Mengenal Lebih Dalam Sistem dan Proses Payroll

Perusahaan merupakan bentuk organisasi kompleks dengan berbagai komponen di dalamnya. Tidak terkecuali dalam sistem penggajian karyawannya. Payroll adalah solusi mengatasi kerumitan tersebut.

Dalam urusan pembayaran gaji, karyawan-karyawan perusahaan pasti mengharapkan ketepatan waktu dan nominal gaji yang sesuai. Mengingat, gaji merupakan hal yang cukup sensitif karena menyangkut penghasilan seseorang.

Mungkin anda sudah pernah mendengar istilah payroll, namun belum memahami apa maksudnya. Melalui artikel ini, Weefer akan menjelaskan pengertian payroll, manfaat dan sistemnya.

Pengertian Payroll

Payroll adalah sistem pembayaran gaji karyawan perusahaan dalam periode tertentu. Payroll dapat meliputi perhitungan gaji, sampai proses gaji tersebut diberikan kepada karyawan.

Perusahaan wajib memproses payroll karyawan dengan mempertimbangkan komponen-komponen penting. Seperti gaji pokok, tunjangan karyawan, BPJS, dan pajak penghasilan.

Semua komponen gaji karyawan harus dihitung secara teliti agar tidak terjadi kesalahan. Payroll juga dikenal sebagai sistem pembayaran gaji yang modern saat ini. Karena, payroll membantu perusahaan dalam memberikan gaji terhadap karyawan secara tepat waktu.

Payroll dapat membantu memudahkan divisi HR dan administrasi dalam mengelola penggajian. Sehingga, payroll tentu saja sangat membantu bagi perusahaan berskala menengah hingga besar.

Manfaat dari Payroll

Sistem payroll adalah bukti kemajuan teknologi. Yang tentu, memberi manfaat khususnya bagi perusahaan dalam pengelolaan gaji karyawan. Untuk lebih jelasnya berikut ini manfaat payroll.

#1. Laporan Gaji Bulanan

Manfaat payroll bagi karyawan adalah mendapatkan laporan gaji bulanan. Sistem payroll memungkinkan karyawan untuk mendapatkan rincian gaji bersih karyawan. Gaji bersih tersebut tentunya sudah dijumlahkan dengan potongan yang berlaku.

Payroll dapat memberi laporan kepada divisi HR tentang absensi dan cuti karyawan. Dengan begitu, gaji yang diterima karyawan dapat menyesuaikan dengan laporan absensi tersebut.

#2. Hemat Waktu

Sistem payroll dapat memproses penghitungan gaji karyawan melalui aplikasi. Termasuk, menghitung jumlah gaji yang berhak diterima karyawan dalam periode tersebut.

Sehingga, dapat menghemat waktu HRD dalam mengelola penggajian di perusahaan. Aplikasi payroll dilengkapi dengan fitur penghitungan gaji secara otomatis. Misal, absensi karyawan dapat langsung dijumlahkan dengan gaji pokok karyawan.

Komponen Penting dalam Payroll

Sistem payroll perusahaan umumnya merupakan sistem rumit yang melibatkan banyak komponen. Tidak heran, karena sistem tersebut berhubungan dengan keuangan perusahaan.

Komponen tersebut diambil dari perhitungan gaji pokok dan komponen pengurang atau penambah lainnya. Seperti insentif dan tunjangan. Banyaknya komponen dalam gaji tentu dapat membuat HRD kewalahan.

Untuk itu, perusahaan membutuhkan payroll agar dapat memberikan gaji pegawainya secara efektif. Berikut penjelasan komponen dalam payroll:

Gaji Pokok

Pengertian gaji pokok adalah upah dasar yang diberikan perusahaan terhadap pegawai. Upah tersebut meskipun telah ditetapkan pemerintah, namun perusahaan tetap akan memberikan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

Gaji pokok bisa dibilang komponen yang sangat penting dalam payroll. Karena, hampir sebagian besar gaji yang diterima karyawan tentunya berasal dari gaji pokok.

Untuk itu, jika perusahaan anda menggunakan payroll maka komponen ini sudah wajib masuk dalam payroll tersebut.

Pajak Penghasilan (PPh 21)

Pajak penghasilan atau PPh 21 merupakan komponen pengurang gaji karyawan. Potongan pajak ini diatur dan ditetapkan oleh pemerintah. Komponen pajak wajib masuk ke dalam payroll agar perusahaan dan karyawan memenuhi kewajiban pajak sesuai aturan.

