Backup 3-2-1-1: Panduan Lengkap untuk Perlindungan Data

Aturan Backup 3-2-1-1 adalah strategi dasar dalam perlindungan data yang menyatakan bahwa Anda harus memiliki tiga salinan data: satu salinan utama dan dua salinan cadangan, disimpan pada dua jenis media berbeda. Salah satu salinan harus disimpan di lokasi terpisah (offsite), seperti di cloud atau pusat data lain, sementara satu salinan lagi harus disimpan dalam format immutable (tidak dapat diubah atau dihapus), seperti menggunakan teknologi WORM (Write Once, Read Many), untuk melindungi data dari modifikasi atau penghapusan yang tidak sah.

Menurut panduan CISA (Cybersecurity & Infrastructure Security Agency), strategi ini dimaksudkan untuk “meningkatkan kemungkinan pemulihan data yang hilang atau rusak” dengan cara menyebarkan resiko kerusakan atau kehilangan pada backup yang berbeda di media dan lokasi.

Metode ini telah menjadi best practice dalam dunia backup dan disaster recovery karena efektif menghindarkan kegagalan tunggal (single point of failure). Pendekatan backup 3-2-1-1 memastikan bahwa jika salinan utama atau media penyimpanan lokal mengalami kerusakan, masih ada alternatif backup yang bisa dipakai, baik dari media sekunder maupun dari lokasi offsite.

Baca juga: Ransomware Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Langkah Pencegahannya

Rincian Prinsip Backup 3-2-1-1

Strategi backup 3-2-1-1 terdiri dari empat elemen utama yang bekerja bersama untuk memastikan data selalu terlindungi dari berbagai resiko. Mulai dari kerusakan hardware hingga cyber attack. Setiap elemen memiliki fungsi spesifik yang jika diterapkan dengan benar, akan membentuk sistem backup data yang tangguh dan mudah dipulihkan.

Tiga Salinan Data (3 Copies)

Langkah pertama dalam prinsip Backup 3-2-1-1 adalah memiliki tiga salinan data. Ini berarti satu salinan utama dan dua salinan cadangan. Tujuan utamanya adalah menciptakan perlindungan berlapis. Jika satu salinan rusak atau terinfeksi, dua salinan lainnya tetap aman. Dengan adanya redundansi ini, kemungkinan kehilangan data secara total menjadi sangat kecil, bahkan jika terjadi system failure atau serangan ransomware.

Dua Jenis MediaPenyimpananyang Berbeda (2 Media Types) 

Backup yang efektif harus menggunakan dua jenis media penyimpanan yang berbeda. Misalnya, satu salinan dapat disimpan di HDD atau NAS (Network Attached Storage), sementara satu lagi disimpan di cloud storage. Diversifikasi media penyimpanan ini mengurangi resiko hilang data akibat kerusakan fisik, kegagalan perangkat, atau masalah konektivitas. Kombinasi antara storage lokal dan cloud juga memungkinkan akses data yang lebih cepat, sambil memberikan perlindungan ekstra jika terjadi masalah di satu media penyimpanan. 

Satu Salinan di Lokasi Terpisah(1 Offsite Copy) 

Salinan ketiga harus disimpan di lokasi terpisah (offsite), yang bisa berupa penyimpanan cloud, pusat data lain, atau device fisik yang berada di lokasi yang berbeda. Tujuan dari offsite backup ini adalah untuk memastikan data tetap aman meskipun terjadi bencana lokal seperti kebakaran, banjir, atau pencurian. Dengan adanya offsite backup, proses data recovery dapat dilakukan lebih cepat dan efisien, menjaga kontinuitas operasional perusahaan.

Satu Salinan yang Tidak Dapat Diubah (1 Immutable Copy)

Prinsip backup 3-2-1-1 juga menekankan pentingnya memiliki satu salinan data yang bersifat immutable. Salinan ini disimpan dalam format yang tidak dapat diubah atau dihapus selama periode tertentu, menggunakan teknologi WORM (Write Once, Read Many). Misalnya, salinan dapat disimpan di perangkat penyimpanan yang mendukung fitur immutable, seperti cloud storage atau perangkat fisik yang menerapkan kebijakan tidak dapat diubah.

Dengan adanya salinan immutable, data akan lebih aman dari serangan ransomware atau ancaman yang dapat mengubah atau menghapus data, bahkan jika perangkat terhubung ke jaringan. Menerapkan prinsip backup 3-2-1-1 membuat perusahaan atau individu bisa memastikan data tetap terlindungi dengan baik, baik dari bencana lokal, kerusakan perangkat, maupun ancaman digital.

