Bagaimana Valbury Meningkatkan Efisiensi Layanan Pelanggannya dengan Freshdesk & Freshchat

Valbury Asia Futures merupakan perusahaan pialang berjangka terkemuka di Indonesia yang telah beroperasi sejak 1999 dan berizin resmi dari BAPPEBTI. Valbury menyediakan layanan transaksi untuk berbagai instrumen finansial seperti forex, indeks, dan komoditas, dengan jaringan cabang yang tersebar di sejumlah kota besar di Indonesia. Dalam menjalankan bisnisnya, Valbury berpegang pada nilai profesionalisme, integritas, dan transparansi untuk memastikan nasabah mendapatkan pengalaman trading yang aman dan terpercaya. Sebagai broker dengan basis nasabah yang luas dan aktivitas transaksi tinggi, layanan pelanggan memegang peran penting dalam menjaga kepuasan serta kepercayaan nasabah. Dukungan cepat, akurat, dan responsif menjadi kunci keberhasilan Valbury dalam mempertahankan reputasinya di industri finansial yang kompetitif dan bergerak dinamis. 

Kunci keberhasilan Valbury inilah yang harus tetap dijaga dan lambat laun mereka perlu sistem baru untuk lebih meningkatkan kualitas keberhasilan tersebut. Nah, di sinilah tantangannya.  

Tantangan Sebelum Adopsi Freshdesk & Freshchat 

Sebelum mengimplementasikan Freshdesk dan Freshchat, Valbury  menghadapi sejumlah tantangan dalam mengelola layanan pelanggan yang kompleks dan dinamis. Volume interaksi yang tinggi dari berbagai kanal sering kali membuat proses penanganan permintaan menjadi tidak efisien dan sulit dipantau. Kondisi ini menimbulkan beberapa kendala utama yang berdampak langsung pada kualitas layanan dan kepuasan nasabah.

1. Tidak ada pusat pengelolaan tiket

Setiap permintaan atau keluhan nasabah ditangani secara manual, tanpa sistem terpusat. Akibatnya, beberapa tiket atau pertanyaan berpotensi terlewat, terutama pada jam sibuk dengan volume tinggi.

2. Tidak ada mekanisme SLA dan monitoring

Tanpa alat untuk memantau SLA (Service Level Agreement), tim sulit mengukur kecepatan respon dan akurasi penanganan, sehingga performa layanan tidak terukur secara objektif.

3. Kurangnya visibilitas terhadap tren masalah

Ketiadaan data terintegrasi membuat tim tidak dapat menganalisis pola keluhan berulang. Hal ini memperlambat proses perbaikan dan pengambilan keputusan strategis.

Akibatnya, pengalaman nasabah menjadi kurang konsisten, efisiensi tim menurun, dan reputasi layanan berisiko terdampak di tengah tuntutan tinggi industri keuangan. Dari berbagai tantangan ini, Weefer Indonesia memberikan 2 solusi handal untuk Valbury. Apa saja solusinya?

Freshdesk & Freshchat: 2 Solusi untuk Atasi Tantangan Valbury

Untuk mengatasi berbagai kendala dalam pengelolaan layanan pelanggan, Valbury Asia Futures memutuskan untuk mengadopsi Freshdesk dan Freshchat sebagai solusi utama. Kedua platform ini dipilih karena menawarkan kombinasi fitur yang lengkap, kemudahan penggunaan, fleksibilitas tinggi, serta dukungan reporting dan automasi yang sesuai dengan kebutuhan operasional Valbury yang dinamis. Implementasi sistem ini memungkinkan setiap interaksi dengan nasabah tercatat secara terstruktur, mudah dipantau, dan dapat dianalisis untuk peningkatan berkelanjutan.

1.Tim pengguna dan fungsi utama

• Customer Service / Customer Experience: menggunakan Freshdesk dan Freshchat untuk menangani pertanyaan, pembukaan akun baru, kendala operasional, serta support harian.

• IT: memanfaatkan Freshdesk untuk manajemen tiket internal, permintaan teknis, serta penanganan incident.

• Sales: mengandalkan Freshchat untuk komunikasi cepat dan tindak lanjut calon nasabah secara real-time.

