagian panduan untuk memilih on-premise di pabrik, yaitu internet yang tidak stabil, ternyata perlu diuji ulang. Sebabnya ada di pertanyaan kedua pada bagian lima pertanyaan.

Artikel ini untuk HR, IT, dan direksi pabrik yang sedang memilih. Urutannya berjenjang karena tiap bagian menyaring pilihan untuk bagian berikutnya: aturan data, perbedaan empat model, lima pertanyaan khas pabrik, komponen biaya, lalu dua langkah untuk memutuskan. Keputusan untuk pabrik Anda ada di dua langkah terakhir, karena hasilnya bergantung pada jawaban Anda di bagian-bagian sebelumnya. Checklist Excel untuk menghitungnya ikut disediakan.

Cek Dulu: Apakah Cloud Boleh untuk Data Karyawan?

Peraturan umum tidak menjawab semuanya, dan kewajiban “server sendiri” dapat datang dari kebijakan internal, kontrak pelanggan, atau regulator sektor. Bagian ini merangkum dua peraturan yang paling sering dikaitkan dengan lokasi data. Ini bukan nasihat hukum, dan kesimpulan untuk perusahaan Anda perlu ditinjau oleh legal.

PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

PP 71/2019 membedakan penyelenggara sistem elektronik (PSE) lingkup publik dan lingkup privat. PSE lingkup publik wajib menyimpan sistem dan data elektronik di wilayah Indonesia, dengan pengecualian bila teknologinya tidak tersedia di dalam negeri (Pasal 20 ayat 2 dan 3). PSE lingkup privat dapat menyimpannya di dalam dan/atau di luar wilayah Indonesia (Pasal 21 ayat 1). Bila di luar negeri, PSE wajib memastikan pengawasan dan penegakan hukum tetap efektif (ayat 2). PSE lingkup privat juga wajib memberi akses untuk pengawasan dan penegakan hukum (ayat 3). Sektor keuangan diatur lebih lanjut oleh otoritasnya sendiri (ayat 4). Apakah HRIS internal pabrik Anda termasuk PSE lingkup privat perlu dikonfirmasi oleh legal.

UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

UU 27/2022 mewajibkan pengendali data pribadi melindungi dan memastikan keamanan data yang diprosesnya (Pasal 35). Sebagai pemberi kerja, perusahaan Anda kemungkinan berperan sebagai pengendali data karyawan, dan kewajiban itu berlaku di server sendiri maupun di cloud.

Untuk transfer data ke luar wilayah hukum Indonesia, Pasal 56 menetapkan tiga lapis. Pengendali wajib memastikan negara penerima memiliki pelindungan yang setara atau lebih tinggi. Bila tidak terpenuhi, wajib ada pelindungan yang memadai dan mengikat. Bila keduanya tidak terpenuhi, wajib ada persetujuan subjek data. Ketentuan lebih lanjut diatur dalam peraturan pemerintah. Peran sebagai pengendali dan status peraturan pelaksana itu perlu dikonfirmasi oleh legal.

Aturan hanya menyaring pilihan. Untuk memilih, Anda perlu tahu apa yang dimaksud dengan empat istilah yang sering dicampuradukkan: cloud, on-premise, private cloud, dan hybrid.

Cloud, On-Premise, Private Cloud, dan Hybrid: Perbedaan Dasarnya

Perbedaan dasarnya ada pada tiga hal: siapa yang menjalankan server, di mana server berada, dan siapa yang merawatnya. Definisi berikut mengikuti NIST SP 800-145, kecuali untuk istilah on-premise.

• HRIS cloud (SaaS): aplikasi HRIS yang berjalan di infrastruktur penyedia dan dipakai perusahaan lewat internet. NIST mendefinisikan SaaS sebagai kemampuan memakai aplikasi penyedia yang berjalan di infrastruktur cloud.
• HRIS on-premise: perangkat lunak HRIS yang dipasang di server milik perusahaan dan dikelola tim internal. Istilah ini umum di industri, tetapi bukan istilah baku dalam definisi NIST.
• Private cloud: infrastruktur cloud yang disediakan untuk pemakaian eksklusif satu perusahaan. Menurut NIST, infrastruktur ini dapat dimiliki, dikelola, dan dioperasikan oleh perusahaan itu, pihak ketiga, atau gabungan keduanya, dan dapat berada di dalam maupun di luar lokasi perusahaan.
• Hybrid: menurut NIST, gabungan dua atau lebih infrastruktur cloud berbeda yang tetap terpisah tetapi terhubung teknologi yang memungkinkan data dan aplikasi dipindahkan. Dalam pembicaraan HRIS, istilah ini sering dipakai untuk campuran server sendiri dan layanan cloud, jadi mintalah penjelasan maknanya.

