7 Cara Tepat Memilih Aplikasi Helpdesk Terbaik

Memiliki banyak pelanggan tentu saja menjadi impian banyak pebisnis. Kamu mungkin saja dapat menarik banyak pembeli.

Namun, hal yang penting untuk kamu pelajari adalah bagaimana mempertahankan mereka untuk terus menggunakan produk mu. Yup! Kuncinya adalah kepercayaan.

Untuk menjaga kepercayaan pelanggan, kamu harus memiliki tim customer service yang mumpuni. Namun, itu saja belum cukup jika tidak didukung dengan kehebatan teknologi.

Coba saja kita bayangkan berapa banyak anggota customer service yang dibutuhkan untuk melayani 1000 pertanyaan pelanggan setiap harinya. Apa iya kamu harus merekrut belasan atau puluhan anggota?

Dengan teknologi, kamu hanya membutuhkan aplikasi Helpdesk. Apa itu aplikasi Helpdesk?

Ticketing system itu sendiri merupakan salah satu sistem pada aplikasi Helpdesk dimana pertanyaan, keluhan ataupun kritik dan saran dari pelanggan yang dikirim dari berbagai media akan masuk ke dalam sistem dan diterima agen customer service berupa tiket. Tiket akan tersimpan dan terstruktur dengan rapi pada aplikasi helpdesk sehingga mempermudah agen untuk melacak tiket yang masuk.

Cara memilih aplikasi Helpdesk yang sesuai dengan perusahaan?

Saat ini, aplikasi helpdesk sudah banyak tersedia. Tapi gimana sih cara memilih aplikasi helpdesk yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan?

Nah, kamu perlu mengetahui terlebih dahulu fitur apa saja yang ada di dalam aplikasi helpdesk. Agar kamu tahu fitur seperti apa yang paling dibutuhkan perusahaan mu.

Nah, cara memilih aplikasi helpdesk, kamu perlu mengetahui kelebihan apa saja yang dimiliki aplikasi tersebut. Berikut yang perlu kamu perhatikan:

#1 Kolaborasi tim dalam satu tempat

Fitur ini memungkinkan kamu untuk berdiskusi tim di dalam satu tiket untuk menemukan solusi yang tepat. Kamu juga bisa meneruskan tiket kepada tim yang bersangkutan tanpa harus kehilangan jejak dari tiket tersebut.

Jadi, kamu tetap bisa mengetahui bagaimana perkembangan dari pemecahan masalah tersebut.

#2 Mendukung berbagai media

Kamu membutuhkan sebuah wadah untuk menampung segala kebutuhan pelanggan. Nah, carilah aplikasi helpdesk yang mendukung berbagai media.

Misalnya aplikasi helpdesk yang dapat mengubah pesan — melalui sosial media seperti Twitter atau Facebook, platform, live chat, email, dan telepon — menjadi tiket.

#3 Memiliki fitur otomatisasi

Ini dia yang perlu kamu catat. Otomatisasi adalah fitur terpenting yang harus ada pada aplikasi helpdesk. Otomatisasi yang kamu perlukan:

• Tiket yang masuk otomatis diteruskan pada tim yang sesuai.
• Follow-up pelanggan secara otomatis.
• Otomatis mengaktifkan kembali tiket yang direspon oleh pelanggan.

#4 Memungkinkan pelanggan untuk menemukan sendiri kebutuhan mereka

Pilihlah aplikasi helpdesk yang memungkin pelanggan menemukan sendiri kebutuhan mereka. Aplikasi helpdesk biasanya memuat FAQ ataupun forum dimana pelanggan dapat menemukan jawaban yang mereka butuhkan seperti kebingungan saat penggunaan produk.

#5 Dapat disesuaikan sesuai kebutuhan

Aplikasi helpdesk biasanya memang menyediakan fitur-fitur yang lengkap. Namun, setiap perusahaan tentunya memiliki kebutuhan yang berbeda. Nah, dengan begitu, pilihlah aplikasi helpdesk yang dapat disesuaikan dengan apa yang perusahaan butuhkan. Dengan begitu, penggunaan pun akan menjadi lebih mudah.

#6 Menawarkan percobaan gratis

Dalam misi mencari aplikasi helpdesk yang sesuai dengan kebutuhan, kamu tidak mungkin membeli software yang tentunya tidak murah. Maka, solusinya adalah mencari aplikasi helpdesk yang menawarkan percobaan gratis. Kamu dapat mencoba fitur-fiturnya terlebih dahulu untuk memastikan apakah sesuai kebutuhan. Biasanya, jangka waktu percobaan gratis yang diberikan cukup bervariasi. Ada yang memberikan percobaan gratis selama 14 hari atau bahkan 1 bulan.

#7 Aplikasi helpdesk mobile

Aplikasi helpdesk dalam versi web saat ini mungkin dirasa tidak cukup untuk memberikan pelayanan terbaik. Nah, beberapa aplikasi helpdesk saat ini menyediakan versi mobile. Jadi, kamu tetap bisa menjawab tiket bahkan saat tidak berada di kantor.