Mengapa Harus Beralih ke Solusi IT Service Management Cloud?

Akan ada saatnya di mana Anda mungkin pernah menanyakan beberapa hal di bawah ini: 

Apakah investasi service desk untuk perusahaan saya membuahkan hasil?

Apakah service desk perusahaan saya memberikan true business value ?

Apakah kita ternyata mengeluarkan biaya yang tidak terkendali?

Jika solusi IT Service Management (ITSM) Anda saat ini membuat Anda mempertanyakan hal-hal tersebut, apakah Anda yakin Anda sudah memilih solusi IT Service Management yang tepat?

Setiap perusahaan pasti memiliki pendekatannya masing-masing terhadap kebutuhan bisnisnya, infrastruktur TI, kebutuhan tambahan sehari-hari, bahkan sampai solusi IT Service Management mana yang tepat untuk mereka.

Namun, bagaimana Anda melakukan identifikasi tantangan-tantangan ini ketika Anda terjebak dalam tugas ber kompleksitas rendah atau tugas redundant sehari-hari? 

Artikel ini menguraikan secara singkat tiga skenario atau alasan di mana Anda sebaiknya mengambil  keputusan untuk mengubah strategi ITSM lama Anda.

Skenario 1: Perubahan sederhana workflow dalam suite ITSM Anda akan mengakibatkan seluruh alur kerja Anda terganggu

solusi it service management

Jika proses sederhana seperti membuat service request untuk akses aplikasi membuat Anda kerepotan, itu artinya ada kelemahan serius pada software ITSM Anda saat ini.

Sifat kaku atau clunky dari sebagian besar software ITSM lama akan mengharuskan service desk Anda untuk melakukan scripting dan coding yang lama hanya untuk menerapkan perubahan kecil pada workflow.

Untuk menerapkan perubahan lebih cepat dan memastikan layanan tanpa gangguan bagi karyawan Anda, Anda perlu mencari software ITSM yang bisa mempercepat penerapan perubahan workflow dengan mudah.

Software ITSM berbasis cloud kemungkinan besar adalah solusinya. Solusi IT Service Management berbasis cloud cenderung memiliki UI dan UX yang sangat friendly. Bahkan,solusi ini juga menghadirkan fitur drag and drop sederhana untuk menerapkan suatu perubahan workflow atau  mengubah permintaan manajemen.

Anda juga dapat mengatur rules automasi sederhana dan memanfaatkan fungsi bawaan untuk mengautomasikan tugas redundant dan menyederhanakan pekerjaan Anda lebih lanjut kedepannya.

Skenario 2: Software ITSM Anda memiliki Total Cost of Ownership (TCO) yang tinggi akibat seringnya maintenance

solusi it service management

Lisensi mahal, biaya tersembunyi atau tak terduga, dan pengeluaran berulang akan membuat Anda kesulitan menemukan value sesungguhnya dari software ITSM lama Anda. Intinya, software ITSM lama Anda kemungkinan besar akan selalu menggerogoti keuangan perusahaan dan akan sangat sulit untuk mencapai ROI.

Di sinilah ITSM berbasis cloud modern mengambil peran penting. ITSM dengan model cloud kmungkinan besar memiliki harga yang transparan, terprediksi, dan bisa dikontrol. 

Skenario 3: Anda selalu mencari bantuan eksternal untuk mengelola software ITSM Anda

solusi it service management

Kelemahan lain menggunakan software ITSM lama adalah Anda selalu mencari bantuan dari luar untuk mengelola software Anda.

Sebuah software berusia tua (ITSM lama juga termasuk), lebih sering, dibuat menggunakan custom code khusus. Keterampilan khusus diperlukan untuk menerapkan, memelihara, dan meningkatkan software lama semacam ini. Hal Ini berarti Anda harus memanggil penulis kode yang membangun software ini untuk memperbaiki apa yang rusak. Semua ini tentu akan  menambah biaya maintenance Anda yang sudah tinggi sebelumnya.

Bahkan untuk sekedar melakukan perubahan workflow sederhana, akan ada pencarian konsultan eksternal, negosiasi komersial, pembuatan pernyataan kerja, dan kebutuhan untuk memetakan rencana proyek yang rumit.

Proses di atas, tentu, adalah proses yang tidak perlu jika Anda menggunakan ITSM berbasis cloud.

Provider ITSM berbasis cloud kemungkinan besar pasti akan menyediakan fitur-fitur intuitif dan sangat bisa dikonfigurasi sendiri. Di dalam paket subscriptionnya, mereka juga pasti sudah menyediakan layanan customer service untuk melayani Anda juga kalau dibutuhkan.

Pikiran Penutup

Forbes dalam artikelnya menyatakan Software-as-a-Service atau software berbasis cloud akan tetap mengalami kenaikan permintaan, setidaknya dalam 10 tahun kedepan. Hal ini mungkin bisa menjadi pertimbangan untuk Anda. Namun, semua perusahaan memiliki prioritas dan kebutuhannya masing-masing. Jadi, Anda perlu mengidentifikasi hal itu tersebut, baru mengambil langkah berikutnya. 

Terima kasih sudah membaca dan semoga bermanfaat.