5 Tips Mempersiapkan Kantor untuk 2021

Tidak terasa sebentar lagi tahun 2020 akan berakhir. 2021 akan dimulai dengan kembalinya aktifitas kita seperti biasa yang tentunya tetap mematuhi protokol kesehatan yang berlaku.

Aktifitas perkantoran yang vakum beberapa waktu belakangan ini kemungkinan akan kembali aktif.

Dari perspektif karyawan, pastinya masih akan ada rasa takut dan tidak nyaman. Maka dari itu, ada beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan oleh perusahaan untuk memastikan karyawan merasa aman dan nyaman untuk kembali ke kantor.

Lalu, apa saja yang perlu perusahaan persiapkan? Simak tips-tips berikut ini.

#1 Return-to-work questionnaire

Dengan fitur return-to-work questionnaire, perusahaan dapat mengukur kesiapan karyawan mereka untuk kembali ke kantor. Pada questionnaire ini termasuk pertanyaan-pertanyaan apakah selama pandemi mereka melakukan perjalanan, dan bagaimana kondisi kesehatan mereka selama beberapa bulan belakangan ini.

Saat karyawan mengisi form yang tersedia, mesin otomatisasi alur kerja backend memicu email persetujuan ke manajer dan administrator.

Alur kerja tersebut akan memastikan bahwa pengajuan return-to-work akan ditolak secara otomatis jika karyawan tidak memenuhi syarat untuk kembali ke kantor. Informasi ini sangat berharga untuk fasilitas, pengadaan, dan tim internal lainnya untuk mempersiapkan tempat kerja demi keselamatan.

#2 Entry-Exit Health Screening

Salah satu tantangan terbesarnya adalah perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan yang kembali ke kantor tidak menularkan virus ke karyawan lainnya. Maka dari itu, perusahaan perlu melakukan skrining karyawan saat masuk dan keluar lingkungan kantor untuk memastikan hanya karyawan yang sehat yang memiliki akses ke kantor.

Alur kerja perngajuan layanan yang sesuai akan otomatis menolak jika pembacaan suhu karyawan di atas nilai tertentu, atau meneruskannya ke persetujuan manajer fasilitas jika berada dalam nilai yang direkomendasikan.

#3 Employee PPE request form

PPE (Personal Protective Equipment) atau biasa disebut APD (Alat Pelindung Diri) untuk karyawan yang berada di lingkungan kantor dapat dipersiapkan dengan bantuan form katalog layanan APD. Karyawan dapat memilih kuantitas dan PPE yang mereka butuhkan dan kemudian dapat dicatat oleh tim penyedia fasilitas sebagai pengajuan.

#4 PPE Inventory Management

Dengan bantuan Freshservice inventory management, informasi ketersediaan dan stok APD dapat dilacak secara efisien. Fitur ini akan membantu manajer fasilitas untuk mendapatkan, memelihara, dan mengisi kembali inventaris APD untuk memastikan keselamatan dan kenyamanan karyawan di kantor.

#5 Real-time analytic dashboards

Real-time analytic dashboards dapat dibangun untuk melacak ketersediaan stok APD sesuai dengan lokasinya. Informasi ini akan sangat berguna untuk manajer yang mengatur fasilitas untuk memutuskan perencanaan ruang dan keputusan pengadaan.

Keputusan kapan dan bagaimana mempersiapkan kantor untuk dibuka kembali merupakan tandangan yang besar bagi perusahaan. Anda perlu memastikan keamanan, kesehatan, kesejahteraan tenaga kerja menjadi prioritas utama saat perusahaan melakukan perencanaan untuk kembali ke kantor.

Namun, dengan tool yang tepat dan rencana yang efektif, tentu saja rencana ini dapat berjalan dengan lancar. Dengan fitur Return-to-work yang terdapat pada Freshservice, Anda siap untuk menyambut kembali karyawan untuk beraktifitas di kantor.