Private cloud adalah jalan tengah yang jarang dibahas. Pemakaiannya eksklusif, tetapi server tidak harus berada di kantor atau dioperasikan tim sendiri. Apakah itu memenuhi kewajiban “server sendiri” dalam kebijakan Anda bergantung pada bunyi kebijakannya.

Istilah yang sama belum cukup untuk memilih. Lima pertanyaan berikut menguji keempat model pada hal yang membedakan pabrik dari kantor, dan pertanyaan kedua mengubah argumen yang paling sering dipakai untuk memilih on-premise.

5 Pertanyaan yang Paling Menentukan di Pabrik

Lima pertanyaan ini memeriksa operasi sepanjang waktu, absensi di lantai produksi, dan tenggat payroll. Pertanyaannya disusun dari standar dan peraturan yang dikutip di sini, bukan dari survei pabrik.

Pabrik multi-shift menghitung upah lembur dari jam kerja nyata. PP 35/2021 (JDIH BPK) membatasi lembur paling lama 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, di luar lembur pada istirahat mingguan dan hari libur resmi. Data kehadiran yang hilang atau terlambat langsung memengaruhi payroll, dan ini salah satu bentuk masalah data SDM di pabrik dengan sistem shift yang kompleks.

1. Berapa Lama Payroll Boleh Tertunda?

Tentukan dulu toleransi payroll Anda dalam jam, lalu minta angka itu diterjemahkan ke target teknis. Tiga istilah dari NIST SP 800-34 Rev. 1 membantu:

• MTD (maximum tolerable downtime): total waktu terlama yang masih dapat ditoleransi proses bisnis ketika sistemnya tidak berjalan.
• RTO (recovery time objective): waktu terlama yang diizinkan untuk memulihkan sistem. RTO harus lebih kecil dari MTD, karena setelah sistem pulih masih ada pekerjaan memverifikasi data dan melanjutkan proses.
• RPO (recovery point objective): titik waktu terakhir yang datanya harus dapat dipulihkan, yaitu seberapa banyak data, diukur dalam waktu, yang boleh hilang. RPO menentukan seberapa sering backup dilakukan.

NIST mencatat bahwa makin pendek RTO, makin mahal solusi pemulihannya. Karena itu tentukan angka yang memang Anda butuhkan, bukan yang paling kecil.

Perjanjian tingkat layanan (SLA) menyatakan ketersediaan dalam persen. Tabel berikut menerjemahkannya ke waktu mati. Ini perhitungan ilustrasi dengan bulan rata-rata 30,44 hari.

Periksa juga definisi SLA di kontrak: apakah pemeliharaan terjadwal dihitung, dan apa kompensasinya bila target tidak tercapai. Pada on-premise, ketersediaan ditentukan perusahaan sendiri. Pada cloud, ketersediaan ditentukan SLA dan rancangan penyedia. Uji dengan satu skenario: jika sistem mati 4 jam tepat saat cut-off payroll, apakah gaji masih terkirim tepat waktu?

2. Apa yang Terjadi pada Absensi Saat Koneksi Putus?

Pada banyak terminal absensi biometrik, catatan tetap tersimpan di perangkat dan dikirim otomatis saat koneksi pulih, sehingga koneksi putus tidak otomatis menghilangkan data. Ini berlaku pada, misalnya, seri ZKTeco, yang dokumen protokolnya (PUSH SDK) menyebut pengiriman otomatis catatan absensi ke server.

Batasnya ada pada memori perangkat. Dokumen yang sama menyebut perangkat dapat menghapus data terlama secara otomatis saat catatan melampaui kapasitas, dengan jumlah yang dihapus dapat diatur. Kapasitas bergantung model: contoh spesifikasi publik menyebut sekitar 80.000 sampai 200.000 transaksi. Lama bertahan dapat dihitung:

Lama bertahan (hari) = kapasitas transaksi / (jumlah orang per terminal x jumlah tap per hari)

Tabel berikut adalah perhitungan ilustrasi dengan dua tap per orang per hari (masuk dan pulang):

Dengan buffer seperti itu, koneksi yang terputus beberapa jam atau beberapa hari tidak otomatis menghilangkan absensi. Karena itu, anjuran sebagian panduan agar pabrik dengan internet tidak stabil memilih on-premise supaya absensi tidak terputus perlu diuji ulang. Yang menentukan adalah kapasitas memori, lama gangguan, dan kapan data dibutuhkan payroll.

