Shift Kerja: Panduan HR Atur Jadwal, Aturan, Gaji di 2026

Shift kerja adalah sistem pembagian jam kerja secara bergilir, biasanya dalam dua sampai tiga shift sehari, supaya operasional perusahaan bisa berjalan lebih panjang dari jam kerja normal atau bahkan 24 jam penuh. Bagi HR, persoalannya jarang ada di definisi. Yang menyita waktu adalah menyusun jadwal yang adil, memastikan batas jam kerja tidak terlewati, dan menghitung gaji karyawan shift tanpa salah, apalagi ketika jumlah karyawan sudah mencapai ratusan.

Dampak jadwal yang buruk bisa dilihat dari datanya. Survei Gallup yang dirilis Juni 2025 terhadap pekerja di Amerika Serikat mencatat 27 persen karyawan menghadapi jadwal yang tidak bisa diprediksi, 28 persen mengalami jadwal yang sering berubah, dan 41 persen hampir tidak punya kendali atas jadwal kerja mereka. Datanya dari AS, tapi polanya relevan untuk perusahaan mana pun yang mengelola karyawan bergilir, karena riset yang dirujuk Gallup mengaitkan kualitas jadwal yang rendah dengan produktivitas yang menurun dan turnover yang lebih tinggi.

Panduan ini membahas jenis shift, aturan yang berlaku di Indonesia per Oktober 2026, contoh jadwal lengkap dengan hitungan kebutuhan orang, perbedaan shift malam dengan lembur, sampai cara menghitung gajinya.

Apa Itu Shift Kerja?

Arti shift kerja, secara sederhana, adalah giliran kerja: perusahaan membagi satu hari operasional menjadi beberapa periode, lalu menugaskan kelompok karyawan yang berbeda untuk tiap periode. Contoh yang paling lazim adalah tiga shift (pagi, siang, dan malam) masing-masing sekitar delapan jam. Usaha yang beroperasi sekitar 16 jam sehari biasanya cukup dengan dua shift.

Satu hal yang sering tertukar: shift kerja bukan jenis jam kerja dengan aturan tersendiri. Karyawan shift tetap tunduk pada batas waktu kerja yang sama dengan karyawan lain, dan perbedaannya hanya pada jam mulai dan berakhirnya. Yang membedakan satu perusahaan dengan yang lain adalah pola shift yang dipilih, dan itu dimulai dari mengenali jenis-jenisnya.

Jenis-Jenis Shift Kerja

Sistem kerja shift tidak tunggal. Lima pola berikut umum dijumpai, masing-masing dengan konsekuensi berbeda untuk jadwal dan payroll.

Shift Tetap

Karyawan bekerja di jam yang sama setiap hari, misalnya selalu shift siang. Pola ini paling mudah dikelola karena jadwal hampir tidak berubah dan perhitungan tunjangan relatif konsisten. Kekurangannya, kalau ada shift yang kurang diminati seperti malam, perusahaan harus mencari karyawan khusus untuk shift itu atau menawarkan insentif yang cukup menarik.

Shift Bergilir (Rotasi)

Karyawan berputar antara pagi, siang, dan malam dalam siklus tertentu. Ini pola yang umum di pabrik dan pos yang beroperasi 24 jam, karena beban shift malam terbagi lebih merata. Konsekuensinya jadwal harus disusun ulang tiap siklus, dan perhitungan tunjangan atau insentif shift malam berubah tiap periode payroll sesuai jadwal masing-masing karyawan. Pola rotasi yang berulang sering disebut roster, dan Weefer membahasnya lebih khusus untuk operasional tambang di artikel roster kerja adalah.

Split Shift

Jam kerja dibagi dua sesi terpisah dalam satu hari, misalnya pagi dan sore dengan jeda panjang di tengah. Pola ini umum di bisnis dengan jam sibuk terpisah, seperti restoran atau transportasi. Perhatikan selisih antara jam di lokasi dan jam kerja efektif, karena jeda panjang membuat durasi di tempat kerja jauh melebihi jam yang dibayar, dan ini sering memicu keberatan karyawan.

