Contoh reimbursement bukan sekedar daftar pengeluaran yang bisa diganti oleh perusahaan, tapi juga mencerminkan seberapa rapi dan transparan sistem administrasi keuangan internal Anda sebagai HR. Dalam praktiknya, banyak tim SDM yang masih bingung membedakan mana pengeluaran pribadi yang layak diganti, mana yang seharusnya ditanggung karyawan sendiri.
Mulai dari biaya perjalanan dinas, pembelian alat kerja, hingga keperluan medis, masing-masing memiliki syarat dan tata cara klaim yang berbeda. Artikel ini akan membahas 5 contoh reimbursement yang umum terjadi di perusahaan, lengkap dengan cara klaimnya agar proses penggantian biaya di tempat kerja Anda berjalan lebih efisien, akuntabel, dan bebas drama.
Apa itu Reimbursement?
Reimbursement adalah proses penggantian dana pribadi karyawan yang telah dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan seperti perjalanan dinas, pembelian alat kerja, atau biaya operasional lainnya. Hal ini bisa diklaim kembali ke perusahaan sebagai kompensasi.
Dalam penelitian jurnal STMIK Jayakarta dijelaskan bahwa reimbursement merupakan penggantian dana yang dilakukan perusahaan kepada karyawan, setelah karyawan mengeluarkan biaya pribadi demi kebutuhan perusahaan. Penelitian tersebut juga menunjukkan bahwa implementasi sistem otomatis berbasis web dapat mempercepat proses klaim serta meningkatkan efisiensi.
Selain itu, melansir dari GajiGesa, menjelaskan bahwa reimbursement adalah salah satu bentuk benefit finansial yang menjadi hak karyawan. Dengan catatan, pengeluarannya bersifat wajar, terkait pekerjaan, dan disertai bukti asli transaksi seperti invoice atau struk pembayaran.
Apa saja yang bisa di reimburse?
Contoh reimbursement mencakup penggantian berbagai biaya yang dikeluarkan atas nama kepentingan perusahaan, selama memenuhi syarat kebijakan internal dan dibuktikan dengan dokumen resmi. Diantaranya adalah sebagai berikut:
Biaya perjalanan bisnis & dinas
Biaya yang ini termasuk tiket transportasi (pesawat, kereta, atau transportasi online), akomodasi (hotel atau penginapan), uang makan, hingga biaya tol dan parkir. Semua wajib disertai bukti pembayaran seperti kwitansi atau e-ticket untuk klaim reimburse.
Biaya operasional bisnis
Pengeluaran seperti pulsa atau paket data untuk kepentingan kerja, perlengkapan kantor (alat tulis, perangkat kerja, dan sejenisnya), hingga biaya rapat atau representasi (penyewaan ruang meeting, transportasi klien) dapat diklaim bila diizinkan oleh kebijakan perusahaan.
Biaya kesehatan non-BPJS
Reimburse dapat diajukan untuk biaya konsultasi dokter, obat-obatan, pemeriksaan medis, atau perawatan medis tertentu. Dengan catatan tidak ditanggung oleh jaminan seperti polis BPJS, selama dinyatakan layak dan disertai bukti pembayaran yang resmi.
Biaya tambahan lainnya
Seperti pengeluaran terkait legal (misalnya biaya notaris atau dukungan hukum berkaitan bisnis), pajak yang telah dibayarkan oleh karyawan, atau biaya asuransi medis apabila kebijakan perusahaan memungkinkan reimbursement.
Stipend atau tunjangan spesial (Employee Stipends)
Bentuk allowance yang diberikan secara berkala untuk pengeluaran tertentu seperti kebutuhan internet, telepon, atau keperluan rumah saat bekerja remote. Meski sifatnya lebih fleksibel, tetap harus dilengkapi kebijakan internal dan bukti pengeluaran jika aturan menetapkannya.
Biaya pendidikan atau pelatihan
Penggantian biaya kursus profesional, sertifikasi, atau pendidikan lanjutan yang relevan dengan pekerjaan. Sering kali digunakan sebagai insentif pengembangan kompetensi. Klaim pada dasarnya dilakukan pada sertifikat, kwitansi resmi, dan relevansi materi.
Dengan mengetahui jenis-jenis biaya yang bisa di reimburse, Anda sebagai HR dapat merancang kebijakan klaim yang spesifik. Sehingga dapat mencegah penyalahgunaan, serta memastikan setiap klaim disetujui hanya jika memenuhi dokumentasi lengkap dan ketentuan kebijakan perusahaan.