Proses penerapan sistem ini berjalan lancar berkat kolaborasi dengan mitra resmi, Weefer. Tim Weefer memberikan bimbingan menyeluruh mulai dari implementasi teknis, pelatihan pengguna, hingga troubleshooting harian. Mereka dikenal sangat responsif dan memahami kebutuhan operasional Valbury. Setiap kendala ditangani dengan cepat, dan kerja sama antar tim Customer Service, IT, serta Weefer berlangsung efektif. Dukungan ini memastikan transisi ke sistem baru berjalan mulus dan pengguna dapat beradaptasi dengan cepat.

Baca Juga: First Response Time dari 3 Menit ke 21 Detik? Ini Tips dari Metranet

Fitur Andalan yang Dipakai & Cara Tim Memanfaatkannya 

Dalam operasional harian, Valbury memaksimalkan berbagai fitur unggulan dari Freshdesk dan Freshchat untuk memastikan layanan pelanggan berjalan cepat, terstruktur, dan konsisten. Kombinasi keduanya tidak hanya mempercepat respons terhadap nasabah, tetapi juga membantu tim memantau performa dan beban kerja secara real-time.

1. Automations & Ticket Routing (Freshdesk)

Fitur ini mempercepat distribusi tiket ke staf yang tepat berdasarkan kategori atau urgensi masalah. Dengan automasi ini, tidak ada permintaan yang terlewat dan alur kerja menjadi jauh lebih efisien.

2. Canned Responses & Knowledge Base (Freshdesk)

Tim Customer Service memanfaatkan template jawaban dan basis pengetahuan untuk mempercepat respons sekaligus menjaga konsistensi komunikasi. Hasilnya, nasabah mendapat jawaban yang akurat dan seragam.

3. Live Dashboard (Freshchat)

Dashboard real-time di Freshchat membantu memantau trafik percakapan dan performa staf secara langsung, memungkinkan supervisor mengambil tindakan cepat bila volume chat meningkat. 

Bagi Valbury, fitur-fitur ini krusial karena broker seperti mereka menangani ratusan pertanyaan setiap hari, mulai dari pembukaan akun, transaksi, hingga pertanyaan seputar trading, sehingga butuh sistem multichannel yang cepat dan terintegrasi. 

Dari solusi tersebut, apa hasil atau dampak positifnya bagi Valbury? 

Hasil & Dampak Positif 

Setelah mengimplementasikan Freshdesk dan Freshchat, Valbury  merasakan peningkatan signifikan dalam efisiensi, kualitas layanan, serta kepuasan nasabah. Sistem baru ini tidak hanya membantu tim bekerja lebih cepat dan terstruktur, tetapi juga memperkuat citra Valbury sebagai broker berstandar tinggi yang mengutamakan keandalan dan profesionalisme dalam setiap interaksi.

1. Efisiensi operasional meningkat

Seluruh permintaan dan interaksi kini tercatat dengan baik di satu platform, memastikan tidak ada tiket yang terlewat. Proses monitoring dan tindak lanjut menjadi lebih mudah, sehingga produktivitas tim meningkat dan waktu penyelesaian lebih singkat.

2. Peningkatan kualitas layanan

Dengan respons yang lebih cepat dan konsisten, pengalaman nasabah menjadi jauh lebih baik. Komplain dapat ditekan secara signifikan, sementara kepuasan pelanggan meningkat berkat layanan yang lebih terstandarisasi dan transparan.

3. Dampak terhadap reputasi & jangka panjang

Layanan pelanggan yang responsif memperkuat reputasi Valbury sebagai broker teregulasi yang terpercaya. Dalam jangka panjang, hal ini berpotensi meningkatkan retensi nasabah, menarik klien baru, serta menegaskan bahwa keunggulan Valbury tidak hanya pada produk trading, tetapi juga pada kualitas dukungan pelanggannya. 

Baca Juga: Telkomsigma Tangani 50 Tiket Support Per Hari, Ini Rahasianya!

Transformasi Layanan Pelanggan Valbury 

Perjalanan Valbury Asia Futures membuktikan bahwa transformasi digital melalui Freshdesk dan Freshchat dapat membawa perubahan nyata dalam kecepatan, efisiensi, dan kualitas layanan pelanggan. Bagi perusahaan fintech, broker, maupun bisnis dengan volume pelanggan tinggi, penerapan sistem helpdesk modern bisa menjadi pembeda utama dalam pengalaman nasabah. Tertarik meningkatkan performa layananmu? Hubungi tim expert Weefer untuk konsultasi gratis dan temukan solusi terbaik bagi bisnismu.