Memilih Project Management Software Terbaik untuk Tim Anda

Definisi Sederhana dari Project Management Software

Project Management Software adalah sebuah alat yang biasanya digunakan oleh team leader atau project manager untuk memantau progress dari semua assignments dalam suatu proyek. Sofftware ini memungkinkan project manager untuk menetapkan role, tugas, deadline, dan menandai milestones yang tercapai oleh anggota timnya. Tidak hanya itu, semua fungsi dan monitoring tersebut bisa Anda akses dalam satu portal terpusat. 

Tidak bisa dipungkiri kalau software ini memang benar-benar berguna bagi kelangsungan mayoritas bisnis. Namun, sayangnya, sebuah laporan survei menunjukkan fakta yang mengejutkan.

memilih project management software

Menurut laporan survei dari Wellingtone yang berjudul “The State of Project Management 2020”, hanya 35% project manager yang puas dengan project management software yang ada di kantornya. Dan, yang menempati posisi ‘pertama’ adalah project manager yang “somewhat dissatisfied” dengan project management software-nya.

Permasalahan yang muncul saat memilih Project Management Software ini  harus segera diselesaikan.

Untuk itu, Young Enterprise Council memberikan beberapa tips atau langkah bagaimana caranya memilih project management software yang baik untuk perusahaan Anda. Mari kita mulai.

Langkah yang Perlu Diperhatikan saat Memilih Project Management Software

1.)  Identifikasi Tantangan dan Kendala

Buatlah sebuah daftar yang berisi semua tantangan dan kendala yang Anda, Project Manager atau Team Leader, sedang hadapi. Cobalah untuk sespesifik mungkin, sehingga akan jelas opsi Project Management Software mana yang berpotensi cocok dengan Anda dan mana yang tidak cocok.

memilih project management software

Hmm… dalam sebuah tim, biasanya, ada beberapa ‘ciri khas’. Misalnya, ada tim yang fokus ke alur kerja  agar tetap teratur, ada tim yang fokus ke komunikasi dan koordinasi, ada tim yang fokus ke elemen scheduling dan budgeting, dan ada tim yang mencakup itu semua.

Apapun fokusnya, Anda harus ‘mencatat’ semua tantangannya. Anda bisa coba gunakan pertanyaan ini sebagai gambaran.

  • Budget
  • Ukuran tim Anda dan potensi scaling dari si software-nya  
  • Kemampuan Integrasi dengan Sistem
  • Fitur Approval atau Perizinan
  • Kapasitas Penyimpanan Data
  • Keamanan Digital

2.)  Buatlah Daftar Fitur yang Harus Ada di Software

Setelah mengidentifikasi kendala atau tantangan (bisa juga ditambahi dengan kebutuhan perusahaan, alur kerja proyek, dan lainnya), buatlah daftar fitur apa saja yang Anda butuhkan di dalam Project Management Software itu. Kalau boleh menyarankan, coba cari software yang memiliki UI dan UX yang intuitif. Mengapa? Karena akan memudahkan seluruh anggota tim Anda saat menggunakannya. Beberapa contoh fitur lainnya yang penting adalah:

Central Dashboard: Pastikan anggota tim Anda bisa mengakses dashboard mereka sendiri. Di situ, mereka harusnya dapat melihat tampilan lengkap dari semua tugas yang diberikan, tanggal jatuh tempo, proyek yang sedang berjalan, pencapaian milestones  dan status progress atau completion mereka.

Kustomisasi: Hindari software yang ‘statis’ atau tidak bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan. 

Kolaborasi: Pastikan project management software pilihan Anda memiliki fitur untuk memungkinkan kolaborasi dan komunikasi di antara anggota tim. 

Role atau Ownership Assignment: Anda dapat menambahkan anggota tim ke setiap tugas. Kemudian, Anda juga bisa menetapkan seseorang sebagai penanggung jawab di suatu proyek. 

Integrasi Sistem: Fitur luar biasa ini memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan Project Management Software dengan software lainnya yang Anda gunakan. 

3.)  Uji Dulu Software-nya bersama Project Manager Lainnya

Hampir tidak mungkin Anda bisa membuat keputusan dalam memilih Project Management Software mana yang paling sesuai tanpa menggunakannya terlebih dahulu. 

Coba tanya provider Project Management Software, apakah ada demo gratisnya. Kemudian, kalau memungkinkan, Anda harus coba software ini selama 3 minggu atau satu bulan. Durasi tersebut sangat ideal untuk memastikan apakah software ini benar-benar membawa kemajuan atau justru kemunduran.

memilih project management software

Jika provider tidak berkenan memberikan demo, itu tandanya Anda harus move on dari provider tersebut. Tolong diingat kembail, di sinilah, Anda dapat merasakan UI dan UX dari software tersebut. Anda dan Project Manager lainnya bisa melakukan ‘tugas-tugas’ tanpa harus kebingungan dengan menunya.  

