Pentingnya Briefing: Mengantarkan Kesuksesan melalui Komunikasi yang Efektif

Briefing adalah proses memberikan informasi singkat, ringkas, dan relevan kepada seseorang atau sekelompok orang sebelum mereka melakukan tugas atau mengambil keputusan. 

Tujuannya adalah untuk memberikan pemahaman yang cukup tentang situasi, masalah, atau proyek yang akan dihadapi, sehingga orang yang menerima informasi tersebut memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengambil langkah-langkah atau keputusan yang tepat.

Simak lebih lanjut mengenai aktivitas wajib di dunia kerja yang satu ini!

Selain Briefing, Biasanya Bisa Disebut Apa?

Ilustrasi memberikan briefing untuk sebuah pekerjaan

Dalam praktiknya, aktivitas ini sering kali dilakukan secara lisan, tertulis, atau melalui presentasi, tergantung pada situasi dan preferensi komunikasi yang digunakan. Beberapa menyebut aktivitas ini dengan istilah yang berbeda-beda, tergantung dari konteks penggunaannya. Apa sajakah?

  • Debriefing

Ini adalah proses memberikan informasi setelah suatu tugas, proyek, atau kejadian selesai. Debriefing dapat berarti memberikan laporan, analisis, dan evaluasi tentang apa yang terjadi, pelajaran yang dipetik, dan langkah-langkah selanjutnya.

  • Pemberitahuan

Istilah ini digunakan untuk memberikan informasi singkat atau pengumuman kepada individu atau kelompok mengenai hal-hal penting yang harus mereka ketahui.

  • Instruksi

Ini mengacu pada memberikan petunjuk atau arahan kepada seseorang tentang cara melakukan suatu tugas atau kegiatan dengan jelas dan rinci.

  • Penjelasan

Penjelasan adalah memberikan informasi dan konteks kepada seseorang untuk membantu mereka memahami sesuatu dengan lebih baik.

  • Update

Ini adalah pembaruan informasi yang diberikan kepada individu atau kelompok untuk menginformasikan perkembangan terbaru dalam suatu situasi, proyek, atau peristiwa.

  • Sesi informasi

Ini mengacu pada pertemuan atau sesi di mana informasi disampaikan kepada orang-orang dengan tujuan memberi mereka pemahaman tentang suatu topik.

  • Laporan singkat

Istilah ini digunakan untuk menggambarkan rangkuman atau ringkasan dari informasi penting yang diberikan kepada seseorang.

  • Sorotan atau Highlight

Ini mengacu pada penekanan pada poin-poin utama atau hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam suatu situasi atau topik.

  • Pemaparan

Ini adalah istilah yang bisa digunakan ketika informasi diberikan secara rinci dan lengkap kepada individu atau kelompok.

Baca Juga: Outsourcing Adalah Kunci Sukses Bisnis Modern, Simak Panduan Praktis yang Harus Diketahui

Hal-Hal yang Membedakan Briefing dengan Rapat

Keduanya terkait dengan komunikasi dan pertukaran informasi, tetapi mereka memiliki perbedaan penting dalam hal tujuan, format, dan konteks. Berikut adalah beberapa perbedaan antara kedua aktivitas ini:

  • Tujuan

Tujuan utama laporan singkat adalah memberikan informasi yang singkat, jelas, dan relevan kepada individu atau kelompok yang perlu tahu tentang suatu situasi, tugas, atau proyek. Kegiatan brief rutin bertujuan untuk memberikan gambaran umum atau poin-poin penting agar orang-orang bisa mengambil tindakan yang sesuai.

Sementara rapat memiliki tujuan yang lebih luas, seperti diskusi, kolaborasi, pengambilan keputusan, atau berbagi pemikiran. Rapat melibatkan interaksi antara peserta, pembahasan masalah, dan koordinasi kegiatan lebih mendalam.

  • Format dan Durasi

Agenda brief cenderung lebih singkat, fokus pada informasi inti, dan biasanya disampaikan dalam bentuk presentasi, laporan tertulis, atau sesi komunikasi yang cepat.

Sedangkan rapat dapat berlangsung lebih lama dan melibatkan lebih banyak interaksi antara peserta. Ini dapat mencakup pembahasan berbagai topik, pertukaran pandangan, dan pemecahan masalah.

  • Partisipasi

Laporan singkat lebih bersifat informatif, dan biasanya hanya satu pihak yang memberikan informasi kepada pihak lain yang mendengarkan. Partisipasi dari penerima laporan mungkin lebih sedikit dalam hal bertanya pertanyaan atau memberikan umpan balik.

Sementara rapat melibatkan partisipasi aktif dari semua peserta. Peserta rapat memiliki peran untuk berkontribusi dengan pendapat, saran, dan keputusan.

