Bagaimana Cara Membuat SOP Perusahaan yang Benar? Simak Penjelasan Berikut

Bisnis yang bergerak dalam bidang apapun pasti membutuhkan SOP perusahaan agar dapat berjalan sesuai tujuannya. SOP (Standard Operating Procedure) tersebut menjadi standar yang wajib ditaati setiap orang yang terlibat dalam bisnis.

SOP perusahaan mengatur dan memandu setiap pihak untuk menjalankan tugas sesuai fungsi, tugas, dan kepentingan masing-masing.

Perusahaan memberikan SOP dalam bentuk dokumen lengkap dengan alur kerja berdasarkan struktur organisasi. Dokumen tersebut dibuat menyesuaikan dengan divisi masing-masing dalam sebuah organisasi.

Penjelasan Singkat SOP

SOP perusahaan merupakan singkatan dari Standard Operating Procedure. Atau dalam bahasa Indonesia biasa disebut sebagai Standar Operasional Prosedur.

SOP adalah kumpulan aturan, pedoman, dan tata cara yang menjelaskan dasar pelaksanaan kegiatan dalam organisasi. Dalam perusahaan, SOP tiap divisi bisa berbeda-beda mengingat setiap divisi memiliki tugas yang berbeda pula.

SOP adalah kumpulan aturan, pedoman, dan tata cara yang menjelaskan dasar pelaksanaan kegiatan dalam organisasi. Dalam perusahaan, SOP tiap divisi bisa berbeda-beda mengingat setiap divisi memiliki tugas yang berbeda pula.

Untuk itulah SOP sering pula dianggap sebagai dasar pedoman bagi setiap karyawan saat bertugas. Maka dari itu, SOP wajib untuk diikuti dan ditaati oleh pekerja saat menjalankan aktivitasnya. Agar, performa yang diharapkan sesuai dengan yang diharapkan.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Menurut Merriam-Webster

SOP adalah metode yang telah ditetapkan dan ditentukan. SOP wajib ditaati untuk mendapatkan performa yang sesuai untuk mencapai tujuan atau situasi yang diharapkan.

SOP Menurut Britannica

SOP merupakan prosedur yang dibuat dengan tujuan meningkatkan kinerja dan memastikan kualitas yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah disepakati.

Moekijat

Menurut Moekijat, SOP adalah langkah dalam pelaksanaan kerja yang menjadi pedoman organisasi tentang bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan dan oleh siapa.

Tjipto Atmoko

SOP menurut pendapat TJipto Atmoko adalah acuan atau pedoman dalam mengerjakan tugas. SOP menjadi acuan sesuai fungsi berdasarkan administratif, teknis, dan prosedur kerja setiap unit atau divisi yang bersangkutan.

Dari beberapa pendapat ahli di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa:

Baca Juga: Pengertian & Fungsi Assessment sebagai Sistem Penilaian Kinerja

Manfaat Penting SOP Perusahaan

Secara umum, SOP dalam perusahaan dapat memberikan banyak sekali manfaat. Manfaat tersebut antara lain:

1. Standardisasi performa kerja karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai divisi masing-masing.
2. Menghindari terjadinya kesalahan dan kelalaian yang dapat menghambat atau merugikan perusahaan.
3. Mendorong efektivitas dan efisiensi bagi tiap individu dan divisi dalam perusahaan.
4. Menjaga akuntabilitas, maksudnya tanggung jawab dan tugas yang dilimpahkan tertulis dan diatur secara jelas dalam SOP.
5. Sebagai alat kontrol dan evaluasi perusahaan terhadap kinerja karyawan.
6. SOP menjadi tolok ukur perusahaan ketika terjadi kesalahan, agar solusi yang efektif bisa cepat ditemukan.
7. Menghindari pemberian tugas kepada divisi atau karyawan agar tidak tumpah tindih.
8. Menjaga kualitas produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan agar selalu sesuai standar.

Fungsi Penting SOP Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan, SOP memiliki dua fungsi penting yang saling berkaitan. Pertama, SOP menjadi rujukan pedoman operasional saat terjadi pembaruan.

Hal tersebut sangat penting mengingat bisnis selalu berkembang dan berubah dengan sangat cepat. Sehingga, pemahaman tentang pasar atau metode produksi juga perlu melalui pembaruan agar perusahaan tetap memiliki daya saing.

Dengan adanya SOP yang baik, perusahaan dapat mengevaluasi apakah SOP yang berjalan merupakan SOP terbaru dan sudah sesuai.

Fungsi kedua, SOP berperan penting ketika perusahaan sedang membutuhkan penilaian dan perbaikan. SOP dapat menjadi bukti tertulis yang sah karena di dalamnya tercantum berita acara, bukti pengiriman, dan lain sebagainya.

Dengan bukti tersebut, jika terjadi kesalahan di kemudian hari maka dapat dengan mudah dilakukan perbaikan. Agar, proses evaluasi berjalan lebih efektif dan mudah.

