5 Kesalahan Umum Proses Payroll dan Bagaimana Cara Mengatasinya

Salah satu momok menakutkan dari sebuah departemen HR adalah saat proses payroll atau penggajian. Iya kalau semuanya baik-baik saja, kalau ternyata tiba-tiba ada seseorang atau sejumlah orang yang “protes” ke HR karena sesuatu. Misalnya “kok, gaji saya kurang ya. Mestinya kan ada biaya kompensasi lembur di sini”, “loh kok ini gaji saya dipotong, padahal aku ga pernah absen loh”. atau protes-protes lain sejenisnya, maka bisa dipastikan kalau departemen HR akan benar-benar kewalahan.

Dengan kata lain, proses payroll adalah salah satu proses krusial yang secara langsung dapat menjaga kepuasan karyawan Anda, sekaligus menjauhkan perusahaan Anda dari beberapa tuntutan hukum atau pelanggaran terkait hak pekerja yang tidak terpenuhi. Karena itu, kesalahan dalam proses payroll harus benar-benar diminimalisir.

Tahukah Anda? Sebuah laporan dari Ernst and Young yang bertajuk “2022 HR Processing Risk and Cost Survey” itu pernah bilang kalau, secara rata-rata, beberapa perusahaan pernah membuat setidaknya 20% kesalahan dalam setiap proses payroll. Masing-masing kesalahan itu menghasilkan kerugian kurang lebih sebesar USD 291. 

Kemudian, 3 kesalahan yang paling sering terjadi dalam konteks payroll berdasarkan laporan tersebut adalah, 

• Durasi jam kerja / presensi 
• Cuti atau izin sakit
• Perhitungan bonus atau tunjangan

Memang, laporan ini hanya menggunakan responden dari perusahaan di Amerika Serikat sana. Namun, bukan berarti kita semua tidak bisa mendapatkan “esensi” dari laporan tersebut, bukan? Tidak bisa dipungkiri kalau kesalahan payroll pasti juga terjadi di sekitar kita. Untuk mengatasi ini, tentu, kita harus tahu dulu apa saja sih bentuk kesalahan umum dari payroll. 

Kesalahan Umum pada Proses Payroll

Payroll adalah proses yang amat rumit, pasti akan ada kemungkinan terjadinya sebuah error atau kesalahan di sini. Berikut adalah beberapa kesalahan payroll paling umum yang harus diperhatikan oleh perusahaan Anda, especially tim HR Anda.

1)  Kesalahan Klasifikasi pada Karyawan

Di Indonesia, setiap pekerja sudah wajib hukumnya untuk mendapatkan asuransi kesehatan dan ketenagakerjaan dari pemberi kerja. Begitu Pula dengan masalah tunjangan kinerja atau yang paling sederhana saja seperti tunjangan hari raya. Ini semua sudah ada undang-undang hukumnya. 

Sayangnya, proses klasifikasi karyawan atau pekerjanya ini yang tidak mudah. Pekerja “formal” di suatu perusahaan kemungkinan besar sudah sesuai kalau masalah ini. Masalah muncul ketika kita membicarakan tentang pekerja “informal”. Karyawan lepas, outsource, atau apapun sejenisnya adalah contoh di kategori ini. Apakah pekerja di kategori ini perlu diberi asuransi? Tunjangan? Atau apa? 

Jika Anda melakukan kesalahan dalam hal ini dan kemudian pihak badan ketenagakerjaan mendapatkan bukti kesalahannya, perusahaan Anda bisa dapat denda. Berdasarkan  laporan di atas, sebanyak 12% responden mengaku kalau perusahaannya harus membayar denda sebesar USD 5.200 karena kesalahan ini.

2)  Miskalkulasi dalam Perhitungan Gaji

Upah lembur, komisi, pemotongan dari pinjaman, cuti, durasi jam kerja, dan beberapa hal lainnya adalah basis dari proses penghitungan gaji setiap karyawan. Tim payroll harus benar-benar memperhatikan ini supaya tidak kesalahan. Untuk upah lembur, aturan umumnya itu kurang lebih adalah 1,5 kali upah reguler karyawan untuk setiap waktu kerja melebihi 40 jam dalam satu minggu kerja. Namun, setiap regulasi daerah atau setiap perusahaan biasanya punya kesepakatannya sendiri terkait ini. Pastikan kalau Anda benar-benar mematuhi ini.

