Memilih aplikasi procurement yang tepat sangat penting untuk menunjang efisiensi proses pengadaan barang dan jasa di bisnis modern. Di tahun 2025, semakin banyak perusahaan di Indonesia yang mengadopsi software procurement guna mempercepat proses pembelian. Dengan menggunakan sistem e-procurement, perusahaan dapat mengelola vendor, mengontrol anggaran, dan memantau proses pengadaan secara real-time lewat satu platform.
Artikel ini membahas 10 aplikasi procurement terbaik di Indonesia, lengkap dengan fitur, keunggulan, dan jenis bisnis yang cocok menggunakannya. Baik Anda mencari platform pengadaan digital untuk perusahaan besar maupun aplikasi e-procurement untuk UMKM, daftar ini akan membantu Anda menemukan solusi pengadaan yang paling efisien, hemat biaya, dan mudah diintegrasikan dengan sistem lainnya.
Definisi Aplikasi Procurement
Jadi, apa itu aplikasi procurement? Procurement sendiri bisa ditafsirkan sebagai sebuah kegiatan pengadaan dan pembelian barang ataupun jasa guna memenuhi kebutuhan perusahaan/organisasi. Anda pasti sering mendengar istilah pengadaan barang, bukan? Pemerintahan Kota A membutuhkan box culvert atau saluran air beton sebanyak 150 buah untuk melebarkan selokan di ruas jalan A. Pemkot menawarkan kepada perusahaan manapun (melalui serangkaian seleksi tentunya) yang bisa mengadakan barang ini. Skenario semacam inilah adalah contoh dari pengadaan barang dan jasa. Saat ini, proses procurement sudah semakin “dimudahkan” karena sudah dibantu dengan sistem teknologi.
Nah, mungkin beberapa dari Anda punya pertanyaan, sejak kapan pemerintahan Indonesia menggunakan sistem teknologi atau aplikasi procurement ini? Begini sejarah singkatnya.
Pada tahun 2004, sistem e-Procurement Indonesia pertama kali dikembangkan dengan bantuan dana dari World Bank. Tidak lama, sistem ini di-rebrand menjadi NePGI atau National eProcurement Government Indonesia. Di tahun 2006, sistem ini dikelola oleh Kominfo dan diubah lagi namanya menjadi SePP atau Sistem e-Pengadaan Pemerintah.
Fast forward, 28 Maret 2024 kemarin, LKPP atau Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah meluncurkan sebuah halaman web INAPROC. Integrated National Procurement System merupakan sebuah platform digital yang dikembangkan untuk mempermudah proses pengadaan barang dan jasa dengan tetap memperhatikan unsur akuntabel, transparan, efisien dan efektif.
Dari sini, mungkin ada sedikit kemiripan antara istilah procurement dan purchasing? Iya, mirip saja tapi fungsinya berbeda.
Apa Perbedaan dari Aplikasi Procurement dan Purchasing?
Secara singkat, perbedaan procurement dan purchasing terletak di cakupannya. Purchasing itu hanya meliputi pembelian untuk kebutuhan “harian” perusahaan. Sedangkan procurement lebih ke pembelian untuk langkah strategis atau kebutuhan yang amat sangat besar untuk operasional, riset atau perencanaan.
Tidak hanya itu, Dari proses analisis kebutuhan perusahaan, pencarian supplier atau vendor, negosiasi harga, hingga pencatatan dan pengarsipan dokumen pembelian menjadi tahapan yang dilakukan dalam procurement.
Procurement harus melewati serangkaian proses dulu, seperti melakukan analisis kebutuhan perusahaan, memastikan supplier akuntabel, negosiasi, patuh terhadap regulasi dan lain sebagainya. Karena biasanya melibatkan jumlah biaya dan barang yang tidak sedikit, Anda harus sangat berhati-hati saat melakukan proses procurement. Kalau perlu, Anda bisa menggandeng semacam pihak ketiga penjamin pengadaan barang dan jasa.
Rekomendasi Aplikasi Procurement
KPMG, dalam laporannya yang bertajuk “Future of Procurement” menyampaikan suatu hal terkait procurement. Di masa di mana hampir semua proses pengadaan barang dapat dilakukan hanya dengan beberapa klik atau sentuhan, pengguna tidak mau lagi melakukan proses pengadaan dengan proses rumit dan lama. Anda, para penyedia barang dan jasa, harus melakukan revolusi dalam memberikan pengalaman digital pengadaan barang yang lebih lancar dan mudah lagi.
Lantas, apa saja rekomendasi aplikasi procurement terbaik yang bisa Anda perhitungkan? Untuk informasi, kami melansir daftar ini berdasarkan informasi dari Procurement Magazine.
