9 Kebiasaan Membuang Waktu di Kantor Ini Harus Segera Dihilangkan

Mengelola waktu Anda secara efektif supaya bisa bekerja dengan efisien dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal dari hari ke hari. Hampir semua pekerja tahu akan hal ini, namun untuk benar-benar melakukan ini itu tidak mudah. Bahkan, sebuah riset di tahun 2014 dari salary.com, sudah membuktikan kalau 89% pekerja mengakui kalau dirinya itu pernah membuang waktu. Berdasarkan persentase, total waktu yang paling banyak dibuang adalah sekitar 1-2 jam. Untuk informasi, perjalanan dari rumah ke kantor, juga masuk ke dalam waktu ini. Lantas, mungkin Anda bertanya, survei itu di 2014 ya? Berarti pasti ada kemungkinan kalau sekarang akan berbeda. Iya, benar.

membuang waktu dengan melamun

Voucher cloud pernah melakukan survei di tahun 2018 terkait apakah kamu merasa produktif dalam satu hari kerja kepada 1.989 pekerja di wilayah UK. 79% dari responden mengaku kalau mereka tidak produktif, sedangkan 21% sisanya mengaku kalau mereka produktif. Pertanyaan berlanjut ke berapa lama Anda bisa produktif dalam bekerja. Secara rata-rata, mereka hanya bisa produktif selama 3 jam. Sisa jamnya mereka gunakan untuk melakukan berbagai aktivitas lainnya, seperti:

  • Browsing Sosmed – 47%
  • Baca artikel berita atau yang lain – 45%
  • Berdiskusi terkait pekerjaan dengan kolega – 38%
  • Keluar ruangan untuk merokok – 28%
  • Chat via aplikasi – 27%
  • Minum atau makan makanan ringan – 25%
  • Cari kerjaan baru – 19%

Perlu diingat, kegiatan di atas ini tidak 100% salah ya. Terkadang, semua karyawan itu butuh beberapa saat untuk melakukan itu biar pikiran mereka bisa tetap refresh. Namun, daftar kegiatan ini menjadi kurang benar kalau dilakukan secara berlebihan. 

Oke, jadi adakah cara untuk mengurangi kebiasaan membuang waktu di kantor seperti yang ditulis di dalam daftar di atas?

Kebiasaan membuang waktu di kantor dan bagaimana cara menghindarinya

Berikut ini beberapa uraian singkat terkait kebiasaan membuang waktu yang sering Anda temui di lingkungan kerja dan cara apa yang bisa Anda lakukan untuk mengantisipasinya. Ingat, semua karyawan termasuk manajer juga bisa “terkena” ini, jadi mari kita simak bersama-sama agar semuanya bisa bekerja lebih efisien dan lebih baik.

1. Sosial media atau website yang mendistraksi

Sosial media adalah salah satu musuh terbesar dalam konteks membuang waktu. Terkadang, Anda seakan-akan terserap ke semacam “black hole” jika Anda tidak hati-hati. Awalnya, Anda ingin tahu berita terupdate yang terjadi di dunia dan ini hal yang baik. Namun, 15 menit berikutnya, Anda mungkin sudah masuk ke semacam perdebatan kusir terkait bagaimana caranya me-review sebuah makanan yang bahkan chef-nya sendiri pun tidak peduli dengan review apapun.

batasan diri dari sosial media

Solusinya: Tetapkan batasan untuk diri Anda sendiri. Gunakan fitur focus di smartphone Anda untuk memblokir sementara aplikasi yang mengganggu. Untuk PC, Anda bisa gunakan ekstensi atau aplikasi yang punya fungsi untuk memblokir website atau situs sosial media selama jam kerja. 

2. Perhatikan E-mail

Di poin ini, mayoritas tergantung pada jobdesc Anda. Jika Anda dalam posisi yang mengharuskan Anda untuk merespon e-mail dengan cepat, maka Anda boleh memantau e-mail setiap saat. Di sisi lain, jika memang jobdesc Anda tidak harus pantau e-mail 100%, maka Anda harus hati-hati. Jangan sampai Anda menghabiskan waktu terlalu banyak di sini. 

