Apa itu SaaS App Management? Itu Adalah Solusi SaaS Perusahaan Anda

Apa itu SaaS? SaaS adalah kepanjangan dari Software-as-a-Service. Sedangkan, SaaS Applications Management (SAM) adalah sebuah solusi bisnis proaktif yang akan memantau dan mengelola semua hal yang meliputi pembelian software, licensing software, maintenance, renewal, dan security compliance dalam sebuah perusahaan.

SaaS Applications Management yang berkualitas untuk sebuah organisasi perusahaan Anda merupakan investasi jangka panjang dalam hal mengoptimalkan pengeluaran biaya untuk software SaaS Anda, memaksimalkan ROI Anda, mematuhi security compliance, dan memanfaatkan lebih jauh investasi berbasis cloud milik perusahaan Anda.

SaaS tidak diragukan lagi telah menjadi model software masa kini karena semakin banyak perusahaan yang memanfaatkan keunggulan cloud dan akses software berbasis langganan. Gartner mengatakan bahwa Software-as-a-Service (SaaS) saat ini merupakan segmen pasar besar dan diperkirakan akan terus tumbuh menjadi USD 104,7 miliar pada tahun 2020. Hal yang membuat model SaaS menjadi pilihan yang paling disukai banyak perusahaan justru menghadirkan masalah terbesar bagi tim IT perusahaan. Siapapun yang memiliki kartu kredit atau metode pembayaran online lainnya dan alamat email dapat memperoleh langganan dari software yang dipilih. Hal ini menciptakan beberapa masalah lanjutan seperti susahnya mengelola lisensi dari banyak software, agreement, keamanan data perusahaan dan lainnya.

Sebagai informasi tambahan, Gartner memperkirakan bahwa biaya tahunan untuk pembelian dan pengelolaan lisensi aplikasi dan software bisa mencapai empat kali lipat biaya pembelian awal. Beberapa perusahaan menghabiskan hingga 75 persen dari total anggaran IT mereka hanya untuk memelihara dan menjalankan sistem dan software yang ada.

4 Tantangan Utama dalam mengelola SaaS

apa itu saas
  • Kurangnya visibilitas pengguna

Vendor software biasanya tidak menawarkan specific data usage atau memberikan insight tentang aktivitas apa saja yang dilakukan dalam setiap aplikasi.

  • Pemborosan Budget

Di sebagian besar perusahaan, lisensi dan aplikasi sudah diinstall, tetapi seringkali kurang dimanfaatkan secara maksimal. Hal ini menyebabkan pengeluaran budget tersembunyi berulang yang akan menghabiskan budget IT.

  • Shadow IT

End-users mendapatkan lisensi dan aplikasi tanpa otorisasi resmi dari tim TI. Hal ini  membuka jalan bagi risiko pelanggaran keamanan dan pencurian data perusahaan.

  • SaaS Sprawl

Sebagian besar organisasi tidak memiliki pandangan menyeluruh tentang lisensi & aplikasi yang digunakan. 

Apa itu SaaS Applications Management: Dia adalah sebuah Elixir untuk Masalah Pengelolaan SaaS Perusahaan

Strategi yang solid sangat penting untuk mendapatkan kembali kendali dan meningkatkan visibilitas atas aplikasi dan lisensi SaaS Anda. Berikut ini adalah beberapa langkah yang akan membantu perusahaan Anda dalam mengefisiensikan penggunaan SaaS, menghemat budget untuk aplikasi redundant, serta mencapai expertise dalam hal SaaS Applications Management.

1. Amankan Akun Saas Anda

Aplikasi SaaS sangat membantu perusahaan karena skalabilitas, kesederhanaan, dan biaya dimuka yang lebih rendah. Namun, karena adanya praktik “Shadow IT”, end-users sering mendapatkan lisensi aplikasi tanpa izin resmi dari departemen IT. Praktik ini akan cenderung menyerang titik buta keamanan digital perusahaan. 

apa itu saas
  • Buat protokol pemeriksaan keamanan rutin untuk memastikan aplikasi dan software SaaS yang digunakan aman bagi perusahaan.
  • Pastikan organisasi Anda mematuhi GDPR, HIPAA, dan peraturan lainnya untuk melindungi integritas dan kerahasiaan data perusahaan.
  • Beri edukasi pada end-users Anda tentang risiko penggunaan lisensi software yang tidak sah.
  • Dedikasikan suatu tim untuk menangani semua titik buta keamanan dalam perusahaan.

2. Optimalkan Penggunaan Budget SaaS Anda

Tanyakan pada perusahaan Anda, apakah setiap aplikasi dan lisensi software perusahaan sudah digunakan secara 100%?

