Tips Meningkatkan Produktivitas Menurut Penasehat Produktif dari Google

Tips Meningkatkan Produktivitas adalah sebuah query pencarian yang kemungkinan besar pasti dicari banyak orang. Hampir semua dari kita ingin bisa produktif dalam bekerja, setidaknya mulai dari jam 9 pagi sampai 5 sore. Namun, hal ini sangat susah untuk dicapai bagi sebagian besar orang. 

Ada sebuah laporan survei dari Voucher Cloud yang membahas topik ini. Survei ini menggunakan responden sebanyak 1.989 yang terdiri dari berbagai pekerja sektor formal di UK. Ternyata, 79% dari mereka mengaku kalau mereka tidak bisa terus productive dalam 8 jam bekerja.

Kemudian, pertanyaan beralih ke “kalau kamu bisa menentukan, kamu itu bisa produktif selama berapa jam?” Secara rata-rata, mereka menjawab kalau mereka hanya bisa ‘bertahan’ selama 2 jam 53 menit, bulatkan saja jadi 3 jam. Mungkin Anda perlu menggaris bawahi ini, 3 Jam.

Fakta lain datang dari artikel Forbes. Di artikel tersebut, Forbes melansir sebuah survei dari FlexJobs. Survei tersebut menyatakan kalau hanya 7% pekerja yang bisa produktif selama regular work hours. Kemudian, Brie Reynolds, Career Specialist dari FlexJobs, berpendapat kalau sebenarnya agak tidak masuk akal untuk mengharapkan atau menyuruh semua orang menghasilkan ‘karya terbaik’ mereka selama 8 jam kerja. 

Perlu diingat, tentu, ada banyak faktor yang mempengaruhi hasil survei ini. Jadi, kita tidak boleh ‘memukul rata’ hasil survei ini ke wilayah Indonesia. Namun, sedikit banyak, hal ini tetap mengimplikasikan bahwa menjaga tingkat produktivitas para pegawai Anda itu bukan hal yang mudah. 

Di artikel spesial kali ini kami akan berbagi dengan Anda mengenai 10 Tips Meningkatkan Produktivitas berdasarkan guideline berjudul “The Google Workspace Guide to Productivity and Wellbeing” yang ditulis oleh Laura Mae Martin, Executive Productivity Advisor dari Google. 

Untuk mempersingkat reading time, mari kita mulai daftar tipsnya.

Tips Meningkatkan Produktivitas Simple yang Bisa Anda Coba

1.)  Pahami Ritme Produktif Anda

Ini adalah langkah pertama yang sebaiknya Anda lakukan agar menjadi lebih produktif dan fulfilled di tempat kerja. 

Tentukan waktu ‘peak’ Anda. Waktu dimana Anda paling semangat dan fokus. Kemudian, Anda harus benar-benar mematuhi waktu tersebut. Di sisi lain, Anda juga harus tentukan waktu ‘low’ Anda. Waktu ini merujuk ke waktu di mana Anda harus recharge energi Anda dengan istirahat atau melakukan hal menyenangkan lainnya.

2.)  Kerjakan Task Berat Dulu kalau Memungkinkan

Di dalam waktu peak, Anda sebaiknya mengerjakan task yang berat dulu seperti, melakukan query data, strategical meeting, menyelesaikan masalah klien, atau apapun yang berat lainnya. Nanti, kalau yang berat sudah, silakan kerjakan task repetitive kecil lainnya. 

3.)  Tentukan “Whitespace” Anda 

Menurut Bu Martin, whitespace di sini merujuk ke alokasi waktu untuk melakukan brainstorming. Anda sebaiknya mendedikasikan beberapa jam di suatu hari untuk benar-benar menulis ide-ide. Ide apapun tidak harus yang berhubungan dengan pekerjaan. Hal ini membantu melatih otak Anda agar terbiasa berpikir kritis dan kreatif.

4.)  Kelompokkan Meeting atau Jadwal Anda Berdasarkan Jenis dan Isinya Jika Memungkinkan

Coba kelompokkan dulu task dan meeting Anda berdasarkan temanya jika memang bisa. Jangan mencampur aduk tema karena bisa saja membuat fokus Anda hilang. Coba perhatikan ilustrasi di bawah ini.

