Setiap kali menerima gaji ke rekening, banyak dari kita mungkin hanya sekadar mengecek notifikasi saldo bertambah tanpa benar-benar tahu sistem apa yang digunakan perusahaan. Padahal di balik proses yang terlihat sederhana itu, ada skema penggajian yang disebut rekening payroll, yang sengaja dirancang untuk mempermudah manajemen keuangan perusahaan sekaligus memberikan kemudahan bagi karyawan. Rekening payroll adalah sistem yang bukan cuma soal transfer otomatis semata, tapi juga terkait dengan efisiensi administrasi. Selain itu, juga kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan, dan bahkan akses ke berbagai keuntungan finansial tambahan.
Bagi tim HR atau pemilik usaha, memahami cara kerja rekening payroll penting untuk memastikan proses pembayaran gaji berjalan lancar, aman, dan profesional. Sementara itu, bagi karyawan, mengenal sistem ini bisa membuka wawasan baru mengenai hak-hak finansial dan potensi manfaat yang bisa dimaksimalkan. Maka dari itu, mari kita bahas lebih dalam pengertian rekening payroll, cara kerjanya, dan berbagai manfaatnya baik bagi perusahaan maupun karyawan.
Apa itu Rekening Payroll?
Rekening payroll adalah rekening bank khusus yang disediakan untuk kebutuhan penggajian perusahaan. Umumnya ditempatkan terpisah dari rekening operasional utama agar proses pembayaran gaji karyawan menjadi lebih otomatis dan efisien.
Melansir dari jurnal, sistem ini semakin penting karena menggantikan metode penggajian manual dan mengintegrasikan proses administrasi upah menjadi lebih rapi. OCBC juga menjelaskan bahwa rekening payroll memungkinkan transfer massal gaji dalam satu waktu, tanpa harus kirim satu per satu melalui teller atau online banking biasa.
Di sisi regulasi keuangan, Bank Indonesia mengatur tata kelola bank dan layanan transaksi non-tunai melalui PBI No. 22/23/PBI/2020 yang menyangkut sistem pembayaran, termasuk mekanisme rekening dan pengiriman gaji digital. Selain itu, BI juga mengharuskan penggunaan Rupiah dalam transaksi non-tunai sesuai PBI No. 18/17/PBI/2016.
Baca juga: 5 Kesalahan Umum Proses Payroll dan Bagaimana Cara Mengatasinya
Perbedaan Rekening Payroll dan Rekening Biasa
Berikut ini perbedaan antara rekening payroll dan rekening biasa:
1. Fungsi & Tujuan Penggunaan
Rekening payroll adalah rekening khusus dibuat oleh perusahaan untuk menyalurkan gaji karyawan secara otomatis dan massal. Hanya digunakan untuk transaksi penggajian, bukan untuk pembayaran vendor atau operasional bisnis lainnya.
Sementara itu, rekening biasa digunakan untuk berbagai macam keperluan individu seperti belanja, menabung, membayar tagihan, atau menerima kiriman. Tidak dirancang khusus untuk penggajian.
2. Efisiensi Penggajian
Proses penggajian seringnya dilakukan dengan cepat dan terorganisir, sehingga rekening payroll cocok untuk transfer ke banyak karyawan sekaligus dengan akurat dan tanpa input manual satu per satu.
Sementara rekening biasa membutuhkan proses manual saat transfer, untuk penggajian massal, HR biasanya harus memasukkan data satu per satu atau menggunakan fasilitas kliring atau transfer berkali-kali, yang lebih rumit.
3. Terintegrasi dengan Sistem HR/Payroll
Seringkali rekening payroll sudah terintegrasi dengan sistem penggajian digital atau payroll software, dengan begitu slip gaji elektronik bisa otomatis dirilis dengan jumlah gaji yang bisa langsung ditransfer ke rekening karyawan.
Rekening biasa tidak memiliki integrasi, slip gaji pun harus dibuat terpisah dan pembayarannya pun manual via perbankan.
4. Benefit Tambahan dari Bank
Banyak bank memberikan keuntungan ekstra, seperti bebas biaya administrasi, gratis tarik tunai, atau akses prioritas dalam pengajuan kredit dan asuransi bagi pemilik rekening payroll.
Untuk rekening biasa, sebagaimana umumnya rekening, fitur standar seperti biaya administrasi lebih tinggi, saldo minimum ditetapkan secara umum, tanpa bonus khusus untuk transaksi payroll.