Long Shift

Shift berdurasi 10 sampai 12 jam, biasanya dengan jumlah hari kerja per minggu yang lebih sedikit. Pola ini dipakai untuk mengejar target produksi atau pos yang sulit dirotasi. Bagian yang paling sering luput: durasi di atas batas harian umumnya berarti selisihnya dihitung sebagai lembur, sehingga biaya long shift tidak bisa dihitung sebagai upah biasa. Hitungannya ada di bagian contoh jadwal 12 jam di bawah.

Shift Fleksibel

Karyawan menentukan sendiri jam masuk dan pulang selama total jam kerja yang disepakati terpenuhi. Pola ini lebih cocok untuk pekerjaan kantoran atau kreatif, dan jarang dipakai di lini produksi karena mesin dan rantai kerja butuh kehadiran serempak. Yang perlu dijaga adalah pencatatan total jam kerja, supaya kelebihan jam tetap terhitung dan tidak hilang tanpa catatan.

Apa pun pola yang dipilih, ada seperangkat aturan hukum yang membatasi cara menyusunnya, dan di bagian inilah penyederhanaan yang keliru paling sering terjadi.

Aturan Shift Kerja di Indonesia

Bagian ini disusun dari peraturan yang berlaku per Oktober 2026 dan sumber hukum sekunder yang kredibel. Sebelum dijadikan dasar kebijakan perusahaan, minta tim legal atau konsultan ketenagakerjaan mencocokkannya dengan teks resmi.

Tidak Ada Aturan Baku untuk Durasi Per Shift

Banyak artikel menulis bahwa durasi tiap shift “diatur delapan jam menurut UU”. Dari penelusuran kami, UU Ketenagakerjaan, UU Cipta Kerja, maupun PP 35/2021 tidak mengatur waktu shift secara eksplisit, seperti dijelaskan Hukumonline. Yang mengikat adalah batas waktu kerja umum dalam Pasal 21 ayat (2) PP 35/2021: 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja, di luar waktu istirahat.

Pembagian shift delapan jam muncul karena 24 jam dibagi tiga, bukan karena ada pasal yang mewajibkannya. Jam mulai dan lama tiap shift ditetapkan perusahaan lewat perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dengan syarat tidak melampaui batas waktu kerja tadi. Jam yang melebihi batas itu dihitung sebagai lembur.

Waktu Istirahat dan Istirahat Mingguan

Pasal 79 UU 13/2003 mewajibkan istirahat antar jam kerja sekurang-kurangnya setengah jam setelah bekerja empat jam terus-menerus, serta istirahat mingguan satu hari untuk enam hari kerja atau dua hari untuk lima hari kerja. Untuk jadwal bergilir, ini berarti pola yang menempatkan karyawan bekerja tujuh hari berturut-turut tidak sejalan dengan ketentuan umum, kecuali untuk pekerjaan terus-menerus yang diatur khusus pada poin berikutnya.

Pekerjaan yang Dijalankan Terus-Menerus (Kepmenakertrans 233/2003)

Beleid ini memberi ruang bagi sektor tertentu untuk menjalankan pekerjaan secara terus-menerus, termasuk pada hari libur resmi dan hari istirahat mingguan. Daftarnya mencakup layanan kesehatan, pariwisata, transportasi, pos dan telekomunikasi, penyediaan listrik, air bersih, dan bahan bakar, swalayan dan pusat perbelanjaan, media massa, pengamanan, konservasi, serta pekerjaan yang jika dihentikan akan mengganggu proses produksi atau merusak bahan.

