Mengapa Harus Beralih ke Solusi IT Service Management Cloud?

Akan ada saatnya di mana Anda mungkin pernah menanyakan beberapa hal di bawah ini: 

Apakah investasi service desk untuk perusahaan saya membuahkan hasil?

Apakah service desk perusahaan saya memberikan true business value ?

Apakah kita ternyata mengeluarkan biaya yang tidak terkendali?

Jika solusi IT Service Management (ITSM) Anda saat ini membuat Anda mempertanyakan hal-hal tersebut, apakah Anda yakin Anda sudah memilih solusi IT Service Management yang tepat?

Setiap perusahaan pasti memiliki pendekatannya masing-masing terhadap kebutuhan bisnisnya, infrastruktur TI, kebutuhan tambahan sehari-hari, bahkan sampai solusi IT Service Management mana yang tepat untuk mereka.

Namun, bagaimana Anda melakukan identifikasi tantangan-tantangan ini ketika Anda terjebak dalam tugas ber kompleksitas rendah atau tugas redundant sehari-hari? 

Artikel ini menguraikan secara singkat tiga skenario atau alasan di mana Anda sebaiknya mengambil  keputusan untuk mengubah strategi ITSM lama Anda.

Skenario 1: Perubahan sederhana workflow dalam suite ITSM Anda akan mengakibatkan seluruh alur kerja Anda terganggu

solusi it service management

Jika proses sederhana seperti membuat service request untuk akses aplikasi membuat Anda kerepotan, itu artinya ada kelemahan serius pada software ITSM Anda saat ini.

Sifat kaku atau clunky dari sebagian besar software ITSM lama akan mengharuskan service desk Anda untuk melakukan scripting dan coding yang lama hanya untuk menerapkan perubahan kecil pada workflow.

Untuk menerapkan perubahan lebih cepat dan memastikan layanan tanpa gangguan bagi karyawan Anda, Anda perlu mencari software ITSM yang bisa mempercepat penerapan perubahan workflow dengan mudah.

Software ITSM berbasis cloud kemungkinan besar adalah solusinya. Solusi IT Service Management berbasis cloud cenderung memiliki UI dan UX yang sangat friendly. Bahkan,solusi ini juga menghadirkan fitur drag and drop sederhana untuk menerapkan suatu perubahan workflow atau  mengubah permintaan manajemen.

Anda juga dapat mengatur rules automasi sederhana dan memanfaatkan fungsi bawaan untuk mengautomasikan tugas redundant dan menyederhanakan pekerjaan Anda lebih lanjut kedepannya.

Skenario 2: Software ITSM Anda memiliki Total Cost of Ownership (TCO) yang tinggi akibat seringnya maintenance

solusi it service management

Lisensi mahal, biaya tersembunyi atau tak terduga, dan pengeluaran berulang akan membuat Anda kesulitan menemukan value sesungguhnya dari software ITSM lama Anda. Intinya, software ITSM lama Anda kemungkinan besar akan selalu menggerogoti keuangan perusahaan dan akan sangat sulit untuk mencapai ROI.

Di sinilah ITSM berbasis cloud modern mengambil peran penting. ITSM dengan model cloud kmungkinan besar memiliki harga yang transparan, terprediksi, dan bisa dikontrol. 

Skenario 3: Anda selalu mencari bantuan eksternal untuk mengelola software ITSM Anda

solusi it service management

Kelemahan lain menggunakan software ITSM lama adalah Anda selalu mencari bantuan dari luar untuk mengelola software Anda.

Sebuah software berusia tua (ITSM lama juga termasuk), lebih sering, dibuat menggunakan custom code khusus. Keterampilan khusus diperlukan untuk menerapkan, memelihara, dan meningkatkan software lama semacam ini. Hal Ini berarti Anda harus memanggil penulis kode yang membangun software ini untuk memperbaiki apa yang rusak. Semua ini tentu akan  menambah biaya maintenance Anda yang sudah tinggi sebelumnya.

Bahkan untuk sekedar melakukan perubahan workflow sederhana, akan ada pencarian konsultan eksternal, negosiasi komersial, pembuatan pernyataan kerja, dan kebutuhan untuk memetakan rencana proyek yang rumit.

Proses di atas, tentu, adalah proses yang tidak perlu jika Anda menggunakan ITSM berbasis cloud.

Provider ITSM berbasis cloud kemungkinan besar pasti akan menyediakan fitur-fitur intuitif dan sangat bisa dikonfigurasi sendiri. Di dalam paket subscriptionnya, mereka juga pasti sudah menyediakan layanan customer service untuk melayani Anda juga kalau dibutuhkan.

Pikiran Penutup

Forbes dalam artikelnya menyatakan Software-as-a-Service atau software berbasis cloud akan tetap mengalami kenaikan permintaan, setidaknya dalam 10 tahun kedepan. Hal ini mungkin bisa menjadi pertimbangan untuk Anda. Namun, semua perusahaan memiliki prioritas dan kebutuhannya masing-masing. Jadi, Anda perlu mengidentifikasi hal itu tersebut, baru mengambil langkah berikutnya. 

Terima kasih sudah membaca dan semoga bermanfaat.