5. Ringkasan Perbedaan Rekening Payroll dan Rekening Biasa
Baca juga: 8 Keuntungan Menggunakan Sistem Payroll di Tahun 2025
Manfaat Rekening Payroll Bagi Perusahaan
Jika Anda masih menggunakan cara manual dalam proses penggajian, mungkin sudah saatnya mempertimbangkan sistem yang lebih efisien. Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan rekening payroll.
Tidak hanya memudahkan divisi HR dan keuangan, penggunaan rekening payroll juga memberikan dampak positif terhadap kelancaran operasional dan kepuasan karyawan. Berikut ini sejumlah manfaat strategis yang bisa didapatkan perusahaan dengan menerapkan sistem rekening payroll secara menyeluruh:
1. Keamanan & Akurasi Transaksi
Penggajian tunai rawan terhadap risiko seperti selisih uang atau kesalahan penghitungan. Dengan rekening payroll, transfer gaji bisa dilakukan otomatis dan terdigitalisasi, langsung menuju akun karyawan. Hal ini bisa mengurangi resiko tersebut dan memastikan nominalnya tepat sesuai penghitungan.
2. Efisiensi Waktu & Kinerja HR
Rekening payroll sering dilengkapi dengan sistem transfer massal dari bank, sehingga HR bisa membayar gaji seluruh staf dalam sekali waktu. Yang mana bisa mengeliminasi antrean manual dan input data berulang. Dengan begitu, waktu penggajian bisa dilakukan dalam hitungan menit saja.
3. Kepatuhan Regulasi Ketenagakerjaan & Perpajakan
Rekening payroll adalah rekening yang mendukung pemotongan PPh 21, BPJS, dan iuran lain secara otomatis sesuai peraturan yang berlaku. Dengan sistem yang terintegrasi membuat perusahaan jadi konsisten patuh pada kewajiban hukum. Hal yang demikian ini, untuk menghindari sanksi administratif atau denda dari lembaga ketenagakerjaan yang resmi.
4. Peningkatan Kepuasan dan Kepercayaan Karyawan
Pembayaran gaji yang tepat pada waktunya dengan slip elektronik yang jelas meningkatkan transparansi dan rasa aman bagi karyawan. Mereka jadi tahu bahwa perihal komponen gaji dan potongan dikelola profesional, yang mendukung loyalitas dan keterlibatan kerja.
5. Penghematan Biaya & Produktivitas
Rekening payroll adalah sistem otomatis yang mengurangi beban administrasi HR sehingga perusahaan bisa mengalokasikan waktu dan anggaran ke kegiatan strategis. Tidak perlu staf tambahan atau biaya administrasi manual, yang berdampak pada peningkatan produktivitas.
6. Benefit Khusus dari Bank
Perusahaan yang menggunakan rekening payroll sering mendapatkan fasilitas khusus seperti gratis biaya transfer, bunga tabungan kompetitif, dan kemudahan akses kredit. Selain hemat biaya, rekening payroll juga menambah nilai tambah dalam relasi bisnis dengan bank.
7. Integrasi Mudah dengan Sistem HRIS dan Akuntansi
Rekening payroll biasanya bisa langsung dihubungkan ke sistem HRIS/payroll perusahaan, seperti modul penghitungan gaji, otomatisasi slip, dan persiapan laporan pajak. Sehingga bisa mempercepat proses administrasi dan meminimalisir adanya human error.
Kesimpulan
Sebagai kesimpulan, penggunaan rekening payroll bukan sekadar soal memindahkan proses pembayaran gaji ke jalur yang lebih praktis. Rekening payroll adalah langkah strategis yang bisa membantu perusahaan menghemat waktu, menekan risiko kesalahan administrasi, serta meningkatkan kepuasan dan kepercayaan karyawan terhadap sistem internal perusahaan. Di tengah tuntutan efisiensi dan akurasi yang semakin tinggi, sistem payroll yang terintegrasi menjadi kebutuhan mutlak dalam manajemen SDM modern.
Untuk Anda yang ingin mengelola sistem penggajian sekaligus keseluruhan proses HR dengan lebih mudah dan efisien, Haermes HRIS dari Weefer adalah solusi yang tepat. Haermes memungkinkan integrasi penuh mulai dari absensi, cuti, hingga penggajian, sehingga proses administrasi SDM berjalan lancar dan terotomatisasi. Pelajari lebih lanjut di sini!
Kelola Rekening Payroll Lebih Mudah dengan Haermes – Coba Gratis Sekarang!
Haermes membantu perusahaan mengelola rekening payroll secara otomatis, cepat, dan akurat. Mulai dari proses gaji, BPJS, hingga pajak – semua terintegrasi dalam satu sistem.