Kemampuan tracking atau pelacakan waktu kerja karyawan yang buruk juga dapat menyebabkan kesalahan dalam proses payroll. Jika perusahaan Anda tidak memiliki cara yang dapat diandalkan untuk melacak jam kerja karyawan, “peluang” Anda untuk melakukan kesalahan payroll akan semakin besar. 

3)  Proses Gajian yang Tidak Tepat Waktu

Ketepatan waktu gajian adalah momen krusial dalam menentukan kepuasan karyawan Anda. Sudah banyak sekali pekerja yang mengeluh terkait gaji yang terlambat di sosial media. Beberapa pekerja startup juga menjadi “korban” dalam hal ini, meskipun mereka sudah “bakar uang” investor banyak sekali.

Ingat, pekerja Anda itu juga seorang manusia yang pasti memiliki tanggung jawab untuk menghidupi keluarganya. Mereka pasti mengandalkan perusahaannya untuk menggaji mereka secara teratur, konsisten dan tepat waktu supaya keluarga mereka bisa bertahan hidup. Kegagalan perusahaan dalam mematuhi jadwal gajian dapat merusak kepercayaan dan opini pekerja terhadap perusahaan Anda. Tinggal menunggu waktu saja sampai Anda akan kehilangan beberapa talenta berkualitas nan loyal Anda pergi meninggalkan perusahaan. 

4)  Lupa Mengirimkan Formulir Pajak

Akhir tahun (dan awal tahun baru) adalah waktu yang sibuk bagi para tim payroll. Setelah satu tahun memproses pembayaran dan pajak, tim ini harus juga mengirimkan semua formulir pajak yang diperlukan kepada karyawan. Yup, kita bicara tentang bukti potong formulir 1721 A1 untuk karyawan swasta dan 1721 A2 untuk public servant. 

Ketika Anda lupa atau tidak bisa memberikan formulir ini kepada orang yang tepat dan pada waktu yang tepat pula, maka bukan hanya Anda yang merepotkan karyawan—tetapi juga bisa menimbulkan masalah bagi perusahaan Anda. Pastikan Anda juga membayar tarif pajak yang tepat. Tarif pajak dapat berubah sewaktu-waktu sehingga perlu terus diperbarui dalam proses penggajian. Memastikan tarif pajak dengan tepat akan membantu Anda menghindari hutang pajak.

5)  Hilangnya Riwayat Payroll

Catatan atau riwayat payroll seluruh karyawan Anda di periode manapun itu penting. Setidaknya, untuk 1 dekade ke belakang itu penting, lebih lagi ya semuanya dari awal perusahaan Anda berdiri. Riwayat ini mencakup jam kerja, tingkat pembayaran, tanggal penggajian, dan beberapa lainnya. Data semacam bisa menjaga keamanan dan kredibilitas perusahaan Anda jika nantinya akan ada audit dari pihak eksternal di masa mendatang.

Cara Terbaik untuk Mencegah Kesalahan Payroll

Mencegah setiap kesalahan yang tertulis di atas memerlukan berbagai strategi, namun, secara garis besar kami akan menyarankan Anda dengan beberapa cara basic-nya. 

• Berinvestasi dengan Menggunakan Sistem Payroll

Cara terbaik dan yang paling simple untuk mencegah kesalahan payroll Anda adalah dengan menerapkan sebuah sistem HRIS yang di dalamnya sudah memuat fungsi payroll yang kuat. Sebuah sistem HRIS berbasis cloud dapat mengelola, memperbarui, dan menindaklanjuti berbagai informasi penting karyawan, seperti mengelola gaji, melacak durasi jam kerja, merekam presensi, dan lainnya. Kemudian, sistem ini juga bisa mengautomasikan berbagai tugas administratif yang harus dilakukan tim HR. Menjalankan laporan, mengajukan bukti potong pajak, mendistribusikan slip gaji, dan masih banyak lagi.