Jadwal sebelah kiri menunjukkan jadwal yang kurang bisa ‘terorganisisr’. Alhasil, Anda harus bekerja lebih lama. Jadwal sebelah kanan lebih cenderung ‘terorganisir’ karena bisa mengelompokkan aktivitas berdasarkan temanya. Jadi, coba cek sekali lagi, Anda menggunakan jadwal yang mana sekarang? 

Sebagai tambahan, Anda juga bisa menggunakan template Daily Plan ini untuk memudahkan perencanaan harian dan produktivitas Anda.

5.) Tentukan ‘Spot’ Terbaik Anda

Terkadang otak kita itu akan ‘berasosiasi’ dengan suatu tempat yang spesial. Somehow, di tempat ini Anda merasa benar-benar “in the zone.” Hal ini membuat Anda bisa sangat fokus dan bersemangat untuk mengerjakan sesuatu. Jika benar demikian, maka Anda harus mengingat-ingat tempat tersebut.  Setiap kali Anda membutuhkan tempat untuk productive maka Anda harus segera ke tempat itu.

Di sisi lain, Ada juga tempat spesial di mana Anda bisa langsung rileks dan recharge ulang energi. Ingat-ingat juga tempat ini agar kelak jika Anda butuh beristirahat, Anda bisa langsung memanfaatkan tempat ini

6.)  Tidak Semua Hal Harus Diselesaikan dengan Meeting

Sebelum menjadwalkan sebuah meeting, tanyakan pada diri Anda apakah ini benar-benar butuh meeting? Bukannya ini bisa selesai hanya dengan email, shared document, atau mungkin chat? Apapun itu, coba Anda pikirkan mana metode mana yang paling efektif dan tidak merepotkan anggota tim lain.

7.)  Biasakan Membuat Rundown Meeting

Rundown, agenda, atau apapun namanya untuk menjaga agar meeting tetap on track itu penting. Hal ini membantu para peserta meeting ‘belajar’ sehingga meeting akan berjalan efektif dan efisien. Pertimbangkan dengan hati-hati alur pembahasan dalam meeting Anda. Kalau memang kurang pas, Anda bisa merevisi rundown meeting Anda. Apapun itu, jangan biarkan durasi meeting terlalu panjang karena pasti semuanya semakin tidak fokus.

8.)  Catat Hal Penting Setiap 15 Menit

Anda pernah selesai dari suatu meeting yang berlangsung selama satu jam tapi Anda ‘tidak dapat apa-apa’? Untuk itu, Anda sebaiknya mencatat setidaknya satu hal penting, setiap 15 menit, dari meeting yang berlangsung tersebut. Anda juga bisa menganjurkan hal ini ke setiap peserta. 

9.)  Gunakan Hari Jumat untuk Sesuatu yang Ringan

Bu Martin menyarankan Anda agar senantiasa membuat hari Jumat menjadi hari yang menyenangkan. Gunakan hari jumat untuk membalas email-email yang lupa tidak terbaca atau mungkin merencanakan konten atau pekerjaan untuk pekan depan. 

10.)  Semua Ini Butuh Waktu dan Konsistensi

Ada yang bekerja full di rumah, ada yang full di kantor ada yang hybrid, apapun itu, semuanya harus saling pengertian. Terkadang, banyak pekerja yang membutuhkan waktu untuk beradaptasi. Bahkan, mereka yang sudah adaptasi pun, kadang belum konsisten. Bagaimanapun kondisinya, kita semua sama-sama pekerja. Karena itu, mari kita saling membimbing satu sama lain dengan saling berbagi tips meningkatkan produktivitas ini.

Bantu Realisasikan Tips Ini dengan…

Tim Anda pasti butuh beberapa fasilitas untuk mewujudkan tingkat produktivitas yang Anda inginkan. Karena itu, fasilitasi mereka dengan software kolaborasi yang kuat. Tidak hanya itu, Anda juga sebaiknya berdiskusi dengan partner transformasi digital agar sistem di perusahaan Anda bisa terintegrasi semua dengan baik. Silakan klik banner di bawah ini untuk mulai diskusi dengan Digital Transformation Specialist kami. Terimakasih sudah membaca dan semoga bermanfaat.