8 Keuntungan Menggunakan Sistem Payroll di Tahun 2024 (dan Kerugiannya)

Jadi, apakah sampai detik ini proses penggajian dan pelacakan jam kerja perusahaan Anda masih dilakukan menggunakan perangkat lunak spreadsheets? Kalau iya, pasti Anda akan merasa kalau ini semua benar-benar menghabiskan waktu, terutama di masalah penggajiannya. Apalagi kalau Anda harus menyesuaikan penggajian ini berdasarkan regulasi dan pajak yang berlaku saat ini. Lantas, apakah ada jalan keluar dari semua masalah ini. Kemungkinan besar solusinya ternyata sudah ada di dekat Anda selama ini. Iya, Anda benar, Anda butuh sebuah sistem payroll yang hebat. Oke, mari kita bahas ini lebih lanjut.

Sistem payroll atau sistem penggajian adalah salah satu fungsi paling penting bagi perusahaan atau organisasi mana pun, tidak peduli ukuran atau industrinya semuanya pasti butuh. Anda tidak mungkin mentransfer satu-persatu gaji karyawan Anda secara manual lewat m-banking atau internet banking, bukan? Sistem ini memungkinkan karyawan Anda untuk mendapatkan hak gajinya secara akurat dan tepat waktu. Jelas kalau ini semisal tidak tercapai, maka kepuasan dan retensi karyawan bisa menurun. 

Sistem Payroll Semakin Dibutuhkan 

Sebuah laporan dengan headline “EY Global Payroll Survey 2021” pernah membahas masalah payroll ini. 

25.000 karyawan (termasuk perwakilan tim Payroll) dari 180 perusahaan manufaktur dan teknologi global menjadi responden dalam survei ini. Ada 3 tantangan “paling besar” dari beberapa masalah payroll lainnya yang harus Anda tahu di sini.

• Kebutuhan Akan Strategi dan Dokumentasi Payroll

Mayoritas perusahaan yang memiliki strategi dan dokumentasi formal payroll pasti proses penggajiannya akan berjalan lebih efektif dan efisien. Sayangnya, hanya 67% responden yang mengaku kalau perusahaannya memiliki hal ini. Strategi dan dokumentasi payroll ini penting untuk perusahaan Anda, salah “dua”nya adalah untuk keperluan audit internal maupun eksternal dan untuk keperluan penyesuaian pajak. 

• Penyesuaian Pemotongan Gaji (akibat pajak, regulasi lokal, dan lainnya)

Mengevaluasi kebijakan payroll ke karyawan yang melakukan model kerja hibrida, fleksibel, atau semacamnya. Kemudian, urusan regulasi dan perpajakan juga menjadi tantangan di sini. Sederhananya begini, apakah gaji standar untuk karyawan A dan B ini harus sama padahal mereka tinggal di lokasi yang berbeda (dengan regulasi yang berbeda pula). 

• Sumber Data yang Buruk

Sumber data karyawan yang kurang baik disinyalir menjadi alasan mengapa proses payroll menjadi semakin sulit. Ketika sebuah perusahaan mau “bermigrasi” menggunakan sebuah sistem payroll, perusahaan itu harus menginput berbagai data terkait karyawannya. Datanya bervariasi mulai dari menentukan posisi, jabatan, tunjangan, penghasilan kena pajak atau tidaknya dan masih banyak lagi. Kalau ini ada yang meleset dan tidak segera diketahui, maka akan ada efek negatif besarnya di kemudian hari.

—

Secara manusiawi, ini semua merupakan hal yang mustahil kalau dilakukan secara manual. Apalagi, setiap tahunnya, peraturan pajak itu bisa berubah maupun bisa bertambah klasifikasinya. Belum lagi, kalau ada karyawan yang ingin update data dirinya atau semisal pihak perusahaan yang ingin melakukan restrukturisasi gaji dan jabatan. Tim payroll Anda akan benar-benar kewalahan. Pernah ada sebuah pernyataan (maaf lupa source-nnya) kalau tim payroll itu memerlukan waktu 41 jam untuk mengurus data-data payroll semacam ini.

