Mengapa Helpdesk Penting bagi Perusahaan? Berikut Penjelasan Lengkapnya

Helpdesk dalam sebuah bisnis menjadi sistem yang memegang peranan penting. Karena, sistem inilah yang membantu organisasi anda agar dapat memberikan dukungan kepada konsumen anda.

Sistem helpdesk memungkinkan tim anda untuk memberikan bantuan kepada pelanggan dengan efisien dan efektif. Sehingga, pelanggan anda bisa mendapatkan layanan bantuan terbaik yang dapat anda tawarkan.

Saat ini, dukungan sistem helpdesk menjadi sangat penting bagi perusahaan. Karena, helpdesk dapat menjamin setiap pelanggan anda mendapatkan dukungan pelayanan terbaik.

Artikel Weefer kali ini akan membahas helpdesk lebih mendalam. Mulai dari pengertian helpdesk, manfaat, dan mengapa perusahaan anda memerlukan helpdesk. Simak penjelasan selengkapnya berikut ini.

Apa Itu Helpdesk?

Sebuah sistem helpdesk adalah sistem yang sebenarnya bertugas membantu karyawan anda. Selain membantu pelanggan terhubung dengan layanan bantuan, helpdesk dapat membantu kinerja internal tim anda.

Jadi, helpdesk adalah tempat pertama kali karyawan mencari jawaban dan solusi atas permasalahan mereka. Helpdesk menjadi sistem yang dapat melacak permintaan bantuan atau masalah.

Selanjutnya, sistem helpdesk dapat secara otomatis melacak dan menyelesaikan masalah yang dialami. Software helpdesk memang dirancang untuk dapat mengumpulkan, menyimpan, melacak, dan menyelesaikan setiap masalah yang karyawan temui dengan efisien.

Jenis Helpdesk

Terdapat beberapa jenis helpdesk yang dapat anda temukan. Umumnya, software ini terbagi berdasarkan pengaturan yang disediakan pada sistem helpdesk itu sendiri. Berikut beberapa jenis helpdesk:

IT Support

Salah satu jenis helpdesk adalah IT support atau biasa juga disebut sebagai IT service desk. Helpdesk ini dirancang untuk fokus menangani masalah yang dihadapi karyawan perusahaan anda. Terutama, hal yang berkaitan dengan sistem komputer dan jaringan perusahaan.

Seperti, pengaturan ulang password dan pemeliharaan server atau jaringan perusahaan. Semua masalah tersebut dapat ditangani dengan memanfaatkan bantuan helpdesk.

Customer Service

Sebuah sistem helpdesk juga dapat membantu keperluan customer service. Terutama, pada hal yang berkaitan erat dengan kebutuhan pelanggan mulai dari pertanyaan dan masalah-masalah pelanggan yang dimiliki terhadap produk atau jasa anda.

Multifungsi

Saat ini, software helpdesk sudah sangat berkembang. Jadi, tidak jarang bahkan divisi HR, finance, dan legal sebuah perusahaan membutuhkan software helpdesk untuk tim mereka sendiri.

Hal ini mungkin terjadi karena kebutuhan kolaborasi saat ini semakin meningkat. Sebagai contoh, tim finance pada perusahaan bisa saja membutuhkan helpdesk khusus mereka sendiri agar dapat melacak dan menyimpan transaksi invoice yang mereka dapatkan dari departemen lain.

Baca Juga: Mengenal Helpdesk, Pengertian, dan Pentingnya bagi Perusahaan

Siapa yang Memerlukan Helpdesk?

Pertanyaan selanjutnya adalah, siapakah yang sangat membutuhkan helpdesk? Untuk menjawab pertanyaan tersebut mari simak penjelasan di bawah ini.

Bisnis Kecil & Menengah

Sistem helpdesk tidak hanya dibutuhkan perusahaan besar saja, namun bisnis dengan skala menengah saat ini juga banyak yang sudah memerlukan helpdesk. Terutama helpdesk yang fokus menangani masalah customer.

Karena, sebagai perusahaan yang sedang tumbuh, bisnis kecil dan menengah harus saling berebut kepercayaan pelanggan.

