Tools Esensial untuk Mendukung Transformasi Digital Perusahaan Anda

28 Februari 2023 kemarin Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian Indonesia merilis sebuah siaran pers. Siaran pers tersebut membahas beberapa hal yang intinya adalah tentang pemulihan ekonomi pasca pandemi dan pengoptimalan ekonomi digital. Pihak Kementerian mengklaim kalau ekonomi digital Indonesia di tahun 2022 kemarin itu tumbuh 22% dari tahun 2021, totalnya mencapai USD 77 miliar. Secara sederhana, semakin banyak transformasi digital perusahaan dan UMKM yang terjadi, maka semakin positif juga nilai ini akan tumbuh. Bahkan, di dalam konteks ASEAN, Indonesia menyumbang 40% total transaksi ekonomi digital. Hal ini membuat Indonesia menjadi “pemain utama” dalam ekonomi digital wilayah ASEAN.

Pencapaian semacam ini tidak lepas dari banyaknya jumlah usia produktif dari penduduk Indonesia. Tidak hanya itu, hal ini juga didukung oleh jumlah perusahaan start-up Indonesia, yaitu sebanyak kurang lebih 2.400, dan tingkat penetrasi internet yang mencapai 76,8%.

Fakta tersebut mengimplikasikan kalau pemanfaatan teknologi digital itu semakin penting. Apalagi untuk perusahaan Anda yang mencoba bangkit kembali pasca pandemi. Dulu solusi transformasi digital semacam ini cuma nice to have, sekarang solusi ini adalah sebuah kewajiban. 

Apa itu transformasi digital?

Secara sederhana, transformasi digital perusahaan adalah “proses pengimplementasian sejumalah alat alat digital untuk menjalankan dan mencapai strategic business goals perusahaan.” Transformasi digital setiap perusahaan pasti beda-beda tergantung jenis usaha, industri, tujuan, basis pelanggan dan lainnya.

Sekedar informasi, sebaiknya Anda harus bisa bedakan 3 hal ini ya, Digitization, Digitalization dan Digital Transformation. 

Digitisasi adalah proses mengubah file dari analog menjadi digital. Misalnya ketika Anda scan faktur pajak biar bisa menjadi file digital. 

Digitalisasi proses untuk memungkinkan sebuah atau sejumlah data Anda agar bisa diakses secara instan dari mana saja dan di perangkat digital apa saja.

Untuk transformasi digital Anda bisa merujuk ke definisi bagian atas sebelumnya.

Oke kembali ke topik bahasan, jadi alat atau solusi esensial apa yang diperlukan untuk transformasi digital perusahaan?  Simak daftarnya di bawah ini.

6 alat atau solusi esensial untuk mendukung transformasi digital perusahaan

Untuk memudahkan Anda kami telah mengumpulkan daftar alat atau solusi esensial untuk mendukung proses transformasi digital perusahaan Anda. Sebisa mungkin, jangan menganggap alat-alat ini sebagai pengeluaran tak terduga. Instead, Anda coba anggap ini sebagai investasi. 

Siapa tahu, dengan menggunakan alat ini, Anda dapat terus berada di depan mengungguli rival atau kompetitor Anda. Tidak hanya itu, dengan semuanya serba digital, Anda tidak hanya sekedar menghemat waktu dan biaya, tetapi Anda juga bisa meningkatkan kualitas employee experience Anda.

#1) Collaboration & Communication Tools

Software kolaborasi dan komunikasi tim adalah alat yang paling wajib dalami konteks transformasi digital. Hampir semua alur kerja bisa dikelola dan dipantau dari tool ini. 

Perusahaan dengan sistem kerja full WFH, WFO, ataupun hybrid, semuanya membutuhkan ini. Bahkan, untuk anggota tim yang berada di dalam satu ruanganpun pasti membutuhkan software ini. Hah maksudnya? Bukannya enak langsung ngobrol ya jika ada teman satu tim di satu ruangan.

Terkadang, iya. Anda bisa langsung ngobrol saja, tapi pasti ada kemungkinan kalau ada orang lain di ruangan itu juga. Lah, kalau Anda ngomong langsung, takutnya Anda akan merusak konsentrasi orang lain tersebut. Karena itu, sebisa mungkin Anda harus tetap berkomunikasi via software ini, agar tidak ada fokus yang rusak di ruangan itu.

Oke, jadi pastikan Anda memilih sebuah software kolaborasi all-in-one. Sebuah software kolaborasi yang punya banyak fitur, mulai dari messaging, video call, project management, kalender, cloud storage, file sharing, office suite, OKR management, approval management dan bahkan yang bisa berintegrasi dengan software lain seperti Asana, Miro, ClickUp dan lainnya.  

#2) Customer Relationship Management

Agar tetap kompetitif, sebisa mungkin, Anda harus tahu apa kebutuhan pelanggan dan menyelaraskannya dengan preferensi mereka. Di momen inilah software Customer Relationship Management melakukan peran terbaiknya. Pada dasarnya, software CRM itu memiliki kemampuan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta interaksi pelanggan dari semua channel. Semuanya bisa dilakukan hanya di satu tempat pusat.

CRM bisa membantu perusahaan Anda agar lebih memahami kebutuhan pelanggan. Dengan hal ini, Anda dapat melakukan dan menyelaraskan strategi inisiatif sales, service, dan marketing yang lebih berkualitas kepada para pelanggan. Software ini juga dapat mengautomasikan tugas repetitive, mempersingkat sales cycle, memberi saran langkah apa yang harus dilakukan selanjutnya berdasarkan data dan masih banyak lagi fitur penting lainnya, semuanya bisa Anda lakukan demi meningkatkan retensi pelanggan maupun mendapatkan calon pelanggan baru. 

