Weefer Berupaya Mendukung Digitalisasi Sistem HRIS di Jawa Timur

Provinsi Jawa Timur bisa dibilang sebagai salah satu penyumbang perekonomian terbesar di Indonesia. Menurut laporan dari Badan Pusat Statistik, pada tahun 2022, Jawa Timur telah meraih pertumbuhan ekonomi sebesar 5,34%. Sayangnya, di tahun 2023, persentase ini harus turun menjadi 4,95%. Meskipun begitu, angka ini tetap menjadikan Jawa Timur sebagai penyumbang ekonomi terbesar kedua (setelah Jakarta) di pulau Jawa secara keseluruhan. Jelas, dengan potensi seperti ini, pasti ada sesuatu hal lagi yang masih bisa ditingkatkan. Salah satunya adalah melakukan modernisasi sistem HRIS.

Tidak seperti di Jakarta di mana kantor korporat lebih mendominasi, di Jawa Timur, industri manufaktur, industri pengolahan, industri makanan dan minuman, pertambangan dan berbagai industri lainnya “menghiasi” perekonomian Jawa Timur. Ini semua tersebar di beberapa wilayah di mana yang paling besar area industrinya itu di daerah Pasuruan dan Gresik. Penetrasi teknologi baru terkait manajemen jelas lebih susah tercapai jika berada di dalam kondisi seperti ini. Wilayah lebih luas, daerah lokasi industri terkadang jauh dari pusat kota mengakibatkan informasi terkait teknologi baru sedikit terhambat.

Rizal, Wakil Ketua Umum KADIN Jawa Timur pernah menyampaikan kalau transformasi digital dalam dunia kerja sudah tidak bisa dihindari lagi. Karena itu, sebisa mungkin para pemangku kebijakan perusahaan harus mencoba untuk “membuka pikiran” dan untuk para vendor transformasi digital diharap semakin proaktif untuk memberikan “penyuluhan” ke berbagai industri ini.

Beberapa Peserta yang Mengikuti Webinar Modernisasi Sistem HRIS

Berangkat dari keresahan tersebut, Weefer Indonesia menyelenggarakan sebuah Webinar bertajuk “HRIS Modernization to Increase Employee Productivity” pada tanggal 14 Maret 2024. Webinar ini dipandu oleh Cynthia Anggraeni dan Maria Fransiska dari Weefer dan, selain akan memperkenalkan solusi sistem hris modern, mereka juga akan mencoba untuk mengetahui apa saja permasalahan HR yang sedang para peserta hadapi.  

Rasanya kurang tepat jika kita tidak membahas sedikit latar belakang dari beberapa peserta webinarnya. Mari kita bahas secara singkat. 

PT Infoglobal Teknologi Semesta

Ibu Indrawati Herlina adalah Human Resource Administrator dari PT Infoglobal Teknologi Semesta. Beberapa radar atau kokpit yang digunakan di pesawat milik TNI Angkatan Udara adalah hasil produksi dari PT ini. Terkadang, kokpit asli pesawat tempur itu “kurang sesuai” dengan fisik dari prajurit kita. Oleh sebab itu, terkadang pihak TNI AU memesan layanan kustom kokpit supaya lebih sesuai dengan kebutuhan prajurit mereka. Begitu juga dengan sistem Radar yang berada di pesawat atau kapal laut milik TNI. Intinya PT ini fokus mengembangkan teknologi alutsista Indonesia.

Tahukah Anda kalau pada tahun 2000-an Indonesia itu mengalami embargo militer. Hal inilah yang membuat Indonesia harus “berdikari” dalam memperbarui alutsista. Di sinilah Infoglobal menjadi solusi sejak dulu dan hingga sekarang. Desain pesawat tempur, sistem radar, sistem CCC (Command, Control, and Communication) dan berbagai penelitian dan pengembangan alutsista lainnya adalah spesialisasi dari perusahaan ini.

PT Mitra Mortar Indonesia

Ibu Anastasia Wiraningtyas adalah Human Resources Developer dari PT Mitra Mortar Indonesia. PT ini berfokus ke manufaktur mortar, atau yang sering dibilang sebagai semen cepat kering. Berbeda dengan semen yang harus dicampur pasir dan air dulu kalau mau mengaplikasikannya ke sesuatu hal, mortar hanya perlu mencampurnya dengan air.  

Mitra Mortar sendiri merupakan anak perusahaan dari Dissindo Pratama, sebuah perusahaan pemasok mesin mortar yang sudah berdiri sejak tahun 2003 sampai sekararang.

PT Artha Adipersada

Selanjutnya adalah Ibu Erin dari PT Artha Adipersada. Perusahaan yang didirikan pada tahun 2004 ini fokus ke bisnis distribusi dan perdagangan grosir mainan anak-anak. Awalnya hanya memasarkan mainan dari produsen lokal saja, namun seiring berjalannya waktu PT ini juga memulai mengimpor berbagai mainan dari luar Indonesia, menyeleksi mainan-mainan tersebut berdasarkan SNI, dan mendistribusikannya ulang di Indonesia. 