Butir terakhir inilah yang relevan untuk manufaktur, terutama pabrik dengan proses produksi berkelanjutan yang tidak bisa dihentikan di tengah jalan. Pabrik yang prosesnya bisa dijeda di akhir hari tidak otomatis masuk kategori ini, dan bekerja pada hari libur tetap berkonsekuensi pada upah lembur hari libur. Konteks kompleksitas HR manufaktur yang lebih luas dibahas di panduan lengkap manajemen HR untuk industri manufaktur.

Pekerja Perempuan di Shift Malam

Pasal 76 UU 13/2003 dan Kepmenakertrans 224/2003 mengatur ketentuan khusus untuk rentang pukul 23.00 sampai 07.00. Rangkumannya menurut WageIndicator: pekerja perempuan di bawah 18 tahun dilarang bekerja pada jam itu, perempuan hamil yang menurut dokter berbahaya bagi kandungannya atau dirinya tidak boleh dipekerjakan, dan perusahaan yang tetap mempekerjakan perempuan pada jam tersebut wajib memberikan makanan dan minuman bergizi serta menjaga keamanan dan kesusilaan di tempat kerja.

Dua detail yang sering terlewat: makanan bergizi minimal 1.400 kalori yang diberikan saat istirahat dan tidak boleh diganti uang, serta angkutan antar-jemput bagi pekerja perempuan yang berangkat dan pulang antara pukul 23.00 dan 05.00. Dua poin ini adalah kewajiban perusahaan, bukan tunjangan yang bisa dinegosiasikan.

Dengan batas-batas ini jelas, langkah berikutnya adalah menerjemahkannya ke jadwal nyata: berapa orang yang dibutuhkan, dan seperti apa bentuk tabelnya.

Contoh Jadwal Shift Kerja

Semua contoh di bawah memakai asumsi yang sama: tiap shift berdurasi delapan jam termasuk satu jam istirahat, sehingga jam kerja efektifnya tujuh jam. Shift pagi pukul 07.00 sampai 15.00, siang 15.00 sampai 23.00, dan malam 23.00 sampai 07.00. Sesuaikan jam dan jumlah orang dengan kondisi perusahaan Anda.

Rumus Menghitung Kebutuhan Orang

Sebelum membuat tabel jadwal, pastikan jumlah orangnya cukup. Rumusnya:

Kebutuhan orang = (slot shift per minggu x orang per slot) / shift maksimal per orang per minggu, dibulatkan ke atas

Satu slot adalah satu shift pada satu hari. Dengan tujuh jam kerja efektif, batas aman adalah lima shift per orang per minggu (35 jam), karena enam shift menghasilkan 42 jam, melewati batas 40 jam.

Rumus ini menunjukkan kesalahan perencanaan yang umum: operasional 24 jam tujuh hari dengan tiga orang tidak mungkin berjalan tanpa melanggar batas jam kerja atau istirahat mingguan. Tiga contoh berikut menunjukkan bentuk jadwal untuk tiap pola, dari yang paling sederhana.

Contoh Jadwal Kerja 2 Shift untuk 2 Orang

Cocok untuk usaha dengan jam operasional 16 jam, Senin sampai Jumat. Dua orang saling bergantian shift pagi dan siang tiap minggu, sehingga beban shift yang kurang diminati terbagi rata.

Tiap orang bekerja lima shift per minggu, atau 35 jam kerja efektif, tanpa lembur dan dengan akhir pekan libur.

Contoh Jadwal Kerja 3 Shift 24 Jam untuk 3 Orang

Tiga orang bisa menutup operasional 24 jam, tapi hanya untuk lima hari, Senin sampai Jumat. Akhir pekan tidak tertutup, dan untuk itu dibutuhkan pola lima orang di contoh berikutnya. Rotasi mingguan berikut membagi shift malam secara merata dalam siklus tiga minggu.

Tiap orang bekerja lima shift (35 jam kerja efektif) per minggu. Perpindahan antar minggu selalu melewati akhir pekan, sehingga jeda istirahat paling sedikit sekitar 48 jam.