Konsultasi Di Sini
A. Alfan Alif

Categories:

Educational Article Freshservice

Tags:

Cloud educational article Explore Freshservice IT Service Management ITSM

Share on:

To the top

Related Posts

5 Tantangan IT Project Management dan Cara Menghadapinya

Dalam konteks IT, Anda pasti sering kali menemukan istilah IT Project Management. Lah, kata “project” ini itu merupakan suatu tugas yang dilakukan tidak berulang, tapi memiliki “konten” dan durasi yang panjang. Beberapa contohnya adalah seperti mengembangkan software baru, bangun website, merombak sistem infrastruktur IT perusahaan dan lainnya. Terkadang, kita masih sering tertukar dengan istilah lainnya [...]

ITSM Adalah: Ketahui Definisi, Manfaat, dan Peran Pentingnya bagi Perusahaan

Pada zaman di mana teknologi terus berkembang dengan cepat, pengelolaan layanan IT menjadi aspek kunci dalam memastikan kinerja yang efisien dan keandalan infrastruktur teknologi informasi di perusahaan. IT Service Management (ITSM) memainkan peran sentral dalam menjaga agar layanan IT dapat dipantau, dijalankan, dan ditingkatkan dengan efektif.  Dalam artikel ini, kami akan merangkum secara menyeluruh mengenai [...]

Pentingnya Teknologi Cloud dalam Upaya Transformasi Digital

Tumbuh atau bertahan tidaknya sebuah perusahaan itu sangat bergantung pada kepuasan dari pelanggan atau kliennya. Di era digital saat ini, pernyataan tersebut semakin kuat adanya. Hal ini dikarenakan pelanggan yang tidak hanya menginginkan kualitas baik pada produk atau layanannya saja, melainkan juga ingin semuanya bisa dilakukan dengan cepat. Karena itu, Anda sangat perlu menerapkan atau [...]

Apa Itu Incident Management ? Dan Apa Pentingnya untuk Perusahaan Anda?

Pengertian Incident Management Incident Management adalah sebuah upaya (yang biasanya terdiri dari beberapa fase proses) untuk merespons gangguan suatu layanan yang disebabkan oleh beberapa hal seperti pemadaman listrik, masalah operasional, masalah perangkat keras atau lunak dan semacamnya. Oh… berarti sama dengan disaster recovery ya? Maaf, dua hal ini memang kelihatan mirip tapi sebenarnya berbeda. Incident [...]

Metrik KPI Penting IT Service Management di Tahun 2024

Sebuah layanan atau dukungan IT, saat ini, semakin penting kebutuhannya. Tidak hanya untuk pelanggan Anda dan metrik kepuasan mereka, layanan ini juga penting untuk kepuasan tim internal Anda. Kita ambil contoh seperti ini, Anda punya 10 cabang dari bisnis percetakan milik Anda. Masing-masing cabang punya 10 desainer grafis yang mana mereka semua menggunakan seperangkat PC, [...]

Recent Posts

Panduan Singkat Tentang Leadership yang Baik di Dunia Kerja

Leadership atau kepemimpinan merupakan suatu hal yang Anda lakukan, bukan hal yang Anda miliki. Artinya, setiap orang bisa melakukan sikap kepemimpinan jika terbiasa dengan pekerjaan-pekerjaan seperti memimpin, memengaruhi, dan membimbing individu lainnya.  Bisa dibilang, kepemimpinan menjadi seperangkat perilaku yang digunakan untuk membantu orang lain atau perusahaan dalam menyelaraskan arah kolektif mereka. Di sini, kami akan [...]

Mengenal Lebih Dekat Profesi Surveyor: Tugas, Kualifikasi, Hingga Besaran Gaji

Pernahkah Anda mendengar mengenai profesi surveyor? Profesi satu ini sangat erat dengan pekerjaan di lingkup proyek atau di bidang teknik seperti arsitektur, teknik sipil, dan bidang sejenis lainnya. Namun, seiring perkembangan zaman, profesi satu ini pun ikut berkembang dan tidak hanya berkecimpung di bidang proyek saja. Untuk mengenal lebih dekat mengenai profesi satu ini, dari [...]

Jangan Bingung! Simak Pengertian dan Tips Membuat Jobdesk yang Baik!

Pernahkan Anda mendengar istilah job desc, jobdesk, atau job description? Ya, ketiganya mempunyai pengertian yang sama. Job description jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti deskripsi pekerjaan. Benar, job description memang berisi deskripsi dari suatu pekerjaan. Namun, deskripsi yang seperti apa dan bagaimana cara menyusunnya?  Sebuah deskripsi pekerjaan tentunya tidak bisa ditulis secara sembarangan, [...]

Apa itu Account Officer? Tugas, Tanggung Jawab, Skill dan Tantangan yang Dihadapi

Dalam dunia bisnis terutama bidang keuangan, peran seorang Account Officer memiliki peran krusial dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan dan memastikan pelanggan mendapatkan layanan terbaik.  Sebagai seorang Account Officer atau AO, tugasnya tidak hanya sebatas mengelola akun klien, tetapi juga membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka.  Dalam artikel ini, kami akan membahas [...]

Mengenal Pangkat dan Tugas Golongan PNS yang Ada di Indonesia

PNS adalah singkatan dari Pegawai Negeri Sipil, yang merupakan istilah yang digunakan di Indonesia untuk merujuk kepada pegawai pemerintah. Golongan PNS adalah warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi kualifikasi tertentu, telah diangkat, dan memiliki nomor identifikasi pegawai nasional.  PNS merupakan bagian dari Aparatur Sipil Negara (ASN), yang merupakan layanan sipil Indonesia. Mereka bertanggung jawab [...]