Pengertian Reimbursement dan Cara Mengelola Reimbursement

Istilah reimbursement mungkin sudah tidak asing lagi di kalangan karyawan, kata reimbursement berasal dari bahasa inggris yang berarti pengembalian. Istilah ini berkaitan dengan erat terkait dengan keuangan. 

Reimburse adalah sistem yang tidak asing lagi bagi para pekerja di suatu perusahaan. Pada beberapa situasi, ketika karyawan melakukan perjalanan bisnis, mereka harus mengeluarkan dana darurat pribadi. Nah, maka dari itu kamu perlu mengajukan reimbursement.

Namun, bagi kamu yang masih akan masuk dalam dunia industri atau baru menjadi karyawan, mungkin belum memahami tentang pengertian dan bagaimana cara mengajukan sistem reimburse dengan benar. Untuk itu, yuk simak pembahasannya berikut ini.

Apa yang dimaksud Reimbursement?

Secara umum reimbursement atau reimburse adalah sebuah sistem di mana perusahaan membayar kembali uang atau dana pribadi karyawan yang sebelumnya digunakan untuk kepentingan perusahaan. Penggantian biaya biasanya terkait dengan perjalanan bisnis, termasuk diantaranya biaya makan, transportasi, penginapan, dan sebagainya.

Dengan kata lain, reimburse artinya tindakan mengembalikan sejumlah uang kepada seseorang untuk dana yang sebelumnya ia gunakan. Akan tetapi tidak semua dana dapat dimasukan ke dalam kategori reimburse. Perusahaan hanya akan mengganti dana dengan syarat yakni merupakan kepentingan perusahaan serta memiliki bukti pembayaran.

Akan tetapi, tidak semua uang yang kamu gunakan secara pribadi dapat di-reimburse oleh perusahaan. Biasanya, setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing. Oleh karena itu, kamu harus memahami kebijakan itu saat hendak mengajukannya.

Apa saja yang dapat di Reimburse?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, reimburse adalah keuntungan yang menjadi hak karyawan dari perusahaan. Namun tidak semua dana bisa dimasukkan dalam reimbursement, kembali lagi ke kebijakan perusahaan masing-masing. 

Lalu, apa saja tipe pengeluaran yang umumnya dapat diajukan?

1.Penggantian biaya bisnis

Dilansir dari People Keep, penggantian biaya bisnis adalah salah satu hal yang bisa kamu reimburse.

Ada banyak contoh jenis pengeluaran yang biasa dilakukan dalam biaya bisnis.

Sebagai contoh, kamu menggunakan pulsa pribadi untuk menelepon klien, membayar perlengkapan kantor, program pelatihan karyawan, menggunakan sewa tempat, dan sebagainya.

Jangan lupa untuk mencantumkan data yang lengkap saat mengajukan, seperti total biaya yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, dan keterangan pengeluaran untuk apa.

2. Penggantian biaya perjalanan bisnis

Biasanya, karyawan akan diperintahkan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis, baik di dalam negeri maupun di luar negeri.

Nah, saat perjalanan bisnis tentu kamu harus mengeluarkan beberapa biaya, seperti tiket pesawat, akomodasi dan transportasi selama di tempat kerja, dan lain-lain.

Dalam keadaan seperti itu, reimburse adalah hal yang bisa kamu ajukan kepada perusahaan. Namun, perlu diperhatikan bahwa tidak semua perusahaan menerapkan tipe reimbursement yang satu ini. Sebab, ada beberapa perusahaan yang sudah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya.

3. Penggantian biaya kesehatan

Beberapa perusahaan menyediakan reimbursement dalam bidang kesehatan kepada karyawannya saat sedang mengeluarkan biaya untuk kesehatan, perawatan, dan obat-obatan.

Namun, ada juga beberapa perusahaan yang sudah menyediakan fasilitas kesehatan kepada karyawannya berupa tunjangan BPJS.

Baca juga: Tunjangan Karyawan: Pengertian, hingga Perhitungannya!

Jenis-Jenis Reimburse

Umumnya jenis reimburse yang biasa digunakan sebagai pengganti keperluan perusahaan dibagi menjadi tiga. Penjelasan mengenai jenis reimburse adalah sebagai berikut.