1) SAP S/4HANA
Siapa yang tidak pernah mendengar kata SAP dalam konteks pekerjaan? Rasanya hampir tidak ada karena memang software SAP ini sudah banyak digunakan oleh perusahaan manapun. Tahukah Anda kalau 85 dari 100 perusahaan terbesar dunia menggunakan SAP S/4HANA. Tidak hanya itu, Procurement Magazine juga menobatkan SAP Ariba (modul Procurement dari SAP S/4HANA) sebagai yang terbaik dalam nominasi Top 10 Procurement Software.
Komitmen SAP untuk memajukan kualitas proses pengadaan barang terlihat jelas dalam rangkaian solusi komprehensif yang ditawarkannya. Solusi ini benar-benar melampaui proses pengadaan barang tradisional, sekaligus telah mencakup serangkaian fungsi yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan lainnya.
Penerapan solusi SAP S/4HANA telah menunjukkan potensi dalam menghemat siklus pembelian hingga 50%, yang mana dapat berkontribusi pada pengurangan biaya pasokan sebesar 10% dan menurunkan biaya pemrosesan secara signifikan, seringkali berkisar antara 25% hingga 60%.
Sistem ERP ini memiliki sejumlah modul yang mana bisa Anda gunakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Dalam konteks ini, modul Procurement adalah apa yang Anda butuhkan.
Beberapa fitur yang ada di SAP S/4HANA procurement:
Central Procurement Hub
Kelola seluruh alur pengadaan dari berbagai unit bisnis melalui satu sistem pusat yang terintegrasi.
Manfaat: Meningkatkan pengawasan terpusat, mempercepat koordinasi lintas tim, dan memberikan visibilitas menyeluruh terhadap proses procurement.
Supplier Master Data Management
Kelola seluruh informasi vendor dalam sistem terstruktur dengan update data yang real-time.
Manfaat: Data supplier selalu up-to-date, mudah diakses, dan siap digunakan untuk evaluasi serta pelaporan kinerja.
Procurement Analytics (Embedded Analytics)
Laporan pengadaan dan performa supplier tersedia secara real-time melalui sistem yang terintegrasi.
Manfaat: Pengambilan keputusan menjadi lebih cepat, berbasis data akurat, dan mudah dipantau melalui dashboard interaktif.
Contract Management
Digitalisasi pengelolaan seluruh siklus hidup kontrak pengadaan, dari pembuatan hingga pembaruan.
Manfaat: Kontrak tidak lagi terlewat masa berlakunya, resiko berkurang, dan tingkat kepatuhan meningkat pesat.
SAP Fiori Apps for Procurement
Desain antarmuka modern dan adaptif yang mendukung berbagai peran pengguna, dari staf operasional hingga manajemen.
Manfaat: Navigasi yang intuitif, peningkatan adopsi sistem, dan pengalaman pengguna yang lebih nyaman di berbagai perangkat.
Keunggulan SAP S/4HANA Procurement:
- Terhubung langsung dengan keuangan, logistik, dan manufaktur
- Insight pengeluaran dan supplier via analitik real-time
- Automasi proses dari permintaan hingga persetujuan akhir
- Desain modern SAP Fiori, cepat dan mudah dimengerti
- Pengadaan terpusat dengan Central Procurement
- Manajemen kontrak dan supplier dalam sistem terintegrasi
2) Coupa
Coupa menyediakan aplikasi procurement berbasis cloud. Sistem aplikasi ini dapat membantu perusahaan mengelola pengadaan, pengeluaran, dan pembayaran. Dengan pelanggan yang mencapai lebih dari 200 di mana mereka semua tersebar di 40 negara, Coupa dapat berhasil menghemat 11% dari total spending secara keseluruhan.
Salah satu “tema” yang dipegang Coupa dalam memberikan pelayanan adalah pelanggan sentris. Bahkan, sistem ini memfasilitasi interaksi antara Anda dengan supplier. Antarmuka pengguna yang lumayan fresh dan sederhana juga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pengguna aplikasi procurement ini.
3) Oracle Fusion Procurement
Oracle bisa dibilang sebagai saingan paling ketat dari SAP. Aplikasi Procurement dari Oracle yang bernama Oracle Fusion Cloud Procurement juga memiliki penawaran fitur yang cukup komprehensif.
Rangkaian fitur yang bisa juga terintegrasi ini memberi pelanggan solusi pengadaan barang yang canggih namun tetap memberikan sejumlah penyederhanaan dalam penggunaannya. Pada akhirnya, hal ini dapat mendorong efisiensi operasional dan penghematan biaya. Komitmen Oracle untuk meningkatkan kualitas pengalaman membeli juga terlihat jelas dengan disediakannya antarmuka pengguna yang intuitif serta ramah untuk pemula.
