Pada era transformasi digital yang semakin pesat, PT. Toyota Tsusho Indonesia terus berinovasi dalam meningkatkan efisiensi dan kinerja infrastruktur IT mereka. Sebagai bagian dari komitmen untuk memberikan layanan IT yang lebih baik, perusahaan ini baru saja mengimplementasikan solusi Freshservice. Kerjasama dengan Weefer sebagai mitra strategis dan implementasi solusi memainkan peran penting dalam keberhasilan peluncuran ini, membawa sistem manajemen layanan IT yang lebih terstruktur dan responsif.
Dengan adanya Freshservice, PT. Toyota Tsusho Indonesia siap untuk menghadapi tantangan baru dalam dunia bisnis yang semakin digital, sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan dan efisiensi operasional.
Latar Belakang dan Kebutuhan Perusahaan
Di banyak perusahaan, IT Service Management (ITSM) masih sering dilakukan secara manual atau menggunakan berbagai channel komunikasi yang terpisah. Seperti via email, pesan instan, dan aplikasi lain, serta pengelolaan data di spreadsheet yang sering membuat hasil laporan menjadi tidak akurat dan tidak teratur. Hal ini menghambat efisiensi operasional dan menyulitkan perusahaan untuk memantau perkembangan secara real-time.
Dalam upaya untuk mengatasi tantangan ini, Freshservice menjadi solusi berbasis cloud yang menawarkan praktik terbaik ITIL, yang dapat mendigitalisasi proses pencatatan laporan dan manajemen aset. Dengan kemampuan untuk mendukung kebutuhan operasional yang efisien, transparan, dan skalabel, Freshservice memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan alur kerja, mempermudah koordinasi antar tim, dan memastikan setiap aktivitas tercatat dengan baik dan terdokumentasi.
Implementasi Freshservice as services dari Weefer
Proses implementasi Freshservice dimulai dengan perencanaan yang mencakup pengumpulan kebutuhan pengguna dan desain solusi. Setelah itu, dilakukan konfigurasi sistem untuk menyiapkan seluruh komponen yang diperlukan. Tahap berikutnya adalah pengujian untuk memastikan sistem berfungsi dengan baik, termasuk pelatihan bagi tim IT dan pengguna agar mereka dapat menggunakan sistem dengan efektif.
Setelah sistem siap, dilakukan peluncuran (Go Live), diikuti dengan dukungan pasca-peluncuran untuk memastikan kelancaran operasional dan menyelesaikan masalah yang mungkin timbul selama transisi.
Selama proses implementasi, langkah-langkah penting seperti pengumpulan feedback dari pengguna dan perbaikan sistem berdasarkan hasil pengujian dilakukan untuk memastikan software ITSM ini memenuhi kebutuhan perusahaan dengan optimal.
Fitur dan Solusi Freshservice yang Relevan untuk Kebutuhan Perusahaan
Freshservice menawarkan fitur-fitur yang mendukung efisiensi dan kinerja operasional I. Incident Management memudahkan pengguna melaporkan masalah yang terjadi, sehingga tim IT dapat segera menangani gangguan dengan cepat. Hal ini menggantikan proses manual yang sering tidak efisien dan sulit dilacak.
Service Request Management memungkinkan pengguna mengajukan permintaan layanan secara digital. Fitur ini menggantikan prosedur manual yang memakan waktu, mempercepat proses permintaan, dan memudahkan tim IT dalam memantau statusnya.
Automation sangat berguna untuk mempercepat penyelesaian tiket dan mengurangi backlog. Dengan auto-assignment, tiket langsung diteruskan ke agen yang tepat, sementara priority rules dan workflow automation memastikan tiket diproses dengan cepat dan sesuai prosedur yang sudah ditentukan.
Freshservice juga dilengkapi dengan Dashboard untuk memudahkan tim IT memantau tiket yang sedang diproses, serta SLA tracking untuk memastikan tiket diselesaikan sesuai dengan target waktu yang telah ditentukan.
Selain itu, self-service portal memungkinkan pengguna untuk mencari solusi masalah mereka melalui knowledge base dan mengajukan permintaan layanan dengan mudah. Ini mengurangi beban kerja tim IT dan memberikan kemudahan akses bagi pengguna.
Hasil Penggunaan Freshservice
Setelah implementasi Freshservice, banyak perusahaan yang merasakan peningkatan signifikan dalam efisiensi operasional mereka. Salah satu hasil yang paling terlihat adalah pengelolaan tiket dan permintaan layanan yang lebih terstruktur, yang sebelumnya mungkin sulit dipantau secara real-time. Dengan sistem yang terintegrasi, tim IT dapat bekerja lebih efisien dan transparan, memungkinkan mereka untuk menangani masalah dengan lebih cepat dan akurat.
Secara keseluruhan, penggunaan IT Service Management (ITSM) telah membantu perusahaan untuk meningkatkan kualitas layanan, mengurangi waktu respon, serta memastikan proses yang lebih konsisten dan terdokumentasi dengan baik. Hal ini memberikan dasar yang lebih kuat untuk operasi IT yang lebih responsif dan efektif dalam mendukung kebutuhan bisnis.
Rasakan Keuntungan ITSM yang Lebih Efisien dengan Freshservice – Coba Sekarang!
Rasakan keuntungan ITSM yang lebih efisien dengan Freshservice. Optimalkan manajemen layanan TI dan tingkatkan produktivitas tim Anda.
