7 Tips Merancang Rencana Kerja yang Sempurna untuk Anda dan Tim
Sesungguhnya setiap manusia itu perlu untuk membuat sebuah rencana. Hal yang sangat sederhana seperti merencanakan mau makan siang apa saja pasti Anda pernah membuat rencananya, apalagi yang terkait dengan kerjaan Anda. Rencana kerja akan jadi lebih berat lagi jika Anda sedang memimpin sebuah tim. Anda, sebagai leader, memiliki tanggung jawab yang sangat besar dalam merancang, mengelola, dan memantau rencana kerja (minimal rencana kerja mingguan) dari tim Anda, dan mungkin rencana kerja diri Anda sendiri.
Berdasarkan riset dari Project Management Institute, 37% proyek itu bisa gagal kalau rencana kerja yang “mengelilingi”nya kurang terdefinisi dengan baik, terutama di bagian milestones dan objectives.
Selanjutnya, dalam laporan yang sama, 64% responden mengaku yakin kalau sudah mulai ada keselarasan antara proyek mereka dan rencana/strategi kerja mereka. Dari sini, setidaknya, sudah ada langkah yang cukup positif dalam konteks kualitas rencana kerja. Secara garis besar, rencana kerja yang baik adalah “tulang punggung dari setiap proyek yang berhasil.”
Begitu pentingnya rencana kerja ini membuat Anda setuju kalau merancang hal ini tidak boleh sembarangan. Karena itu, simak bacaan ini sampai akhir untuk mendapatkan beberapa tipsnya ya.
Apa definisi dari rencana kerja?
Seperti namanya, rencana kerja adalah rencana tindakan yang membantu Anda dan tim dalam menyelesaikan suatu proyek atau mencapai tujuan tertentu.
Secara keseluruhan, rencana kerja harus dengan jelas bisa mengartikulasikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. Pastikan langkah-langkah itu benar-benar bisa dicapai secara rasional berdasarkan kemampuan. Dengan kata lain, rencana kerja yang efektif bisa berfungsi sebagai “dokumen panduan,” yang memungkinkan terwujudnya suatu hasil melalui kolaborasi tim.
Bedanya rencana kerja dan rencana proyek (work plan and project plan)
Rencana kerja tidak sekomprehensif dan sebesar rencana proyek yang mana cakupannya lebih luas dan melibatkan lebih banyak komponen. Perbedaan utama di antara keduanya adalah rencana proyek itu cenderung dibuat dari sudut “birdview” karena menangani secara apapun secara keseluruhan atau makro.
Di sisi lain, rencana kerja cenderung berfokus pada detail pengerjaan yang lebih kecil dan ditujukan untuk setiap tim yang berada di dalam proyek.
Beberapa tips penting untuk merancang rencana kerja
1. Seimbangkan prioritas
Hal pertama yang harus dilakukan adalah mencari cara untuk mengatur dan mengurutkan kegiatan berdasarkan, termasuk di dalamnya seperti meeting tim besar, tim kecil, dan bahkan one-on-one dengan anggota tim. Perlu diingat, pastikan kalau jangan terlalu memadatkan jadwal untuk meeting. Kalau memang sekedar diskusi, bertukar pikiran atau saling melaporkan progress terkait pekerjaan, agaknya itu masih dibolehkan. Beri alokasi waktu juga untuk Anda dan tim dalam mengerjakan tugas masing-masing.
Saat “memetakan” batasan waktu dan prioritas, ingatlah bahwa menghargai waktu pribadi tim Anda sangatlah penting. Meskipun pekerjaan itu “darurat”, pada hakikatnya, pekerjaan itu tidak boleh terlalu menyita waktu pribadi tim Anda. Kalau sampai terpaksa harus mengambil waktu pribadi mereka, maka sebisa mungkin Anda harus berikan beberapa kompensasi.
2. Assign tugas berdasarkan kemampuan anggota tim
Langkah selanjutnya adalah mendistribusikan pekerjaan berdasarkan tujuan, prioritas, kemampuan anggota tim Anda. Luangkan waktu untuk mengenal setiap anggota tim Anda. Hal ini penting karena Anda jadi bisa paham akan minatdan keterampilan unik dari masing-masing aggota tim Anda. Keunikan inilah yang sebaiknya Anda manfaatkan untuk saling mengisi kelemahan yang ada di tim secara keseluruhan.