Baca juga: Cyber Security Adalah: Pengertian, Jenis, dan Ancamannya 

Manfaat Menerapkan Aturan Backup 3-2-1-1 

3-2-1-1 backup rule memberikan perlindungan menyeluruh terhadap resiko kehilangan data yang bisa mengganggu operasional bisnis. Dengan kombinasi backup lokal dan offsite, sistem ini membantu perusahaan memulihkan data lebih cepat. Berikut adalah beberapa manfaatnya:

Meningkatkan Keamanan dan Ketahanan Data 

Strategi 3-2-1-1 backup memberikan lapisan perlindungan ekstra terhadap data perusahaan. Dengan memiliki tiga salinan data yang terdistribusi pada dua media penyimpanan yang berbeda, Anda menciptakan redundansi yang cukup untuk mengatasi berbagai ancaman, mulai dari kerusakan perangkat keras hingga serangan cybersecurity seperti ransomware. Pendekatan ini meminimalkan kemungkinan kehilangan data secara total, sekaligus memperkuat integritas data penting bagi kelangsungan bisnis.

Backup cloud dan backup fisik yang terpisah memberikan ketahanan tambahan, memastikan data tetap terlindungi meskipun terjadi bencana di lokasi utama. Salinan data yang disimpan di lokasi terpisah (offsite) menjamin bahwa informasi tetap aman, bahkan jika ada gangguan yang merusak perangkat keras atau jaringan di kantor pusat.

Mempercepat Pemulihan Data 

Penerapan strategi ini juga sangat efektif dalam mempercepat pemulihan data setelah terjadinya insiden seperti kegagalan sistem atau serangan siber. Dengan memiliki salinan data yang disimpan di media yang berbeda, baik itu secara lokal maupun di cloud, perusahaan dapat segera mengakses data yang hilang dan mengembalikannya dengan cepat. Proses pemulihan menjadi lebih efisien, meminimalkan waktu henti operasional yang bisa berdampak buruk pada produktivitas.

Strategi backup ini memungkinkan backup otomatis untuk memperbaharui salinan data secara real-time, memastikan bahwa data terbaru selalu tersedia. Dengan demikian, perusahaan tidak hanya bisa memulihkan data lebih cepat, tetapi juga mengurangi resiko kehilangan data terbaru yang bisa berdampak pada kelangsungan bisnis.

Mengurangi Downtime dan Meningkatkan Produktivitas 

Implementasi 3-2-1-1 backup rule secara signifikan dapat mengurangi downtime akibat kehilangan data. Menurut laporan dari Infrascale, sekitar 67,7% bisnis mengalami kehilangan data signifikan, dengan 93% perusahaan yang mengalami kehilangan data jangka panjang akhirnya bangkrut.

Dengan memiliki salinan data di berbagai media dan lokasi, perusahaan dapat memulihkan data dengan cepat setelah insiden. Hal ini tak hanya menjaga kelangsungan bisnis tapi juga meningkatkan produktivitas karyawan, karena mereka dapat kembali bekerja tanpa gangguan yang signifikan.

Meningkatkan Kepatuhan terhadap Regulasi dan Standar Keamanan 

Menerapkan sistem backup yang terstruktur membantu perusahaan untuk mematuhi berbagai regulasi, termasuk Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) yang berlaku di Indonesia. UU PDP mewajibkan perusahaan untuk memastikan bahwa data pribadi yang dikumpulkan tetap aman dan dapat dipulihkan dengan cepat jika terjadi insiden atau pelanggaran data. Dengan memastikan adanya salinan data yang terpisah dan terlindungi, perusahaan dapat mengurangi resiko ketidakpatuhan terhadap regulasi ini.

Selain itu, dengan memiliki sistem cadangan yang proper, perusahaan juga menunjukkan komitmen terhadap keamanan data dan privasi pelanggan. Memenuhi standar yang ditetapkan oleh UU PDP akan memperkuat reputasi perusahaan, meningkatkan kepercayaan konsumen, dan meminimalkan resiko denda atau sanksi yang dapat dikenakan karena pelanggaran terkait perlindungan data pribadi.

Cara Praktis Menerapkan Backup 3-2-1-1 di Bisnis Anda 

Setelah memahami manfaat dari backup 3-2-1-1, kini saatnya melihat bagaimana cara praktis untuk menerapkan strategi ini dalam bisnis Anda. Berikut adalah beberapa caranya:

Langkah 1: Identifikasi Data yang Harus Dicadangkan

Langkah pertama dalam menerapkan strategi backup 3-2-1-1 adalah dengan mengidentifikasi data penting yang perlu dicadangkan. Tidak semua data membutuhkan perlindungan tingkat tinggi, jadi sangat penting untuk memilah dan memilih informasi yang benar-benar krusial. Data yang terkait dengan operasional bisnis, informasi pelanggan, catatan keuangan, dan file hukum biasanya menjadi prioritas utama untuk dicadangkan. Dengan cara ini, Anda bisa memfokuskan upaya backup pada data yang benar-benar memiliki nilai strategis atau yang sulit dipulihkan.

