Pengelolaan rantai pasok dan pengadaan barang/jasa menjadi faktor penting yang tak bisa dianggap remeh. Entah itu perusahaan berskala kecil, menengah, hingga besar, tentu butuh sistem pengadaan yang tertib dan terdokumentasi. Dengan demikian, risiko kehilangan barang, miskomunikasi dengan vendor, hingga kerugian akibat kesalahan administratif, dapat diminimalisasi. Purchase order adalah suatu dokumen penting yang lazim dipakai pada sebuah sistem pengadaan.
Dalam praktik bisnis, istilah ini mungkin sudah sering didengar, tapi belum tentu semua pelaku usaha benar-benar memahami fungsi, format, maupun manfaat purchase order secara menyeluruh. Artikel ini akan membahas secara lengkap topik purchase order secara fundamental.
Apa Itu Purchase Order?
Di awal ini, mari kita bahas dulu: Apa yang dimaksud dengan purchase order? Purchase order adalah dokumen yang dibuat pembeli secara resmi kepada pemasok (vendor) sebagai bentuk telah memesan barang/jasa sesuai jumlah, spesifikasi, juga harga sesuai kesepakatan. Dokumen inilah yang jadi acuan transaksi antara dua belah pihak sebelum invoice diterbitkan.
Menurut American Purchasing Society, purchase order adalah bagian dari sistem pengadaan yang terdokumentasi untuk menjamin bahwa setiap transaksi memiliki bukti tertulis yang sah. Purchase order umumnya mencantumkan:
- Nomor PO
- Tanggal pemesanan
- Identitas pembeli dan pemasok
- Daftar barang/jasa yang dipesan
- Harga satuan dan total harga
- Jadwal pengiriman
- Syarat pembayaran
Ketika vendor telah terima dan setuju, legalitas PO jadi absah. Ini berarti vendor berkewajiban menyediakan barang/jasa sesuai isi PO, sementara pembeli wajib membayar sesuai ketentuan di dalamnya.
PO apakah bayar dulu?
Pertanyaan umum yang sering muncul adalah: PO apakah bayar dulu? Jawabannya tergantung pada kesepakatan antara pembeli dan penjual. Ada PO yang bersifat prabayar (prepaid) di mana pembeli membayar di muka sebelum barang dikirim. Tak jarang, payment baru dilakukan kalau sudah terima barang dan terbit invoice. Inilah kenapa PO bukanlah tanda bahwa pembayaran sudah dilakukan, tapi sebagai dokumen pemesanan yang mendahului proses penagihan.
Apa Bedanya Purchase Order dan Invoice?
Ini juga menjadi pertanyaan yang sering membingungkan. Purchase order dibuat pembeli untuk pesan barang, sementara invoice dibuat penjual untuk permintaan payment jika barang/jasa telah dikirim. Jadi, PO muncul di awal transaksi, sementara invoice menyusul di akhir sebagai penagihan resmi. Berikut perbedaan selengkapnya:
Manfaat Purchase Order bagi Perusahaan
Penggunaan PO dalam proses pengadaan barang atau jasa tidaklah semata formalitas. Di balik dokumen ini, tersimpan berbagai manfaat signifikan yang bisa meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, hingga perlindungan hukum bagi perusahaan. Berikut 5 manfaat utama purchase order:
1. Menjamin kejelasan dan kepastian pemesanan
Dengan purchase order, seluruh rincian pemesanan tertulis jelas. Ini membantu menghindari kesalahpahaman antara pembeli dan penjual karena setiap pihak berpatokan pada satu dokumen yang sama. Ketika PO sudah diterbitkan, maka penjual juga memiliki acuan yang pasti untuk memproses dan mengirimkan pesanan sesuai kesepakatan.
Selain itu, purchase order adalah alat komunikasi resmi yang mengurangi risiko komunikasi lisan yang tidak terdokumentasi. Mengutip Vendor Centric, dalam skala bisnis yang besar atau kompleks, kejelasan dokumen ini sangat penting untuk menjaga alur logistik yang rapi dan minim kesalahan. Hal ini terbukti penting dalam proses audit maupun pelacakan histori pengadaan barang.
2. Membantu pengendalian anggaran
Setiap PO yang dibuat biasanya melewati proses persetujuan manajer atau divisi keuangan, sehingga pengeluaran dapat dikontrol secara sistematis. Hal ini membantu perusahaan menjaga kesesuaian antara rencana anggaran dengan realisasi pembelanjaan. Dengan begitu, menurut Precoro, potensi overbudget atau pembelian impulsif dari unit lain bisa dicegah sejak awal.