4) GEP SMART
GEP SMART adalah platform software pengadaan barang berbasis kecerdasan buatan yang menyatukan fungsionalitas pengadaan source-to-pay. Dengan berbagai fitur pengadaan barang yang komprehensif dalam satu sistem, GEP SMART dapat menyederhanakan proses pengadaan barang dari awal hingga akhir, mempercepat transformasi digital tim pengadaan, dan meningkatkan kinerja tim pengadaan Anda. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun GEP berhasil menjadi penyedia aplikasi procurement jajaran atas bersama SAP dan Oracle.
5) Jaggaer Digital Procurement Software & Solutions
Jaggaer muncul sebagai vendor terkemuka dalam kategori aplikasi procurement.
Kualitas kemampuan pengadaan barang Jaggaer “dibuktikan” dengan dinobatkannya sistem ini sebagai pemimpin dalam Gartner Magic Quadrant untuk Procure to Pay Suites dan Gartner Magic Quadrant untuk Strategic Sourcing Application Suites. Beberapa penghargaan dan pengakuan ini mengukuhkan posisinya sebagai penyedia sistem solusi yang cukup terpercaya.
6) Ivalua Procurement, Spend & Supplier Management Software
Ivalua menawarkan platform source-to-pay komprehensif yang memiliki kemampuan fleksibilitas dan adaptasi yang baik.
Rangkaian layanan mereka berpusat pada tiga pilar inti, yang masing-masing dirancang untuk memberdayakan pengguna dan meningkatkan proses pengadaan dan rantai pasokan. Tiga pilar inti tersebut adalah: transformasi digital, pengelolaan untuk semua kategori pembelanjaan, serta peningkatan transparansi dan kualitas data.
7) Infor Nexus Procure-to-Pay Automation
Solusi dari Infor cukup mencuri perhatian karena memungkinkan bisnis Anda untuk melakukan transformasi digital sekaligus mengoptimalkan seluruh jaringan rantai pasokan dari awal hingga akhir. Dengan menghubungkan proses-proses penting secara lancar dan mengintegrasikan mitra dan perangkat yang terlibat dalam proses ini, Anda dapat mencapai visibilitas real-time dalam pengadaan barang.
8) Basware e-Procurement Software Solutions & Platforms
Penerapan sistem Basware dapat memberdayakan perusahaan supaya mereka dapat menyederhanakan seluruh proses pengadaan barang melalui otomatisasi. Otomatisasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga meningkatkan transparansi yang merupakan faktor penting dalam memperkuat hubungan dengan supplier dan memitigasi potensi risiko dalam alur rantai pasokan.
9) Workday Procure to Pay Software
Workday menggunakan machine learning saat menyarankan kategori pembelanjaan yang relevan untuk daftar permintaan supaya lebih sederhana keseluruhan prosesnya. Sistem ini juga menawarkan aplikasi finance dan HR yang sekaligus dapat membantu perusahaan menyelesaikan keperluan finance-nya dan memberdayakan karyawan mereka.
Workday semakin dapat diperhitungkan karena memiliki antarmuka pengguna yang intuitif.
10) Zycus Procurement Software
Zycus masuk ke jajaran perusahaan aplikasi procurement terbaik karena rangkaian Cognitive Source to Pay-nya dapat menyelesaikan kebutuhan kompleks perusahaan, meskipun antarmuka penggunanya kurang intuitif.
Software Zycus didukung oleh Merlin AI. Kecerdasan buatan ini terintegrasi membantu proses pengadaan dan manajemen kontrak perusahaan. Zycus juga secara konsisten diakui oleh para analis seperti Gartner dan Forrester atas kemampuannya dalam analisis dan dukungan pelanggan yang kuat.
Baca Artikel Penting Ini: Mengenal Lebih Dekat 6 Modul di Sistem ERP dan Fungsinya (Ada Success Stories-nya)
Segera Kelola Proses Pengadaan Barang dengan Aplikasi Procurement
Proses pengadaan barang dan jasa adalah hal yang tidak mudah karena banyak bagian yang harus “bergerak”. Tidak hanya itu proses memilih supplier dan menganalisis kebutuhan perusahaan juga, arguably, perlu waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Lalu, apa yang sebaiknya Anda lakukan di sini?
Mulai dengan cek ulang kebutuhan perusahaan Anda akan software ini. Jika proses pengadaan barang dan jasa selama ini terkesan selalu lewat dari deadline, maka hal itu adalah sebuah panggilan pengingat. Segera cari partner implementasi terpercaya untuk melakukan sesi konsultasi terkait apa-apa saja yang dibutuhkan serta solusi apa yang paling sesuai. Terlihat merepotkan? Tenang, Anda tidak perlu mencari partner implementasi terpercaya lainnya karena Anda sudah menemukannya sekarang. Terima kasih karena sudah membaca dan semoga bermanfaat.
Tingkatkan Efisiensi Procurement Anda dengan SAP S/4HANA
Otomatiskan proses pengadaan, pantau kinerja vendor, dan kendalikan biaya dengan solusi procurement kelas dunia dari SAP.
