Dikejar deadline? Ini tips manajemen waktu saat dikejar deadline!

Setiap orang pasti pernah berada dalam keadaan dikejar deadline, hal tersebut bisa membuat seseorang menjadi merasa gelisah, tidak nyaman, dan menjadi kebingungan harus mulai dari mana. Meskipun tiap orang memiliki reaksi yang berbeda-beda dalam menghadapi deadline. Deadline juga selalu bersangkutan dengan manajemen waktu.

Apakah kamu termasuk orang yang menjadi jauh lebih kreatif saat dikejar deadline, atau tidak bisa berpikir sama sekali? Pertanyaan tersebut bisa dilihat dari bagaimana cara kamu menghadapi deadline, saat tanggung jawab yang banyak dengan waktu yang sangat singkat tentunya akan membuat kamu stress dan tidak mudah mengatur waktu.

Manajemen waktu adalah hal yang sangat berkaitan dengan deadline. Maka dari itu kamu harus pintar-pintar mengatur waktu untuk menyelesaikan semua pekerjaan sehingga kamu tidak harus mengalami pusingnya dikejar deadline.

Mengatur To Do List

Sebelum dikejar deadline ada baiknya kamu melihat to-do-list pekerjaan yang harus diselesaikan. Pekerjaan akan selalu bertambah setiap harinya, dan tidak dapat dipungkiri kita tidak bisa menyelesaikan dengan waktu yang sekejap maka dari itu penting untuk kamu membuat list pekerjaan dan mengeceknya secara berkala.

Dengan melihat checklist akan membantu manajemen kerja dan membuat Anda lebih produktif. Langkah ini juga akan membuat Anda merasa lebih baik saat mencoret tujuan yang telah dicapai untuk hari itu, tidak peduli seberapa kecilnya. Perasaan positif itu akan membantu Anda terus berupaya menyelesaikan semua tujuan.

Set Goals

Jika kamu sudah bisa memprediksi bahwa pekan ini kamu akan mengalami kesibukan yang padat, maka kamu perlu menuliskan tujuan yang ingin kamu capai khususnya terkait pekerjaan.

Setelah kamu membuat to-do-list, kamu perlu mengurutkan tingkat prioritas tujuan yang ingin dicapai dalam satu minggu. Misalnya, mulai dari membuat list client yang harus di follow-up, hingga membuat kesepakatan besar dengan client.

Mengumpulkan referensi topik presentasi adalah tujuan kecil, sedangkan membuat slide presentasi adalah tujuan besar. Pada dasarnya, tujuan besar akan memakan lebih banyak waktu dan energi. Setiap selesai menyelesaikan sesuatu, catatlah berapa lama waktu yang Anda butuhkan. Hal ini bisa membantu untuk mengevaluasi pencapaian setiap minggu Anda.

Utamakan prioritas pekerjaan dengan adil

Ingatlah untuk memprioritaskan tujuan dengan adil. Tujuan besar atau yang harus selesai lebih cepat adalah yang harus Anda kerjakan lebih dahulu. Kadang orang cenderung menunda-nunda tujuan yang lebih besar karena dirasa terlalu berat dan mengintimidasi. Tetapi semakin lama menundanya, justru semakin membuat Anda terbebani. Coba buat prioritas dan kerjakan secara berurutan. Secara psikologis, Anda akan merasa lebih baik dan terhindar dari stres saat mencoba menyelesaikan hal-hal kecil dulu, baru beranjak ke yang lebih besar.

Cek email dalam waktu tertentu

Sejauh ini mungkin kita sama-sama sepakat bahwa deadline adalah sesuatu yang penting dan mendesak, sedangkan email belum tentu. Kecuali kalau memang sudah ada suatu janji pada hari sebelumnya. Tentukan waktu tertentu, misalnya 3x sehari untuk memeriksa email.

Saat sedang dikejar deadline, fokuskan perhatian hanya kepada yang terpenting saja. Beri waktu diri Anda untuk memeriksa email, tetapi kendalikan diri untuk tidak tergoda melakukan yang lain misalnya browsing informasi atau hiburan dari media sosial. Buka email Anda dan jika tidak ada email penting, segera tutup dan kembali ke tujuan Anda.

