Jika Anda menjalankan bisnis yang melibatkan distribusi barang, baik dalam skala kecil maupun besar, kemungkinan besar Anda sudah pernah mendengar istilah “delivery order” atau DO. Tapi, tahukah Anda bahwa dokumen ini bukan sekadar surat jalan biasa? Dalam dunia logistik dan supply chain, delivery order memainkan peran penting sebagai bukti legal sekaligus penghubung antara penjual, pembeli, dan jasa pengiriman. Memahami fungsi, isi, dan tahapan delivery order adalah hal yang tak hanya berguna untuk tim operasional, tapi juga menjadi pondasi penting bagi kelancaran proses pengiriman dan pencatatan transaksi.
Artikel ini akan membahas pengertian delivery order, contohnya dalam praktik bisnis, serta tahapan yang harus dilalui agar proses distribusi berjalan aman dan mudah ditracking.
Apa itu Delivery Order?
Delivery order adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai izin untuk pengambilan barang dari pihak pengangkut, seperti carrier, forwarder, atau operator gudang. Dokumen ini memastikan bahwa barang hanya diserahkan kepada pihak yang berhak, yaitu konsumen (consignee) atau agen yang ditunjuk.
Melansir dari Journal of Physics: Conference Series menggambarkan Delivery Order Online sebagai perintah elektronik dari shipping line kepada freight forwarder yang dapat mempercepat proses dokumen dan distribusi barang impor. Artikel tersebut menyimpulkan bahwa implementasi DO secara elektronik secara signifikan mempercepat aliran dokumen dan barang impor, sehingga meningkatkan efisiensi logistik.
Sementara menurut Online Pajak, Delivery order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, berfungsi sebagai instruksi untuk pengiriman barang. Dokumen ini memuat informasi rinci mengenai barang yang dikirim, jumlah, kondisi, dan petunjuk pengiriman lainnya, serta menjadi fondasi penting dalam operasional bisnis, terutama dalam e-commerce di Indonesia.
Baca juga: 17 Aplikasi Distributor Terbaik untuk Perusahaan di 2025
Apa Bedanya Purchase Order dan Delivery Order?
Purchase Order (PO) dan Delivery Order (DO) adalah dua dokumen yang sering ditemukan dalam dunia perdagangan dan pengiriman barang, namun keduanya memiliki perbedaan yang signifikan dalam hal tujuan dan fungsi. Untuk lebih memahami keduanya, mari kita bahas secara rinci:
Dari aspek definisi
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual.
PO ini berfungsi sebagai permintaan pembelian yang mencantumkan detail barang yang ingin dibeli, harga, jumlah, serta syarat pembayaran dan pengiriman.
PO dibuat sebelum transaksi pengiriman dan biasanya disertai dengan kontrak atau kesepakatan antara kedua belah pihak untuk memastikan transaksi berjalan lancar.
Dari aspek tujuan
PO digunakan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual. Ini adalah langkah awal dalam proses pembelian.
Sementara DO digunakan oleh penjual atau pengirim untuk memberi izin kepada penerima untuk mengambil barang yang sudah disiapkan atau dikirim.
Dari aspek fungsi
PO akan diterbitkan sebelum barang dikirim atau diterima, saat pembeli melakukan pemesanan.
DO biasanya terbit setelah barang siap untuk dikirim atau sudah diserahkan kepada pihak pengangkut.
Isi dokumen
PO biasanya mencakup detail produk yang dipesan, harga, kuantitas, metode pembayaran, dan tanggal pengiriman yang diinginkan.
Sedangkan DO mencakup detail pengiriman, termasuk jenis barang yang akan diambil, jumlahnya, serta petunjuk terkait pengiriman barang.
Bagaimana dengan surat jalan? Apakah sama dengan delivery order?
Delivery Order dan Surat Jalan memiliki perbedaan mendasar meskipun keduanya digunakan dalam proses pengiriman barang. DO adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual atau pengirim sebagai izin atau instruksi bagi pembeli atau penerima barang untuk mengambil atau menerima barang yang telah disiapkan, biasanya setelah pembayaran atau kewajiban lainnya diselesaikan. DO berfungsi sebagai bukti pengalihan barang dari penjual ke pembeli.
Sementara itu, Surat Jalan adalah dokumen yang digunakan untuk memantau perjalanan barang selama pengiriman. Surat jalan mencatat detail pengiriman, seperti jenis barang, tujuan, serta kendaraan atau pengangkut yang digunakan. Surat jalan berfungsi untuk memastikan barang sampai di tujuan dengan benar dan diterima oleh pihak yang berwenang, serta mencatat pergerakan barang selama perjalanan.