Contoh Jadwal Kerja 3 Shift untuk 5 Orang (Pos Jaga atau Satpam 24 Jam)

Pola ini menutup operasional 24 jam tujuh hari dengan satu orang per shift, dan sering dicari untuk pos jaga atau satpam. Siklusnya lima hari: tiap orang bekerja pagi, siang, malam berturut-turut, lalu libur dua hari. Setiap hari, tepat satu orang di tiap shift.

Tiap orang bekerja tiga shift per siklus lima hari, atau rata-rata 29,4 jam kerja efektif per minggu, sehingga tidak ada lembur dan masih tersisa ruang untuk cuti dan pengganti. Perpindahan antar shift selalu menyisakan jeda minimal 24 jam. Ini contoh pola, bukan rekomendasi baku, jadi uji dulu terhadap kondisi lapangan dan ketentuan pekerja perempuan pada shift malam.

Contoh Jadwal Kerja 2 Shift 12 Jam: Hitung Dulu Konsekuensinya

Pola 12 jam sering dipilih karena hanya perlu dua shift dan jumlah hari kerja per orang lebih sedikit. Namun, dengan asumsi satu jam istirahat, jam kerja efektifnya 11 jam per shift. Untuk operasional 24 jam tujuh hari, ada 14 slot per minggu. Jika tiap orang rata-rata bekerja 3,5 shift per minggu, kebutuhannya minimal empat orang (14 dibagi 3,5).

Konsekuensinya ada di dua tempat. Pertama, minggu dengan empat shift berarti 44 jam kerja efektif, melewati batas 40 jam. Kedua, selisih 11 jam dikurangi 8 jam, yaitu tiga jam per shift, dihitung sebagai lembur jika memakai batas harian delapan jam. Dengan contoh upah sejam Rp50.000, tiga jam lembur itu bernilai Rp275.000 per shift: jam pertama 1,5 kali, dua jam berikutnya 2 kali. Untuk satu orang dengan empat shift dalam seminggu, tambahannya Rp1.100.000.

Apakah skema 12 jam bisa diperlakukan berbeda tergantung sektor dan perjanjian di perusahaan Anda, hal itu sebaiknya dipastikan dengan ahli ketenagakerjaan sebelum diterapkan. Intinya, biaya shift 12 jam tidak bisa dibandingkan dengan shift 8 jam hanya dari jumlah orangnya, karena komponen lembur ikut masuk hitungan. Perbedaan antara shift malam dan lembur inilah yang paling sering tertukar, dan dibahas berikutnya.

Shift Malam vs Lembur: Jangan Tertukar

Shift malam adalah jadwal kerja pada jam malam. Lembur adalah kerja yang melebihi batas waktu kerja. Dua hal ini berdiri sendiri, dan satu shift bisa mengandung keduanya, salah satunya, atau tidak sama sekali. Talenta menjelaskan bahwa karyawan yang bekerja shift malam dalam batas waktu kerja normal tidak menerima tambahan gaji karena alasan lembur. Perbedaannya paling mudah dilihat lewat skenario.

Kekeliruan ini berdampak ke dua arah. Membayar lembur untuk shift malam yang sebenarnya normal membuat biaya membengkak tanpa dasar, sedangkan tidak membayar lembur pada shift yang diperpanjang membuka resiko sengketa upah. Cara menghindarinya adalah memisahkan komponen tunjangan shift dan upah lembur sejak perancangan struktur gaji, yang dibahas berikutnya.

Cara Menghitung Gaji Karyawan Shift

Gaji karyawan shift pada dasarnya tersusun dari komponen yang sama dengan karyawan lain, dengan tambahan beberapa komponen yang bergantung pada jadwal. Memahami komponennya satu per satu membantu mencegah salah hitung di akhir periode.