Tunjangan

Berbeda dengan pajak, tunjangan menjadi komponen penambah gaji karyawan. Tunjangan biasanya merupakan uang yang diberikan perusahaan terhadap karyawan sebagai benefit tambahan.

Karena bersifat tambahan, besaran tunjangan dapat berbeda tiap perusahaan. Mengikuti perjanjian kerja dan ketentuan dari perusahaan.

Iuran BPJS

BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan merupakan iuran yang harus dibayarkan setiap bulannya. Iuran BPJS ini dibayarkan oleh perusahaan dan karyawan. Namun, dengan persentase yang lebih besar untuk perusahaan.

Insentif dan Uang Lembur

Dua komponen insentif dan uang lembur adalah komponen yang patut dipertimbangkan dalam perhitungan payroll.

Insentif biasa juga disebut bonus, adalah uang yang diberikan sebagai bentuk penghargaan target yang terpenuhi oleh karyawan. Sedangkan uang lembur, merupakan upah tambahan yang diberikan atas jam lembur bagi karyawan.

Metode Perhitungan Payroll Karyawan

Setiap perusahaan memiliki ketentuan dan kebijakan masing-masing. Tidak terkecuali dalam metode perhitungan payroll.

Tentu saja metode yang digunakan tetap mengikuti aturan pemerintah yang berlaku soal ketenagakerjaan. Simak penjelasan beberapa metode perhitungan payroll karyawan berikut ini.

1. Netto

Metode netto merupakan metode perhitungan gaji berdasarkan pemotongan iuran BPJS dan penghasilan PPh 21.

Dengan begitu, gaji yang diterima karyawan merupakan gaji bersih. Sebab, perusahaan telah menghitung besaran pajak dan iuran jaminan sosial karyawan. Penerapan metode netto dalam sistem payroll memang cukup merepotkan bagi perusahaan.

Untuk itu, perusahaan dapat menggunakan aplikasi payroll seperti Haermes, sehingga metode netto dapat digunakan secara lebih mudah.

2. Gross

Sangat berbeda dengan netto, dalam metode gross karyawan sendirilah yang akan menghitung pajak dan iuran yang berlaku atas payroll mereka.

Dalam metode gross, perusahaan memberikan gaji atau upah tanpa memperhitungkan komponen pemotong gaji. Sehingga dapat dibilang, gaji yang diterima karyawan merupakan gaji kotor.

3. Gross up

Untuk metode gross up, karyawan tetap akan mendapatkan gaji beserta tunjangan, serta iuran pemotongan pajak dan BPJS. Yang membedakan, karyawan yang akan membayar jumlah iuran pajak dan BPJS sesuai dengan keterangan yang diberikan perusahaan.

Setelah karyawan membayarkan kewajiban pajak tersebut, maka karyawan perlu melaporkan kembali kepada perusahaan.

Hal yang Memengaruhi Gaji Karyawan

Dalam memberikan gaji, setiap perusahaan tentu dapat berbeda-beda. Tergantung pada kebijakan perusahaan itu sendiri, dan kesepakatan kerja yang telah disetujui kedua belah pihak.

Namun, secara garis besar terdapat hal-hal yang sangat memengaruhi gaji karyawan, antara lain:

#1 Kehadiran

Beberapa perusahaan menetapkan aturan apabila karyawan yang tidak masuk tanpa alasan dan tidak memotong cuti, maka akan memotong gaji bulanan. Sistem payroll secara otomatis dapat mengintegrasi hal ini.

#2 Insentif target

Sistem payroll saat ini dapat mengintegrasikan skema bonus bagi karyawan divisi tertentu yang memenuhi target.

Sehingga, HRD tidak perlu menghitung secara manual besaran insentif yang diterima masing-masing karyawan.

#3 Uang lembur

Perusahaan wajib memberikan upah lembur bagi karyawan yang bekerja di luar jam kerja yang telah ditentukan. Hal tersebut sesuai dengan peraturan pemerintah terkait ketenagakerjaan.

#4 Potongan utang atau denda

Beberapa perusahaan saat ini ada yang memberikan fitur kasbon. Fitur tersebut akan otomatis memotong dari gaji karyawan tersebut di bulan selanjutnya.

Perusahaan juga dapat menerapkan sistem denda bagi karyawan yang melanggar aturan atau mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Hal ini dilakukan demi terciptanya lingkungan kerja yang kondusif dan teratur.

Demikian penjelasan tentang payroll dan manfaatnya bagi perusahaan. Adanya payroll tentu akan sangat memudahkan perusahaan dan divisi HR dalam mengelola gaji karyawan.