Pengadaan barang adalah bagian krusial dalam operasional bisnis yang memastikan perusahaan mendapatkan barang atau layanan yang dibutuhkan untuk mendukung aktivitas mereka.
Di tahun 2025, pengadaan barang semakin berkembang dengan adopsi teknologi dan pendekatan baru yang meningkatkan efisiensi serta transparansi. Artikel ini akan membahas pengertian pengadaan barang, bagaimana prosesnya berjalan, serta tren dan tantangan yang akan dihadapi di tahun mendatang.
Apa itu Pengadaan Barang?
Pengadaan barang adalah siklus tahapan mulai dari proses pencatatan master data, permintaan pembelian, pemilihan vendor, proses pembelian, monitoring order pembelian, penerimaan barang / jasa, verifikasi invoice oleh bagian finance sebagai referensi pembayaran sampai dengan reporting pada bagian pembukuan dengan menggunakan sistem yang terintegrasi.(Hertin Indira Utojo, 2019).
Sementara menurut e-procurement Indonesia, secara sederhana, pengadaan barang adalah rangkaian kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan. Prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan hingga seluruh aktivitas pengadaan selesai, termasuk penerimaan barang atau jasa tersebut.
Pengadaan ini terbagi menjadi dua jenis utama. Pertama, pengadaan barang dan jasa di sektor pemerintah, yang biasanya mengikuti aturan dan regulasi khusus. Kedua, pengadaan di sektor swasta atau perusahaan, yang lebih fleksibel sesuai kebutuhan bisnis masing-masing. Kedua jenis pengadaan ini punya tantangan dan pendekatan yang berbeda, tapi tujuannya sama, memastikan kebutuhan terpenuhi dengan cara yang efisien dan tepat waktu.
Baca juga: 10 Aplikasi Procurement Terbaik di Indonesia (Update 2025)
Perbedaan Pengadaan Barang dan Pembelian Barang
Proses pengadaan barang mencakup berbagai tahapan penting, mulai dari permintaan barang hingga persetujuan invoice, memastikan setiap langkah berjalan lancar dan efisien.
Meskipun sering dianggap sama, pengadaan barang dan pembelian sebenarnya memiliki perbedaan. Pembelian mencakup keseluruhan proses memperoleh barang dan jasa, sedangkan pengadaan barang lebih fokus pada aktivitas spesifik seperti evaluasi, pemesanan, penerimaan, dan pembayaran. Setiap perusahaan mungkin punya cara unik dalam menjalankan proses pengadaan, tetapi semuanya melibatkan 3P utama: Proses, People, dan Paperwork.
Proses
Proses mencakup langkah-langkah yang harus diikuti, seperti meninjau kebutuhan, memesan, menerima barang, hingga menyelesaikan pembayaran. Semua dilakukan dengan rapi untuk memastikan setiap tahap terlaksana dengan baik.
People (Orang yang Terlibat)
Para pemangku kepentingan, seperti tim pengadaan atau manajer keuangan, berperan penting dalam proses ini. Mereka bertanggung jawab untuk memulai atau menyetujui setiap tahapan, terutama jika pembelian bernilai tinggi atau berisiko.
Paperwork (Dokumentasi)
Setiap tahap dalam proses pengadaan barang memerlukan dokumentasi, mulai dari faktur hingga bukti transaksi. Semua dokumen ini dikumpulkan dan disimpan untuk keperluan referensi atau audit di masa depan.
Dengan memahami dan menerapkan proses ini, perusahaan dapat memastikan pengadaan barang dan jasa berjalan lancar, efisien, dan sesuai kebutuhan bisnis.
Baca juga: Manajemen Purchase Order Menyederhanakan Proses Procurement Anda
Cara Kerja atau Tahapan Pengadaan Barang
Di section ini mari kita bahas apa saja tahapan dalam pengadaan barang untuk perusahaan:
Mengidentifikasi kebutuhan
Pengadaan barang selalu dimulai dari kebutuhan. Apakah untuk menghasilkan produk akhir, mendukung proses produksi, atau menyediakan layanan tertentu. Siapa yang menangani langkah ini bisa berbeda-beda, tergantung struktur organisasi, mulai dari owner, kepala divisi, tim eksekutif, hingga manajer pengadaan. Di tahap awal ini, semua pihak akan bekerja sama untuk menetapkan anggaran yang selaras dengan rencana pengeluaran perusahaan.
Kolaborasi antara stakeholder dan tim procurement menjadi kunci sukses. Mereka bersama-sama mendefinisikan kebutuhan pembelian, seperti spesifikasi teknis, standar kualitas, jumlah barang, deadline pengiriman, hingga detail penting lainnya.
Mengajukan dan meninjau permintaan pembelian
Permintaan pembelian (purchase request) adalah langkah awal untuk mendapatkan barang atau jasa, diajukan melalui sistem khusus dan ditinjau oleh tim pengadaan. Jika disetujui, permintaan ini menjadi pesanan pembelian (purchase order). Jika ditolak, penjelasan diberikan agar kesalahan dapat diperbaiki.