Ada dua hal lain yang perlu dicek. Pertama, cara pengiriman data memengaruhi jaringan yang harus disiapkan: pada metode push, perangkat harus bisa menjangkau server, sedangkan pada metode pull, server harus bisa menjangkau perangkat. Pilihan cloud atau on-premise mengubah konfigurasi itu. Kedua, tanyakan apakah absensi lewat aplikasi mobile tetap tercatat saat sinyal buruk, dan siapa yang menanggung bila data hilang.

3. Siapa yang Bertanggung Jawab atas Keamanan?

Data dan identitas pengguna selalu menjadi tanggung jawab perusahaan di semua model. Yang berbeda adalah siapa yang mengamankan server, jaringan, dan data center. Tabel berikut disederhanakan dari model tanggung jawab bersama di dokumentasi Microsoft Azure. Pembagian rinci untuk HRIS tertentu tetap harus ditanyakan ke penyedianya.

Dua kesimpulan mengikuti tabel itu. Cloud tidak berarti penyedia menanggung semuanya, karena siapa yang boleh melihat data gaji tetap diatur perusahaan. On-premise tidak otomatis lebih aman, karena seluruh lapisan fisik menjadi tanggung jawab tim sendiri.

4. Siapa yang Menjaga Server Saat Shift Malam?

On-premise memindahkan tanggung jawab server fisik ke tim IT Anda, sedangkan cloud memindahkannya ke penyedia. Untuk pabrik 24 jam, pertanyaan konkretnya: siapa yang menangani gangguan server pada shift malam dan akhir pekan, dan berapa lama ia bisa tiba? Tugas rutin yang perlu pemilik pada on-premise mencakup pembaruan sistem, backup, pemantauan, dan pemulihan. Bila belum ada jadwal siaga yang jelas, kebutuhan itu masuk perhitungan biaya.

5. Seberapa Mudah Data Dibawa Pindah?

Tanyakan sebelum memilih, bukan saat ingin berhenti: format ekspor yang bisa dipakai sistem lain, biaya dan waktu ekspor, serta nasib data setelah kontrak berakhir. Pada on-premise, periksa juga dukungan dan pembaruan keamanan untuk versi lama. Jawabannya masuk ke penilaian kontrol dan kepemilikan data pada langkah terakhir.

Biaya: Komponen yang Sering Terlewat

Bandingkan biaya total selama masa pakai yang Anda rencanakan, bukan harga awal. Rumus dasarnya:

Biaya total = biaya awal + (biaya berulang per tahun x jumlah tahun) + biaya keluar

Artikel ini tidak mencantumkan angka, karena harga bergantung pada penyedia, jumlah karyawan, dan ruang lingkup. Komponen berikut perlu ditanyakan atau dihitung untuk setiap model:

Checklist Excel di bawah menyediakan lembar kosong untuk komponen ini. Isi dengan penawaran tertulis dari penyedia, bukan perkiraan.

Cara Memutuskan dalam 2 Langkah

Semua bagian sebelumnya bermuara di dua langkah ini. Langkah pertama menyaring opsi yang tidak mungkin dipakai, dan langkah kedua menilai sisanya. Keduanya adalah alat bantu berpikir, bukan perhitungan baku.

Langkah 1: Saring dengan Pertanyaan Penggugur

Langkah 2: Beri Skor pada Opsi yang Tersisa

Beri bobot 1 sampai 3 pada tiap kriteria menurut kepentingannya bagi pabrik Anda, lalu beri nilai 0 sampai 2 pada tiap opsi berdasarkan jawaban tertulis dari penyedia. Skor akhir adalah jumlah dari bobot dikali nilai.

Bobot adalah penilaian Anda, bukan standar, jadi hasilnya bersifat indikatif. Bila selisih skor tipis, kembali ke kriteria berbobot 3 dan periksa jawaban penyedia untuk kriteria itu. Checklist Excel menghitung skor ini secara otomatis.

Penutup

Memilih HRIS cloud atau on-premise untuk pabrik adalah keputusan tentang tanggung jawab: siapa yang menjaga server, siapa yang mengamankan data, dan berapa lama payroll boleh terhenti. Mulailah dari pertanyaan penggugur, ukur toleransi payroll Anda, lalu nilai opsi yang tersisa dengan jawaban tertulis dari tiap penyedia.

Jika Anda ingin membahas model yang sesuai untuk pabrik Anda, Weefer berawal pada 2004 dan kini mendampingi perusahaan skala enterprise di Indonesia dalam transformasi digital. Konsultasikan kebutuhan Anda secara eksklusif dengan tim expert kami untuk memetakan kebijakan data, kesiapan IT, dan kebutuhan operasional pabrik Anda.