Di era digital ini, transformasi sistem pengelolaan sumber daya manusia menjadi sangat penting untuk memperkuat fondasi operasional sebuah perusahaan. Mengakui kebutuhan ini, PT Moladin Digital Indonesia, Perusahaan fintech dan marketplace otomotif terkemuka di Indonesia, menggandeng Weefer dalam sebuah proyek ambisius untuk mengimplementasikan Haermes HRIS, sebuah platform canggih yang dirancang untuk mengoptimalkan manajemen karyawan dan proses penggajian.
Artikel ini akan menyajikan dokumentasi mendetail tentang perjalanan implementasi Haermes di Moladin, yang dimulai dengan identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan hingga mencapai titik kulminasi dalam bentuk Go Live pada Februari 2025.
Latar Belakang dan Proses Implementasi Haermes HRIS
Latar belakang proyek
Dengan pertumbuhan yang pesat, Moladin menghadapi tantangan signifikan dalam mengelola jumlah karyawan yang terus bertambah. Dengan total sebanyak 9000 karyawan, kebutuhan untuk mengelola database karyawan besar dan mengotomatisasi proses penggajian secara cepat dan akurat menjadi sangat penting.
Implementasi Haermes HRIS dipilih sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, meningkatkan akurasi dan konsistensi data, serta memperkaya pengalaman karyawan dalam mengelola data pribadi mereka. Sistem ini juga dirancang untuk memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan berbasis data, mengatasi masalah pengelolaan database besar dan kompleksitas perhitungan payroll yang sebelumnya dilakukan secara manual.
Proses implementasi
Proses implementasi Haermes HRIS di Moladin dimulai pada Oktober 2023. Proyek ini melibatkan beberapa tahapan penting yang dimulai dengan analisa kebutuhan khusus Moladin untuk memastikan sistem yang dikonfigurasi bisa memenuhi spesifikasi operasional mereka. Tahapannya mencakup project kick-off, yang menandai dimulainya inisiatif ini, diikuti oleh desain dan konfigurasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Moladin.
Selanjutnya, pelatihan intensif diselenggarakan untuk user sehingga mereka bisa mengoperasikan sistem secara efektif dan melakukan migrasi data yang akurat. Uji coba (User Acceptance Testing – UAT) dan pararel run dilakukan untuk memastikan bahwa sistem baru berjalan sinergis dengan proses manual yang ada. Dari Oktober 2023 hingga Februari 2025, Weefer bersama Moladin menghabiskan 16 bulan untuk secara hati-hati mengimplementasikan Haermes HRIS, yang kini menjadi sistem operasional HR yang penting untuk mereka.
Fitur dan Solusi Inovatif yang Ditawarkan Haermes untuk Moladin
Dalam upaya meningkatkan efisiensi operasional dan mengotomatisasi proses-proses yang memakan banyak waktu, Haermes HRIS menghadirkan sejumlah fitur yang secara khusus dibuat untuk memenuhi kebutuhan kompleks Moladin. Fitur-fitur ini telah berhasil mengubah cara kerja tim HR, mengurangi beban kerja manual, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
- Pengelolaan database karyawan: Haermes HRIS menyediakan sebuah sistem pengelolaan database yang bisa menampung hingga 9.000 karyawan. Fitur ini memungkinkan Moladin untuk menyimpan dan mengakses data karyawan dengan mudah dan efisien, menjamin integritas data, dan menyediakan informasi real-time yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang cepat dan akurat.
- Sistem penggajian otomatis: Untuk 2.400 karyawan, Haermes menawarkan solusi penggajian yang otomatis. Solusi ini menghilangkan kebutuhan untuk penggajian manual yang memakan waktu. Haermes memastikan bahwa proses penggajian bisa berjalan lancar, akurat, dan tepat waktu.
- Absensi mobile untuk tim bisnis: Dengan implementasi fitur absensi mobile, tim bisnis Moladin dapat melakukan absensi dengan mudah dari lokasi mana pun. Fitur ini terbukti bisa memotong kebutuhan akan sistem kehadiran fisik yang seringkali tidak efisien. Absensi mobile tidak hanya memberikan kemudahan dan fleksibilitas kepada karyawan, tapi juga memastikan bahwa data kehadiran yang dikumpulkan akurat dan dapat dipakai untuk analisa HR.
Dengan mengotomatisasi tugas administratif, Moladin dapat membebaskan tim HR mereka untuk fokus pada inisiatif strategis yang lebih berdampak, sambil memastikan pengelolaan sumber daya manusia yang lebih efektif dan efisien.
Hasil dan Proyeksi Pasca Go Live Haermes HRIS
Feedback Awal dari Tim Moladin
Pasca Go Live, tim Moladin memberikan feedback positif terhadap efektivitas Haermes HRIS. Sistem HRIS ini berhasil meningkatkan efisiensi proses dengan mempercepat proses operasional. Kemudahan akses data karyawan yang disediakan oleh Haermes telah membuat pengalaman yang lebih baik bagi karyawan dan tim HR. Disisi lain, manajemen Moladin merasakan peningkatan signifikan dalam pengambilan keputusan berbasis data. Feedback ini menunjukkan bahwa implementasi Haermes bisa memenuhi harapan dan juga memberikan nilai tambah yang signifikan kepada Moladin.
Dampak Langsung yang Dirasakan
Dampak langsung dari penggunaan Haermes HRIS mencakup peningkatan efisiensi operasional yang signifikan, pengurangan biaya, dan pengelolaan data karyawan yang lebih terstruktur. Moladin juga mencatat peningkatan kepuasan karyawan, yang sekarang merasa lebih diberdayakan dengan akses data yang lebih baik dan sistem yang responsif. Kesemua perubahan ini telah membantu Moladin beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan kebutuhan SDM dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan transparan.
Rencana Keberlanjutan dan Pengembangan Haermes di Moladin
Weefer telah merancang serangkaian langkah keberlanjutan pasca Go Live untuk memastikan bahwa Haermes HRIS terus beroperasi dengan optimal. Langkah ini mencakup rilis roadmap secara berkala, dengan pembaruan fitur yang direncanakan setiap bulan dan pertimbangan untuk beralih ke rilis quarter.
Fase hypercare selama dua bulan telah diinisiasi, dimana Weefer menyediakan dukungan penuh untuk memastikan kelancaran operasional, menangani feedback, dan mengoptimalkan sistem. Setelah periode hypercare, dukungan akan diambil alih oleh tim support Weefer yang akan memastikan stabilitas sistem dan menangani permintaan baru. Tim Customer Success Manager dari Weefer akan terus mendampingi Moladin untuk memastikan adopsi sistem yang optimal, memfasilitasi transisi yang mulus dan mendukung pertumbuhan berkelanjutan Moladin.
Dengan rencana keberlanjutan ini, Weefer bertujuan untuk memastikan bahwa Haermes HRIS akan terus mendukung operasi bisnis Moladin di masa depan, mengatasi tantangan yang muncul dan memanfaatkan peluang baru dalam pengelolaan SDM.