4.)  Uji Software-nya dengan Anggota Tim Anda

Jika Anda ‘berinvestasi’ dalam software atau tool baru untuk tim Anda, maka Anda harus memastikan tim Anda berada di dalamnya. Setelah uji coba dengan sesama Project Manager, saatnya Anda melakukan hal yang sema dengan anggota tim Anda. 

Untuk menguji opsi Anda secara efektif, gunakan opsi tersebut dengan tim Anda sedekat mungkin dengan cara kerja biasa. Berikut adalah beberapa tugas yang ingin Anda tangani sehingga Anda dapat melihat cara kerjanya di aplikasi yang Anda uji:

Anda bisa melakukan beberapa hal seperti ini:

  • Beri anggota tim Anda akses dengan berbagai tingkat perizinan.
  • Buat tugas dan subtugas dan assign ke anggota tim (gunakan case tugas yang real agar semuanya tampak lebih realistis).
  • Setting notifikasi.
  • Gunakan berbagai shared file (kalender, Kanban, Gantt atau apapun yang tersedia).
  • Tetapkan deadline dan completion dan tandai item sebagai selesai.
  • Dan, yang tak kalah penting, fungsi pelaporan bug.

Pastikan sebanyak mungkin anggota tim mendapatkan “praktik” ini. Dorong mereka untuk memberikan pendapat dan pilihan. Coba berikan mereka daftar kendala dan tantangan yang tadi Anda buat untuk referensi. 

5.)  Kumpulkan Semua Feedback dan Berdiskusi

project management software memilih

Pastikan Anda mengumpulkan feedback dari sesama Project Manager dan tim Anda sendiri. Anda bisa melakukan beberapa  berbagai opsi seperti ini:

  • Wawancarai setiap anggota tim tentang pendapat mereka tentang setiap alat
  • Kirim juga survei tertulis dengan gabungan open dan close questions untuk mendapatkan pemikiran mereka secara komprehensif
  • Bertemu dengan seluruh tim sekaligus untuk berdiskusi bersama
  • Hasil diskusi Anda angkat ke dalam diskusi dengan sesama Project Manager 

6.)  Hitung dan “Justify the Cost”

Sekilas, memperkenalkan dan mengimplemntasikan software baru pasti akan menghabiskan banyak waktu dan uang. Tetapi, kalau Anda bisa menemukan solusi yang tepat untuk alur kerja manajemen proyek Anda, semua proyek yang akan datang bisa diselesaikan dengan lebih berkualitas, efektif dan efisien. 

Tidak ada cara yang pasti untuk menentukan ROI untuk software seperti ini. Ini adalah proses berkelanjutan yang mengharuskan Anda untuk melihat hal-hal yang tak tampak, seperti budaya perusahaan dan kepuasan karyawan. 

Jadi…

Setelah Anda menemukan alat yang terasa benar, maka go for it. Mulailah dengan membeli kontrak bulanan atau jangka pendek dulu. Jika Anda akhirnya tidak ‘terkesan’, Anda bisa mengekspor data Anda ke Project Management Software lainnya nanti. 

Untuk mengurangi kemungkinan salah pilih, ada baiknya Anda memulai sesi diskusi bersama kami terkait kebutuhan Anda pada Project Management Software. Terima kasih sudah membaca dan semoga bermanfaat.

A. Alfan Alif

Categories:

Freshservice Tip Sheet

Tags:

Freshservice project management Project Management Software tips

Share on:

To the top

Related Posts

15 Rekomendasi Project Management Tools Terbaik di Tahun 2024

Dalam era yang dipenuhi dengan proyek-proyek yang semakin kompleks dan tuntutan produktivitas yang semakin meningkat, memiliki akses ke project management tools yang efektif menjadi semakin penting.  Dalam daftar ini, kami telah merangkum 15 Project Management Tools Terbaik di Tahun 2024 yang diharapkan akan mendominasi pasar.  Setiap perangkat lunak ini menawarkan fitur-fitur unggulan dan solusi yang [...]

5 Tantangan IT Project Management dan Cara Menghadapinya

Dalam konteks IT, Anda pasti sering kali menemukan istilah IT Project Management. Lah, kata “project” ini itu merupakan suatu tugas yang dilakukan tidak berulang, tapi memiliki “konten” dan durasi yang panjang. Beberapa contohnya adalah seperti mengembangkan software baru, bangun website, merombak sistem infrastruktur IT perusahaan dan lainnya. Terkadang, kita masih sering tertukar dengan istilah lainnya [...]