Sehingga, banyak bisnis yang sekarang mulai fokus terhadap pelayanan dan dukungan pelanggan (customer service) yang baik. Helpdesk dapat membantu kebutuhan customer service dengan menjawab pertanyaan pelanggan secara otomatis, menyelesaikan masalah, dan menyediakan dukungan penuh.

Perusahaan Besar

Dalam sebuah perusahaan besar, biasanya sudah terdapat helpdesk yang jauh lebih kompleks. Tidak jarang, banyak perusahaan saat ini yang menyediakan helpdesk untuk masing-masing divisi mereka.

Seperti HR, IT, marketing, sales, dan divisi finance yang bisa saja membutuhkan helpdesk tersendiri. Divisi marketing membutuhkan data orang-orang yang cocok masuk sebagai kategori calon konsumen berdasarkan data divisi sales. Helpdesk dapat membantu mengintegrasi kedua hal tersebut.

Sehingga, kolaborasi setiap departemen dalam perusahaan anda bisa menjadi semakin efisien.

Baca Juga: Cara Cepat Helpdesk dalam Membantu Customer Support

Manfaat Helpdesk

Software helpdesk yang baik adalah yang dapat memberikan layanan dukungan terhadap pertanyaan dan masalah secara cepat dan efektif. Bukan hanya bagi tim internal saja, helpdesk juga harus menjadi solusi yang baik bagi customer.

Beberapa manfaat helpdesk antara lain:

1. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Manfaat ini harus menjadi manfaat utama bagi helpdesk dengan jenis customer service helpdesk. Namun tidak hanya terbatas untuk helpdesk jenis itu saja, helpdesk yang baik secara tidak langsung dapat meningkatkan kualitas pelayanan tim perusahaan anda.

Sehingga, secara tidak langsung dapat meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk dan jasa yang anda tawarkan.

Helpdesk juga harus memiliki kemampuan untuk menyelesaikan setiap masalah dan pertanyaan yang dimiliki pelanggan. Dengan begitu, bisnis anda dapat memberikan pengalaman terbaik bagi setiap konsumen dan meningkatkan kemungkinan mereka kembali berbisnis dengan anda.

2. Menambah Produktivitas

Ini menjadi manfaat yang mungkin bisa anda dapatkan dari helpdesk IT support dan multifungsi. Karena, kedua jenis helpdesk tersebut merupakan jenis helpdesk yang langsung bersinggungan dengan tim internal pada perusahaan anda.

Software helpdesk dapat menyediakan fitur yang secara efektif mengelola dan menyelesaikan masalah yang dihadapi setiap tim dalam perusahaan.

Misalnya saja, karyawan anda ada yang membutuhkan slip gaji. Helpdesk yang baik layaknya Freshservice dapat menyediakan fitur di mana karyawan tersebut dapat mengajukan tiket melalui sistem helpdesk, untuk diteruskan ke divisi HR atau finance terkait.

3. Menambah Kualitas Produk

Sering kali, konsumen anda membutuhkan layanan tempat bertanya, pengaduan, dan pelaporan jika terdapat masalah pada produk dan jasa anda.

Hal ini menjadi salah satu manfaat penting helpdesk yang harus ada. Sistem helpdesk yang baik tidak hanya membantu menyelesaikan masalah pelanggan. Namun juga melacak, menyimpan, dan merekam setiap keluhan, pertanyaan, dan saran yang diajukan pelanggan terkait produk.

Data ini bisa menjadi data penting ketika suatu hari anda perlu memperbaiki produk anda. Agar, produk dan jasa yang anda miliki tetap dapat bersaing di pasaran.

Hal Wajib Ada dalam Helpdesk

Terlepas jenisnya, terdapat beberapa hal dan fitur penting yang harus dimiliki sebuah helpdesk. Salah satunya adalah memudahkan pekerjaan dan tugas karyawan anda. Fitur-fitur seperti layanan mandiri, service level agreement (SLA), project management, dan mendukung kolaborasi tidak boleh terlewat.