Setelah data yang penting teridentifikasi, Anda bisa mulai merencanakan bagaimana cara melindungi dan mengelola data tersebut. Pastikan untuk memprioritaskan data yang terus berubah atau yang sering diperbarui, seperti database pelanggan, dokumen keuangan terbaru, atau file operasional harian. Strategi ini memastikan bahwa backup Anda mencakup data yang paling relevan dan diperlukan untuk kelangsungan bisnis jangka panjang.

Langkah 2: Pilih Dua Media Penyimpanan (mis. HDD + Cloud)

Setelah data penting diidentifikasi, langkah berikutnya adalah memilih dua jenis media penyimpanan yang berbeda untuk menyimpan salinan data. Misalnya, Anda bisa menggunakan hard disk eksternal (HDD) untuk salinan lokal dan cloud storage untuk salinan offsite. Kombinasi penyimpanan ini memberikan keuntungan ganda, HDD memberikan kemudahan akses dan kontrol penuh terhadap data secara fisik, sementara cloud storage memberikan fleksibilitas dan perlindungan tambahan dengan memisahkan salinan data dari lokasi fisik utama.

Memilih dua jenis media berbeda juga mengurangi resiko kehilangan data akibat kerusakan pada satu jenis media. Misalnya, jika perangkat keras seperti HDD rusak, salinan data yang ada di cloud tetap aman dan dapat dipulihkan kapan saja. Selain itu, penggunaan cloud backup memudahkan akses data dari berbagai lokasi dan perangkat, memberikan keuntungan bagi perusahaan yang membutuhkan pemulihan data yang cepat dan mudah diakses oleh tim yang terdistribusi.

Langkah 3: Gunakan Solusi Backup Otomatis

Setelah menentukan data yang perlu dicadangkan dan memilih media penyimpanan yang tepat, langkah selanjutnya adalah menggunakan solusi backup otomatis. Dengan mengandalkan backup otomatis, Anda memastikan bahwa salinan data selalu terupdate tanpa perlu intervensi manual. Hal ini sangat penting untuk menjaga konsistensi data cadangan, terutama untuk data yang sering berubah, seperti database pelanggan atau transaksi bisnis. Solusi ini juga mengurangi resiko manusia, seperti lupa menjalankan backup pada waktu yang tepat.

Salah satu contoh software backup otomatis yang efektif adalah HyperBDR (Backup and Disaster Recovery). HyperBDR adalah platform backup berbasis cloud yang menawarkan solusi pemulihan data secara otomatis dan dapat diprogram sesuai jadwal. Sistem ini menggabungkan backup incremental untuk meminimalkan penggunaan bandwidth dan mempermudah proses pemulihan data. HyperBDR memungkinkan perusahaan untuk mengatur jadwal backup secara otomatis, baik itu backup harian, mingguan, atau sesuai kebutuhan spesifik, sehingga data cadangan selalu segar dan siap dipulihkan dengan cepat saat diperlukan.

Baca Juga: Case Study OnePro: Dari Lumpuh Total Akibat Ransomware Hingga Recovery dalam Hitungan Menit

Langkah 4: Uji Pemulihan Data Secara Berkala

Setelah backup diatur, penting untuk melakukan uji pemulihan data secara berkala. Pengujian pemulihan memastikan bahwa salinan data yang sudah dicadangkan dapat dipulihkan dengan benar dan cepat ketika diperlukan. Tanpa pengujian ini, ada resiko bahwa data cadangan tidak dapat dipulihkan dengan sempurna, baik karena kerusakan file atau masalah dengan media penyimpanan. Pengujian ini sebaiknya dilakukan secara rutin, misalnya setiap tiga bulan, untuk memastikan sistem cadangan tetap efektif.

Selain itu, pengujian pemulihan data juga memberikan kesempatan untuk memeriksa kecepatan proses pemulihan dan mengidentifikasi kemungkinan masalah sebelum terjadi insiden besar. Dengan cara ini, perusahaan dapat meminimalkan downtime dan memastikan bahwa sistem cadangan mereka selalu siap digunakan dalam situasi darurat. Proses ini adalah bagian penting dari strategi disaster recovery, yang memastikan bahwa data dapat dipulihkan dengan cepat, menjaga kelangsungan bisnis meski terjadi gangguan besar.