Apakah Anda menyediakan paket software fitur paling lengkap untuk semua karyawan Anda? Hal-hal semacam ini harus Anda pertanyakan demi menghindari pemborosan budget SaaS.

SaaS mudah diperoleh dan digunakan, siapa pun yang memiliki Email dan kartu kredit atau metode pembayaran online lainnya dapat melakukan proses transaksi dalam sekejap. Dengan mudahnya proses tersebut, sebagian besar orang akan tertarik untuk menggunakan banyak SaaS dan memilih paket paling lengkapnya, padahal banyak fitur tersebut justru berakhir tidak digunakan. Hal ini adalah cikal bakal pemborosan budget SaaS.

apa itu saas
  • Kurangi redundansi aplikasi SaaS.
  • Dapatkan strategi manajemen lisensi SaaS yang solid.
  • Beri edukasi pada pengguna software di perusahaan Anda tentang cara meningkatkan adopsi dan engagement SaaS.
  • Negosiasikan ulang dengan vendor software pilihan Anda tentang persyaratan kontrak dari waktu ke waktu.
  • Berinvestasilah ke sistem otomatisasi untuk streamline proses pengadaan lisensi dan renewal lisensi SaaS.

3. Deteksi Paraktik “Shadow IT atau SaaS”

Kemungkinan besar seorang karyawan Anda akan membeli lisensi dan aplikasi tanpa persetujuan resmi dari tim IT. Hal ini akan menciptakan masalah lain seperti langganan aplikasi SaaS yang berlebihan, aplikasi tidak sah yang mengancam data milik perusahaan Anda, dan berbagai risiko lainnya.

  • Lacak semua aplikasi dan lisensi SaaS perusahaan Anda: resmi, tidak sah, disetujui, maupun tidak disetujui.
  • Identifikasi praktik “Shadow IT atau SaaS.”

4. Kelola Renewal Aplikasi SaaS Anda

Mengelola lisensi SaaS membutuhkan perhatian yang sangat detail. Tidak mudah untuk memiliki visibilitas lengkap ke seluruh data pembelian dan renewal aplikasi berbasis cloud di seluruh perusahaan Anda. Semakin banyak lisensi dan aplikasi SaaS yang diperoleh karyawan Anda, semakin sulit pemeliharaannya. Contoh beberapa kesulitannya adalah perpanjangan kontrak aplikasi, lisensi aplikasi yang memiliki aturan billing merepotkan, dan persyaratan yang sulit dipahami lainnya.

Sebuah manajemen proses renewal SaaS yang proper sangat penting untuk mengatasi kesulitan di atas dan pastinya akan membawa penghematan ke perusahaan Anda.

  • Tentukan departemen purchasing dan pemilik individu untuk setiap aplikasi SaaS.
  • Dapatkan visibilitas ke semua pengeluaran terkait SaaS/Cloud.
  • Pantau semua kontrak dan detail kontrak untuk memudahkan pengelolaan.
  • Buat dan pantau kalender dengan detail renewal dan tanggal penting aplikasi SaaS.
  • Buat proses otomatis untuk proses pembelian lisensi aplikasi SaaS/Cloud.

Idealnya, suatu perusahaan memerlukan satu command center paling terpercaya untuk mencapai peningkatan visibilitas dan kontrol atas penggunaan cloud, di mana Anda dapat menyesuaikan pengeluaran SaaS Anda dan memastikan peningkatan keamanannya.

Jadi, command center apa yang paling cocok untuk hal itu? Jawabannya kembali ke pertanyaan awal “apa itu SaaS App Management?” SaaS App Management merupakan command center yang paling sesuai untuk mengelola seluruh manajemen SaaS Applications. 

Jika Anda punya beberapa pertanyaan tentang hal ini, tim terpercaya kami siap berdiskusi dengan Anda.

Konsultasi Di Sini
A. Alfan Alif

Categories:

Freshservice Tip Sheet

Tags:

Explore Freshservice SaaS Softwa tips

Share on:

To the top

Related Posts

5 Tantangan IT Project Management dan Cara Menghadapinya

Dalam konteks IT, Anda pasti sering kali menemukan istilah IT Project Management. Lah, kata “project” ini itu merupakan suatu tugas yang dilakukan tidak berulang, tapi memiliki “konten” dan durasi yang panjang. Beberapa contohnya adalah seperti mengembangkan software baru, bangun website, merombak sistem infrastruktur IT perusahaan dan lainnya. Terkadang, kita masih sering tertukar dengan istilah lainnya [...]