Komponen Gaji Karyawan Shift

Komponen yang umum: upah pokok dan tunjangan tetap, tunjangan shift (kalau perusahaan memberlakukannya), uang makan atau transport, dan upah lembur bila ada kelebihan jam. Komponen yang berubah tiap periode adalah tunjangan shift malam dan lembur, karena keduanya bergantung pada jadwal aktual masing-masing karyawan, bukan jadwal rencana. Pisahkan juga tunjangan tetap dari tunjangan tidak tetap sejak awal, sebab pembagian itu memengaruhi dasar perhitungan upah lembur.

Tunjangan Shift Malam

Peraturan yang kami telusuri tidak mewajibkan tunjangan shift malam secara umum. Yang diwajibkan adalah pemberian makanan dan minuman bergizi serta antar-jemput bagi pekerja perempuan pada jam tertentu, seperti dibahas di bagian aturan. Besaran tunjangan shift lainnya mengikuti perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, jadi sebaiknya dituangkan tertulis dengan skema yang jelas, misalnya nominal tetap per shift malam atau persentase dari upah.

Contoh Perhitungan Upah Lembur

Upah lembur dihitung dari upah sejam, yaitu 1/173 dari upah sebulan menurut PP 35/2021. Sebagai ilustrasi, ambil upah sebulan Rp8.650.000, sehingga upah sejamnya Rp8.650.000 / 173 = Rp50.000. Pada hari kerja biasa, jam lembur pertama dibayar 1,5 kali upah sejam, dan tiap jam berikutnya 2 kali. Untuk kerja pada hari istirahat mingguan dengan sistem lima hari kerja, delapan jam pertama dibayar 2 kali upah sejam.

Angka ini ilustrasi. Pengali untuk hari libur resmi dan pola enam hari kerja berbeda, dan definisi upah sebulan mengikuti struktur upah di perusahaan Anda, jadi cocokkan dengan ketentuan lengkap PP 35/2021 sebelum dipakai di payroll.

Syarat dan Batas Lembur

Lembur butuh persetujuan karyawan dan perintah tertulis dari perusahaan. Hukumonline merangkum bahwa waktu kerja lembur paling lama empat jam sehari dan 18 jam seminggu menurut Pasal 26 PP 35/2021, dan batas mingguan itu tidak mencakup lembur pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi.

Hitungan gaji hanya akan benar kalau jadwalnya benar, dan jadwal yang salah biasanya berawal dari kesalahan yang berulang di banyak perusahaan.

Kesalahan Umum Mengatur Shift Kerja

Lima kesalahan berikut paling sering terjadi di perusahaan dengan karyawan bergilir.

Tidak Menyisakan Jeda Cukup Antar Shift: Jadwal sering disusun hanya dengan memastikan tiap slot terisi, tanpa memeriksa jarak antara dua shift milik orang yang sama, misalnya shift malam yang berakhir pukul 07.00 langsung disusul shift pagi di hari yang sama. Ketentuan eksplisit tentang jeda minimum antar shift tidak ketemu dalam penelusuran, jadi ini lebih soal praktik baik. Namun jeda yang sempit mudah memicu kelelahan, kesalahan kerja, dan permintaan tukar shift. Pola lima orang di atas menjaga jeda minimal 24 jam, dan angka itu bisa dijadikan patokan awal.

Mengabaikan Ketentuan Pekerja Perempuan di Shift Malam

Penjadwalan sering dibuat tanpa menyaring usia dan kondisi kehamilan untuk rentang pukul 23.00 sampai 07.00, dan kewajiban makanan bergizi serta antar-jemput baru dipikirkan setelah ada keluhan. Karena ini kewajiban hukum, pemeriksaannya sebaiknya masuk langsung ke proses penyusunan jadwal.

Jadwal Diumumkan Mepet dan Sering Berubah

Jadwal yang baru diketahui sehari sebelumnya membuat karyawan sulit merencanakan hidupnya, dan pola itulah yang digambarkan data Gallup di awal artikel. Menetapkan tenggat penerbitan jadwal, misalnya satu sampai dua minggu sebelum periode berjalan, dan mencatat setiap perubahan, mengurangi kebingungan sekaligus sengketa di kemudian hari.

