11 Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang dan Cara Membuatnya

Saat Anda menjalankan usaha yang berkaitan dengan distribusi barang, baik dalam skala kecil maupun besar, dokumen pengiriman menjadi bagian penting yang tidak bisa diabaikan. Salah satu dokumen penting dalam proses itu yakni surat jalan. Meski terdengar administratif, surat jalan memegang peran vital dalam memastikan barang sampai dengan benar dan dapat dilacak keabsahannya. Hanya saja, tidak sedikit pelaku usaha yang belum menyadari urgensi dokumen satu ini. Padahal, selain sebagai bukti legal pengiriman, surat jalan juga dibutuhkan saat terjadi kendala di lapangan, seperti barang tidak sampai tujuan atau perlu klaim asuransi. Artikel ini akan mengulas secara lengkap mulai dari pengertian, cara membuat, hingga contoh surat jalan pengiriman barang untuk berbagai kebutuhan.

Apa Itu Surat Jalan Pengiriman Barang?

Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen yang menyertai saat proses kirim barang dari satu ke lain pihak. Dokumen ini sebagai bukti kalau barang sudah dikirim, lengkap beserta informasi jenis, jumlah, nama pengirim, penerima, dan tanggal pengiriman. Dalam bahasa Inggris, istilah ini dikenal dengan Delivery Order atau Delivery Note.

Menurut Journal of Business Logistics, surat jalan berfungsi sebagai bukti fisik dari transaksi distribusi dan sangat penting dalam pengelolaan rantai pasok (supply chain management) karena membantu mencatat pergerakan barang secara akurat dan transparan. Dalam praktiknya, surat jalan biasanya dicetak dalam tiga rangkap: satu untuk pengirim, satu untuk sopir atau kurir, dan satu lagi untuk penerima sebagai arsip atau bukti penerimaan.

Fungsi utama surat jalan meliputi:

• Verifikasi barang yang dikirim dan diterima.
• Bukti hukum apabila terjadi sengketa/kehilangan barang.
• Dokumen pendukung laporan gudang dan administrasi keuangan.
• Alat pelacakan (tracking) dalam sistem ERP seperti SAP.

Baca juga: 17 Aplikasi Distributor Terbaik untuk Perusahaan di 2025

Cara Membuat Surat Jalan Pengiriman Barang

Pembuatan surat jalan tidak bisa dilakukan asal-asalan. Terdapat struktur dan elemen penting yang harus Anda cantumkan guna menjamin legalitas dan validitas surat. Berikut penjelasan lengkap tentang cara membuat contoh surat jalan pengiriman barang:

1. Kop Surat Perusahaan

Surat jalan wajib menggunakan kop surat resmi perusahaan. Kop surat biasanya mencakup:

• Logo perusahaan
• Nama perusahaan
• Alamat lengkap (kantor pusat atau gudang)
• Nomor telepon dan email aktif
• Website perusahaan (jika ada)

Kop surat menunjukkan bahwa dokumen berasal dari entitas resmi dan bisa dipertanggungjawabkan.

2. Judul Dokumen

Tuliskan secara jelas dan menonjol bahwa dokumen ini adalah “Surat Jalan Pengiriman Barang”. Jika pengiriman bersifat internasional, Anda bisa menyertakan terjemahannya: Delivery Note.

3. Nomor dan Tanggal Surat

• Nomor surat: Menggunakan sistem penomoran berurutan atau berdasarkan format internal. Contoh: SJ/OUT/06/2025/048.
• Tanggal terbit: Tanggal saat barang dikirim. Harus sesuai dengan catatan pengiriman dan PO (Purchase Order) jika ada.

4. Data Pihak Pengirim

Cantumkan:

• Nama pengirim atau nama perusahaan
• Alamat pengirim
• Nama orang yang bertanggung jawab atas pengiriman
• Kontak pengirim (telepon/WA/email)

5. Data Penerima Barang

Berisi:

• Nama penerima atau nama perusahaan tujuan
• Alamat lengkap penerima (termasuk kode pos)
• Nama PIC (person in charge) penerima
• Nomor telepon yang bisa dihubungi

6. Informasi Barang yang Dikirim

Informasi ini wajib ditampilkan dalam format tabel untuk memudahkan pembacaan. Kolom-kolom yang perlu disertakan:

• No.
• Nama barang
• Kode barang (jika tersedia)
• Spesifikasi barang (ukuran, warna, model)
• Jumlah (qty)
• Satuan (pcs, kg, liter, dus, dll)
• Keterangan tambahan (opsional)

Contoh tabel:

7. Informasi Kendaraan dan Kurir

Untuk keperluan tracking dan logistik:

• Nama sopir atau kurir
• Nomor polisi kendaraan
• Jenis kendaraan (truk ringan, box, kontainer, dll)
• Estimasi waktu sampai
• Jalur atau rute pengiriman

8. Tanda Tangan dan Stempel

Wajib disediakan 3 kolom tanda tangan:

1. Pengirim: Nama terang, jabatan, tanda tangan
2. Sopir/kurir: Untuk validasi bahwa barang benar dibawa olehnya
3. Penerima: Tanda tangan kalau barang sudah diterima & diperiksa

Jika surat jalan dibuat oleh perusahaan, jangan lupa tambahkan cap/stempel resmi.

