Payroll management atau manajemen penggajian memegang peranan penting dalam memastikan setiap karyawan dibayar dengan tepat waktu dan sesuai dengan hak mereka. Proses ini melibatkan berbagai aspek, mulai dari perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, hingga kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Sebuah sistem payroll management yang efisien tidak hanya mempermudah pengelolaan gaji, tetapi juga membantu perusahaan menghindari kesalahan yang bisa berujung pada masalah hukum atau ketidakpuasan karyawan. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai pengertian payroll management, serta memberikan rekomendasi software yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola gaji dan tunjangan karyawan dengan lebih efisien dan akurat.
Apa itu Payroll Management?
Payroll management adalah proses sistematis yang mencakup semua aktivitas terkait penggajian karyawan dalam suatu organisasi. Proses ini tidak hanya melibatkan perhitungan gaji pokok, tetapi juga mencakup pengelolaan tunjangan, potongan, pajak, dan kontribusi lainnya yang harus dibayarkan kepada karyawan.
Adanya payroll management untuk bisa membantu dengan mudah setiap pekerja atau karyawan berhak menerima gaji yang sesuai, baik dari segi nominal ataupun ketepatan waktu. Semuanya harus sesuai dengan yang sudah jadi hak mereka, tidak boleh melanggar peraturan yang ditetapkan lembaga ketenagakerjaan.
Menurut sebuah artikel di Academia.edu, sistem manajemen penggajian mencakup semua tugas yang terlibat dalam pembayaran karyawan perusahaan. Yang semacam ini pada umumnya membutuhkan tracking durasi kerja, agar seluruh pegawai bisa menerima nominal gaji yang sesuai.
Proses ini juga mencakup perhitungan pajak dan jaminan sosial, serta memastikan bahwa potongan tersebut dipotong dan diproses dengan benar. Tugas spesifik yang terlibat dalam administrasi penggajian cenderung bervariasi sesuai dengan kebutuhan setiap perusahaan atau organisasi unik.
Sementara itu, di situs resmi TFX – Treasury Financial Experience, disebutkan bahwa manajemen penggajian yang tepat memastikan bahwa penggajian dicatat dengan akurat dan disesuaikan dengan informasi manajemen keuangan. Pentingnya supaya transparansi dan akuntabilitas perusahaan benar-benar terjaga dan terbukti.
Baca Juga: 8 Keuntungan Menggunakan Sistem Payroll di Tahun 2025
Manfaat Payroll Management Bagi Perusahaan
Menurut Pivotal HR, payroll management yang otomatis dapat mengurangi waktu pemrosesan penggajian hingga 80%, membebaskan 15-20% waktu pemimpin bisnis untuk fokus pada kegiatan inti.
Manfaat menggunakan sistem manajemen penggajian (payroll management system) bagi perusahaan sangat signifikan dalam meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan karyawan.
Mengurangi Kesalahan dan Menghemat Waktu
Salah satu keuntungan utama dari sistem manajemen penggajian adalah kemampuannya untuk secara signifikan mengurangi kesalahan dan menghemat waktu bagi perusahaan Anda. Proses penggajian manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, yang dapat mengakibatkan pembayaran yang tidak akurat kepada karyawan dan masalah kepatuhan hukum. Dengan sistem manajemen penggajian, banyak tugas terkait penggajian yang diotomatisasi, mengurangi kemungkinan kesalahan dan membebaskan waktu bagi staf HR dan penggajian untuk fokus pada tugas lain.
Memperbaiki kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan dan regulasi
Keuntungan signifikan lainnya dari sistem manajemen penggajian adalah kemampuannya untuk membantu organisasi Anda tetap mematuhi hukum ketenagakerjaan dan regulasi. Hukum yang mengatur penggajian dan pajak dapat kompleks dan terus berubah, membuat bisnis sulit untuk mengikuti. Sistem manajemen penggajian dapat membantu mengotomatiskan proses kepatuhan, memastikan bahwa organisasi Anda selalu diperbarui dengan persyaratan hukum terbaru.
Meningkatkan Kepuasan dan Keterlibatan Karyawan
Payroll management yang disiplin dan akurat bisa membuat pegawai jadi lebih puas dan percaya pada perusahaan. Apalagi jika memang tidak ada kesalahan fatal tentu mereka jadi lebih puas, bekerja juga lebih tenang.
Selain itu, sistem manajemen penggajian sering menyediakan portal mandiri bagi karyawan untuk mengakses informasi penggajian mereka, yang meningkatkan transparansi dan membangun kepercayaan.