Tidak hanya itu, berbekal pemahaman akan anggota tim Anda tadi, Anda pasti bisa menyusun rencana kerja mingguan atau bulanan yang jauh lebih impactful karena Anda akan memiliki orang-orang yang bekerja di bidang kemampuan terbaiknya.
3.Komunikasikan ekspektasi sejak awal
Prioritas. Cek. Assign tugas ke anggota tim berdasarkan kemampuan. Cek. Sekarang saatnya mengomunikasikan ekspektasi. Lakukan sesi komunikasi dua arah dan sampaikan ke tim tentang ekspektasi Anda dan seberapa panjang timeline/deadline dari ekspektasi itu.
Selain itu, kalau memungkinkan, bagilah tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga timmu tidak merasa kewalahan. Hal ini akan membantu Anda mengelola beban kerja tim dengan lebih efektif dan memastikan mereka menyelesaikan semua tugas dengan baik.
4. Beri ruang untuk adaptasi atau tetap fleksibel
Anda sudah berusaha untuk merencanakan semuanya, namun sesungguhnya kehidupan itu adalah sebuah misteri. Sebaik-baiknya Anda merencanakan, akan ada kemungkinan apapun yang mungkin bisa menggagalkan rencana itu. Karena itu, coba beri ruang dan waktu untuk diri Anda dan tim agar Anda semua bisa beradaptasi jika ada keadaan darurat yang tidak terduga atau jika ada “disrupsi” baru yang memang harus diantisipasi dengan melakukan beberapa perubahan strategi.
Salah satu cara yang bisa Anda tempuh adalah mengurangi jumlah meeting tim atau memberikan jedah waktu bagi tim yang telah menyelesaikan tugas mingguannya. Ini semua kembali ke agreement antara Anda dan tim. Poinnya adalah selalu siapkan rencana darurat cadangan.
5. Gunakan hari kerja akhir untuk reorganize
Luangkan waktu dalam jadwal Anda, mungkin yang paling pas adalah hari jumat sore (tapi di sini setiap orang punya preferensi waktunya masing-maisng). Gunakan waktu tersebut untuk melakukan pengukuran dan evaluasi terhadap semua tugas yang Anda lakukan di dalam pekan itu. Kalau sudah, Anda bisa menata dan menyiapkan “bekal” untuk tugas Anda di pekan depannya.
6. Pantau semua progress di satu tempat
Setelah semuanya “ter-configure” dan semua anggota tim plus Anda sudah mulai bekerja… kemudian apa? Saatnya untuk memantau itu semua. Di sini, sebaiknya Anda menggunakan sebuah alat bernama Project Management Software. Oh, dan perlu diingat, sebisa mungkin Anda coba cari software project management yang support fitur kolaborasi dan komunikasi juga.
Mengapa? Karena Anda pasti butuh, tidak hanya cek progress saja, tapi juga butuh untuk berkoordinasi dengan tim secara langsung dari software itu. Misalnya: si A progress nya terhenti di tugas A. Kamu bisa langsung “ngobrol” dengan si A langsung lewat software itu tanpa harus pindah ke WhatsApp misalnya.
Para penanggung jawab tugas juga bisa memberikan informasi kontekstual terkait tugas yang sedang diampu mereka. Inti dari semua ini adalah Anda bisa mendapatkan pandangan dari seluruh progress rencana kerja tim di satu tempat.
Rencana Kerja adalah “Tulang Punggung”
Jika Anda belum pernah membuat rencana kerja sebelumnya, tidak ada waktu yang lebih sempurna daripada sekarang. “Oh tapi saya kan bekerja di suatu tim, dan ternyata saya tidak pakai work plan sama sekali, datang dan kerjakan begitu seterusnya.”
Kalau begitu, Anda coba buat sendiri secara mandiri. Anda bisa mulai dengan rencana kerja harian dulu. Anda bisa gunakan template dari Google di bawah ini. Template ini sumbernya dari Laura Mae Martin, Executive Productivity Advisor-nya Google.
Menggunakan solusi Google Workspace akan lebih baik, namun, intuk Anda yang mau push lebih lanjut, Anda bisa menambahkan project management software yang lebih proper.
Oke, jika Anda ingin berdiskusi lebih lanjut terkait ini atau ingin melakukan uji coba gratis perangkat lunak ini, feel free untuk reach kami melalui banner di bawah ini. Terima kasih dan semoga bisa membantu.