9. Catatan atau Instruksi Khusus

Misalnya:

• “Barang yang diterima harap segera dicek.”
• “Klaim kerusakan hanya berlaku 2×24 jam.”
• “Barang titipan, bukan untuk diperjualbelikan.”

Catatan ini sangat berguna terutama saat mengirim barang fragile, elektronik, atau memiliki nilai tinggi.

10. Lampiran Tambahan (Opsional)

Jika perlu, lampirkan:

• Purchase order (PO)
• Surat permintaan barang
• Faktur
• Form retur atau surat peminjaman

11. Desain dan Template Surat Jalan

Pastikan desain surat jalan:

• Rapi dan mudah dibaca
• Pakailah font profesional (Arial/Calibri/Times New Roman)
• Dapat dicetak dengan printer biasa

Bila menggunakan software seperti Microsoft Word atau Excel, Anda bisa menyimpan template yang siap diedit untuk pengiriman selanjutnya. 

Menurut IJRIS perusahaan yang mengotomatisasi dokumen logistik mengalami peningkatan efisiensi lebih dari 30% dibandingkan proses manual, terutama dalam hal pencatatan, pencocokan data, dan pengarsipan.

Baca juga: 7 Tantangan dalam Manajemen Logistik dan Cara Mengatasinya

11 Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Berikut ini 11 contoh surat jalan pengiriman barang yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan operasional bisnis:

1. Surat Jalan Pengiriman Barang Toko Retail

Untuk distribusi barang dari gudang ke toko cabang. Biasanya digunakan dalam bisnis minimarket atau retail fashion.

2. Surat Jalan Pengiriman Barang Ekspedisi

Contoh surat jalan pengiriman barang ini dipakai perusahaan logistik ketika terima titipan pengiriman dari klien.

3. Surat Jalan Pengiriman Barang Proyek

Dipakai oleh kontraktor untuk pengiriman material ke lokasi proyek. Biasanya dilampiri dengan RAB.

4. Surat Jalan Pengiriman Barang ke Distributor

Contoh surat jalan pengiriman barang ini digunakan oleh produsen saat mendistribusikan produk ke pihak distributor.

5. Surat Jalan Barang Antar Gudang

Untuk perusahaan dengan banyak cabang, surat ini penting saat memindahkan stok dari satu gudang ke gudang lainnya.

6. Surat Jalan Servis atau Perbaikan

Contoh surat jalan pengiriman barang ini mengiringi saat dikirim ke pusat servis, misalnya laptop, alat berat, atau kendaraan.

7. Surat Jalan Sementara 

Digunakan hanya dalam jangka waktu tertentu yang relatif singkat.

8. Surat Jalan untuk Barang Retur

Mencatat barang yang dikembalikan oleh pelanggan ke produsen atau distributor, berikut contoh surat jalan pengiriman barang retur:

9. Surat Jalan Ekspor

Umumnya terdapat HS Code & data ekspor sebagai pelengkap dokumen. Biasanya dibuat dalam bahasa Inggris.

10. Surat Jalan Non-Komersial

Digunakan untuk pengiriman barang tanpa transaksi jual-beli, seperti bantuan sosial atau CSR, maupun dalam lingkup instansi. Inilah contoh surat jalan pengiriman barang non-komersial.

11. Surat Jalan UMKM

Contoh surat jalan yang dibuat oleh kewirausahaan dalam level kecil dan menengah. Biasanya lebih ringkas, simpel, dan jelas.

Kesimpulan

Dalam dunia distribusi dan logistik, surat jalan bukan sekadar formalitas, melainkan bukti transaksi yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan memahami contoh surat jalan pengiriman barang dan cara menyusunnya dengan benar, Anda bisa meminimalkan kesalahan pengiriman, mempercepat proses audit, dan meningkatkan kepercayaan klien.

Jika Anda menjalankan bisnis yang makin berkembang, sudah saatnya mempertimbangkan otomatisasi surat jalan menggunakan sistem ERP. SAP S/4HANA, misalnya, menawarkan solusi terintegrasi untuk manajemen inventaris dan distribusi, termasuk pembuatan surat jalan digital yang efisien dan akurat.

Pelajari lebih lanjut tentang SAP S/4HANA di sini. Dengan sistem digital yang terintegrasi, operasional logistik Anda akan lebih cepat, minim kesalahan, dan mudah ditelusuri.