Solusinya: Tetapkan waktu tertentu untuk memeriksa email Anda, dan patuhi waktu tersebut. Anda bisa pilih kalau Anda akan cek e-mail setiap 3 jam sekali. Kemudian, gunakan filter dan label untuk mengurutkan pesan Anda secara otomatis berdasarkan prioritasnya. Jika Anda terlalu banyak berlangganan newsletter atau mailing list yang sampai membuat e-mail Anda penuh, mungkin sudah waktunya Anda berhenti berlangganan.

3. Terlalu banyak meeting 

Rapat atau meeting itu masih penting. Anda menggunakan kegiatan ini untuk saling “mengingatkan” terkait pekerjaan. Namun, kalau sampai jadwal Anda seharian itu benar-benar full meeting, coba koreksi dulu. Apakah benar semua meeting itu tadi penting. Kalau penting semua ya tidak masalah. Kalau ternyata ada yang kurang penting tapi tetap meeting, ini yang harus Anda koreksi.

membuang waktu

Solusinya: Selektif terhadap semua agenda meeting yang akan Anda ikuti. Kalau memang meetingnya memungkinkan untuk didelegasikan ke orang kepercayaan atau perwakilan, Anda boleh lakukan itu. Kalau pembahasan meeting bisa diselesaikan dengan chat, Anda boleh lakukan itu. Intinya, pastikan Anda mengikuti meeting yang punya tujuan jelas dan memang benar-benar penting.

Baca Artikel Penting Ini: Tipe Meeting Produktif yang Wajib Anda Ketahui

4. Multitasking itu rencana darurat terakhir

Melakukan banyak hal sekaligus itu menurunkan efisiensi Anda karena Anda akan semakin sulit untuk fokus. Multitasking itu jadi “agak baik” ketika Anda melakukan berbagai tugas yang masih satu “rumpun.” 

Solusinya: Apapun itu, fokus pada satu tugas pada satu waktu. Prioritaskan daftar tugas Anda dan kerjakan tugas yang paling penting terlebih dahulu, berikan perhatian penuh pada setiap tugas hingga selesai, baru Anda lanjutkan ke tugas yang lain.

5. Kolega yang suka mengobrol

Kita semua pasti memiliki teman atau kolega yang seperti ini. Tidak, ini tidak buruk 100%. Teman seperti ini itu biasanya sering menjadi pencair suasana ruangan yang sudah terlanjur keruh. Teman yang seperti ini juga sering kali menjadi “playmaker” dalam acara bonding kantor. Namun, terkadang, mereka memang pernah beberapa kali melewati batas, seperti mengajak mengobrol terus-terusan. 

Solusinya: Beri tahu mereka dengan sopan saat Anda memang sedang sibuk atau perlu fokus. Ingatkan mereka dengan baik ya jangan sampai menyakiti hati mereka karena mereka mayoritas itu berniat bukan untuk mengganggu Anda, tapi hanya sekedar ingin bercerita. Anda mungkin bisa bilang kalau pembicaraan seru ini harus dilanjut pas makan siang/malam. 

6. Prokrastinasi

prokrastinasi adalah membuang waktu

Prokrastinasi sederhananya adalah kamu menunda suatu pekerjaan padahal tahu kalau pekerjaan itu penting. Proses ini itu bisa disebut sebagai mekanisme pertahanan dari diri kamu karena kamu “takut” akan sesuatu tugas. Takut kalau tugasnya jelek, takut di-judge kalau mengerjakan tugasnya lama dan lain sebagainya. Jujur, sampai detik ini, penulis artikel yang sedang Anda baca saat ini itu sering mengalami hal ini.

Solusinya: Coba buat deadline versi diri Anda sendiri dan Anda harus berkomitmen kepada deadline itu. Jika Anda kesulitan, coba lakukan tugas apapun selama 5 menit dulu. Kemudian, rasakan pengaruhnya.

7. Perfeksionisme

Anda boleh merasa bangga dengan kualitas kerja yang sudah Anda hasilkan. Namun, mempertahankan kualitas “sempurna” itu akan mengorbankan banyak hal, mulai dari waktu tenaga, mental dan pikiran Anda. Terkadang, yang Anda butuhkan adalah kata selesai bukan sempurna. 