Berikut ini beberapa fitur yang wajib ada dalam sebuah helpdesk, cocok sebagai bahan pertimbangan anda.

A. Portal Layanan Mandiri

Fitur ini sangat penting dalam sebuah helpdesk. Fitur portal layanan mandiri memungkinkan karyawan anda mendapatkan bantuan dari masalah yang tengah dihadapinya melalui bantuan helpdesk. Dengan begitu, tim anda dapat fokus pada pekerjaan strategis lainnya yang lebih produktif.

B. Dasar Pengetahuan yang Kuat

Helpdesk dapat menyelesaikan masalah dengan menyiapkan basis pengetahuan dalam sistemnya. Basis pengetahuan ini adalah kumpulan data dan record terkait masalah dan pertanyaan yang pernah diajukan, beserta solusi penyelesaiannya.

Fitur ini diperlukan agar sistem anda dapat menangani masalah lebih efisien. Bayangkan, tanpa dasar pengetahuan yang kuat, sistem helpdesk anda kemungkinan akan semakin sering berkutat menyelesaikan masalah yang sudah pernah terpecahkan sebelumnya.

C. Otomasi

Kemampuan otomasi merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah helpdesk. Otomasi artinya, sebuah sistem yang dapat melakukan perulangan terhadap suatu tugas atau pekerjaan secara efektif.

Contoh sederhananya, helpdesk yang baik dapat memberikan pengingat secara otomatis kepada divisi HR, ketika ada karyawan baru yang akan melalui proses on-boarding misal.

D. Laporan

Fitur penting helpdesk yang tidak boleh terlewat selanjutnya adalah fitur membuat laporan. Fitur ini penting bagi perusahaan mengingat, helpdesk berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau tingkat employee engagement.

Laporan yang dihasilkan sistem helpdesk tentu akan sangat membantu saat anda ingin mengevaluasi seberapa tinggi tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk dan jasa anda.

Kesimpulan

Helpdesk menjadi sistem layanan pendukung yang sangat penting dalam perusahaan. Karena, sebuah helpdesk memiliki banyak sekali fungsi yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan.

Sistem helpdesk tidak hanya berguna untuk membantu tim internal perusahaan anda saja. Melainkan juga dapat membantu kebutuhan dan pelayanan pelanggan. Tidak jarang, perusahaan-perusahaan besar sudah menerapkan helpdesk yang baik dalam sistem mereka.

Mohamad Krisna

Categories:

Karyawan

Share on:

To the top

Related Posts

Human Capital: Pengertian, Jenis, dan Bedanya dengan Human Resources

Modal manusia (human capital) bagaikan harta karun bagi perusahaan. Ia bukan hanya kunci menghadapi berbagai rintangan, tetapi juga pendorong utama untuk mencapai tujuan bisnis. Berbeda dengan sumber daya manusia (human resources) yang fokus pada administrasi, human capital berfokus pada pengembangan dan optimalisasi potensi karyawan. Ingin tahu lebih dalam tentang human capital? Temukan pengertiannya dari para [...]

ERP System: Solusi Tepat untuk Mengoptimalkan Bisnis Anda

ERP system merupakan sistem informasi yang ditujukan bagi perusahaan guna menggabungkan dan mengotomatiskan proses bisnisnya. ERP system manfaatnya sangat besar dalam mengelola aktivitas perusahaan yang sedang berkembang.  Setiap aspek perusahaan, mulai dari penjualan, persediaan, keuangan, akuntansi, pembelian, produksi, hingga sumber daya manusia harus terintegrasi untuk memastikan efisiensi dalam proses bisnis. Pada awalnya, ERP fokus pada [...]

25 Benefit Kerja Paling Diincar Karyawan, HR Wajib Tahu!

Benefit adalah keuntungan yang didapat karyawan selain hak pokok mereka layaknya gaji. Tidak jarang, dari sekian banyak pekerja yang mencoba mencari tahu tentang benefit karyawan yang bisa mereka dapatkan.  Bagi karyawan, benefit adalah salah satu faktor penentu atas produktivitas dan kemungkinan mereka akan menerima pekerjaan tersebut atau tidak. Benefit karyawan juga bisa menjadi daya tarik [...]