1. Taxes

Reimburse adalah hal umum yang biasa digunakan dalam proses pembayaran pajak kepada pemerintah. Sebagian besar pajak pendapatan akan dipotong sebelum gaji diberikan. Apabila karyawan ternyata sudah membayarkan pajak, maka mereka dapat mengajukan pengembalian uang menggunakan sistem reimburse.

2. Legal

Selanjutnya adalah jenis reimburse untuk sektor hukum, biasanya disebut tunjangan reimbursement. Dalam sektor ini, hakim mengungkapkan bahwa reimburse adalah suatu pembayaran sebagai pengganti waktu dan uang yang diinvestasikan pada prospek dan pertumbuhan keuangan.

3. Insurance

Istilah reimburse adalah istilah umum dalam dunia asuransi. Saat pemegang polis asuransi kesehatan memerlukan tindakan medis darurat, seringkali tidak ada waktu untuk menghubungi perusahaan asuransi, sehingga biaya perawatan harus ditanggung sendiri.

Jika demikian, mereka dapat mengajukan penggantian kepada perusahaan asuransi menggunakan sistem reimburse.

Cara Mengajukan Reimburse ke Perusahaan

Sebelum mengajukan reimbursement, ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan.

1. Persiapkan Persyaratan yang Dibutuhkan

Pertama Anda harus mempersiapkan dokumen atau data pendukung, biasanya berupa bukti pembayaran, invoice dan lain sebagainya. Pastikan juga dokumen tersebut merupakan dokumen asli dan bukan salinan. Oleh sebab itu, sebaiknya simpan bukti pembayaran dengan rapi guna mempermudah proses pencariannya.

2. Ajukan Reimbursement Secepatnya

Tidak berlama-lama saat mengajukan reimburse adalah tips penting berikutnya. Sebisa mungkin jangan menunda-nunda ketika perusahaan sudah menetapkan batas waktu pengajuan. Selain agar memenuhi deadline yang telah ditetapkan, hal tersebut juga dapat meminimalisir risiko hilangnya bukti pembayaran.

3. Pahami Prosedur Pengajuannya

Yang perlu Anda pahami sebelum melakukan reimburse adalah memahami syarat dan prosedur dalam perusahaan tersebut. Dengan membaca dan memahami apa saja syarat dan prosedur sebelum melakukan pengajuan akan menjadikan proses reimbursement Anda lebih cepat dipenuhi oleh perusahaan.

4. Periksa Apa Saja yang Perlu Diajukan

Melakukan pengecekan ulang sebelum melakukan reimburse adalah cara penting yang tidak boleh dilewatkan. Hitunglah seluruh jumlah, jangan sampai melakukan multiple reimburse atau pembayaran yang tidak ada sangkut pautnya dengan perusahaan maupun sebaliknya.

5. Hitung Penggantian Uang Apakah Sudah Sesuai

Nah, yang perlu Anda lakukan setelah proses pengajuan reimburse adalah menghitung kembali jumlah uang pemberian perusahaan. Apabila kurang dari pengajuan Anda dapat memintanya kembali kepada perusahaan dengan membawa bukti pembayaran yang ada.

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap tentang reimbursement. Berdasarkan apa yang sudah kita bahas bersama di atas, bisa kita simpulkan bahwa reimbursement adalah suatu kompensasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan untuk pengeluaran yang dikeluarkan dalam jumlah yang lebih oleh pihak karyawan yang menggunakan dana pribadinya.

Baik karyawan dan perusahaan, harus mampu melakukan kegiatan reimbursement ini secara transparan agar pencatatan keuangan perusahaan bisa dilakukan secara rapi dan tidak ada kekeliruan sedikitpun. Nah, untuk membantu Anda dalam melakukan pencatatan keuangan perusahaan, Anda bisa menggunakan SwiftClaim untuk mencatat semua keuangan perusahaan.

Dengan menggunakan aplikasi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan laba rugi, hingga laporan keuangan.

SwiftClaim juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit. 

Jadi, Anda bisa mencatat seluruh transaksi laporan keuangan Anda dengan cepat. Tertarik? Anda bisa berkonsultasi dengan kami secara gratis dengan click banner dibawah ini!