• Menjaga Compliance Payroll

Sejumlah kesalahan payroll bisa disebabkan dari tim penggajian yang tidak memiliki cukup informasi atau tidak memiliki informasi yang benar seputar compliance penggajian, termasuk regulasi dari pemerintah setempat. Undang-undang dan kebijakan selalu berubah, dan dapat bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya; sangat penting bagi tim Anda untuk selalu mengikuti peraturan saat ini di mana organisasi Anda berada (terutama jika Anda memiliki perusahaan multinasional).

Lakukan riset dasar dan coba jawab pertanyaan berikut ini:

• Apakah ada karyawan yang “non-formal” yang sedang bekerja di perusahaan? Kalau iya, tentukan apa saja hak yang semestinya mereka terima.
• Adakah karyawan yang belum tepat klasifikasinya, seperti jabatannya salah atau jumlah gaji dan tunjangannya tidak sesuai?
• Adakah Undang-Undang yang mengatur semua ini?
• Apa langkah kita jika ada audit dari internal maupun eksternal?

• Periksa Laporan Sebelum Menyetujui Proses Payroll 

Jika Anda memiliki akses ke dalam sistem, Anda sebaiknya memeriksa beberapa laporan penting sebelum memproses gaji karyawan. Hal ini dapat membantu Anda mengetahui dan mencegah kesalahan. Beberapa hal yang bisa Anda lakukan adalah: 

Riwayat daftar pemotongan gaji: memberikan ringkasan seluruh pemotongan pada setiap karyawan sehingga Anda dapat memeriksa ulang jumlahnya.

Daftar penggajian: memungkinkan Anda melihat semua informasi penggajian dalam format ringkasan.

Persyaratan uang tunai: menunjukkan berapa banyak uang yang harus dimiliki organisasi Anda untuk membayar gaji, dikelompokkan berdasarkan kategori seperti gaji, pajak, potongan, dan lainnya.

• Cek Ulang Seluruh Proses Penggajian

Tim penggajian memiliki banyak hal yang harus dipantau, meskipun mereka memiliki sebuah sistem untuk mendukung proses mereka, mereka tetap harus punya catatan pribadi yang berisi daftar periksa penggajian. Dengan daftar periksa pribadi, mereka dapat menjalani setiap langkah proses penggajian setiap saat, meninjau setiap bagian dan memastikan semuanya akurat.

Anda mungkin juga ingin menyimpan daftar semua karyawan, semua perubahan gaji, semua perubahan pemotongan, dan pembaruan lainnya di satu lokasi pusat, yang diatur berdasarkan periode pembayaran. Kemudian, saat Anda mengerjakan penggajian untuk periode tersebut, Anda dapat meninjau setiap daftar untuk memastikan semua perubahan yang dilakukan di sistem Anda akurat.

Jika proses penggajian sudah berlangsung dan ternyata ada kesalahan, sebaiknya Anda melakukan:

• Segera batalkan penggajian, lakukan pembaruan, dan proses ulang.
• Jalankan penggajian manual tambahan dengan penyesuaian yang diperlukan hanya untuk karyawan yang terkena dampak.
• Lakukan penyesuaian pada daftar gaji berikutnya untuk mengatasi kesalahan sebelumnya dan mengembalikan keseimbangan.

Jaga dan Tingkatkan Kualitas Proses Payroll

Berdasarkan laporan E&Y yang sama, akurasi ketepatan proses penggajian seluruh responden itu mencapai 80%. Sekilas angka ini bagus, tapi kita coba fokus ke persentase ketidakakuratan dari proses tersebut, yaitu sebesar 20%. Persentase kesalahan ini kalau tidak segera diantisipasi bisa bertambah besar dengan seiring waktu. 

Menyadari apa saja kesalahan umum proses penggajian adalah langkah awal yang baik untuk mengantisipasi semua ini. Menjalankan proses penggajian tepat itu tidak mudah, tapi tetap harus dilakukan karena ini adalah salah satu cara penting dalam menciptakan kepuasan karyawan. Well, untuk sekarang, Anda bisa memulainya dengan mencari tahu apakah ada sistem HRIS hebat yang memiliki fitur payroll. Kabar baik karena Anda sudah menemukannya sekarang.