Di tahun 2013 PT ini merambah ke sektor manufaktur mainan untuk memperkuat identitas mereka sebagai salah satu “one-stop solution” untuk segala kebutuhan mainan anak-anak. Jika ada sebuah lembaga pendidikan usia dini atau sejenisnya yang membutuhkan mainan edukasi, Artha Adipersada bersedia untuk melakukan pengadaan tersebut.

—

Dan ada lagi beberapa peserta lainnya yang tidak bisa kami tuliskan semuanya. Lantas, apa kira-kira tantangan terbesar terkait manajemen HR menurut sejumlah peserta?

Tantangan Sistem HRIS yang Sedang Dihadapi Para Peserta

1)  Payroll Berdasarkan Regulasi Pajak

Sejumlah peserta menanyakan pertanyaan terkait regulasi pajak. Kita semua tahu kalau regulasi pajak penghasilan itu sering berubah dan apakah modul payroll dari sistem HRIS-nya bisa keep up dengan perubahan regulasi ini? 

Bisa sekali. Sistem Haermes kami merupakan sistem HRIS modern yang sangat bisa untuk dikustomisasi sesuai kebutuhan. Tidak seperti vendor lain di mana payroll-nya sangat terbatas dalam hal kustomisasi, Haermes memungkinkan kustomisasi lebih jauh di dalamnya. Penggajian sesuai dengan regulasi pajak, jelas bisa. Ada sejumlah karyawan yang memiliki rumus gaji yang berbeda dengan yang lain, bisa diatur. Dan, masih banyak lagi kustomisasi yang bisa Anda lakukan di sini.

2)  Payroll Bisa Terhubung di Bank Apa Saja

Kekhawatiran dalam hal ini tentu lumrah sekali terjadi. Karena itu, Anda tidak perlu khawatir karena sistem kami bisa mendukung mayoritas bank yang ada di Indonesia. Pastikan saja Anda sudah memiliki rekening payroll dari bank pilihan Anda. Kalau sudah, nanti sistem payroll kami akan berintegrasi dengan rekening payroll tersebut. Dengan begitu, seluruh proses penggajian sudah bisa berjalan secara otomatis.

3)  Bagaimana Kalau Fitur Geolokasinya Diedit Pakai Fake GPS

Meskipun ada fitur geolokasi, yang namanya karyawan kurang jujur itu pasti masih ada. Ada kemungkinan kalau mereka menggunakan aplikasi Fake GPS untuk mengelabui fitur geolokasi yang tersematkan pada modul absensi online. Tenang, aplikasi Haermes yang ada di smartphone dapat mendeteksi jika pengguna sedang menggunakan aplikasi Fake GPS atau aplikasi manipulasi lokasi sejenisnya. Di layar smartphone pengguna akan muncul notifikasi “Please remove Fake GPS” seperti cuplikan gambar di atas. Semua ini dilakukan agar pengguna tetap bisa bertanggung jawab terhadap akuntabilitas dari dirinya sendiri.

—

Terakhir, para peserta benar-benar penasaran tentang salah satu fitur tambahan di sistem HRIS kamu yang, arguably, belum ada di kompetitor kita yang lain. 

Salah Satu Fitur Spesial dari Sistem HRIS Kami Adalah…….

Menurut bu Maria Fransiska, cara terbaik untuk meningkatkan pengalaman karyawan adalah menyediakan beberapa layanan HR seperti:

• Memberikan karyawan aksesibilitas lebih baik dengan menghadirkan proses attendance secara online yang bisa diakses melalui smartphone masing-masing.
• Memberikan kemudahan karyawan dalam mengakses atau mengajukan cuti, lembur, slip gaji, atur jam shift dan lainnya.
• Di sisi manajer, Anda dapat memantau timesheet dari karyawan Anda
• Memberikan persetujuan cuti tanpa harus repot tanda tangan
• (Dan, yang paling baru dari kami) memberikan akses Chatbot AI ke karyawan untuk mempermudah itu semua.

Benar…. para peserta lumayan tertarik dengan fitur Chatbot AI dari kami. 

Karyawan Anda butuh cuti, mereka bisa ajukan langsung lewat WhatsApp Chatbot. Mereka juga bisa akses chatbot ini melalui aplikasi ESS Haermes. Apa hanya itu? Tidak. Karyawan Anda juga bisa menanyakan suatu pertanyaan seperti “mengapa gaji saya berkurang ya bulan kemarin”. Nanti, si Chatbot akan menjawab dan jika masih dirasa kurang memuaskan jawabannya, tim HR bisa langsung terhubung dengan si karyawan tadi. 

—

Bagaimana? Apakah Anda sudah mulai tertarik dengan berbagai manfaat dari sistem HRIS kami. Atau mungkin Anda masih punya pertanyaan lagi seputar hal ini? Silakan berdiskusi dengan kami lebih lanjut. Terima kasih.