  • Interaksi

Pada agena laporan singkat cenderung lebih berfokus pada penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain tanpa banyak interaksi atau diskusi.

Sedangkan pada aktivitas rapat melibatkan diskusi, pertukaran ide, dan sering kali melibatkan perdebatan, kolaborasi, serta upaya untuk mencapai konsensus atau keputusan bersama.

  • Keputusan

Kegiatan brief tidak selalu berkaitan dengan pengambilan keputusan. Tujuannya lebih pada memberikan informasi untuk pengetahuan dan pemahaman.

Untuk rapat sendiri sering kali berfokus pada pengambilan keputusan kolektif, dengan tujuan untuk mencapai hasil atau tindakan tertentu.

Penting untuk memahami perbedaan ini agar komunikasi dan pertukaran informasi dapat dilakukan dengan efektif sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang diinginkan.

Baca Juga: HRD Adalah Pilar Manajemen SDM: Efisiensi Kinerja dengan HRIS

Manfaat Melakukan Pelaporan Singkat di Dunia Kerja

Kegiatan ini dapat dilakukan secara rutin, misalnya setiap pagi atau sebelum memulai proyek baru. Agenda ini juga dapat dilakukan secara insidental, misalnya ketika ada perubahan rencana atau ketika terjadi masalah yang perlu segera diselesaikan. Manfaat kegiatan yang satu ini dalam dunia kerja sangatlah banyak, antara lain:

  • Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antar karyawan

Laporan singkat dapat menjadi sarana bagi karyawan untuk saling berbagi informasi dan bertukar pikiran. Hal ini dapat membantu karyawan untuk memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing, serta untuk bekerja sama lebih efektif.

  • Meningkatkan motivasi dan semangat kerja karyawan

Agenda ini dapat menjadi sarana bagi karyawan untuk mendapatkan pengakuan atas kerja keras mereka. Hal ini dapat membuat karyawan merasa lebih termotivasi dan bersemangat untuk bekerja.

  • Meningkatkan produktivitas kerja 

Laporan singkat dapat membantu karyawan untuk memahami tujuan dan sasaran perusahaan, serta untuk mengetahui peran mereka dalam mencapai tujuan tersebut. Hal ini dapat membuat karyawan lebih fokus dan termotivasi untuk bekerja, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja.

  • Meningkatkan efisiensi kerja 

Laporan singkat dapat membantu karyawan untuk menghindari kesalahan yang dapat menyebabkan pekerjaan tertunda atau tidak selesai tepat waktu. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi kerja dan menghemat waktu dan biaya perusahaan.

  • Meningkatkan kualitas kerja

Kegiatan ini dapat membantu karyawan untuk mendapatkan feedback dari pemimpin atau manajer mereka. Hal ini dapat membantu karyawan untuk memperbaiki kinerja mereka dan menghasilkan produk atau layanan yang lebih berkualitas.

Tips Agar Kegiatan Ini Berjalan Efektif di Kantor

Supaya agenda laporan harian menjadi lebih efektif, Anda bisa menerapkan hal-hal di bawah ini:

  • Siapkan materi dengan baik

Materi harus disusun dengan jelas dan ringkas, serta harus relevan dengan tujuan.

  • Tetapkan waktu yang tepat

Kegiatan harus dilakukan pada waktu yang tidak mengganggu pekerjaan karyawan.

  • Pastikan semua karyawan hadir 

Kegiatan harus dihadiri oleh semua karyawan yang terkait dengan materi.

  • Gunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh semua karyawan

Hindari menggunakan jargon atau istilah yang sulit dipahami.

  • Sediakan kesempatan bagi karyawan untuk bertanya

Karyawan harus diberikan kesempatan untuk bertanya jika mereka tidak memahami materi.

  • Buatlah catatan penting

Karyawan harus membuat catatan penting dari kegiatan tersebut untuk dipelajari kembali.

Melalui briefing, kompleksitas dapat diurai menjadi poin-poin yang mudah dipahami, membantu orang untuk mengambil langkah-langkah yang tepat dan membuat keputusan yang lebih baik. 

Dengan komunikasi yang baik, kerjasama tim ditingkatkan, pemahaman ditingkatkan, dan tujuan dapat dicapai lebih efisien. 

Dengan demikian, penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi dan kerjasama yang solid, karena ini akan terus menjadi alat yang tak ternilai dalam menghadapi tantangan masa depan.

Dapatkan artikel tentang karir dan bisnis lainnya hanya di blog Weefer Indonesia.

Mohamad Krisna

Categories:

Karyawan

Share on:

To the top

Related Posts

Recent Posts