IPSM & Weefer Menggelar Networking Session tentang Pemanfaatan Chatbot AI di Sistem HR

Kota Batam merupakan salah satu kota terbesar yang berada di provinsi Kepulauan Riau. Mayoritas kita tahu kalau kota ini memiliki industri/perusahaan yang secara kuantitas banyak dan besar sehingga menjadi “magnet” perekonomian Indonesia. Tidak main-main, bahkan, di tahun 2023 kemarin, Kota Batam, berdasarkan Badan Pusat Statistik, mencatatkan pertumbuhan ekonomi sebesar 7,04%. Ini meningkat dari tahun 2022 yang mana kota ini mencatatkan pertumbuhan ekonomi sebesar 6,84%. 

Untuk informasi, Badan Koordinasi Penanaman Modal Indonesia pernah menyampaikan kalau total realisasi investasi di Batam tahun 2023 sendiri sudah mencapai 15,6 triliun. Angka tersebut berasal dari investasi Penanaman Modal Dalam Negeri sebesar 6,8 triliun dan investasi Penanaman Modal Asing sebesar 8,8 triliun.

Pertumbuhan ekonomi Kota Batam bahkan melebihi rata-rata pertumbuhan ekonomi Provinsi Kepulauan Riau dan bahkan juga Indonesia. Kepulauan Riau di tahun 2023 mencatatkan pertumbuhan sebesar 5,2%, sedangkan Indonesia mencatatkan pertumbuhan ekonomi sebesar 5,05%. Dengan pertumbuhan ekonomi yang melaju positif ini, lantas….. Apakah ada peran sumber daya manusia berkualitas di belakang atau samping dari pencapaian ini? Jelas ada. Peran sumber daya manusia tidak akan pernah luput dari semua pencapaian pertumbuhan ekonomi manapun. 

IPSM dan Weefer Berbagi Insights tentang Pentingnya Sumber Daya Manusia termasuk Pemanfaatan Chatbot AI di Sistem HR

Hotel Santika Batam, tanggal 21 Maret 2024, menjadi venue dan hari berlangsungnya Ramadan Networking Session kami kali ini. Dengan tajuk “Improvement Employee Experience Through Artificial Intelligence for HR Digitalization System”, kami akan membahas pentingnya sumber daya manusia dan bagaimana chatbot AI di sistem HR dapat meningkatkan kualitas pengalaman karyawan.

Sebuah organisasi yang mendedikasikan dirinya untuk kemajuan bidang HR, Ikatan Praktisi Sumber Daya Manusia atau biasa disingkat menjadi IPSM, turut hadir dalam acara ini. Bersama dengan Weefer Indonesia, kami akan memberikan beberapa insights seputar topik tersebut. Seluruh acara dipandu dengan baik oleh Bu Miena perwakilan dari IPSM dan Bu Amelinda perwakilan dari Weefer. Mari kita simak sekilas apa saja insights yang diberikan oleh para pembicara.

Fifien Marsaulina Sitorus, “Weefer Indonesia telah Mengembangkan Sistem HR untuk Meningkatkan Employee Experience”

Ketua IPSM, Fifien Marsaulina Sitorus, membuka Ramadan Networking Session dengan menceritakan perjalanan atau latar belakang berdirinya IPSM. Di mulai dari tahun 1998, di mana IPSM belum menjadi “organisasi” melainkan masih sebatas “komunitas” dari para praktisi HR yang mempunyai concern tentang pentingnya Sumber Daya Manusia. Mengapa? Karena maju tidaknya sebuah perusahaan mayoritas berada pada bagaimana kualitas SDMnya. 

Seiring waktu, IPSM mengalami pertumbuhan dan menjadi organisasi yang lebih besar dan kuat. Fifien Sitorus bahkan menceritakan bahwa beberapa tim IPSM bahkan pernah memberikan masukan kepada Panitia Khusus Rancangan Peraturan Daerah Tenaga Kerja Kota Batam, bersama anggota DPRD Batam, terkait pelatihan calon tenaga kerja.

Beberapa isu yang seringkali muncul di dunia HR adalah seperti masih ada sejumlah departemen HR di perusahaan/organisasi itu yang menghabiskan banyak waktu untuk mengerjakan hal-hal administratif karyawan. Kemudian, ada beberapa ketidaksesuaian antara kebutuhan dan pasokan, misalnya yang dibutuhkan itu pelatihan HR dalam bidang industri tapi yang semakin “menjamur” malah pelatihan HR bidang perhotelan.

