Terms of Reference (TOR) yang Menjadi Bagian Penting Manajemen Proyek

Terms of Reference atau lebih dikenal dengan istilah TOR adalah dokumen wajib yang dibuat tim project management. Dokumen tersebut berisi mengenai perencanaan dan proses berjalannya sebuah proyek.

Selain itu, TOR adalah panduan untuk memberi gambaran seperti apa proyek yang akan berjalan nantinya.

Tujuan utama membuat TOR adalah agar proyek yang berjalan sesuai dengan target dan tujuan perusahaan. Dalam TOR juga memuat deskripsi sebuah proyek dan perjanjian yang melibatkan pihak yang berkaitan langsung.

Baca Juga: Perseroan Terbatas (PT): Pengertian, Jenis, dan Cara Mendirikan

Komponen Penting TOR

Dari pengertian di atas anda dapat memahami bahwa TOR merupakan dokumen penting dalam proses berjalannya sebuah proyek. Layaknya dokumen penting lain, TOR memiliki susunan atau komponen yang tidak boleh terlewat.

Lights on Data menyebutkan terdapat beberapa komponen penting yang harus terdapat dalam TOR. Antara lain:

1. Latar Belakang

Latar belakang menjadi dasar konsep atau alasan dasar sebuah proyek berjalan. Umumnya, komponen ini berisi landasan, ide, dan konsep lengkap. Sehingga, detail dan perincian sebuah proyek tergambarkan dengan jelas.

2. Detail Kegiatan

Bagian inilah yang akan menjelaskan kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan dalam proyek tersebut. Detail kegiatan juga akan mencantumkan batasan dan kegiatan seperti batas waktu pengerjaan proyek dan batas orang yang terlibat.

3. Metode

Bagian metode dalam TOR adalah bagian yang menjelaskan metode yang akan digunakan dalam proyek. Meliputi tahapan pelaksanaan yang lebih detail dari kegiatan. Sehingga, dapat menggambarkan komponen dan bagian penting yang mendukung keberhasilan proyek.

Dalam Terms of Reference bagian metode dapat mencantumkan dokumen pendukung layaknya hasil riset, data, dan hasil observasi yang terkait dengan proyek yang akan berjalan.

4. Jadwal dan Tempat Proyek Berjalan

Agar proyek berjalan sesuai dengan tujuan dan tenggat waktu, TOR memerlukan jadwal yang telah disepakati semua pihak yang terlibat dalam proyek. Tidak jarang, TOR berisi tabel waktu sebagai keterangan pembantu.

Tabel waktu biasanya berisi berapa lama, kapan, mulai, dan di mana proyek akan dilaksanakan. Dengan informasi ini, pihak yang terlibat dapat memahami setiap detail dari proyek perusahaan.

5. Produk yang Dihasilkan

TOR dapat memuat informasi seputar produk apa yang akan dibuat atau diproduksi, jika memang ada. Tidak jarang, TOR memuat informasi dengan sangat detail meliputi perencanaan dan proses produksi, hingga presentasi produk.

6. Evaluasi

Komponen TOR ini akan memuat informasi detail siapa saja yang terlibat dalam proyek perusahaan. Terdapat pula informasi detail seperti keahlian dan pengalaman masing-masing tim. Tidak ketinggalan, informasi mengenai seluruh anggota tim yang terlibat.

7. Anggaran

Terms of Reference harus memiliki informasi terkait anggaran dan keperluan logistik. Informasi ini biasanya lebih dikenal juga sebagai RAB (Rencana Anggaran Biaya).

Informasi mengenai anggaran dapat berupa upah pekerja, akomodasi perjalanan, dan fasilitas proyek.

8. Penanggung Jawab

Bagian terakhir dari TOR adalah informasi yang memuat pemilik laporan, pelaksana proyek, dan penanggung jawab berjalannya sebuah proyek yang telah ditunjuk oleh perusahaan.

Baca Juga: 10 Cara Menjawab Kelebihan dan Kekurangan Diri Sendiri saat Interview Kerja

Manfaat TOR

Manfaat utama TOR adalah agar pimpinan perusahaan mengetahui proyek dan kegiatan yang dilakukan karyawan. Sehingga, evaluasi dan proses berjalannya kegiatan tersebut dapat dipertanggungjawabkan dan memang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Selain itu, TOR juga memiliki manfaat lain, antara lain:

• Sebagai dasar rencana kegiatan dan pelaksanaan proyek perusahaan.
• Bahan evaluasi dan penilaian kualifikasi sebuah proyek.
• Bukti perhitungan audit bagi pihak manajemen dan divisi keuangan perusahaan.
• Media bagi manajemen perusahaan untuk mengetahui dan mengendalikan kegiatan proyek yang dilakukan karyawan.