Salah satu solusi yang diajukan oleh EY adalah “Consider an investment in payroll system to streamline payroll, track employee work locations, manage tax regulation, easy interfaces, and many more.” 

Dari sini, apa saja sih manfaat dari sebuah sistem payroll dan apakah ada kekurangannya juga? Sebentar lagi Anda akan tahu jawabannya.

Keuntungan Sistem Payroll untuk Kemudahan Proses Penggajian Perusahaan Anda

1)  Mengurangi Kesalahan Manusia dan Menghemat Waktu

Salah satu manfaat utama sistem payroll adalah dapat mengurangi kesalahan manusia secara signifikan dan menghemat waktu tim payroll Anda. Pemrosesan penggajian secara manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, yang dapat mengakibatkan pembayaran yang tidak akurat dan tidak tepat waktu kepada karyawan. Tidak hanya itu, masalah kepatuhan regulasi juga bisa salah kalau manual. Dengan sistem payroll, banyak tugas yang terkait dengan pemrosesan penggajian bisa diotomatisasi, mengurangi kemungkinan kesalahan dan memberikan waktu bagi tim Payroll untuk fokus pada tugas lain. Contoh sederhananya sistem ini dapat secara otomatis menghitung pajak dan potongan gaji karyawan, yang mungkin rumit dan memakan waktu jika dilakukan secara manual.

2)  Meningkatkan Kepatuhan Terhadap Regulasi Ketenagakerjaan

Manfaat penting lainnya dari sistem payroll adalah dapat membantu perusahaan Anda untuk tetap mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan. Undang-undang yang mengatur penggajian dan pajak bisa jadi rumit dan terus berubah setiap tahun atau setiap pergantian kepemimpinan, sehingga menyulitkan dunia usaha untuk terus mengikutinya. Sistem ini dapat membantu mengotomatiskan proses compliance semacam ini dan memastikan kalau perusahaan Anda selalu mengikuti perkembangan persyaratan hukum terkini. Hal ini dapat mencakup pembuatan dan pengisian formulir pajak secara otomatis, pencatatan jam kerja dan lembur karyawan, serta memastikan bahwa karyawan dibayar sesuai dengan undang-undang upah minimum.

3)  Meningkatkan Keamanan Data

Data payroll berisi informasi sensitif dan sangat rahasia, contohnya seperti nomor jaminan sosial, informasi rekening bank, daftar jabatan, dan rincian gaji. Sistem ini dapat membantu Anda meningkatkan keamanan data dengan menyediakan penyimpanan yang aman dan kontrol akses untuk mencegah akses tidak sah ke data pribadi dan sensitif karyawan. Mayoritas vendor atau provider sistem ini menggunakan fitur enkripsi dan keamanan siber canggih untuk melindungi data dari berbagai pelanggaran data atau serangan siber. Hal ini dapat memberikan ketenangan pikiran bagi karyawan dan pemberi kerja, karena mereka tahu kalau data mereka aman. 

4)  Meningkatkan Kepuasan dan Retensi Karyawan

Pemrosesan penggajian dapat menjadi hal yang memakan waktu dan membuat frustasi karyawan, terutama jika terjadi kesalahan atau penundaan pengiriman gaji. Sistem ini hadir untuk memastikan proses penggajian karyawan Anda terjadi secara akurat dan tepat waktu, sehingga dapat meningkatkan kepuasan kerja dan retensi karyawan. Selain itu, banyak sistem payroll menawarkan opsi layanan mandiri bagi karyawan untuk mengakses slip gaji, formulir pajak, dan informasi terkait penggajian lainnya. Hal ini dapat mengurangi beban staff HR dan Payroll serta memberikan karyawan kontrol yang lebih besar terhadap data penggajian mereka.

5)  Menyediakan Reporting dan Analisis secara Real-time

Sistem ini juga dapat memberikan pelaporan dan analisis data penggajian secara real-time. Hal ini, tentu, akan bermanfaat sekali bagi departemen HR dan departemen Keuangan secara overall. Pelacakan jam kerja dan kehadiran karyawan, laporan mengenai biaya tenaga kerja dan produktivitas, serta mengidentifikasi tren dan pola dalam data penggajian adalah segenap contoh yang bisa dilakukan oleh sistem ini. Pelaporan dan analisis real-time dapat membantu organisasi mengambil keputusan berdasarkan data mengenai penggajian dan strategi HR, serta mengidentifikasi area mana saja yang sekiranya perlu ditingkatkan.