Contoh Delivery Order
Dengan melihat contoh yang ada, Anda jadi punya gambaran bagaimana dokumen delivery order yang pada umumnya dipakai untuk pengiriman barang atau produk.
Baca juga: 7 Tantangan dalam Manajemen Logistik dan Cara Mengatasinya
Tahapan Delivery Order
Dalam dunia logistik dan rantai pasokan, Delivery Order (DO) memainkan peran krusial sebagai dokumen yang mengatur dan memantau pengiriman barang dari pemasok ke penerima. Memahami tahapan proses DO secara rinci sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan. Berikut adalah tahapan-tahapan utama dalam proses Delivery Order:
1. Order Request
Proses dimulai ketika pelanggan atau pihak yang berwenang mengajukan permintaan pengiriman barang kepada pemasok atau distributor. Permintaan ini mencakup detail seperti jenis barang, jumlah, dan tanggal pengiriman yang diinginkan. Pemasok kemudian memverifikasi ketersediaan barang dan mengonfirmasi kesediaannya untuk memenuhi permintaan tersebut.
2. Verifikasi & Persiapan Barang
Setelah permintaan dikonfirmasi, pemasok melakukan pemeriksaan terhadap stok barang. Langkah ini meliputi pengecekan kualitas, kuantitas, dan kondisi barang yang akan dikirim. Jika ditemukan ketidaksesuaian atau kerusakan, pemasok harus segera mengatasi masalah tersebut sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
3. Penerbitan Delivery Order
Setelah barang siap, pemasok menerbitkan Delivery Order sebagai dokumen resmi yang memberikan izin kepada pihak penerima atau kurir untuk mengambil atau menerima barang. DO ini mencakup informasi detail mengenai barang, alamat pengiriman, dan instruksi khusus lainnya.
4. Pengiriman Barang
Barang yang telah dikemas sesuai standar perusahaan kemudian dikirim ke alamat penerima oleh jasa ekspedisi atau kurir yang ditunjuk. Pada tahap ini, penting untuk memastikan bahwa barang diangkut dengan aman dan tepat waktu sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah disepakati.
5. Penerimaan Barang Oleh Penerima
Sesampainya barang di lokasi tujuan, penerima melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima. Penerima memastikan jumlah dan kondisi barang sesuai dengan yang tercantum dalam DO. Jika semua sesuai, penerima menandatangani DO sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik.
6. Penyelesaian & Arsip Delivery Order
Setelah barang diterima dan DO ditandatangani, proses pengiriman dianggap selesai. DO yang telah ditandatangani digunakan sebagai bukti pencatatan, pelacakan, dan pelaporan proses pengiriman barang. Dokumen ini kemudian diarsipkan untuk keperluan audit dan referensi di masa depan.
7. Pelacakan Pengiriman & Evaluasi
Dalam beberapa sistem logistik, proses pengiriman dapat dilacak secara real-time untuk memastikan barang sampai tepat waktu dan dalam kondisi baik. Selain itu, evaluasi kinerja pengiriman dilakukan untuk menilai efisiensi dan efektivitas proses, serta untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Kesimpulan
Sebagai kesimpulan, Delivery Order (DO) merupakan dokumen yang sangat penting dalam dunia logistik dan pengiriman barang. DO berfungsi sebagai izin resmi yang mengonfirmasi pengalihan barang dari penjual kepada pembeli, yang memastikan bahwa barang yang dipesan sudah siap untuk diambil atau diterima oleh penerima yang sah. Dengan memahami tahapan dan fungsi Delivery Order, baik perusahaan maupun penerima dapat memastikan proses pengiriman berjalan dengan efisien, aman, dan sesuai prosedur.
Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi manajemen pengiriman dan transaksi dalam bisnis Anda, solusi teknologi seperti SAP S/4 HANA dari Weefer dapat membantu mempercepat proses bisnis secara keseluruhan, termasuk dalam pengelolaan Delivery Order. SAP S/4 HANA memungkinkan perusahaan untuk mengelola alur kerja pengiriman dengan lebih terintegrasi dan akurat, sehingga meminimalkan kesalahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Temukan lebih lanjut mengenai solusi ini di SAP S/4 HANA Weefer.
Tingkatkan Efisiensi Pengiriman dengan Sistem Delivery Order dari SAP S/4HANA
SAP S/4HANA memungkinkan pengelolaan delivery order yang terintegrasi dengan inventory, sales, dan shipping. Minim risiko, percepat proses pengiriman, dan pantau status real-time.