Contoh TOR Perusahaan

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
TERMS OF REFERENCE
Podcast Remote-Work
Tim Digital Marketing PT WeeGo Digital

I. Latar Belakang

Podcast Remote-Work adalah salah satu program kerja tim Digital Marketing PT WeeGo Digital. Materi yang akan disampaikan diharapkan menginformasi dan mendorong masyarakat, khususnya karyawan ibukota untuk tetap semangat bekerja dan beraktivitas. Terutama dalam kondisi pandemi yang belum kunjung usai.

II. Visi & Misi Kegiatan

Menjadi media bagi para karyawan dan generasi milenial Indonesia mendapatkan motivasi dan kembali semangat bekerja meskipun harus bekerja dari rumah. Sembari memperkenalkan konsep bekerja dari mana saja (work from anywhere).

III. Tujuan Kegiatan

Tujuan diadakan Podcast Remote-Work antara lain:

• Memberikan informasi terbaru terkait keputusan pemerintah soal peraturan pandemi dan work from home.
• Menjadi media bagi para milenial, karyawan khususnya untuk berbagi cerita dan keluh kesah selama bekerja dari rumah.
• Memberi motivasi dan tips seputar kesehatan mental selama pandemi, dan work life balance selama bekerja di rumah.

IV. Waktu & Tempat

Nama Program: Podcast Remote-Work
Lokasi: Platform Spotify dan Instagram @WeeGo.ID
Waktu: Durasi untuk setiap episode maksimal 30 menit

V. Rencana Kerja dan Jumlah Dana

• 1 Februari – 15 Februari 2022, penyaringan talent dari tim koordinator Podcast Remote-Work
• 20 Maret – 10 Agustus 2022, brainstorming dan briefing tim Digital Marketing terkait konten Podcast.
• 15 Agustus – 20 Agustus 2022, proses rekaman untuk 5 episode dari Podcast Remote-Work.
• 20 Agustus – 22 Agustus 2022, sesi editing dan revisi hasil dari rekaman Podcast.
• 22 Agustus 2022, launching perdana episode Podcast Remote–Work.

Cara Membuat TOR

Dari contoh di atas anda dapat memahami komponen-komponen penting dari TOR. Sehingga, anda dapat lebih mudah membuat TOR sesuai dengan ketentuan perusahaan. Lalu, untuk cara membuat TOR adalah seperti berikut ini.

#1 Menentukan Latar Belakang dan Judul

Latar belakang merupakan komponen yang menjadi alasan dasar mengapa proyek tersebut dibutuhkan. Dalam bagian latar belakang dapat mencantumkan informasi seperti visi misi proyek dan progres proyek yang sedang berjalan.

#2 Tentukan Tujuan

Seperti contoh di atas, bagian tujuan menggambarkan tujuan objektif yang ingin dicapai dari sebuah proyek yang akan atau sedang dilaksanakan.

Seperti contoh di atas, bagian tujuan menggambarkan tujuan objektif yang ingin dicapai dari sebuah proyek yang akan atau sedang dilaksanakan.

#3 Susun Pelaporan

Pelaporan dalam TOR adalah informasi penting agar perusahaan mendapatkan informasi terkait proyek yang akan dijalankan. Informasi tersebut bisa berupa waktu dan tempat berjalannya proyek, durasi, dan nama proyek.

Pelaporan dalam TOR menjadi sumber informasi dan bahan pertimbangan bagi perusahaan. Agar, proyek yang berjalan mendapat persetujuan dari pihak manajemen.

#4 Membuat Rencana Kerja

TOR memuat rencana kerja yang berisi strategi dan metode kerja yang akan digunakan untuk pengerjaan proyek. Dengan rencana kerja ini perusahaan dan karyawan dapat saling terlibat dan memberikan feedback dalam proses proyek yang berjalan.

#5 Menghitung Anggaran dengan Rinci

Anggaran menjadi bagian penting yang tidak boleh terlewat dalam TOR. Karena, setiap proyek yang disetujui perusahaan pasti membutuhkan biaya dan anggaran yang tidak sedikit.

Anggaran yang tercantum dalam TOR juga harus ditulis secara rinci agar dapat dipertanggungjawabkan. Bagian ini sangat penting terutama bagi divisi audit keuangan perusahaan.

Kesimpulan

TOR atau kerangka acuan kerja menjadi dokumen penting bagi manajemen perusahaan saat akan menjalankan sebuah proyek. Kerangka ini bisa menjadi panduan berjalannya sebuah proyek, serta menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan.

Selain itu, TOR diperlukan pula saat proses audit laporan keuangan perusahaan. Terutama, ketika proses audit uang yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengerjaan proyek tertentu.