Cara Klaim Reimbursement di Perusahaan
Sebagai HR, Anda bertanggung jawab memastikan bahwa proses reimbursement berjalan transparan, efisien, dan sesuai kebijakan perusahaan. Klaim yang tidak ditangani dengan sistematis bisa memicu konflik internal, pemborosan, bahkan risiko fraud. Berikut alur klaim reimbursement yang ideal dan dapat Anda terapkan atau evaluasi di perusahaan Anda:
Tentukan kebijakan reimbursement
Langkah awal bagi HR adalah menyusun kebijakan reimbursement yang jelas, apa saja biaya yang boleh diklaim, berapa batas nominalnya, syarat dokumen pendukung, dan tenggat waktu klaim. Sosialisasikan aturan ini secara tertulis agar dipahami semua divisi.
Sediakan formulir pengajuan 7 approval yang jelas
Gunakanlah form reimbursement standar yang melingkupi data karyawan, jenis pengeluaran, nilai klaim, tanggal transaksi, dan lampiran bukti asli. Sediakan sistem approval berjenjang, mulai dari atasan langsung ke HR atau finance. Supaya verifikasi berjalan objektif dan terdokumentasi.
Verifikasi bukti & kepatuhan kebijakan
Tugas HR bukan hanya menerima dokumen, tapi juga memastikan validitas bukti pengeluaran (kwitansi, invoice, e-ticket) dan kesesuaiannya dengan kebijakan. Klaim yang tidak lengkap atau tidak sah harus dikembalikan, bukan ditoleransi.
Koordinasi dengan finance untuk proses pencairan
Setelah klaim disetujui, HR perlu berkoordinasi dengan finance untuk pencairan dana—baik melalui transfer langsung maupun payroll. Idealnya, reimbursement diproses dalam waktu yang disepakati (misal: 5–10 hari kerja).
Dokumentasi & pelaporan
Simpan catatan klaim yang sudah dibayar untuk keperluan audit, budgeting, dan evaluasi tren pengeluaran. Dengan pencatatan rapi, Anda bisa melihat apakah pengeluaran reimburse sesuai alokasi anggaran atau ada pola klaim berlebihan di divisi tertentu.
Contoh Reimbursement yang Umum Digunakan
Sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki format form reimbursement yang jelas, terstruktur, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dokumen ini bukan sekadar administrasi, tetapi juga berfungsi sebagai alat kontrol keuangan dan dokumentasi audit. Berikut adalah 5 jenis form reimbursement yang umum digunakan di lingkungan kerja:
Contoh reimbursement perjalanan dinas
Digunakan saat karyawan melakukan perjalanan bisnis. Memuat detail biaya transportasi, hotel, makan, dan keperluan lain selama dinas luar kota.
Contoh reimbursement kesehatan non-BPJS
Untuk klaim biaya medis yang tidak ditanggung BPJS. Biasanya digunakan untuk penggantian obat, pemeriksaan laboratorium, atau konsultasi dokter tertentu.
Form reimbursement biaya operasional kantor
Klaim pengeluaran seperti pembelian ATK, printer ink, atau kebutuhan proyek yang dibeli dengan dana pribadi oleh karyawan.
Form reimbursement pelatihan atau sertifikasi
Untuk karyawan yang mengikuti pelatihan eksternal dan ingin mengganti biaya pendaftaran atau akomodasi sesuai kebijakan pengembangan SDM.
Reimbursement mileage (Penggunaan kendaraan pribadi)
Cocok untuk tim sales atau support yang menggunakan kendaraan pribadi untuk keperluan kerja. Dihitung berdasarkan kilometer dan tarif per km yang telah ditetapkan.
Masalah Umum dalam Penerapan Sistem Reimbursement
Penerapan sistem reimbursement di perusahaan kerap menghadapi berbagai masalah yang bisa menghambat kelancaran proses klaim. Mulai dari kesulitan verifikasi hingga resiko penyalahgunaan. Tantangan-tantangan ini perlu diatasi agar sistem berjalan lebih efisien. Dalam bagian ini, kita akan membahas beberapa masalah umum yang sering ditemui dalam penerapan sistem reimbursement.
Kesulitan dalam verifikasi bukti pengeluaran yang valid
Salah satu tantangan utama dalam proses klaim reimbursement adalah kesulitan dalam memverifikasi keabsahan bukti pengeluaran. Proses manual yang memerlukan entri data dan pelacakan menggunakan spreadsheet dapat memakan waktu dan rawan salah input. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam proses klaim dan menurunkan kepuasan karyawan.
Selain itu, masalah seperti kwitansi yang hilang, rusak, atau tidak lengkap juga sering terjadi. Artikel dari Ramp menyebutkan bahwa kwitansi yang hilang atau rusak dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk memverifikasi klaim dan mematuhi peraturan perpajakan. Selain itu, kwitansi yang tidak lengkap atau rusak dapat menyebabkan masalah dalam proses klaim reimbursement.