Selain itu, perusahaan bisa mengelompokkan PO berdasarkan proyek, divisi, atau kategori pengeluaran tertentu. Ini sangat membantu dalam pelaporan keuangan karena memungkinkan analisis terhadap efisiensi biaya, efektivitas vendor, dan ketepatan penggunaan dana di tiap unit kerja.
3. Meningkatkan efisiensi operasional
Purchase order adalah tools yang berperan dalam proses pengadaan sehingga berjalan lebih cepat dan sistematis. Setelah vendor menerima PO, mereka langsung memproses pengiriman sesuai dengan spesifikasi yang diminta, tanpa harus menunggu negosiasi tambahan. Proses ini untuk percepatan rantai pasok sekaligus mengurangi potensi hambatan akibat miskomunikasi.
Lebih jauh lagi, penggunaan sistem ERP seperti SAP S4HANA dapat mengotomatisasi pembuatan dan pelacakan PO. Hal ini menghemat waktu staf administrasi dan meminimalkan human error. Efisiensi semacam ini penting bagi perusahaan yang menangani volume pembelian besar dan kompleks.
4. Menyediakan perlindungan hukum
Purchase order adalah pengikat sah di mata hukum apabila telah disetujui kedua belah pihak. Ini berarti jika ada sengketa di kemudian hari, misalnya ketidaksesuaian barang, keterlambatan pengiriman, atau harga yang berbeda dari kesepakatan awal. PO dapat digunakan sebagai bukti yang sah di pengadilan atau mediasi bisnis.
Menurut Sievo, keberadaan PO juga memperkuat posisi perusahaan dalam hal kepatuhan internal. Misalnya, ketika auditor melakukan pemeriksaan, mereka dapat mencocokkan transaksi pembelian dengan PO yang telah diarsipkan, sehingga memperlihatkan bahwa proses procurement dilakukan secara legal dan transparan.
5. Mempermudah Proses Audit dan Rekonsiliasi
Audit internal ataupun eksternal ialah proses rutin dalam bisnis. Purchase order adalah dokumen pendukung yang utama pada proses ini. Auditor bisa menelusuri semua transaksi pembelian dengan mudah jika PO disusun dan diarsipkan secara rapi, lengkap, dan sistematis.
Tak hanya itu, PO juga mempermudah proses rekonsiliasi dengan invoice. Ketika invoice masuk, staf keuangan tinggal mencocokkannya dengan PO dan barang yang diterima (delivery order/DO). Ketiga dokumen ini (PO, DO, dan invoice) menjadi satu rangkaian bukti yang memvalidasi bahwa pembelian benar terjadi dan sesuai prosedur.
Contoh Purchase Order
Format purchase order beragam, sesuai level perusahaan. Untuk memahami lebih konkret, contoh purchase order adalah sebagai berikut:
Contoh di atas menunjukkan elemen-elemen penting dalam PO, mulai dari identitas pihak terlibat, daftar barang, hingga metode pembayaran. Di perusahaan skala besar, format ini biasanya terintegrasi dalam sistem ERP.
Menurut survei Procurement Leaders (2024), 74% perusahaan global menyatakan bahwa otomasi sistem PO lewat ERP membantu mereka menghemat waktu administratif hingga 40% per transaksi.
Kesimpulan
Purchase order adalah elemen penting dalam manajemen pengadaan modern. Lebih dari sekadar dokumen pemesanan, PO menjadi dasar akuntabilitas, efisiensi operasional, hingga landasan hukum transaksi bisnis. Dengan pemahaman yang baik mengenai fungsi dan implementasi PO, perusahaan bisa meningkatkan efektivitas pengadaan sekaligus mengurangi risiko administratif.
Jika Anda ingin mengotomasi dan menyederhanakan proses pengadaan, penggunaan sistem ERP seperti SAP S/4HANA bisa menjadi solusi yang tepat. SAP S/4HANA menghadirkan integrasi antara manajemen pembelian, logistik, keuangan, dan pelacakan real-time yang akan mempercepat proses dan meminimalkan kesalahan manusia.
Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana SAP S/4HANA mendukung proses pengadaan perusahaan Anda di sini: SAP HANA ERP dari Weefer.
Kelola Purchase Order Lebih Cepat & Akurat dengan SAP S/4HANA
SAP S/4HANA membantu perusahaan mengelola purchase order secara otomatis, terintegrasi, dan real-time – mulai dari permintaan pembelian hingga penerimaan barang dan pembayaran.