Mengenali Kegunaan Retorika dalam Marketing dan Leadership

Retorika adalah alat ataupun kemampuan yang sebenarnya cukup powerful, sehingga dapat digunakan untuk kebaikan atau bahkan keburukan. Sangat penting untuk menggunakannya dengan tanggung jawab dan untuk tujuan yang positif. Apalagi di dunia kerja, retorika menjadi sebuah kemampuan yang dapat meningkatkan sales ataupun profit perusahaan. Tentu saja jika Anda tahu bagaimana cara menggunakannya dengan efektif. Untuk [...]

Pentingnya Surat Sakit Bagi Karyawan dan Bagaimana Prosedurnya

Dalam dunia kerja yang kompetitif dan penuh tantangan, kesehatan karyawan menjadi faktor yang sangat penting. Salah satu hal yang tak terhindarkan adalah ketika seseorang menghadapi situasi yang memaksa mereka untuk berhenti bekerja sementara karena alasan kesehatan.  Surat sakit menjadi dokumen penting yang menghubungkan karyawan dengan perusahaan, memberikan penjelasan tentang mengapa mereka perlu absen, dan membantu [...]

Recent Posts

Talent Acquisition Adalah Strategi Penting dalam Mendapatkan Karyawan Berkualitas

Talent Acquisition Adalah Apa yang Dibutuhkan Perusahaan Manapun Proses rekrutmen karyawan atau talent acquisition adalah salah satu faktor utama dari keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi. Building block dari perusahaan selain urusan produk dan pemasarannya….. yah karyawan yang ada di dalamnya ini. Karena itu, bagaimana Anda menarik, mempertahankan, dan mengembangkan talenta adalah kunci suksesnya di sini. [...]

Kanban Board: Pengertian dan Manfaatnya dalam Project Management

Dalam era kolaborasi digital di dunia kerja, manajemen proyek yang efektif menjadi kunci kesuksesan bagi banyak organisasi. Salah satu alat yang semakin populer untuk mengatasi tantangan ini adalah kanban board (papan kanban).  Papan kanban bukan hanya sekadar alat visual, tetapi juga sebuah sistem yang menggabungkan prinsip-prinsip lean management untuk mengoptimalkan alur kerja dan meningkatkan efisiensi [...]

Human Capital Artinya Mengembangkan Potensi Karyawan Anda, Begini Strateginya

Human Capital Artinya ? Dalam dunia kerja, Anda pasti pernah bertemu dengan istilah Human Capital. Di sisi lain, istilah Human Resource juga pernah Anda temukan juga. Lantas, apa perbedaannya? Berdasarkan buku “HR Strategy (2nd Edition) Creating Business Strategy with Human Capital” karya Paul Kearns, kedua istilah tersebut sampai saat ini belum menemukan pembeda yang signifikan. [...]

Human Capital: Pengertian, Jenis, dan Bedanya dengan Human Resources

Modal manusia (human capital) bagaikan harta karun bagi perusahaan. Ia bukan hanya kunci menghadapi berbagai rintangan, tetapi juga pendorong utama untuk mencapai tujuan bisnis. Berbeda dengan sumber daya manusia (human resources) yang fokus pada administrasi, human capital berfokus pada pengembangan dan optimalisasi potensi karyawan. Ingin tahu lebih dalam tentang human capital? Temukan pengertiannya dari para [...]

Kelas BPJS Dihapus? Ini Daftar Iuran dan Penjelasan Lengkapnya!

Kelas BPJS Dihapus? - Presiden Joko Widodo memulai era baru dalam sistem jaminan kesehatan Indonesia dengan mengumumkan penghapusan sistem BPJS Kesehatan kelas 1, 2, dan 3. Hal ini secara resmi tertuang dalam Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 59 tahun 2024, Perubahan Ketiga atas Peraturan Presiden Nomor 82 tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan Dengan demikian, Kelas Rawat [...]