#3) HR Information System

Urutan ketiga jatuh kepada sektor Human Resource. Semua urusan kepegawaian, sebisa mungkin, Anda harus membuatnya mudah diakses oleh semua “civitas” perusahaan. Paling sederhananya adalah proses perekaman presensi masuk dan keluar. Ada banyak istilah untuk hal ini, biasanya ada yang menyebut dengan clock in dan clock out, punch in dan punch out, check in dan check out, dan berbagai istilah lainnya. Apapun itu, pokoknya proses ini harus memudahkan semua pihak, termasuk para staff HR yang harus export data presensi tersebut. Karena itu, sebaiknya Anda memilih presensi berbasis aplikasi smartphone.

Oh, tapi beberapa perusahaan ada yang masih mengandalkan metode fingerprint. Kalau seperti ini, Anda mungkin bisa tanya-tanya dulu ke beberapa penyedia software atau solusi ini. Tanyakan ke mereka apakah mereka bisa mengintegrasikan data yang dihasilkan dari fingerprint ke software HRIS. Dalam kasus ini, ada yang bisa dan ada yang tidak, karena itu, pastikan Anda menemukan software HRIS yang fully customizable. 

Selain masalah presensi, beberapa fitur yang sebaiknya ada dalam software ini meliputi:

Appraisal Management

Recruiting & Hiring

Onboarding & Training

Employee Self-service 

Reporting & Analytics, dan lainnya.

#4) Content Management System

Selain akun sosial media, Anda pasti perlu website untuk memberikan konten digital kepada pelanggan. Di sinilah sebuah CMS hadir untuk membantu Anda. Mungkin, Anda lebih mengenal WordPress daripada CMS. Nyatanya, WordPress ini merupakan salah satu CMS yang paling banyak digunakan di dunia. 

Menurut riset W3Techs, 43% website di seluruh dunia menggunakan WordPress sebagai CMSnya. Tidak tanpa alasan, alih-alih harus menulis beribu-ribu baris kode, Anda bisa langsung gunakan fitur tema pre-built dari WordPress, lalu tinggal drag-and-drop konten. Atau, kalau Anda mau tambah baris kode sendiri, WordPress juga menyediakan editor-nya.

Perlu diingat, sebaiknya Anda gunakan yang versi WordPress.org, jangan yang WordPress.com. Perbedaan mendasarnya adalah kalau pakai yang org, Anda bisa dengan bebas mengutak-atik website Anda, termasuk masalah SEO dan monetisasinya. Untuk yang versi .(dot) com, Anda tidak bisa melakukan semua hal ini. 

#5) Cloud Storage 

Masih banyak sekali karyawan di luar sana yang tidak memanfaatkan penyimpanan awan semacam ini. Terkadang, ketika PC kantor bermasalah, mereka akan kerepotan karena banyak data yang disimpan secara lokal. Ini adalah masalah yang sangat genting. Mohon segera sosialisasikan solusi ini kepada semuanya.

Anda tidak perlu bangun NAS (Network Attached Storage) di kantor karena memang tidak murah dan banyak sekali risiko human error-nya. Setidaknya, Anda bisa gunakan layanan email dari Google. Setiap email akan mendapat jatah storage sebesar 15GB. Kalau semisal itu kurang, Anda bisa menambahnya dengan paket Workspace.

#6) Document Management System

Masih ada hubungannya dengan solusi sebelumnya, DMS ini biasanya bisa berintegrasi dengan Cloud Storage. Sederhananya, software ini dikembangkan secara khusus untuk melakukan beberapa hal terkait dokumen digital, seperti mengorganisir berdasarkan variable-nya, mengamankan dokumen digital dengan fitur enkripsi, approval, dan beberapa fungsi lainnya. 

Setiap dokumen yang Anda buat lewat office suite manapun bisa langsung kita masukkan ke DMS. Biasanya, Anda harus isi dulu beberapa “indikatornya” seperti, jenis dokumen, tingkat confidential, klien jenis apa, produk jenis apa dan lainnya. Nanti dokumen tersebut akan otomatis masuk ke folder yang sesuai.

Bagaimana dengan dokumen fisik, alurnya sama tapi memang Anda harus scan dulu dokumen tersebut. Perlu diingat, pastikan juga masalah tanda tangan digitalnya. Tanya ke provider software ini, apakah mereka punya fitur e-Sign atau tidak? Mungkin saat ini, di Indonesia, e-Sign belum begitu populer, namun tidak ada salahnya jika Anda mulai menyiapkan hal ini.

Pada Akhirnya Transformasi Digital Perusahaan Itu…

Menjadi hal yang wajib Anda dan kita semua lakukan. Mungkin tidak harus 100% digital, tapi yakinlah kalau lama-kelamaan pasti ada suatu workflow yang bisa Anda transform menjadi digital. 

Jika Anda merasa kewalahan dengan hal ini, it is okay, coba Anda mulai pelan-pelan. Mulai dengan lakukan transformasi internal di perusahaan Anda dulu. Mulailah dengan mengenalkan solusi software kolaborasi. Kemudian, secara bertahap, Anda bisa mengenalkan berbagai hal lainnya tentang transformasi digital. Tenang, semisal Anda butuh partner dalam melakukan transformasi ini, kami siap membantu Anda menyukseskan hal ini. Semuanya bisa Anda mulai dengan reach ke kami, terima kasih dan semoga bisa membantu.