Tukar Shift Tidak Tercatat

Karyawan sering bertukar shift secara informal lewat pesan singkat, sementara jadwal resmi tidak diubah. Hasilnya, data kehadiran tidak sesuai jadwal dan payroll menghitung berdasarkan rencana yang sudah tidak berlaku. Sistem absensi yang mendukung pengaturan multi-shift dan menghubungkan data kehadiran langsung ke payroll, seperti aplikasi absensi karyawan Haermes, membantu menjaga jadwal, kehadiran, dan gaji tetap sinkron.

Menjadwalkan Tanpa Menghitung Kapasitas

Jadwal disusun dari jumlah orang yang ada, bukan dari kebutuhan slot yang harus ditutup. Akibatnya, lembur muncul hampir setiap minggu tanpa direncanakan. Rumus kebutuhan orang di bagian contoh jadwal mencegah ini, dan idealnya dihitung ulang tiap kali pola operasional berubah.

Beberapa kesalahan di atas, terutama tukar shift yang tidak tercatat dan lembur yang salah hitung, berakar pada pencatatan manual yang mulai kewalahan menghadapi volume dan perubahan.

Kapan Spreadsheet Tidak Lagi Cukup?

Excel masih memadai untuk jumlah karyawan shift yang kecil dengan pola yang jarang berubah. Tanda bahwa sudah waktunya beralih biasanya muncul bertahap.

• Karyawan shift sudah mencapai ratusan, atau tersebar di beberapa lokasi dengan kebijakan jadwal yang berbeda.
• Tukar shift dan perubahan jadwal terjadi berkali-kali dalam seminggu, dan tidak semuanya tercatat.
• Selisih antara data kehadiran dan hasil payroll sering ditemukan setelah gaji diproses.
• Tim HR menghabiskan berhari-hari tiap akhir periode untuk merekap jam kerja, shift malam, dan lembur.

Kalau dua atau lebih tanda ini sudah terasa, evaluasi sistem HRIS jadi layak dilakukan. Kriteria yang perlu dicek, termasuk untuk operasional manufaktur dengan banyak shift, dibahas di checklist memilih HRIS manufaktur. Salah satu opsi yang bisa masuk daftar evaluasi adalah Haermes, yang dibahas berikut ini.

Haermes: Penjadwalan Shift, Absensi, dan Payroll dalam Satu Sistem

Weefer telah mengembangkan dan mengimplementasikan HRIS di Indonesia selama lebih dari 20 tahun, dan pengalaman itu membentuk Haermes untuk kompleksitas yang dibahas sepanjang panduan ini. Untuk pengelolaan shift, Haermes mendukung penjadwalan berbasis shift maupun roster, dengan kalender kerja, jadwal shift, dan kebijakan cuti yang bisa diatur berbeda untuk tiap divisi, cabang, atau lokasi kerja.

Di sisi absensi, karyawan bisa mencatat kehadiran lewat aplikasi mobile dengan face recognition dan anti-fake GPS, data dari mesin absensi bisa diimpor, dan rekap kehadiran tersedia secara real-time per divisi atau lokasi. Data kehadiran itu terhubung langsung ke payroll, sehingga jam kerja yang sudah tercatat tidak perlu direkap ulang secara manual untuk perhitungan gaji.

Bukti penerapan di skala besar bisa dilihat pada PT Penguin Indonesia, yang mengelola lebih dari 2.000 karyawan aktif bersama Haermes selama 7 tahun, dengan rating kepuasan after-sales support 9 dari 10. Untuk kebutuhan spesifik pabrik, halaman solusi HRIS manufaktur Haermes menjelaskannya lebih lanjut.

Ingin mendiskusikan kebutuhan penjadwalan shift perusahaan Anda? Jadwalkan sesi konsultasi dengan tim Weefer untuk pembahasan yang disesuaikan dengan pola shift dan skala operasional Anda.