Solusinya: Sadarilah kapan perfeksionisme Anda ternyata menghalangi produktivitas. Tetapkan tujuan dan jadwal yang realistis untuk semua task atau project Anda, dan fokuslah untuk menyelesaikan itu semua dulu, baru nanti lakukan evaluasi.

8. Disorganization

Pernahkah Anda merasa panik ketika mencari dokumen atau file penting tepat sebelum mau meeting atau saat mencoba mengirimkannya ke kolega? Mayoritas pekerja pasti pernah mengalami hal semacam ini dan sayangnya hal ini juga termasuk ke dalam kategori kegiatan yang membuang waktu. 

Solusinya: Anda dapat menghindari kekacauan semacam ini dengan mencoba untuk mengimplementasi sistem tertentu dan mulai melakukan sejumlah digitalisasi kepada  perusahaan Anda. Kemudian, coba rapikan space kerja Anda dan cek kembali semua jadwal kerja Anda, sembari mempersiapkan file-file yang dibutuhkan.

9. Masalah peralatan penunjang kerja

Komputer Desktop, Laptop, Tablet, dan Ponsel adalah segelintir alat yang pasti digunakan oleh mayoritas pekerja untuk bekerja. Kalau dari beberapa alat ini atau mungkin ada alat lainnya juga yang “malfungsi”, maka semuanya akan terbengkalai dan tertunda. Ini benar-benar merupakan mimpi buruk untuk semua pihak.

berbagai perlatan penunjang kerja

Solusinya: Jangan pernah terlalu “pelit” jika menyangkut masalah peralatan penunjang kerja. Jika memang alat yang Anda gunakan mulai “bertingkah aneh”, segera lakukan pengecekan ke orang yang bertanggung jawab. Jangan sampai menunggu peralatan benar-benar stop bekerja, baru Anda membawanya pergi ke tempat service.

Intinya: kebiasaan membuang waktu itu harus disingkirkan sesegera mungkin

Semuanya dimulai dari diri Anda. Dan pertanyaan pun mulai muncul, sejauh mana Anda mau memberi batasan antara Anda dan semua kebiasan membuang waktu ini? Setelah Anda sudah memberi batasan itu dan berkomitmen untuk menjalankannya, saatnya Anda mulai mencoba untuk streamline semua alur kerja Anda.

Anda bisa mulai dengan memperkenalkan alat kolaborasi dan komunikasi khusus lingkungan kantor, sebuah sistem helpdesk berbasis cloud yang bisa terpadu dan terintegrasi dengan sosial media, atau mungkin Anda butuh sebuah solusi cloud all-in-one. Apapun yang Anda butuhkan terkait transformasi digital, kami siap untuk membawa Anda menuju ke sana. Segera berdiskusi dengan tim terpercaya kami untuk tahu lebih lanjut tentang semua ini. Terima kasih dan semoga bisa membantu.

salesforce crm
A. Alfan Alif

Categories:

Freshdesk General Huawei Cloud Lark Suite

Share on:

To the top

Related Posts

Menyusun Notulen yang Efektif : Pengertian dan Tips yang Perlu Notulis Tahu!

Notulen adalah kata tidak baku dari notula. Di mana istilah ini erat kaitannya dengan kegiatan rapat. Meski notulen bukan kata baku yang ada di KBBI, mungkin Anda sudah terlanjur akrab dengan istilah satu ini. Namun, meski sudah sering mendengarnya, sudahkah Anda tahu betul apa yang dinamakan notulen? Jika Anda baru mendapat sebagai seseorang yang bertugas [...]

15 Rekomendasi Project Management Tools Terbaik di Tahun 2024

Dalam era yang dipenuhi dengan proyek-proyek yang semakin kompleks dan tuntutan produktivitas yang semakin meningkat, memiliki akses ke project management tools yang efektif menjadi semakin penting.  Dalam daftar ini, kami telah merangkum 15 Project Management Tools Terbaik di Tahun 2024 yang diharapkan akan mendominasi pasar.  Setiap perangkat lunak ini menawarkan fitur-fitur unggulan dan solusi yang [...]