Ketahui Masa Produktifmu

Orang-orang memiliki periode yang berbeda dalam hal produktivitas. Beberapa orang lebih produktif di pagi hari, yang lain pada sore hari. Bahkan ada yang baru bisa konsentrasi di tengah malam. Cari tahu kapan waktu paling produktif Anda dalam sehari dan jadwalkan tujuan terpenting Anda saat itu. Ini akan membantu lebih fokus pada tugas. Ini juga akan membantu Anda mencapai tujuan terpenting Anda secara tepat waktu.

Saat Anda merasa tidak produktif dan kurang berkonsentrasi, lakukan beberapa tugas kecil, lihat email Anda, atau pelajari sesuatu yang bisa meningkatkan pengetahuan. Ini akan membantu Anda bekerja lebih efektif, bahkan ketika Anda merasa kurang produktif. Kelak Anda bisa buktikan hasilnya saat terbiasa mengerjakan tugas kecil, bisa membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari hari kerja.

**Saat Dikejar Deadline, Delegasikan Pekerjaan Anda**

Di saat hectic karena banyak yang harus diselesaikan dengan cepat, sering kali Anda tidak terpikir bahwa sebenarnya sebagian pekerjaan itu bisa saja untuk didelegasikan ke tim lainnya. Pekerjaan yang didelegasikan tersebut adalah hal penting, tapi tidak begitu mendesak dilakukan.

Contohnya adalah urusan memasukkan data, follow-up divisi lain, atau membalas beberapa email. Alangkah baiknya untuk tidak ragu memberikan pekerjaan ke tim jika memang memungkinkan. Cara yang lain bila memang pekerjaan Anda tidak mungkin didelegasikan, yaitu selesaikan tugas yang mendesak tetapi kurang penting segera setelah kamu membereskan pekerjaan yang lebih penting.

Kesampingkan dulu hal yang tidak mendesak

Saat ada kesempatan, periksa lagi to-do-list dan pilih yang masuk ke golongan tidak penting dan juga tidak mendesak. Pekerjaan seperti itulah yang semestinya dihapus dari to-do-list, apalagi saat dikejar deadline. Cermati juga apa tugas seperti itu memang dibutuhkan atau sekadar rutinitas yang bisa dibilang tidak begitu berdampak secara langsung pada progres pekerjaan.

Selain hal tersebut, kamu juga perlu memperhatikan manajemen waktu yang baik. Untuk itu, tidak ada salahnya kamu menyimak tips mudah mendapatkan manajemen waktu yang baik.

Terapkan metode Eisenhower

Biasanya kamu akan mengerjakan tugas kerja yang terlihat mudah terlebih dahulu agar mempunyai waktu yang lebih banyak untuk mengerjakan yang selanjutnya. Keputusan ini ternyata malah bisa menghabiskan waktumu lebih lama.

Nggak ada salahnya untuk mengklasifikasikan mana pekerjaan yang penting maupun tidak, darurat atau tidak. Ada baiknya juga untuk memprioritaskan dan mengerjakan tugas yang darurat dan penting terlebih dahulu.

Gunakan teknik podomoro

Menggunakan cara ini secara nggak langsung kamu menghindari diri untuk mengerjakan beberapa kegiatan dalam satu waktu. Dalam teknik ini, kamu diwajibkan untuk mengerjakan satu tugas dalam waktu 25 menit kemudian mengambil istirahat ringan selama 5 menit.

Begitu terus hingga kamu mengerjakan maksimal empat bagian tugas. Lalu, kamu bisa mengambil istirahat pendek lebih lama. Teknik ini memang terkenal dalam manajemen waktu, nggak ada salahnya kamu coba.

Memaksimalkan waktu luang

Waktu senggang bukan berarti kamu dalam masa liburan atau saat akhir pekan. Ini terjadi di hari kerja, manfaatkan waktu senggangmu dengan melakukan kegiatan yang bermanfaat. Seperti membaca buku atau cek kembali bahan rapat di pagi hari.

Kalau kamu bekerja di industri kreatif bukalah situs yang bisa memberikanmu ide yang segar dan catat di agendamu. Kegiatan ringan yang seperti itu jauh bermanfaat daripada kamu harus kepo dengan hal yang nggak perlu.

Dan, jangan ragu untuk memanfaatkan aplikasi kerja yang ada di smartphone atau tablet. Karena itu akan sangat membantu.

Itu dia tips untuk kamu saat dikejar deadline, semoga artikel ini bermanfaat dan berguna di kemudian hari. Jangan lupa untuk diterapkan agar kamu terhindar dari deadline yang menumpuk.