Komponen Penting dalam SOP

Penjelasan di atas diharapkan dapat dengan mudah dicerna pengertian dan pentingnya SOP perusahaan. Selanjutnya, untuk memahami lebih dalam bagaimana cara membuat SOP yang baik, anda wajib memahami komponen yang harus ada dalam sebuah SOP.

1. Tujuan 

Dalam proses pembuatan SOP, tujuan adalah hal yang sangat perlu untuk diperhatikan. Agar pekerjaan dapat berjalan dengan efektif, SOP perusahaan juga harus memiliki tujuan yang jelas.

Tujuan SOP yang jelas biasanya mencakup orang yang wajib mematuhi SOP, kapan berlaku SOP tersebut, dan bagaimana penerapannya.

2. Cakupan

Komponen ini menjelaskan siapa dan divisi mana yang terlibat dalam SOP yang ditetapkan. Semakin jelas cakupan sebuah SOP, semakin jelas dan bagus pula penerapannya di lapangan.

3. Akuntabilitas 

SOP ada sebagai pedoman, perannya yang penting tentu membuat SOP harus bisa dipertanggung jawabkan. Terlebih, jika terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan standar yang ada. Maka perusahaan dapat meminta tanggung jawab pihak yang diatur sesuai SOP yang berlaku.

4. Prosedur

Komponen yang tidak kalah pentingnya adalah prosedur. SOP yang baik dapat menjelaskan prosedur sesuai dengan tujuan SOP tersebut dibuat. Misal, seperti prosedur yang jelas mengenai proses produksi perusahaan.

Bagian lain yang patut menjadi bagian prosedur adalah pembagian tugas dan wewenang yang jelas. Sehingga, tidak ada struktur organisasi yang tumpang tindih.

Baca Juga: Mengenal Struktur dalam Perusahaan dan Tugas Setiap Jabatan

Contoh SOP Perusahaan

Di bawah ini terdapat contoh SOP perusahaan yang dapat anda gunakan sebagai panduan dalam membuat SOP yang baik dan benar.

Langkah Membuat SOP

Membentuk Tim Penyusun

Langkah dalam pembuatan SOP yang pertama kali harus anda lakukan adalah membentuk tim penyusun SOP. Tim tersebut harus terdiri dari orang-orang yang memang memiliki kompetensi yang baik di bidangnya.

Tim penyusun SOP perusahaan wajib memahami visi dan misi perusahaan, agar prosedur yang dibuat sesuai.

Menyusun Alur Proses

Tentukan format, template, alur, serta bagaimana SOP tersebut dapat diakses karyawan atau orang yang terlibat di perusahaan. Ada baiknya, tim penyusun SOP memahami workflow dan flowchart divisi dalam perusahaan yang akan dibentuk SOP-nya.

Cantumkan juga informasi detail seperti penanggung jawab, tanggal berlaku SOP dan informasi pendukung lainnya.

Simulasi SOP yang Ditetapkan

Langkah berikutnya adalah mencoba simulasi SOP yang telah dibuat. Agar, para pemangku kepentingan dapat melihat kondisi dan fakta di lapangan seperti apa.

Dalam tahap ini, tim penyusun juga dapat mengetahui bagian mana saja dalam SOP yang kurang sesuai dan perlu diperbaiki. Sehingga, SOP yang nantinya benar-benar berlaku memiliki efektivitas tinggi.

Evaluasi & Perbaikan

Setelah melalui proses simulasi, tim penyusun mulai melihat dan mengevaluasi prosedur mana saja yang sudah sesuai dan mana yang belum. Untuk diberikan perubahan tentunya.

Dalam fase ini, terkadang tim penyusun bertugas menjalankan simulasi berulang-ulang setelah melakukan perbaikan. Hal ini demi terciptanya SOP yang sudah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan perusahaan.

SOP Disahkan

Apabila SOP yang dibuat telah sesuai dan dan tidak memiliki masalah, pihak otoritas perusahaan dapat mengesahkan SOP tersebut agar dapat langsung diterapkan.

Biasanya, pihak yang memiliki wewenang menyetujui dan memberlakukan SOP adalah pimpinan perusahaan, jajaran direksi misal.

Sosialisasi SOP yang Telah Berlaku

SOP yang telah sah dan berlaku wajib disosialisasikan terhadap divisi dan karyawan terkait. Hal ini untuk menghindari kesalahan informasi dan prosedur yang simpang siur.

Bayangkan, jika standar dan prosedur perusahaan tidak diketahui dengan jelas oleh pekerjanya. Hal tersebut dapat mengakibatkan kesalahan pada saat bekerja, dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan di kemudian hari.

Kesimpulan

SOP perusahaan atau Standar Operasional Prosedur sangat penting untuk dimiliki dan diterapkan perusahaan. Terutama, SOP berperan sebagai pedoman dan standar efisiensi serta performa kerja SDM.

Perusahaan yang berkembang dan ingin maju harus memiliki standar yang baik. Agar produk dan jasa yang dihasilkan memiliki daya saing yang baik di pasaran. Dengan begitu, perusahaan dapat memperoleh keuntungan dan berkembang.