Pentingnya Teknologi Cloud dalam Upaya Transformasi Digital

Tumbuh atau bertahan tidaknya sebuah perusahaan itu sangat bergantung pada kepuasan dari pelanggan atau kliennya. Di era digital saat ini, pernyataan tersebut semakin kuat adanya. Hal ini dikarenakan pelanggan yang tidak hanya menginginkan kualitas baik pada produk atau layanannya saja, melainkan juga ingin semuanya bisa dilakukan dengan cepat. Karena itu, Anda sangat perlu menerapkan atau [...]

Lark vs. Trello: Mana Software Project Management Terbaik untuk Bisnis Anda di Tahun 2024?

Saat Anda membagi tugas kepada anggota tim atau berkolaborasi dengan pemangku kepentingan untuk meluncurkan suatu proyek, software project management seperti Lark & Trello adalah kunci untuk memastikan bahwa tenggat waktu penting terpantau dan semua tugas terlaksana dengan baik. Menemukan alat yang sesuai bagi tim Anda bisa jadi sebuah tantangan tersendiri. Dalam artikel ini, kami akan [...]

20 Tips Customer Service untuk Layanan Pelanggan Lebih Hebat di 2024

Meningkatkan kualitas layanan pelanggan adalah salah satu cara terbaik yang bisa bisnis Anda lakukan dalam mempertahankan pelanggannya. Emang sepenting itukah mempertahankan pelanggan? Jelas penting sekali, coba Anda bayangkan seperti ini, growth pelanggan baru Anda setiap bulannya naik, Anda merasa “Wah, sukses ya ternyata.” Namun, di sisi sebaliknya, pelanggan lama Anda satu persatu menghilang karena pelayanan [...]

Recent Posts

Panduan Singkat Tentang Leadership yang Baik di Dunia Kerja

Leadership atau kepemimpinan merupakan suatu hal yang Anda lakukan, bukan hal yang Anda miliki. Artinya, setiap orang bisa melakukan sikap kepemimpinan jika terbiasa dengan pekerjaan-pekerjaan seperti memimpin, memengaruhi, dan membimbing individu lainnya.  Bisa dibilang, kepemimpinan menjadi seperangkat perilaku yang digunakan untuk membantu orang lain atau perusahaan dalam menyelaraskan arah kolektif mereka. Di sini, kami akan [...]

Mengenal Lebih Dekat Profesi Surveyor: Tugas, Kualifikasi, Hingga Besaran Gaji

Pernahkah Anda mendengar mengenai profesi surveyor? Profesi satu ini sangat erat dengan pekerjaan di lingkup proyek atau di bidang teknik seperti arsitektur, teknik sipil, dan bidang sejenis lainnya. Namun, seiring perkembangan zaman, profesi satu ini pun ikut berkembang dan tidak hanya berkecimpung di bidang proyek saja. Untuk mengenal lebih dekat mengenai profesi satu ini, dari [...]

Jangan Bingung! Simak Pengertian dan Tips Membuat Jobdesk yang Baik!

Pernahkan Anda mendengar istilah job desc, jobdesk, atau job description? Ya, ketiganya mempunyai pengertian yang sama. Job description jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti deskripsi pekerjaan. Benar, job description memang berisi deskripsi dari suatu pekerjaan. Namun, deskripsi yang seperti apa dan bagaimana cara menyusunnya?  Sebuah deskripsi pekerjaan tentunya tidak bisa ditulis secara sembarangan, [...]

Apa itu Account Officer? Tugas, Tanggung Jawab, Skill dan Tantangan yang Dihadapi

Dalam dunia bisnis terutama bidang keuangan, peran seorang Account Officer memiliki peran krusial dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan dan memastikan pelanggan mendapatkan layanan terbaik.  Sebagai seorang Account Officer atau AO, tugasnya tidak hanya sebatas mengelola akun klien, tetapi juga membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka.  Dalam artikel ini, kami akan membahas [...]

Mengenal Pangkat dan Tugas Golongan PNS yang Ada di Indonesia

PNS adalah singkatan dari Pegawai Negeri Sipil, yang merupakan istilah yang digunakan di Indonesia untuk merujuk kepada pegawai pemerintah. Golongan PNS adalah warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi kualifikasi tertentu, telah diangkat, dan memiliki nomor identifikasi pegawai nasional.  PNS merupakan bagian dari Aparatur Sipil Negara (ASN), yang merupakan layanan sipil Indonesia. Mereka bertanggung jawab [...]