Mengapa HR Perlu Mengintegrasikan Program HRIS dengan Helpdesk Bertenaga Chatbot AI?

Program HRIS Operational untuk Tim HR Anda

program hris

Suatu hari Anda, sebagai seorang HR Manager, mulai berpikir bahwa harus ada suatu perubahan di perusahaan tempat Anda bekerja. Anda mendapati kalau tim HR Anda selalu kewalahan dalam menjalankan tugas, padahal jumlah staf nya sudah cukup. Pada akhirnya, Anda menemukan akar dari masalah ini.

Ternyata, repetitive tasks tim HR, seperti: upload daftar presensi ke database, pemanjangan kontrak, onboarding, pelatihan dan semua tugas lainnya yang meliputi tugas Core HR dan Payroll adalah kumpulan “entitas” yang memakan waktu tim Anda. Sebagai seorang HR Manager professional Anda harus mencari solusi untuk masalah ini.

Dalam perusahaan manapun, HR Manager dan timnya akan selalu dibebani dengan tanggung jawab untuk mengelola serta menjaga perusahaan dan pekerjanya agar selalu berada dalam kondisi yang baik. Selain beberapa repetitive tasks di atas, tim HR juga harus berinteraksi dengan karyawan, mempelajari masalah mereka, memahami perspektif mereka, dan menanamkan value mereka ke dalam perusahaan. Selain itu, mereka juga harus menjangkau otoritas yang lebih tinggi untuk memastikan kalau perusahaan dan pekerjanya saling mendengar.  

Di momen inilah sebuah program HRIS Operational kemungkinan besar bisa menyelesaikan masalah seorang HR Manager. Sistem semacam ini akan mengotomatisasikan repetitive tasks milik tim HR, sehingga tim HR bisa lebih mengalokasikan waktu mereka untuk melakukan pekerjaan yang lebih membutuhkan strategical dan logical thinking.

Yeah, akhirnya ada perubahan baik untuk tim HR Anda. Semua masalah ini akhirnya akan terselesaikan. Hmm… tidak sepenuhnya masalah akan selesai di sini sebenarnya. Mari kita menuju ke topik pembahasan yang lain.

Perkuat Tim HR Anda dengan Mengintegrasikan Program HRIS dengan Program Helpdesk

program hris

Berbagai modul fungsi dari sistem HRIS Operational akan benar-benar membantu HR Manager dan tim. Kualitas employee engagement akan meningkat dan secara tidak langsung akan membuat pekerja Anda bahagia karena urusan administrasi mereka bisa cepat dilakukan thanks to sistem HRIS. Ingat, menurut riset dari Daniel Sgroi yang dipublikasikan oleh Social Market Foundation dan Competitive Advantage in the Global Economy, pekerja yang bahagia karena, salah satunya, tingkat engagement nya yang tinggi bisa meningkatkan Gross Domestic Product sebanyak 3%. Angka GDP 3% untuk ukuran sebuah ekonomi negara itu tinggi loh.

Namun, ada suatu pertanyaan lain yang harus HR Manager carikan solusinya. Bagaimana kalau pekerja Anda mau menanyakan atau meminta sesuatu ke tim HR, tim lainnya, atau ke individu lain yang “susah dijangkau”?

Hei…. tentu saja pakai WhatsApp, masalah selesai. Tetapi, nyatanya tidak semudah itu.

WhatsApp memang praktis, tetapi app tersebut sebenarnya adalah messenger app private yang sebenarnya tidak layak digunakan sebagai alat komunikasi di lingkungan kerja. Jika karyawan Anda mengajukan query melalui app semacam ini, besar kemungkinan query tersebut akan “tenggelam” dalam banyaknya percakapan. Hal lain seperti salah kirim chat atau informasi private tersebar dan lainnya juga pasti terjadi di sini.

Dalam masalah seperti ini, mengintegrasikan sebuah program helpdesk ke program HRIS adalah solusi. Sistem Helpdesk dapat memastikan kalau suatu query dari karyawan bisa didengar dan diselesaikan.  Bagaimanapun, menyelesaikan pertanyaan karyawan adalah bagian penting dari HR Manager dan tim juga, bukan? 

Di sisi karyawan, Integrasi HRIS + Helpdesk memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan, komplain, atau request mereka dengan mudah melalui modul HRIS Employee Self-service. Dengan cara ini, seluruh data query dari karyawan dapat terekam pada helpdesk. 

Sedangkan di sisi HR Manager, Anda dapat mengelola seluruh data query tersebut di satu tempat (integrasi HRIS + Helpdesk). Kemudian, Anda bisa menuliskan laporan berdasarkan pattern data itu untuk mencari jawaban, apa yang mayoritas pekerja butuhkan dalam proses operasional perusahaan. 

Dengan demikian, seluruh proses HR akan menjadi lebih efisien. Bahkan lebih efisien dari kompetitor Anda sekalipun.

Jangan Hanya Helpdesk, tapi Helpdesk Bertenaga Chatbot AI

program hris

Ada satu saran penting lagi untuk Anda, seorang HR Manager, yang mau mencari layanan helpdesk. Sebaiknya, Anda mencari sistem helpdesk yang memiliki chatbot AI

Menjawab query karyawan membutuhkan banyak waktu, terutama bagi tim HR. Seringkali, tim mendapat pertanyaan yang sama berulang kali atau “membimbing” karyawan melalui scenario yang sama  berulang-ulang, semua hal tersebut memakan waktu.

Disinilah helpdesk yang didukung oleh Chatbot AI dapat membantu. Menjawab pertanyaan repetitive atau mudah bisa dilakukan dengan otomatis dan jika menemukan pertanyaan sulit maka akan diarahkan ke manusia. 

Chatbot AI akan melayani karyawan yang membutuhkan jawaban pertanyaan selama 24/7. Semuanya akan terekam dan masuk ke helpdesk. Kemudian, HR Manager dan tim bisa mengelolanya untuk dianalisis. 

Menurut HR Technologist, ada 6 manfaat dari Helpdesk bertenaga Chatbot AI untuk program HRIS Anda:

  • Pertanyaan umum atau dasar dapat dijawab dengan segera, beberapa saran pun tertulis tanpa menunggu waktu yang lama.
  • Query atau request kompleks yang membutuhkan “aksi manusia” dapat diarahkan secara seamless ke HR atau orang yang berwenang.
  • AI Helpdesk dapat ditautkan ke sistem internal lain dan mengambil informasi dari modul employee self-service (ESS) atau sistem HRIS.
  • Chatbot dapat mengatur tiket permintaan karyawan dengan lebih baik berdasarkan tingkat kegentingan masalah, urgensi, dan kompleksitasnya.
  • Produktivitas tim HR mengalami peningkatan yang signifikan, karena banyak query atau request karyawan yang di atasi otomatis oleh sistem Helpdesk bertenaga AI.
  • AI dapat mengidentifikasi anggota tim mana yang paling siap untuk menyelesaikan query, hal ini dapat meningkatkan keefisienan operasional perusahaan.  

Sampai di sini, kami harap Anda sudah mulai mendapatkan informasi betapa pentingnya sebuah integrasi dari program HRIS dan program Helpdesk bertenaga Chatbot AI. Ingat, integrasi semacam ini membuat Anda lebih unggul daripada kompetitor. Jadi, ayo segera bertransformasi ke arah lebih baik dengan memanfaatkan teknologi ini. Terima kasih sudah membaca. Semoga bermanfaat.

author
Alfan Alif

Share on:

Categories:

Haermes Tip Sheet