ITSM Adalah: Ketahui Definisi, Manfaat, dan Peran Pentingnya bagi Perusahaan

Pada zaman di mana teknologi terus berkembang dengan cepat, pengelolaan layanan IT menjadi aspek kunci dalam memastikan kinerja yang efisien dan keandalan infrastruktur teknologi informasi di perusahaan. IT Service Management (ITSM) memainkan peran sentral dalam menjaga agar layanan IT dapat dipantau, dijalankan, dan ditingkatkan dengan efektif.  Dalam artikel ini, kami akan merangkum secara menyeluruh mengenai [...]

Pentingnya Teknologi Cloud dalam Upaya Transformasi Digital

Tumbuh atau bertahan tidaknya sebuah perusahaan itu sangat bergantung pada kepuasan dari pelanggan atau kliennya. Di era digital saat ini, pernyataan tersebut semakin kuat adanya. Hal ini dikarenakan pelanggan yang tidak hanya menginginkan kualitas baik pada produk atau layanannya saja, melainkan juga ingin semuanya bisa dilakukan dengan cepat. Karena itu, Anda sangat perlu menerapkan atau [...]

Lark vs. Trello: Mana Software Project Management Terbaik untuk Bisnis Anda di Tahun 2024?

Saat Anda membagi tugas kepada anggota tim atau berkolaborasi dengan pemangku kepentingan untuk meluncurkan suatu proyek, software project management seperti Lark & Trello adalah kunci untuk memastikan bahwa tenggat waktu penting terpantau dan semua tugas terlaksana dengan baik. Menemukan alat yang sesuai bagi tim Anda bisa jadi sebuah tantangan tersendiri. Dalam artikel ini, kami akan [...]

Recent Posts

Mengenal Lebih Dekat Profesi Surveyor: Tugas, Kualifikasi, Hingga Besaran Gaji

Pernahkah Anda mendengar mengenai profesi surveyor? Profesi satu ini sangat erat dengan pekerjaan di lingkup proyek atau di bidang teknik seperti arsitektur, teknik sipil, dan bidang sejenis lainnya. Namun, seiring perkembangan zaman, profesi satu ini pun ikut berkembang dan tidak hanya berkecimpung di bidang proyek saja. Untuk mengenal lebih dekat mengenai profesi satu ini, dari [...]

Jangan Bingung! Simak Pengertian dan Tips Membuat Jobdesk yang Baik!

Pernahkan Anda mendengar istilah job desc, jobdesk, atau job description? Ya, ketiganya mempunyai pengertian yang sama. Job description jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti deskripsi pekerjaan. Benar, job description memang berisi deskripsi dari suatu pekerjaan. Namun, deskripsi yang seperti apa dan bagaimana cara menyusunnya?  Sebuah deskripsi pekerjaan tentunya tidak bisa ditulis secara sembarangan, [...]

Apa itu Account Officer? Tugas, Tanggung Jawab, Skill dan Tantangan yang Dihadapi

Dalam dunia bisnis terutama bidang keuangan, peran seorang Account Officer memiliki peran krusial dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan dan memastikan pelanggan mendapatkan layanan terbaik.  Sebagai seorang Account Officer atau AO, tugasnya tidak hanya sebatas mengelola akun klien, tetapi juga membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka.  Dalam artikel ini, kami akan membahas [...]

Mengenal Pangkat dan Tugas Golongan PNS yang Ada di Indonesia

PNS adalah singkatan dari Pegawai Negeri Sipil, yang merupakan istilah yang digunakan di Indonesia untuk merujuk kepada pegawai pemerintah. Golongan PNS adalah warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi kualifikasi tertentu, telah diangkat, dan memiliki nomor identifikasi pegawai nasional.  PNS merupakan bagian dari Aparatur Sipil Negara (ASN), yang merupakan layanan sipil Indonesia. Mereka bertanggung jawab [...]

Hindari Kesalahan-Kesalahan Umum dalam Membuat Company Profile yang Baik

Company profile atau biasa disingkat compro menjadi salah satu aspek penting guna memperkenalkan perusahaan Anda. Dengan memiliki instrument bisnis satu ini, maka lebih mudah bagi pihak luar atau stakeholder untuk mengenali usaha Anda. Di sini, kami akan memberikan ulasan mengenai apa itu compro, apa fungsinya bagi perusahaan dan bagaimana cara membuat compro yang sangat merepresentasikan [...]