ITSM Adalah: Ketahui Definisi, Manfaat, dan Peran Pentingnya bagi Perusahaan

Pada zaman di mana teknologi terus berkembang dengan cepat, pengelolaan layanan IT menjadi aspek kunci dalam memastikan kinerja yang efisien dan keandalan infrastruktur teknologi informasi di perusahaan. IT Service Management (ITSM) memainkan peran sentral dalam menjaga agar layanan IT dapat dipantau, dijalankan, dan ditingkatkan dengan efektif.  Dalam artikel ini, kami akan merangkum secara menyeluruh mengenai [...]

Pentingnya Teknologi Cloud dalam Upaya Transformasi Digital

Tumbuh atau bertahan tidaknya sebuah perusahaan itu sangat bergantung pada kepuasan dari pelanggan atau kliennya. Di era digital saat ini, pernyataan tersebut semakin kuat adanya. Hal ini dikarenakan pelanggan yang tidak hanya menginginkan kualitas baik pada produk atau layanannya saja, melainkan juga ingin semuanya bisa dilakukan dengan cepat. Karena itu, Anda sangat perlu menerapkan atau [...]

Apa Itu Incident Management ? Dan Apa Pentingnya untuk Perusahaan Anda?

Pengertian Incident Management Incident Management adalah sebuah upaya (yang biasanya terdiri dari beberapa fase proses) untuk merespons gangguan suatu layanan yang disebabkan oleh beberapa hal seperti pemadaman listrik, masalah operasional, masalah perangkat keras atau lunak dan semacamnya. Oh… berarti sama dengan disaster recovery ya? Maaf, dua hal ini memang kelihatan mirip tapi sebenarnya berbeda. Incident [...]

Cara Efektif Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Menurut Para Expert (Versi 2024)

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif saat ini, retensi dan kepuasan pelanggan menjadi sangat penting bagi keberhasilan jangka panjang bisnis mana pun. Perusahaan yang memprioritaskan faktor-faktor ini sering kali mengalami peningkatan profitabilitas, peningkatan loyalitas merek, dan advokasi pelanggan yang lebih baik. Namun, meningkatkan tingkat kepuasan dan retensi pelanggan dapat menjadi tugas yang tidak mudah. Berdasarkan [...]

Recent Posts

Jangan Bingung! Simak Pengertian dan Tips Membuat Jobdesk yang Baik!

Pernahkan Anda mendengar istilah job desc, jobdesk, atau job description? Ya, ketiganya mempunyai pengertian yang sama. Job description jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti deskripsi pekerjaan. Benar, job description memang berisi deskripsi dari suatu pekerjaan. Namun, deskripsi yang seperti apa dan bagaimana cara menyusunnya?  Sebuah deskripsi pekerjaan tentunya tidak bisa ditulis secara sembarangan, [...]

Apa itu Account Officer? Tugas, Tanggung Jawab, Skill dan Tantangan yang Dihadapi

Dalam dunia bisnis terutama bidang keuangan, peran seorang Account Officer memiliki peran krusial dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan dan memastikan pelanggan mendapatkan layanan terbaik.  Sebagai seorang Account Officer atau AO, tugasnya tidak hanya sebatas mengelola akun klien, tetapi juga membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka.  Dalam artikel ini, kami akan membahas [...]

Mengenal Pangkat dan Tugas Golongan PNS yang Ada di Indonesia

PNS adalah singkatan dari Pegawai Negeri Sipil, yang merupakan istilah yang digunakan di Indonesia untuk merujuk kepada pegawai pemerintah. Golongan PNS adalah warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi kualifikasi tertentu, telah diangkat, dan memiliki nomor identifikasi pegawai nasional.  PNS merupakan bagian dari Aparatur Sipil Negara (ASN), yang merupakan layanan sipil Indonesia. Mereka bertanggung jawab [...]

Hindari Kesalahan-Kesalahan Umum dalam Membuat Company Profile yang Baik

Company profile atau biasa disingkat compro menjadi salah satu aspek penting guna memperkenalkan perusahaan Anda. Dengan memiliki instrument bisnis satu ini, maka lebih mudah bagi pihak luar atau stakeholder untuk mengenali usaha Anda. Di sini, kami akan memberikan ulasan mengenai apa itu compro, apa fungsinya bagi perusahaan dan bagaimana cara membuat compro yang sangat merepresentasikan [...]

Mengenal Tugas dan Tantangan SPV dalam Perusahaan

SPV adalah singkatan dari Supervisor. Dalam dunia kerja, supervisor adalah seseorang yang memiliki kuasa dan wewenang untuk memerintahkan bawahannya serta mengawasi jalannya pekerjaan di bawahannya. Tidak hanya menjadi seorang atasan yang mendelegasikan pekerjaan ke bawahan. Posisi SPV menjadi krusial untuk sebuah perusahaan. Di sini akan dibahas lebih jauh mengenai role SPV dalam sebuah perusahaan. Pengertian [...]