6)  Cost Effective

Cost effective tidak berakhir hanya di biaya yang bisa kita hemat melalui sebuah sistem perangkat lunak. Hal ini juga termasuk beberapa hal seperti kemudahan kustomisasi sesuai kebutuhan, pelayanan dan dukungan dari pihak vendor sistem, bisa menerapkan regulasi pajak penghasilan yang baru dan lainnya. Oh… dan semuanya harus bisa dilakukan dengan lebih cepat, tepat, dan otomatis. Hanya dengan inilah sebuah sistem dapat dikategorikan sebagai cost-effective.

7)  Reliabilitas 

Karena sistem ini berjalan otomatis, maka ketergantungan pada proses manual yang dilakukan oleh karyawan bisa sangat diminimalisir. Hal ini, tentu, membuat proses penggajian bisa terus berjalan meskipun ada sejumlah tim payroll yang izin sakit, cuti, atau bahkan resign.

8)  Dukungan dan Layanan Pelanggan dari Provider Sistem

Mayoritas penyedia atau vendor sistem payroll akan menyediakan dukungan pelanggan yang luar biasa di saat Anda memutuskan untuk menggunakan sistem mereka. Ini berarti Anda akan memiliki akses ke, misalnya, pakar atau expert perpajakan yang dapat memandu Anda dan tim memahami cara kerja sistem penggajian, sekaligus tentang regulasi pajak karyawan maupun perusahaan itu sendiri. Terkadang, Anda juga akan diberi tips dalam mematuhi pajak atau tips bagaimana cara menghadapi audit keuangan misalnya.

Kerugian Payroll

Jadi, jika Anda serius untuk mempertimbangkan penggunaan sistem payroll, maka Anda harus pikirkan juga negatifnya. Berikut ini beberapa contohnya.

• Risiko Keamanan

Sistem payroll hampir 100% mengandalkan atau bergantung pada pihak ketiga dalam mengelola, memproses, dan menyimpan informasi penggajian perusahaan Anda. Dengan kata lain, informasi sensitif ini tidak tersimpan di tempat kerja Anda saja. Karena itu, Anda sangat perlu mencari penyedia sistem payroll yang sudah dipercaya keamanan dan kualitasnya oleh banyak klien atau pelanggan. Rasa kepercayaan dan kualitas kredensial keamanan adalah 2 hal wajib di sini.

• Potensi Adanya Biaya Tambahan

Meskipun sistem penggajian seringkali lebih murah dibandingkan jika harus melakukannya secara manual atau outsourcing, banyak sistem yang menawarkan fitur berlebihan. Jelas, Anda akan merasa mubazir jika harus ada fitur yang tidak terpakai. Untuk itu, pastikan penyedia sistem yang Anda pilih itu punya fitur kustomisasi sesuai kebutuhan, sehingga tidak ada fitur yang terbuang percuma.

• Kesalahan kepatuhan

Meskipun Anda akan menggunakan sistem penggajian, proses compliance terhadap hukum atau regulasi bukan berarti “terbebas” dari tangan Anda seutuhnya. Anda tetap harus cek ulang semua laporan yang diberikan penyedia sistem terkait pengelolaan payroll-nya.

Saatnya Streamline Penggajian Menggunakan Sistem Payroll

Jadi, harus mulai dari mana? 

Pertama) Segera lakukan transformasi terkait proses penggajian Anda. Perhatikan masalah pentingnya sebuah strategi dan dokumentasi penggajian. 

Kedua) Pertimbangkan untuk berinvestasi ke sebuah sistem penggajian supaya Anda mendapatkan berbagai manfaat dan keunggulan seperti yang tadi kita bahas sebelumnya. 

Ketiga) Anda sudah menemukan salah satu kandidat penyedia sistem Payroll terpercaya. Saatnya Anda berdiskusi dengan tim kami. Semoga bisa membantu, terima kasih.