Kurangnya pemahaman karyawan tentang kebijakan reimbursement
Kurangnya pemahaman karyawan mengenai kebijakan reimbursement dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahan dalam pengajuan klaim. Tanpa kebijakan yang jelas, perusahaan dapat menghadapi masalah seperti kebingungan tentang pengeluaran yang memenuhi syarat, keterlambatan reimbursement, dan potensi ketidakpatuhan terhadap hukum pajak dan ketenagakerjaan. Masalah ini dapat menyebabkan frustrasi di kalangan karyawan dan beban administratif bagi pemberi kerja, terutama untuk usaha kecil yang sumber daya dan waktunya terbatas.
Selain itu, banyak perselisihan muncul karena karyawan salah memahami atau menafsirkan kebijakan reimbursement. Tanpa proses resolusi yang jelas, perselisihan ini dapat berlarut-larut. Akibatnya, keterlambatan dan inkonsistensi dalam pengambilan keputusan dapat terjadi.
Proses klaim yang lambat dan memakan waktu
Proses klaim reimbursement yang lambat sering disebabkan oleh sistem manual yang memerlukan entri data dan tracking data dengan spreadsheet. Proses manual ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam pemrosesan klaim dan penggantian biaya. Selain itu, proses ini juga dapat mengalihkan waktu berharga karyawan dari tugas utama mereka, mengurangi produktivitas secara keseluruhan.
Selain itu, proses pelaporan pengeluaran yang tidak efisien, seperti pengisian formulir manual dan pengumpulan bukti pembayaran, dapat memperlambat proses klaim. Proses yang rumit ini tak hanya memakan waktu, tapi juga meningkatkan resiko human error. Contohnya seperti klaim duplikat / dobel, dan pengeluaran yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan, yang pada akhirnya memperlambat proses approval dan pembayaran.
Resiko penyalahgunaan sistem oleh karyawan
Penyalahgunaan sistem reimbursement oleh karyawan merupakan salah satu bentuk penipuan yang umum terjadi di perusahaan. Beberapa contoh penyalahgunaan tersebut antara lain pengajuan klaim untuk biaya yang tidak pernah dikeluarkan, penggelembungan jumlah klaim, serta pengajuan klaim ganda untuk biaya yang sama. Misalnya, seorang karyawan dapat mengajukan klaim untuk biaya taksi yang tidak pernah dilakukan atau mengajukan klaim untuk biaya yang telah diganti sebelumnya.
Selain itu, artikel dari Quadient menyebutkan bahwa 85% karyawan mengakui pernah berbohong dalam laporan klaim pengeluaran. Penyalahgunaan ini seringkali sulit dideteksi karena jumlah klaim yang kecil dan tersebar, serta kurangnya sistem kontrol internal yang efektif. Hal ini menunjukkan pentingnya perusahaan untuk memiliki kebijakan yang jelas dan sistem yang transparan dalam pengelolaan klaim reimbursement.
Pengelolaan anggaran yang tidak efisien dan tidak terkontrol
Salah satu tantangan utama dalam implementasi sistem reimbursement adalah pengelolaan anggaran yang tidak efisien dan tidak terkendali. Kurangnya visibilitas dan kontrol atas seluruh proses pengeluaran dapat menyebabkan kesulitan dalam menetapkan batasan dan melacak pengeluaran, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.
Selain itu, kurangnya visibilitas keuangan dapat mempengaruhi keputusan strategis perusahaan. Tanpa pemahaman yang jelas tentang pengeluaran, perusahaan mungkin kesulitan dalam merencanakan ekspansi, pengurangan biaya, atau alokasi sumber daya secara efektif. Hal ini dapat mengarah pada keputusan yang kurang tepat dan berisiko bagi kesehatan finansial perusahaan.
Kesimpulan
Contoh reimbursement yang telah dijelaskan sebelumnya menunjukkan betapa pentingnya sistem penggantian biaya yang tertib, transparan, dan sesuai kebutuhan operasional di lingkungan kerja. Dari perjalanan dinas hingga pelatihan karyawan, setiap jenis reimbursement perlu diformulasikan dalam format yang jelas agar prosesnya efisien dan minim sengketa.
Sebagai tim HR, Anda memiliki peran strategis untuk memastikan bahwa klaim reimbursement bukan hanya diproses cepat, tetapi juga terdokumentasi dengan baik demi kepatuhan audit dan efisiensi anggaran.
Untuk membantu Anda mengelola proses ini secara otomatis dan lebih praktis, kami merekomendasikan penggunaan HRIS Haermes dari Weefer. Dengan fitur seperti manajemen klaim digital, approval berjenjang, dan integrasi langsung ke payroll, Haermes memungkinkan Anda memproses reimbursement tanpa tumpukan formulir manual.
Pelajari lebih lanjut dan temukan solusinya di sini.
Butuh Solusi Klaim Reimbursement Cepat? Temukan Jawabannya dengan Haermes!
Butuh solusi klaim reimbursement cepat? Haermes hadir untuk mempermudah proses klaim perusahaan Anda. Coba demo gratis dan temukan cara cepat dan efisien di sini!