Penolakan biasanya disebabkan oleh kesalahan spesifikasi, harga, atau jumlah barang. Dengan menganalisis penyebabnya, perusahaan bisa mencegah kesalahan serupa dan memperbaiki hubungan dengan supplier, meningkatkan efisiensi pengadaan di masa depan.
Menilai dan memilih supplier yang tepat
Memilih supplier bukan hanya soal harga. Faktor seperti komunikasi, etika, akuntabilitas, dan kapasitas produksi juga penting untuk dipertimbangkan. Perusahaan bisa menggunakan daftar vendor yang sudah disetujui atau memulai pencarian baru, tergantung kebutuhan.
Untuk kebutuhan rumit dan jangka panjang, gunakan Strategic Sourcing, sementara kebutuhan sederhana dan jangka pendek cocok dengan Tactical Buying. Dengan pendekatan yang tepat, pengadaan barang dapat mendukung tujuan bisnis secara optimal.
Melakukan negosiasi
Setelah memilih supplier terbaik, saatnya masuk ke tahap negosiasi kontrak. Ini adalah salah satu langkah paling krusial dalam proses pengadaan karena menjadi dasar hukum untuk semua kesepakatan selanjutnya.
Di tahap ini, Anda dan supplier akan menyepakati harga, jadwal pengiriman, penanganan jika terjadi keterlambatan atau pesanan terlewat, serta syarat dan ketentuan lainnya. Mengevaluasi kontrak sebelumnya bisa sangat membantu untuk menemukan peluang perbaikan, sehingga Anda dapat menegosiasikan ketentuan yang lebih baik dan mengatasi kekurangan dari kesepakatan sebelumnya. Dengan negosiasi yang solid, hubungan kerja dengan supplier akan berjalan lebih lancar dan efisien.
Menyelesaikan kontrak
Kontrak pengadaan biasanya diselesaikan menggunakan dokumen seperti Purchase Order (PO), Master Service Agreement (MSA), atau Statement of Work (SOW). Masing-masing punya fungsi spesifik. PO digunakan untuk memesan barang atau jasa, MSA menetapkan kerangka hukum dan operasional untuk hubungan bisnis, dan SOW merinci pekerjaan atau layanan yang akan dilakukan dalam proyek tertentu. Ketiganya sering digunakan bersamaan. MSA menetapkan syarat umum, SOW mendetailkan proyek, dan PO memastikan detail pesanan.
Setelah kontrak disetujui, langkah selanjutnya adalah menyelesaikan PO. Kontrak berfungsi sebagai panduan untuk seluruh hubungan antara pembeli dan supplier, sementara PO fokus pada detail untuk pembelian tertentu. Dengan dokumen-dokumen ini, semua pihak punya kejelasan dalam eksekusi pengadaan, memastikan proses berjalan lancar dan sesuai rencana.
Implementasi kontrak
Mengimplementasikan kontrak baru dengan sukses memerlukan pendekatan yang terstruktur agar hubungan dengan supplier baru, atau yang sudah ada, dapat berjalan lancar. Berikut beberapa langkah penting untuk memastikan proses ini seamless dan efektif:
Komunikasikan kesepakatan baru
Sampaikan detail perjanjian kepada stakeholder internal, termasuk dampaknya terhadap proses bisnis yang ada. Jika bekerja dengan supplier baru, adakan pertemuan perkenalan untuk membahas harapan dan menjawab pertanyaan mereka.
Berikan pelatihan yang diperlukan
Pastikan supplier memahami sistem, produk, layanan, serta standar kualitas dan keamanan perusahaan Anda. Hal ini akan membantu mereka beradaptasi dengan cara kerja organisasi Anda.
- Integrasi teknologi
Hubungkan sistem supplier dengan sistem procurement atau manajemen inventaris perusahaan Anda. Pastikan mereka memiliki akses ke tools kolaborasi dan komunikasi untuk menjaga kelancaran operasional.
Baca juga: 11 Cara Jitu Kelola Sistem Manajemen Gudang di 2025
Optimalkan Implementasi Teknologi dalam Pengadaan Barang dengan SAP S/4HANA
Pengadaan barang yang terstruktur dan efisien adalah fondasi penting untuk mendukung operasional bisnis yang lancar. Dari identifikasi kebutuhan hingga implementasi kontrak, setiap langkah pengadaan membutuhkan perencanaan yang matang dan teknologi yang andal. Dengan proses yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko, meningkatkan efisiensi, dan membangun hubungan jangka panjang dengan supplier.
Untuk mengoptimalkan pengelolaan teknologi dalam pengadaan barang, gunakan SAP S/4HANA dari Weefer Indonesia. Sistem ERP ini memungkinkan integrasi data real-time, mempercepat pengambilan keputusan, dan mempermudah pengelolaan inventaris. Transformasi pengadaan barang Anda sekarang dan tingkatkan efisiensi operasional dengan SAP HANA.
Ingin Sistem Pengadaan Barang yang Lebih Cepat dan Terintegrasi?
Permudah proses pengadaan Anda dengan fitur Central Procurement dan Procurement Analytics dari SAP S/4HANA.