Di isu inilah, sebuah sistem HR dapat membantu menyelesaikan. Berbagai tugas administratif HR bisa disimplifikasi atau diefisiensikan pengerjaannya dan jika tim HR atau sejumlah karyawan nantinya perlu pelatihan, semuanya bisa dikelola dengan sistem ini.

Robert Liandro, “Kami punya komitmen untuk menyelesaikan project atau tugas/problem digital yang sedang dihadapi oleh klien kami”

Pembicara berikutnya, Robert Liandro, menjelaskan singkat ke audiens terkait siapa itu Weefer dan bagaimana sejarah perjalanan Weefer sampai saat ini. Secara singkat, Weefer hadir pertama kali di tahun 2004 untuk mengerjakan berbagai project IT dari klien. Tahun demi bertahun berganti, Weefer melihat ada potensi besar di Kota Batam yang mana sejumlah perusahaannya mulai melakukan transformasi digital. Di tahun 2009, Weefer merilis sebuah solusi sistem HR untuk perusahaan bernama Haermes dan mulai dari sinilah, milestone Weefer terus berkembang sampai saat ini.

Menjalin partner dengan raksasa software SAP, memberikan solusi sistem pelayanan pelanggan dengan sejumlah produk dari Freshworks, menjadi growth partner of the year dari Huawei Cloud APAC, dan masih banyak lagi. Semua ini adalah bentuk komitmen dari Weefer dalam memberikan solusi digital untuk para klien dan calon klien. 

Jeffry Quo Project Lead Weefer Menjelaskan tentang Core Module yang Ada di Sistem Haermes

Dari sekian banyak modul dalam sistem Hermes, 3 yang paling diminati praktisi HR adalah Employee Management, Payroll, dan Attendance. Pada kesempatan ini, Jeffry Quo, Technical Project Lead Weefer, memaparkan demo singkat ketiga modul tersebut.

Pengelolaan database karyawan, atur jadwal shift karyawan, sistem penggajian otomatis berdasarkan aturan PPh 21 terbaru, dan masih banyak lagi kemampuan otomatisasi lainnya. Dan…. ada satu module special lagi di sistem Haermes yang perlu Anda simak.

Woelan Noerlegisari, “Kami Memiliki Module Chatbot AI di Sistem  HR, Haermes”

Woelan Noerlegisari, Product Consultant Specialist Weefer, dengan antusias memperkenalkan modul terbaru dari sistem Hermes kepada para audiens, yaitu Chatbot AI. Benar, ada chatbot AI di sistem HR Anda jika Anda menggunakan sistem ini. Anda bisa build dan kelola dengan mudah pengaturan Chatbot ini dan, tentunya, bisa kami bantu dan pandu juga dalam melakukan itu. Chatbot ini juga bisa Anda “latih” supaya bisa menjawab otomatis semua pertanyaan dasar dari karyawan. Misalnya, karyawan A ingin mengunduh slip gaji, dia tinggal chat saja si chatbot maka slip gaji pun bisa diunduh. 

Di sisi lain, karyawan B menanyakan hal yang kompleks seperti kesalahan input jam kerja atau mungkin yang lebih parah lagi. Di sini, chatbot akan secara cerdas menghubungkan si karyawan B tadi dengan tim HR. Bahkan, chatbot tersebut bisa mengumpulkan dulu riwayat percakapan mereka dengan karyawan B, menyimpulkan kemungkinan isu atau masalahnya, dan mengirimkannya ke tim yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. Masih banyak hal lagi lainnya yang bisa dilakukan dengan module ini, semuanya bisa Anda dan kami realisasikan.

—

Serangkaian agenda di atas selesai dilakukan dan networking session ini ditutup dengan foto dan buka puasa bersama.

Intinya, semakin Anda bisa melayani kebutuhan karyawan dengan cepat dan tepat, semakin baik pula respon mereka terhadap perusahaan. Hal ini bisa membuat pengalaman karyawan Anda semakin baik dan akan menghasilkan tingkat produktivitas yang lebih baik pula. Lantas apakah Anda ingin berdiskusi lebih lanjut tentang sistem HR kami atau mungkin Anda perlu sesi demo? Apapun permasalahan digital yang perusahaan Anda sedang hadapi, kami siap membantu.