Keamanan Data yang Ditingkatkan
Data penggajian mengandung informasi sensitif dan pribadi, seperti nomor jaminan sosial, informasi rekening bank, dan detail gaji. Sistem manajemen penggajian dapat membantu meningkatkan keamanan data dengan menyediakan penyimpanan yang aman dan kontrol akses untuk mencegah akses yang tidak sah ke data karyawan. Banyak sistem manajemen penggajian juga memiliki fitur enkripsi dan keamanan canggih untuk melindungi dari pelanggaran data dan serangan siber.
Rekomendasi Software Payroll Management
1. HAERMES (Paling kami rekomendasikan)
Sistem HRIS Haermes dari Weefer adalah solusi aplikasi hr berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan berbagai proses dalam manajemen sumber daya manusia (SDM), termasuk penggajian (payroll). Dengan antarmuka yang ramah pengguna dan fitur yang fleksibel, Haermes membantu perusahaan dari berbagai ukuran untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan karyawan.
- Perhitungan gaji yang fleksibel
Dengan Haermes, tim HR Anda bisa membuat rumus tetap penggajian dengan lebih sesuai dan cepat. Mulai dari gapok, tunjangan, potongan, pinjaman hingga lainnya. Pokoknya fleksibel, bisa diadjust agar pas buat kebutuhan perusahaan.
Sistem ini juga mendukung perhitungan otomatis untuk pajak (PPh 21), BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan, serta integrasi dengan bank untuk transfer gaji.
Modul Employee Self Service (ESS)
Karyawan dapat mengakses slip gaji, riwayat absensi, serta mengajukan cuti dan klaim melalui portal mandiri. Fitur ini meningkatkan transparansi dan mengurangi beban administratif bagi tim HR.
Manajemen kehadiran dan absensi
Haermes mendukung integrasi otomatis dengan mesin absensi serta dilengkapi fitur face recognition dan geo tagging yang terintegrasi dengan sistem anti-fake GPS. Selain itu, Haermes menyediakan pengaturan fleksibel untuk cuti, lembur, dan kalender kerja, memastikan akurasi dalam pencatatan kehadiran dan perhitungan gaji.
Modul klaim dan pinjaman
Sistem ini memungkinkan pengajuan klaim dan pinjaman secara digital, dengan batasan dan kebijakan yang dapat disesuaikan untuk setiap karyawan, serta integrasi langsung dengan penggajian.
Akses mobile yang fleksibel
Aplikasi mobile Haermes memungkinkan karyawan untuk melakukan clocking in/out menggunakan selfie, mengakses slip gaji, mengajukan cuti, dan menerima pengumuman perusahaan, semuanya melalui smartphone mereka.
2. Talenta
Talenta menawarkan fitur payroll yang memungkinkan perhitungan gaji otomatis berdasarkan data absensi dan komponen lainnya seperti tunjangan, potongan, dan pajak (PPh 21). Proses penggajian dapat dilakukan secara digital, mengurangi ketergantungan pada proses manual dan meningkatkan efisiensi. Selain itu, Talenta menyediakan distribusi slip gaji secara elektronik melalui aplikasi Employee Self-Service (ESS), memudahkan karyawan mengakses informasi gaji mereka secara langsung.
3. HashMicro
HashMicro menawarkan sistem manajemen penggajian yang berfokus pada otomatisasi perhitungan gaji dan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Fitur penggajian di sini mencakup penghitungan gaji otomatis, absensi, termasuk segala potongannya. Semua bisa dikelola cepat dan meminimalisir resiko salah hitung. HashMicro juga menyediakan akses bagi karyawan untuk melihat slip gaji dan melakukan pengajuan klaim melalui portal mandiri yang terintegrasi.
Kesimpulan
Payroll management adalah aspek penting dalam operasional perusahaan yang tidak hanya memastikan pembayaran gaji dilakukan dengan tepat waktu, tetapi juga mendukung kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dan meningkatkan efisiensi proses administratif.Dalam dunia yang semakin digital ini, menggunakan software yang canggih sangatlah penting untuk mempermudah proses tersebut.
Jika Anda mencari rekomendasi payroll management yang efektif dan terintegrasi, Haermes HRIS dari Weefer memang untuk Anda! Dengan fitur-fitur canggihnya seperti perhitungan gaji otomatis, manajemen absensi, dan portal mandiri untuk karyawan, Haermes memberikan kemudahan dalam mengelola penggajian sekaligus meningkatkan transparansi dan kepuasan karyawan. Hubungi Weefer sekarang dan temukan bagaimana HRIS Haermes dapat mendukung perusahaan Anda dalam mengelola payroll dengan lebih efisien dan akurat.
Ingin Proses Payroll Lebih Cepat dan Akurat? Coba Haermes Sekarang!
Haermes membantu Anda mengelola penggajian secara otomatis, terintegrasi dengan absensi dan pajak, sehingga proses payroll jadi lebih efisien, akurat, dan bebas repot.