Kesalahan Umum dalam Backup yang Harus Dihindari

Meski strategi backup 3-2-1-1 memberikan perlindungan maksimal, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh perusahaan dalam mengimplementasikan sistem cadangan data. Berikut diantaranya:

Hanya Mengandalkan Satu Backup Media

Salah satu kesalahan terbesar yang sering dilakukan adalah hanya mengandalkan satu jenis media untuk backup. Misalnya, jika Anda hanya mengandalkan hard disk eksternal, Anda tetap beresiko tinggi kehilangan data jika perangkat tersebut rusak atau terkena virus. Untuk menghindari hal ini, selalu pastikan ada diversifikasi media, misalnya dengan menggunakan kombinasi cloud storage dan HDD eksternal.

Tidak Menguji Pemulihan Data Secara Berkala

Menyimpan data di media cadangan saja tidak cukup, penting juga untuk menguji pemulihan data secara rutin. Tanpa pengujian, Anda mungkin tidak menyadari bahwa salinan cadangan Anda tidak bisa dipulihkan dengan baik, baik karena kerusakan file atau kesalahan teknis lainnya. Lakukan uji pemulihan data secara berkala untuk memastikan bahwa proses pemulihan berjalan lancar dan cepat saat dibutuhkan.

Mengabaikan Backup Otomatis

Bergantung pada backup manual memiliki resiko tinggi, terutama jika ada kelalaian dalam menjalankannya. Backup otomatis adalah solusi terbaik untuk memastikan data Anda selalu terupdate tanpa harus bergantung pada pengingat manual. Dengan backup otomatis, Anda tidak perlu khawatir tentang lupa menjalankan cadangan atau kehilangan data terbaru.

Tidak Menyimpan Salinan Backup di Lokasi Terpisah

Simpan salinan backup di lokasi yang terpisah dari data asli, misalnya di cloud storage atau server luar lokasi. Banyak perusahaan melakukan kesalahan dengan menyimpan salinan data cadangan di tempat yang sama dengan data asli, yang meningkatkan resiko jika terjadi bencana lokal seperti kebakaran, banjir, atau pencurian. Memiliki backup di lokasi berbeda memastikan data tetap aman meskipun terjadi insiden tak terduga di lokasi utama.

Kesimpulan: Perlindungan Data Optimal dengan HyperBDR

Dalam artikel ini, kita telah membahas pentingnya menerapkan strategi backup 3-2-1-1 untuk menjaga data tetap aman dan terlindungi dari berbagai ancaman. Menggunakan tiga salinan data, dua media penyimpanan berbeda, dan satu salinan di lokasi terpisah adalah langkah utama dalam mengurangi risiko kehilangan data yang tidak terduga. Kami juga menyoroti kesalahan umum yang sering terjadi dalam implementasi backup, seperti ketergantungan pada satu media, tidak menguji pemulihan data, dan tidak menyimpan cadangan di lokasi terpisah.

Untuk memastikan perlindungan yang lebih handal dan pemulihan data yang lebih cepat, solusi seperti HyperBDR Cloud Backup & Disaster Recovery dapat menjadi pilihan yang sangat tepat. HyperBDR menyediakan solusi canggih untuk backup dan pemulihan bencana dengan berbagai fitur unggulan yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi backup data perusahaan.

Fitur HyperBDR Cloud Backup & Disaster Recovery 

Berikut adalah beberapa fitur unggulan dari HyperBDR yang dapat membantu Anda menerapkan strategi backup yang lebih baik dan lebih efisien:

• Arsitektur Tanpa Agen (Agentless): Memungkinkan backup dan pemulihan tanpa perlu instalasi perangkat lunak tambahan pada server sumber.
• Pemulihan Instan di Cloud: Mendukung pemulihan data dengan cepat dan mudah, bahkan tanpa infrastruktur lokal yang lengkap.
• Penyimpanan Data Fleksibel: Menyediakan opsi penyimpanan data dalam bentuk blok atau objek sesuai dengan kebutuhan bisnis.
• Antarmuka Pengguna yang Mudah: Desain antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan, memungkinkan pengelolaan backup dengan lebih cepat dan efisien.
• Disaster Recovery Otomatis: Mengotomatiskan proses pemulihan sehingga data dapat dipulihkan tanpa perlu intervensi manual.
• Solusi Backup Tersentralisasi: Menyederhanakan manajemen backup dengan menyediakan platform terpusat untuk melindungi seluruh infrastruktur IT Anda.

Jangan biarkan kehilangan data mengganggu kelangsungan bisnis Anda. HyperBDR menawarkan solusi backup dan pemulihan yang dapat diandalkan dengan berbagai fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Hubungi kami untuk konsultasi gratis dan temukan bagaimana HyperBDR dapat membantu melindungi data perusahaan Anda secara efektif.